Uitwisseling persoonsgegevens tussen Nederland, de Nederlandse Antillen en Aruba

Circulaire

24 augustus 2001

BPR2001/U82575

DGOB/BPR

Aan: Het college van burgemeester en wethouders

i.a.a.: Hoofd Burgerzaken

Onderwerp: Uitwisseling van persoonsgegevens tussen Nederland, de Nederlandse Antillen en Aruba

Doelstelling: Verzoek om medewerking

Juridische grondslag: n.v.t.

Relaties met andere circulaires: circulaire van 17 december 1998 (BPR98/U61656), circulaire van 16 april 1999 (BPR99/U65003)

Ingangsdatum: 1 september 2001

Geldig tot: n.v.t.

1. Algemeen

Vanaf 1 september 2001 zal de uitwisseling van persoonsgegevens tussen de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens in Nederland (GBA) en de bevolkingsadministraties in de Nederlandse Antillen en Aruba (PIVA), structureel en geautomatiseerd plaatsvinden. Om deze gegevensuitwisseling mogelijk te maken is de GBA wet- en regelgeving aangepast. De bepalingen met betrekking tot de gegevensuitwisseling met de Nederlandse Antillen en Aruba zijn opgenomen in de wet van 30 maart 2000 (Stb. 2000, 154) tot wijziging van de Wet GBA en het besluit van 8 juli 2000 (Stb. 2000, 300) tot wijziging van het Besluit GBA.

Deze circulaire vraagt uw aandacht voor enkele specifieke onderwerpen en daarmee samenhangende nieuwe procedures, die gevolgd moeten worden. Deze procedures zijn overigens uitvoeriger beschreven in de Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP).

Zowel de gewijzigde wet- en regelgeving als de aangepaste HUP vindt u op de website van het agentschap BPR (www.bprbzk.nl).

In deze circulaire wordt u geadviseerd om, indien nodig, contact op te nemen met de ambtenaren van de Bureaus Burgerlijke Stand, Bevolking en Verkiezingen (BSBV's) op de Nederlandse Antillen of het Bureau Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister (BSB's) op Aruba. Omgekeerd zullen u ook vragen bereiken van ambtenaren uit de Nederlandse Antillen en Aruba. In verband hiermee ontvangt u als bijlage bij deze circulaire een lijst met contactpersonen.

2. Aanleiding

De Nederlandse regering heeft op 8 januari 1999 een bestuursakkoord gesloten met de autoriteiten van de Nederlandse Antillen en Aruba inzake de uitwisseling van persoonsgegevens tussen de bevolkingsadministraties van het Koninkrijk. Het bestuursakkoord strekt ertoe de elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen de landen van het Koninkrijk vorm te geven. In het bestuursakkoord is een aantal afspraken gemaakt met het oog op de bevordering van de kwaliteit van de in de basisadministraties opgenomen persoonsgegevens en ter voorkoming van zogenoemde dubbele inschrijvingen in de verschillende basisadministraties. De nieuwe regelgeving geeft uitvoering aan de gemaakte afspraken.

3. Inschrijving in de GBA van personen, komende van de Nederlandse Antillen of Aruba

Het uitgangspunt van de gegevensuitwisseling tussen de landen van het Koninkrijk is een eenduidige registratie van burgers, waarbij iemand niet tegelijkertijd in meerdere bevolkingsadministraties ingeschreven kan staan.

Overlegging verhuisbericht

Op grond van artikel 29a van de Wet GBA dient een betrokkene, komende vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba, voordat hij of zij in de GBA kan worden ingeschreven, te zijn uitgeschreven uit de PIVA-administratie. Gemeenten dienen daarom voorafgaand aan de eerste inschrijving of de vervolginschrijving in de GBA van personen, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, na te gaan of deze uitschrijving heeft plaats gevonden. Beschikt de betrokkene over een zogenoemd verhuisbericht, dan wordt aangenomen dat de persoon is uitgeschreven en kan de inschrijvingsprocedure gestart worden.

Heeft de desbetreffende persoon niet de beschikking over een verhuisbericht, dan dient de gemeente anderszins te achterhalen of betrokkene nog uit de PIVA moet worden uitgeschreven. Dit kan door middel van het stellen van nadere (identificerende) open vragen en door het grondig bekijken van relevante identificerende documenten zoals een paspoort. Indien de betrokken persoon bevestigt dat hij of zij in de PIVA is ingeschreven (geweest) en niet over een verhuisbericht beschikt, wordt contact gezocht met de betreffende ambtenaren in de Nederlandse Antillen of Aruba, teneinde zonodig alsnog uitschrijving uit de PIVA te bewerkstelligen. Tevens wordt in dat geval het A-nummer van die persoon uit PIVA opgevraagd (zie ook hierna). Wanneer blijkt dat betrokkene uit de PIVA is uitgeschreven, dan wel nimmer in de PIVA was ingeschreven, kan vervolgens inschrijving in de GBA plaatsvinden.

Geautomatiseerde verstrekking uit PIVA, via het Vestigingsregister, aan de GBA

Op basis van het gewijzigde eerste lid van artikel 113 Wet GBA worden de gegevens van een persoon, komende van de Nederlandse Antillen of Aruba, die zich wil inschrijven in de GBA, en bij de aangifte van zijn vertrek aldaar heeft aangegeven voornemens te zijn zich in Nederland te gaan vestigen, opgenomen in het daartoe bestemde onderdeel van het Vestigingsregister. Die gegevens zijn door de ambtenaar van een BSBV of het BSB in een elektronisch bericht naar het Vestigingsregister gezonden. Het Vestigingsregister zendt deze gegevens in een vrij bericht (Vb01-bericht) naar de gemeente waar de betrokkene heeft aangegeven zich te gaan vestigen. Dat is de gemeente die bij de afmeldingsprocedure in de PIVA geregistreerd is als (toekomstige) verblijfplaats. Aangezien de PIVA-persoonslijst gezien moet worden als bron voor het opnemen van gegevens in de GBA, dienen gemeenten het Vb01-bericht te bewaren conform de bepalingen van de archiefwet. Het verdient de voorkeur het bericht in ieder geval in afgedrukte vorm te archiveren. Vanzelfsprekend kunt u de berichten ook elektronisch bewaren.

Overnemen PIVA-gegevens in de GBA

Gemeenten dienen de PIVA-gegevens uit het Vb01-bericht over te nemen in de GBA, tenzij er reden is te twijfelen aan de juistheid daarvan. Omdat binnen PIVA een zelfde systematiek gehanteerd wordt ten aanzien van brongegevens als binnen de GBA, zijn de regels op basis waarvan de beoordeling van die gegevens in de Nederlandse Antillen of Aruba heeft plaatsgevonden, dezelfde of vergelijkbaar met de regels die een ambtenaar burgerzaken in Nederland hanteert bij het beoordelen van brongegevens voor opneming in de GBA. Het Vb01-bericht met de persoonsgegevens van de in te schrijven persoon, dient dan ook te worden aangemerkt als een brondocument in de zin van artikel 36, tweede lid, onder d, van de Wet GBA.

Overnemen van het A-nummer uit PIVA

Ingevolge artikel 50, zesde lid, van de Wet GBA dient bij inschrijving in de GBA van een persoon, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, het A-nummer te worden ontleend aan een mededeling daaromtrent van de verantwoordelijke voor de verwerking van dit gegeven in de PIVA. Dit kan het bovengenoemde Vb01-bericht van het Vestigingsregister zijn, maar ook een rechtstreekse mededeling van de bevoegde ambtenaar van het BSBV of het BSB bij wie het A-nummer wordt opgevraagd, indien er bij inschrijving van betrokkene in de GBA geen Vb01-bericht (meer) voorhanden is. Het A-nummer wordt dus nooit ontleend aan het verhuisbericht.

De (PIVA) A-nummers in de Nederlandse Antillen en Aruba worden, op dezelfde wijze en uit hetzelfde systeem als de A-nummers in de GBA, door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gesteld. Bij de eerste verhuizing van een persoon, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, naar Nederland dient dit nummer dan ook te worden overgenomen in de GBA. Omgekeerd dient bij de eerste verhuizing van een persoon, komende uit Nederland, in de Nederlandse Antillen en Aruba, het A-nummer uit de GBA te worden overgenomen in PIVA. Bij alle volgende verhuizingen van de betrokken personen tussen Nederland, de Nederlandse Antillen en Aruba is altijd sprake van hervestiging binnen het Koninkrijk en beschikt betrokkene dus zowel in de GBA als de PIVA over hetzelfde A-nummer.

Aangezien deze harmonisatie van het A-nummer tussen GBA en PIVA pas vanaf 1 september 2001 in werking treedt, kan bij een eerste verhuizing van een persoon, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, die eerder in Nederland als ingezetene was ingeschreven, de mogelijkheid zich voordoen dat deze, naast het A-nummer uit PIVA, ook nog beschikt over een (ouder) A-nummer. Vanuit de GBA gezien is hier sprake van een hervestiging. In dat geval dient eerst, met gebruikmaking van het oude (GBA) A-nummer, de opgeschorte persoonslijst van betrokkene in de GBA te worden geactualiseerd (dan wel, indien betrokkene voor 1 oktober 1994 uit Nederland was vertrokken, een persoonslijst met het oude A-nummer te worden aangelegd). Dit oude (GBA) A-nummer wordt vervolgens met de procedure `Wijziging van het A-nummer' vervangen door het nieuwe (PIVA) A-nummer. Op deze wijze kunnen de (oude) GBA-afnemers van het nieuwe A-nummer op de hoogte worden gesteld en weten zij dat het over dezelfde persoon gaat. Een en ander is uitvoerig beschreven in procedure 7.21 van de HUP.

Terugmelding van de inschrijving in de GBA aan het Vestigingsregister

Na inschrijving in de GBA als gevolg van (her)vestiging van een persoon in Nederland, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, wordt automatisch een Ag21-bericht gezonden aan het Vestigingsregister. Aan de hand van dit bericht worden de in het desbetreffende onderdeel van het Vestigingsregister aanwezige gegevens omtrent de voorgenomen vestiging van de betrokken persoon in Nederland, verwijderd en aan het eiland van vertrek een bericht gezonden, waarin de inschrijving in Nederland wordt bevestigd.

Vernietiging gegevens bij niet-inschrijving in de GBA

Wanneer het Vestigingsregister door middel van een Vb01-bericht aan de aanvankelijk beoogde vestigingsgemeente meldt dat de betrokken persoon zich inmiddels in een andere gemeente heeft ingeschreven, dan wel wanneer een jaar na ontvangst van de gegevens door de beoogde vestigingsgemeente is verstreken, zonder dat de desbetreffende persoon zich voor inschrijving in de GBA heeft aangemeld, dienen de eerder van het Vestigingsregister ontvangen gegevens te worden vernietigd (artikel 114a van de Wet GBA).

4. Actualiseren persoonslijst bij vertrek naar de Nederlandse Antillen of Aruba

In geval van vertrek naar de Nederlandse Antillen of Aruba, wordt u uitdrukkelijk verzocht het adres in de Nederlandse Antillen of Aruba waarnaar de persoon aangeeft te vertrekken, op de juiste wijze op de persoonslijst te verwerken. Dit is essentieel om een correcte automatische verwerking van de adresgegevens, die worden opgenomen in de conditionele verstrekking (Ag21-bericht) aan het Vestigingsregister, te kunnen waarborgen.

Het voorgaande houdt het volgende in. In categorie 08 (Verblijfplaats) dient bij vertrek naar de Nederlandse Antillen in rubriek 08.13.10 de code van het land Nederlandse Antillen te worden opgenomen, in rubriek 08.13.20 de datum van vertrek, in rubriek 08.13.30 de straatnaam en het huisnummer, in rubriek 08.13.40 de woonplaats binnen het eilandgebied en in rubriek 08.13.50 de naam van het eilandgebied. Als naam van het eilandgebied kan slechts worden vermeld: Curaçao, Bonaire, Sint-Maarten, Saba of Sint-Eustatius.

Bij vertrek naar Aruba dient categorie 08 op dezelfde wijze te worden geactualiseerd, met dien verstande dat in rubriek 08.13.10 de code van het land Aruba wordt opgenomen en in rubriek 08.13.50 niets wordt ingevuld omdat het land Aruba geen eilandgebieden kent.

Het is van groot belang, dat de juiste gegevens in de juiste rubriek worden opgenomen. Indien uit de bij de aangifte vermelde adresgegevens niet duidelijk is op welke wijze de rubrieken moeten worden ingevuld en betrokkene zelf evenmin nader uitsluitsel kan geven, wordt u verzocht hierover contact op te nemen met de betrokken ambtenaren in de Nederlandse Antillen of Aruba.

Nadere gegevens over de bij deze actualisering betrokken gegevens kunt u vinden in het gegevenswoordenboek van LO 3.0 op pagina 208 (beschrijving van het geheel van gegevens over het vertrek uit Nederland) en op pagina 275 tot en met 279 (beschrijving van de afzonderlijke gegevens).

5. Procedures in het Logisch Ontwerp 3.0 en het Handboek Uitvoeringsprocedures

Nadere (gedetailleerde) informatie over de te volgen procedures bij in- en uitschrijving zijn opgenomen in het LO 3.0 (§ 2.2.2) en de HUP. De procedures 4.1, 4.2, 4.3 en 4.6 van hoofdstuk 4 van de HUP (Procedures op basis van de schriftelijke aangifte van de burger) zijn in verband met de uitwisseling van persoonsgegevens binnen het Koninkrijk aangepast. Daarbij zijn verwijzingen opgenomen naar de nieuwe procedure 7.21 van de HUP (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba in de GBA).

6. Inrichting van de gegevensuitwisseling

Technische procedure

Om technische en juridische redenen is het niet mogelijk om de PIVA-systemen van de Nederlandse Antillen en Aruba direct op het GBA-netwerk aan te sluiten. Het daartoe bestemde onderdeel van het Vestigingsregister voert daarom, in opdracht van het agentschap BPR, een aantal taken uit voor de controle en het beheer van het berichtenverkeer. Voor het berichtenverkeer van en naar de eilandgebieden wordt gebruik gemaakt van een afzonderlijke, speciaal beveiligde, berichtendienst: OB2000/NAA. Het Vestigingsregister is aangesloten op deze aparte berichtendienst en, als GBA-afnemer, op het GBA-netwerk. Het berichtenverkeer tussen gemeenten en de eilandgebieden verloopt hierdoor altijd via het Vestigingsregister, dat zorgdraagt voor de juiste routering en adressering. Berichten met persoonsgegevens uit PIVA worden door de eilandgebieden via OB2000/NAA verzonden naar het Vestigingsregister, dat deze gegevens in de vorm van een vrij bericht, via het GBA-netwerk, doorstuurt aan de gemeente van vestiging. Omgekeerd zullen de persoonsgegevens uit de GBA (de eerder genoemde Ag21-berichten), die door gemeenten worden verzonden in verband met verhuizingen naar de Nederlandse Antillen en Aruba, door het Vestigingsregister via OB2000/NAA aan het eiland van vestiging worden doorgezonden.

Datum inwerkingtreding autorisatie Vestigingsregister

Het Vestigingsregister is, voor de taken rond de coördinatie en het beheer van de gegevensuitwisseling en het berichtenverkeer, apart geautoriseerd als GBA-afnemer. Deze autorisatie, bekend als 'Bureau Vestigingsregister/PIVA-GBA' met indicatie 30002, is formeel op 1 juni 2001 in werking getreden. Op die datum was het om technische en juridische redenen echter nog niet mogelijk om de daadwerkelijke gegevensuitwisseling te laten starten. Met het vrij bericht van 30 mei 2001, Vb0101858, zijn alle gemeenten hierover door het agentschap BPR geïnformeerd.

De feitelijke startdatum van de gegevensuitwisseling is vastgesteld op 1 september 2001. Op die datum zullen zoals eerder vermeld alle technische voorzieningen beschikbaar zijn en zullen ook de noodzakelijke aanpassingen in wet- en regelgeving, in Nederland en in de Nederlandse Antillen en Aruba, in werking treden. Alle berichten die gemeenten vóór 1 september, in verband met de autorisatie per 1 juni 2001, aan het Vestigingsregister hebben verzonden, worden verwijderd. Eveneens zal het Vestigingsregister vóór 1 september 2001 aan gemeenten geen (vrije) berichten met persoonsgegevens uit PIVA in verband met verhuizingen naar Nederland verzenden. De voorzieningen voor de elektronische uitwisseling van persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor verhuizingen, waarbij de datum van uitschrijving in het betreffende PIVA- of GBA-systeem vóór 1 september 2001 ligt. Evenmin is er sprake van een initiële vulling.

7. Overige aandachtspunten

Wellicht ten overvloede merk ik op dat de regeling rond de inschrijving van minderjarige Antillianen, ten aanzien van wie niet in het wettelijk gezag is voorzien, onverkort van toepassing blijft. Deze regeling voorziet erin dat, indien het vermoeden bestaat dat een Antilliaanse minderjarige, die zich in de GBA wil laten inschrijven, niet onder dat gezag staat, hiervan melding dient te worden gemaakt bij de Raad voor de Kinderbescherming. Een en ander is beschreven in een brief van 27 juli 2000 aan de gemeenten met kenmerk AJC00/79439 (Voogdijregeling Antilliaanse Jongeren).

Indien u nog vragen heeft over de inhoud van deze circulaire kunt u contact opnemen met de Infodesk van het agentschap BPR: telefoonnummer 070-3622435.

De Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid,R.H.L.M. van Boxtel.

Contactpersonen Nederlandse Antillen en Aruba

Aruba

Roberto Pablo

Tel.: 00 297 823196

Fax: 00 297 839160

pivaruba@setarnet.aw

Bonaire

Walter V. Coffie

Tel.: 00 599 7 175330 / III

Tel.: 00 599 7 172767

Fax: 00 599 7 175258

afdbev@bonairelive.com

Curaçao

Charles do Rego

Tel.: 00 599 9 4341642

Fax: 00 599 9 4618166

bsbvcur@ibm.net

Saba

Merlene Sorton

Tel.: 00 599 4 163311

Tel.: 00 599 4 163497

Fax: 00 599 4 163274

census@unspoiledqueen.com

Sint Eustatius

Elfrieda Maduro

Tel.: 00 599 3 182497

Fax: 00 599 3 182963

censtatia@sintmaarten.net

Sint Maarten

Alberto Matthew

Tel.: 00 599 5 425375

Fax: 00 599 5 424267

censussm@sintmaarten.net