Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek | Datum ondertekening |
|---|---|---|---|---|
| Algemene Rekenkamer | Staatscourant 1999, 151 pagina 8 | Overig |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Ondermandaatbesluit Algemene Rekenkamer
Directeur stafdirectie
Ondermandaatbesluit directeur stafdirectie Bedrijfsvoering
De secretaris van de Algemene Rekenkamer
Overwegende dat een nadere omschrijving van de bevoegdheden van de directeuren van de stafdirecties wenselijk wordt geacht;
Overwegende dat de secretaris een aantal van zijn bevoegdheden betreffende de interne bedrijfsvoering wenst door te mandateren aan de directeur van de stafdirectie Bedrijfsvoering;
Gelet op artikel 2 van de Instructies voor de secretaris vastgesteld bij Besluit van 26 augustus 1997;
Besluit:
De directeur geeft leiding aan de onder hem ressorterende stafdirectie Bedrijfsvoering.
De directeur wordt gemandateerd ten aanzien van de uitvoeringsaspecten van alle door de stafdirectie Bedrijfsvoering te verrichten werkzaamheden.
1. De directeur is ten aanzien van de personele aspekten binnen de stafdirectie Bedrijfsvoering bevoegd tot selectie en voordracht van interne en externe kandidaten voor alle binnen de stafdirectie Bedrijfsvoering door de secretaris opengestelde vacatures, met uitzondering van de functie van afdelingshoofd.
2. Hij kan voorts kandidaten voordragen voor aanstelling in vaste of tijdelijke dienst binnen de stafdirectie Bedrijfsvoering.
3. Verder kan hij de in de stafdirectie Bedrijfsvoering benoemde medewerkers voordragen voor schorsing en ontslag.
4. Tenslotte is hij bevoegd te besluiten in overige personeelsaangelegenheden aangaande de onder hem ressorterende medewerkers.
De directeur is bevoegd om namens de Algemene Rekenkamer verplichtingen aan te gaan en uitgaven te doen ten laste van de kredieten die aan de kostensoorten binnen de kostenplaatsen aan zijn stafdirectie zijn toegekend.
De directeur is ten aanzien van de personele aspecten binnen de onderzoeksdirecties en de stafdirectie Beleid en Communicatie, tot en met schaal 14 van het BBRA 1984 bevoegd tot openstelling van vacatures, benoeming van interne kandidaten, aanstelling van externe kandidaten, aanstelling in vaste of tijdelijke dienst, vaststelling van de salarisschaal, en het verlenen van ontslag op verzoek, met uitzondering van de functies van directeur, adjunct-directeur, bureauchef en coördinator van een eenheid.
De directeur is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, voorbereiding, tenuitvoerlegging, evaluatie en analyse van het personeelsbeleid, het financiële- en het automatiseringsbeleid.
De directeur is voorts verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en het financiële beheer, waaronder de verplichtingenadministratie, de uitgaven en ontvangsten, vorderingen en schulden, de betaalbaarstelling van verschuldigde bedragen en inning van te vorderen bedragen en de voorbereiding van begroting, rekening en meerjarenraming.
Tenslotte is de directeur verantwoordelijk voor het ontwikkelen en toepassen van instrumenten die het management in staat stellen de interne activiteiten van de Rekenkamer te sturen en draagt zorg voor managementinformatie op het gebied van personeel, financiën, automatisering, organisatie en bedrijfsvoering.
De directeur oefent de in de artikelen 1 tot en met 8 aan hem gemandateerde bevoegdheden uit in overeenstemming met het door het College en/of de secretaris vastgestelde beleid.
De directeur legt periodiek verantwoording af over de aan hem gemandateerde taken en verstrekt de secretaris regelmatig inlichtingen over de lopende zaken en werkzaamheden.
De directeur kan de aan hem overeenkomstig de artikelen 1 tot en met 4 opgedragen bevoegdheden bij schriftelijk, door het College en de secretaris goed te keuren besluit, geheel of gedeeltelijk doormandateren aan een of meer onder hem ressorterende functionarissen.
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 juli 1999.
Het Ondermandaatbesluit financiële bevoegdheden, vastgesteld bij besluit van 15 april 1995, nr. 451, vervalt met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit.
Een afschrift van dit besluit zal worden gezonden aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Dit besluit kan worden aangehaald als ’Ondermandaatbesluit directeur stafdirectie Bedrijfsvoering’.
Aldus vastgesteld op 1 juli 1999.
T.A.M. Witteveen, secretaris.
Goedgekeurd in de vergadering van de Algemene Rekenkamer 29 juni 1999.
S.J. Stuiveling, president.
T.A.M. Witteveen, secretaris.
Toelichting
Uitgangspunt bij de aanpassing op 26 augustus 1997 van de Instructies voor de secretaris was een verdere mandatering van de secretaris binnen de wettelijke context door het College waardoor werd vastgelegd dat de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de secretaris een integraal karakter draagt en betrekking heeft op het beleid, het primaire proces en het beheer van de Rekenkamer, zowel specifiek als in onderlinge samenhang.
In artikel 2 van deze Instructies is - in lijn met de opvattingen over het gewenste managementconcept - ruimte geboden voor een doormandatering van een aantal van de bevoegdheden van de secretaris. Door middel van de onderhavige ondermandaatbesluiten wordt deze lijn doorgezet en geconcretiseerd. College respectievelijk secretaris houden daarbij toezicht op de uitoefening van het (onder)mandaat door respectievelijk de secretaris en de directeuren van de stafdirecties.
De onderhavige doormandatering houdt in dat de directeuren van de stafdirecties een zekere beleidsruimte krijgen, die naar eigen inzicht benut kan worden. Deze beleidsruimte vindt zijn begrenzing in het algemene beleid dat College en/of secretaris hebben vastgesteld.
In het beleidsvoornemen van de secretaris van 23 september 1998 inzake voorstellen met betrekking tot reorganisatie van (voorheen) de directie Ondersteuning en het daarop gebaseerde besluit van de secretaris van 3 november 1998 is een verdere invulling gegeven aan de doormandatering van staftaken aan de nieuwe directeuren van de stafdirecties. Daarbij heeft voorop gestaan taken van de secretaris door te mandateren zonder de eindverantwoordelijkheid van de secretaris geweld aan te doen. Alleen daar waar de secretaris een specifieke verantwoordelijkheid draagt, bijvoorbeeld jegens het College of de Ondernemingsraad kan geen doormandatering plaatsvinden.
De directeuren van de stafdirecties worden verantwoordelijk voor het management van de ondersteunende dienstonderdelen en worden gemandateerd ten aanzien van de uitvoeringsaspecten van alle binnen deze directies te verrichten verantwoordelijkheden.
In de functie-omschrijving van de directeur Beleid en Communicatie wordt vastgelegd dat hij verantwoordelijk is voor de voorbereiding van voorstellen in het kader van de beleidsontwikkeling. Ten aanzien van de directeur Bedrijfsvoering geldt dat hij verantwoordelijk is voor de voorbereiding van voorstellen in het kader van het personeels- en automatiseringsbeleid. De vaststelling van het beleid blijft evenwel een verantwoordelijkheid van de secretaris. Voorts is deze directeur verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en het financiële beheer. De opstelling van de begroting alsmede de rekening blijft onder de secretaris vallen. Uit hoofde van de verantwoordelijkheden van de directeur Bedrijfsvoering dient hij zorg te dragen voor managementinformatie over personeel, financiën en automatisering.
Anders dan de directeur Bedrijfsvoering wordt de directeur Beleid en Communicatie niet gemandateerd voor wat betreft (het merendeel van) de beleidstaken van deze stafdirectie.
De directie Beleid en Communicatie richt zich op taken waarvoor de secretaris rechtstreeks verantwoordelijkheid draagt. De wens om zoveel mogelijk taken feitelijk door deze directie te doen uitvoeren zal in casu niet via mandaat maar door middel van de functie-omschrijving van de directeur Beleid en Communicatie en de werkafspraken met de secretaris gestalte krijgen.
Gelet op het feit dat de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de organisatie behoudt is een adequate informatievoorziening aan de secretaris essentieel.
De verantwoordelijkheid daarvoor berust bij de directeuren. De noodzakelijke informatievoorziening zal nader worden gedefinieerd in de beschrijving van de algehele informatiestructuur tussen de verschillende managementniveaus.
De rol van de eindverantwoordelijke wordt verder ingevuld via overleg, organisatiebreed in het DSO en het Strategisch Beraad en wat betreft de stafdirecties in specifiek en frequent overleg met de directeuren.
Om voldoende eenheid in de beleidsuitvoering te waarborgen participeert de directeur Beleid en Communicatie in het DSO en de directeur Bedrijfsvoering in het BO.
Daarmee is voor de directeuren en adjunct-directeuren van de onderzoeksdirecties op beleidsmatig en personeel/financieel gebied voorzien in advisering door enerzijds de stafdirectie Beleid en Communicatie en anderzijds de stafdirectie Bedrijfsvoering. De betrokkenheid van deze stafdirecties bij delen van de beleidsuitvoering door de directeuren en adjunct-directeuren van de onderzoeksdirecties heeft een tweeledig doel: advisering met het oog op de kwaliteit en consistentie van de te nemen maatregelen alsmede periodieke analyse van de beleidsuitvoering. In deze analyses wordt de beleidsuitvoering getoetst aan het vastgestelde beleid, worden zonodig knelpunten gesignaleerd en worden aanbevelingen tot verbetering gedaan.
Zo gaat de doormandatering gepaard met verantwoordingsinformatie aan de secretaris uit twee bronnen: informatie van de directeuren van de onderzoeksdirecties over de toepassing van de hen verleende bevoegdheden en informatie van de desbetreffende stafdirecties over de verhouding tussen beleidsuitvoering en beleid.
De hoofdtaken van de doorgemandateerde beheerstaken aan de directeuren van de stafdirecties worden eveneens in beleid vastgelegd. Het betreft de volgende aspecten:
- werving en selectie;
- beoordeling van het functioneren;
- loopbaanbegeleiding;
- mobiliteit;
- ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en arbo;
- bijzonder belonen;
- opleidingen;
- inschakeling externe deskundigen.
Onder de stafdirectie Bedrijfsvoering vallen een aantal afdelingen; elke afdeling heeft een afdelingshoofd. Onder de stafdirectie Beleid en Communicatie vallen een aantal eenheden; elke eenheid heeft een coördinator. Omwille van externe presentatie kent de eenheid Communicatie een Hoofd Communicatie. Het Hoofd Communicatie wordt voor deze regeling beschouwd als coördinator van een eenheid. Overigens wordt in het besluit qua formulering bij elke functie uitgegaan van de mannelijke vorm. Dit laat uiteraard onverlet dat deze functies ook door vrouwen (kunnen) worden uitgeoefend.
In de onderhavige ondermandaatbesluiten wordt de ruimte geboden voor verdere doormandatering van de in artikel 1 tot en met 4 gegeven bevoegdheden. Dit in lijn met het streven om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen. Het gaat hier met name om doormandatering van managementbevoegdheden aan coördinatoren van eenheden en afdelingshoofden.
In aanvulling op deze uitgebreide, algemene toelichting wordt in het navolgende artikelgewijs zonodig nog een meer gedetailleerde toelichting gegeven.
De directeur committeert zich aan het door het College vastgelegde Collegeprogramma voor een bepaalde periode. Hierin staan onder andere de strategische en institutionele uitgangspunten. Met deze doormandatering wordt de verantwoordelijkheid van de directeur vastgelegd van dat gedeelte van het Collegeprogramma dat zijn directie betreft.
De benoeming van interne kandidaten, de aanstelling van externe kandidaten, de aanstelling in vaste of tijdelijke dienst, de vaststelling van de salarisschaal, alsmede het verlenen van ontslag op verzoek geschiedt voor de stafdirectie Beleid en Communicatie tot en met schaal 14 van het BBRA 1984 door de directeur Bedrijfsvoering. Voor schaal 15 en hoger, alsmede voor de functies van directeur en coördinator van een eenheid blijven deze bevoegdheden voorbehouden aan de secretaris. Disciplinaire maatregelen, schorsing en ontslag niet op verzoek zijn eveneens voorbehouden aan de secretaris. Voor de stafdirectie Bedrijfsvoering worden de hiervoor genoemde bevoegdheden ongeacht functie of schaalniveau uitgeoefend door de secretaris. Met betrekking tot benoemingen van coördinatoren van een eenheid, afdelingshoofden en aanstellingen c.q. benoemingen in schaal 14 functies vindt - gelijk aan de procedure bij de onderzoekdirecties - binnen het DSO respectievelijk het BO een collegiale toetsing plaats.
Ten aanzien van de in het vierde lid van dit artikel genoemde overige personeelsaangelegenheden kan worden gedacht aan zaken als beoordeling van het functioneren, bijzonder belonen, opleidingen etc. Het betreft aangelegenheden waarvoor jaarlijks per directie een budget wordt toegekend.
De bevoegdheid tot indeling van medewerkers in een andere salarisschaal wordt hier expliciet niet onder begrepen; de bevoegdheid tot (hernieuwde) vaststelling van de salarisschaal is zoals hierboven beschreven voorbehouden aan de secretaris danwel de directeur Bedrijfsvoering.
Waar sprake is van toepassing van algemeen verbindende voorschriften en derhalve geen beleidsruimte voor de directeur aanwezig is, zoals bijvoorbeeld bij reis- en verhuiskostenvergoeding en ouderschapsverlof, is de directeur Bedrijfsvoering bevoegd aangaande de stafdirectie Beleid en Communicatie. Voor de stafdirectie Bedrijfsvoering blijft deze bevoegdheid bij de secretaris.
In het kader van het Project verbetering financiële functie is de budgetstructuur aan de orde gesteld. Daarbij is besloten dat de directeuren van de stafdirecties een of meer budgetten (kostenplaatsen) voor ’ programma-uitgaven’ krijgen (opleidingen, personeelsbeleid, huishoudelijke dienst, communicatie en voorlichting, internationale activiteiten etc.) en ook een budget voor directiebeheer. Bepaalde budgetten kunnen zij tot een bepaald bedrag doormandateren aan de coördinatoren/hoofden van de onder hen ressorterende eenheden/afdelingen. De exacte bedragen zijn vastgelegd in de hierna volgende ondermandaatbesluiten.
De autorisatiefunctie van de begroting wordt verlegd van kostensoort- naar kostenplaatsniveau. Dit betekent concreet dat de kostensoorten binnen een kostenplaats overschreden mogen worden, maar dat deze overschrijdingen altijd binnen een kostenplaats gecompenseerd moeten worden.
Op basis van een jaarlijks door de secretaris vast te stellen kaderbrief stellen de budgethouders onderbouwde voorstellen op voor de omvang van al hun deelbudgetten (kostensoorten). De onderbouwing bevat het antwoord op de vraag waarvoor het gevraagde budget bedoeld is, welke prioritering binnen en tussen de voorstellen aangebracht moet worden en of het om beleidsrijke of beleidsarme voorstellen gaat. De budgetvoorstellen zullen door de betrokken ondergemandateerden, de directeur Bedrijfsvoering en de secretaris in een overleg tegen elkaar worden afgewogen. Op grond van de daar gevoerde discussie stelt de secretaris de omvang van alle deelbudgetten (kostensoorten) vast.
Wat betreft de informatiestructuur wordt verwezen naar de notitie van de secretaris ’Structuur kostenplaatsen en -soorten en spelregels budgetbeheer’ van december 1998.
Daarbij is in het kader van de financiële managementinformatie op concernniveau de positie van de concerncontroller van belang. De concerncontroller wordt, gezien de hiërarchische verhouding tot de directeur Beleid en Communicatie, niet afzonderlijk gemandateerd, maar zal als voorzitter van het budgethoudersoverleg wel rechtstreeks rapporteren en adviseren aan de secretaris.
Ad artikel 5 tot en met 8 ondermandaat directeur Bedrijfsvoering
In deze artikelen van het ondermandaatbesluit directeur stafdirectie Bedrijfsvoering wordt de eerder in het algemeen deel van deze toelichting genoemde doormandatering aan deze directeur nader uitgewerkt. Het gaat hier om mandatering van invulling, uitvoering en analyse van een aantal centrale organisatietaken op diverse beleidsterreinen, hetgeen tot voor kort aan de secretaris was voorbehouden.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-1999-151-p8-SC20042.html