Regeling Procedure Huisvesting Internationale Organisaties

26 mei 2000

Nr. 2000.0264

Rijksgebouwendienst/Directie Huisvestingsbeleid

De Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, handelende in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad,

Gelet op artikel 3, onderdeel b, artikel 4, tweede lid, en artikel 11 van het Besluit Rijksgebouwendienst 1999;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

a. besluit: Besluit Rijksgebouwendienst 1999;

b. internationale organisatie: internationale organisatie waarvoor Nederland als gastland optreedt en elke daarmee gelijkgestelde organisatie;

c. minister wie het aangaat: minister die het initiatief neemt bij de mogelijke komst van de betreffende internationale organisatie of als zodanig door de ministerraad is aangewezen;

d. budgetverantwoordelijke minister: minister die de begrotingsverantwoordelijkheid draagt voor de huisvesting van de betreffende internationale organisatie;

e. AVR: Regeling Algemene Voorwaarden Rijksgebouwendienst;

f. SIVR: Regeling Standaard Interne Verhuurovereenkomst Rijksgebouwendienst;

g. interne verhuurovereenkomst: huurovereenkomst als bedoeld in artikel 8 van het besluit;

h. RTB: Regeling Taakverdeling Beheer.

2. In afwijking van artikel 1, onderdeel d, van het besluit wordt voor de toepassing van deze regeling onder ‘afnemer’ verstaan: budgetverantwoordelijke minister.

Artikel 2. Procedure

1. De minister wie het aangaat, stelt in een zo vroeg mogelijk stadium de Minister van Buitenlandse Zaken en de dienst op de hoogte van de mogelijke komst van een internationale organisatie en verzoekt de dienst om een verkennend onderzoek te doen naar de mogelijkheden om de betreffende internationale organisatie te voorzien van huisvesting.

2. Het verkennend onderzoek van de dienst wordt gedaan op basis van de gegevens die ten tijde van het in het eerste lid bedoelde verzoek bekend zijn en richt zich op de huisvestingsmogelijkheden die, gelet op de termijn waarop de internationale organisatie huisvesting behoeft, voorhanden zijn en op de totale kosten die naar verwachting met de huisvesting van de internationale organisatie gemoeid zullen zijn.

3. De minister wie het aangaat bereidt het door de ministerraad te nemen besluit met betrekking tot de komst van de internationale organisatie na overleg met de dienst en de Minister van Buitenlandse Zaken voor en draagt dit ter vaststelling voor aan de ministerraad.

4. Het eerste en het derde lid zijn van overeenkomstige toepassing indien meerdere ministers bij de mogelijke komst van een internationale organisatie zijn betrokken, in welk geval door die ministers gezamenlijk voldaan wordt aan hetgeen in het eerste en het derde lid ten aanzien van de minister wie het aangaat is bepaald, tenzij door de betrokken ministers daarover nadere afspraken zijn gemaakt.

5. Een besluit als bedoeld in het derde lid betreft in ieder geval:

a. de aanwijzing van de budgetverantwoordelijke minister voor de duur van de huisvesting van de betreffende internationale organisatie in Nederland, mede omvattende de verantwoordelijkheid voor de ontmanteling van de overeenkomsten die met betrekking tot de huisvesting met de dienst worden aangegaan;

b. de vaststelling dat de budgetverantwoordelijkheid ook betrekking heeft op veranderingen in de huisvestingsbehoefte van de betreffende internationale organisatie;

c. de vaststelling dat aan de dienst de zorg voor de huisvesting van de betreffende internationale organisatie wordt opgedragen, dat inpassing van de huisvesting van de internationale organisatie in het rijkshuisvestingsstelsel plaats vindt en dat de kaders die voor het rijkshuisvestingsstelsel gelden onverkort van toepassing zijn op de huisvesting van de betreffende internationale organisatie;

d. de wijze waarop de financiering van de huisvesting in de begroting van de budgetverantwoordelijke minister worden gedekt.

6. De betreffende internationale organisatie wordt voorzover het gaat om de huisvesting, beschouwd als een onderdeel van het departement van de budgetverantwoordelijke minister. De budgetverantwoordelijke minister is de opdrachtgever van de dienst bij de planvorming en de realisering van de huisvesting van de internationale organisatie en de daarop betrekking hebbende advisering. De budgetverantwoordelijke minister treedt op als afnemer van de dienst.

7. De AVR zijn van toepassing op de planvorming, de realisatie van de huisvesting en de advisering met betrekking tot de huisvesting. De kosten van het verkennend onderzoek, bedoeld in het tweede lid, komen voor rekening van de minister die het verzoek heeft gedaan.

8. De SIVR en de RTB zijn van toepassing op de verhuur van huisvesting aan de afnemer.

9. De budgetverantwoordelijke minister kan veranderingen in de huisvestingsbehoefte van de betreffende internationale organisatie voor besluitvorming aan de ministerraad voorleggen. De bepalingen van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3. Overgangsbepalingen

1. Met betrekking tot internationale organisaties die reeds in Nederland zijn gevestigd en waarvan de zorg voor de huisvesting op het moment van inwerkingtreding van deze regeling niet aan de dienst is opgedragen, kan de minister wie het aangaat die zorg alsnog aan de dienst opdragen, nadat de ministerraad daarover overeenkomstig artikel 2 een besluit heeft genomen;

2. Met betrekking tot internationale organisaties waarvan op het moment van inwerkingtreding van deze regeling de zorg voor de huisvesting aan de dienst is opgedragen of ten aanzien waarvan voor de inwerkingtreding van deze regeling een adviesopdracht door de dienst in uitvoering is genomen, wordt verstrekte opdracht aan de dienst herzien of in het geval een opdracht daartoe ontbreekt daarin alsnog voorzien, nadat de ministerraad daarover overeenkomstig artikel 2 een besluit heeft genomen.

Artikel 4. Slotbepaling

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 15 juni 2000.

2. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Procedure Huisvesting Internationale Organisaties.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

‘s-Gravenhage, 26 mei 2000. De Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer,
J.W. Remkes.

Toelichting

De Rijksgebouwendienst heeft op grond van artikel 3, lid b, van het Besluit Rijksgebouwendienst 1999 tot taak de zorg voor de huisvesting van internationale organisaties, voorzover Onze Minister, dan wel Onze Minister in overeenstemming met Onze Minister(s) wie het mede aangaat, deze zorg aan de dienst heeft opgedragen. Het is wenselijk gebleken om met betrekking tot die zorg en de daarbij te volgen procedure nadere regels te stellen.

De Regeling Procedure Huisvesting Internationale Organisaties richt zich primair op toekomstige huisvesting van internationale organisaties in Nederland en de daarbij te volgen werkwijze. Daarnaast zijn in de regeling overgangsbepalingen opgenomen met betrekking tot reeds in Nederland gevestigde internationale organisaties waarvoor de huisvestingszorg niet aan de Rijksgebouwendienst is opgedragen en met betrekking tot huisvestingsprojecten en advieswerkzaamheden die de Rijksgebouwendienst in behandeling heeft genomen op het moment van inwerkingtreden van de regeling. De overgangsregeling komt neer op een terugverwijzing naar de te volgen procedure bij toekomstige huisvesting van internationale organisaties.

Hoewel het Besluit Rijksgebouwendienst 1999 dat niet voorschrijft heeft de ondergetekende de ministerraad verzocht om met de vaststelling van de regeling in te stemmen omdat de regeling een procedure voorschrijft die voor alle ministeries verplichtingen oplevert indien door de minister wie het aangaat ervoor wordt gekozen om de zorg van de huisvesting aan de Rijksgebouwendienst op te dragen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

In dit artikel worden een aantal begripsomschrijvingen gegeven voor zover die niet zijn opgenomen in het Besluit Rijksgebouwendienst 1999 of indien van de daarin opgenomen beschrijving is afgeweken. In veruit de meeste gevallen zal de minister wie het aangaat tevens de minister zijn die de budgetverantwoordelijkheid draagt. Er kunnen zich situaties voordoen dat een minister het initiatief neemt om een internationale organisatie naar Nederland te halen en dat later wordt besloten om de budgetverantwoordelijkheid te leggen bij een andere minister.

Artikel 2

In dit artikel zijn de bepalingen opgenomen die primair betrekking hebben op de toekomstige huisvesting van internationale organisaties. In het eerste lid is aangegeven dat de Rijksgebouwendienst en de Minister van Buitenlandse Zaken zo spoedig mogelijk door de minister wie het aangaat worden geïnformeerd over de mogelijke komst van een internationale organisatie en dat door hem aan de Rijksgebouwendienst wordt verzocht om een voorlopig onderzoek in te stellen naar de huisvestingsmogelijkheden. De intentie van deze bepaling is dat in zo vroeg mogelijk stadium de Rijksgebouwendienst als huisvestingsorganisatie van de rijksoverheid wordt ingeschakeld om een beeld te krijgen van de mogelijkheden en de onmogelijkheden en om reeds in een vroeg stadium een indruk te krijgen van de te verwachten huisvestingskosten. Het onderzoek is uiteraard indicatief omdat in veel gevallen ook de gegevens indicatief zullen zijn.

In de regeling is rekening gehouden met de rol van de Minister van Buitenlandse Zaken met betrekking tot de internationale organisaties door in het eerste lid van artikel 2 de verplichting op te nemen dat de minister(s) wie het aangaat de mogelijke komst van een internationale organisatie meldt aan de Minister van Buitenlandse Zaken. In 1988 is door de ministerraad de Interdepartementale Werkgroep Werving en Opvang van internationale organisaties in Nederland (IWWON) bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken ingesteld. Met de meldingsverplichting wordt beoogd een bijdrage te leveren aan de werkzaamheden van het IWWON.

Kern van de zaak is dat de internationale organisatie als het gaat om huisvesting beschouwd wordt als een onderdeel van het budgetverantwoordelijke ministerie. De huisvesting waarvan door de internationale organisatie gebruik wordt gemaakt wordt door de Rijksgebouwendienst aan het budgetverantwoordelijke ministerie ter beschikking gesteld op basis van de Standaard Interne Verhuurovereenkomst Rijksgebouwendienst (SIVR). Voor de huisvesting wordt een gebruiksvergoeding in rekening gebracht als ware de internationale organisatie een onderdeel van het budgetverantwoordelijke ministerie. Het is dus niet de bedoeling dat tussen de Rijksgebouwendienst en de betreffende internationale organisatie huurovereenkomsten worden gesloten; de budgetverantwoordelijke minister blijft dus altijd intermediair.

Deze bepaling laat echter onverlet dat tussen de Rijksgebouwendienst en de betreffende internationale organisatie afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld advisering ten aanzien van beheer en onderhoud van huisvesting. Het Besluit Rijksgebouwendienst 1999 en de Regeling Werken voor niet-rijksdiensten bieden daartoe voldoende mogelijkheden.

In het vijfde lid worden een aantal onderwerpen genoemd die in ieder geval in het besluit van de ministerraad moeten worden meegenomen. Met de vaststelling onder c. wordt bereikt dat duidelijk is dat huisvesting onder het rijkshuisvestingsstelsel wordt gebracht en dat de kaders die daarop van toepassing zijn ook op de huisvesting van de betreffende internationale organisatie van toepassing zijn. Een en ander impliceert onder andere de toepasselijkheid van de Regeling Leen- en Depositofaciliteit Agentschappen en de bepaling van de gebruiksvergoeding volgens de methodiek die door de Rijksgebouwendienst wordt gehanteerd voor objecten die niet behoren tot het objectenbestand als bedoeld in paragraaf 01.06 van de bijlage bij de Regeling methodiek gebruiksvergoeding Rijksgebouwendienst.

Artikel 3

In het eerste lid is de bepaling opgenomen dat voor internationale organisaties die reeds in Nederland zijn gevestigd geldt dat de minister wie het aangaat alsnog aan de Rijksgebouwendienst de zorg voor de huisvesting kan opdragen, nadat daarover, en met name over de financiële kaders, in de ministerraad een besluit is genomen.

Daarmee vergelijkbaar is het tweede lid waarin is bepaald dat voor internationale organisaties waarvoor de Rijksgebouwendienst reeds de huisvestingszorg op zich heeft genomen of advieswerkzaamheden uitvoert de oorspronkelijke opdracht in overeenstemming wordt gebracht met hetgeen in deze regeling is vastgesteld en, indien een opdracht ontbreekt, alsnog een opdracht wordt gegeven die in overeenstemming is met deze regeling.

‘s-Gravenhage, 26 mei 2000.

De Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer,

J.W. Remkes.