Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriekDatum ondertekening
Algemene RekenkamerStaatscourant 1999, 151 pagina 8Overig

Ondermandaatbesluit Algemene Rekenkamer

Directeur onderzoeksdirectie

De secretaris van de Algemene Rekenkamer

Overwegende dat een nadere omschrijving van de bevoegdheden van de directeuren van de onderzoeksdirecties wenselijk wordt geacht;

Overwegende dat de secretaris een aantal van zijn bevoegdheden betreffende de interne bedrijfsvoering wenst door te mandateren aan de directeuren van de onderzoeksdirecties;

Gelet op artikel 2 van de Instructies voor de secretaris vastgesteld bij Besluit van 26 augustus 1997;

Besluit:

Artikel 1

De directeur geeft leiding aan de onder hem ressorterende onderzoeksdirectie.

Artikel 2

De directeur wordt gemandateerd ten aanzien van de uitvoeringsaspecten van alle door zijn directie te verrichten onderzoeken.

Artikel 3

1. De directeur is ten aanzien van de personele aspekten binnen zijn directie bevoegd tot selectie en voordracht van interne en externe kandidaten voor alle binnen zijn directie door de secretaris en/of de directeur Bedrijfsvoering opengestelde vacatures, met uitzondering van de functies van directeur, adjunct-directeur en bureauchef.

2. Hij kan voorts kandidaten voordragen voor aanstelling in vaste of tijdelijke dienst binnen zijn directie.

3. Verder kan hij de in zijn directie benoemde medewerkers voordragen voor schorsing en ontslag.

4. Tenslotte is hij bevoegd te besluiten in overige personeelsaangelegenheden aangaande de onder hem ressorterende medewerkers, met uitzondering van die met betrekking tot de adjunct-directeur.

Artikel 4

De directeur is bevoegd om namens de Algemene Rekenkamer verplichtingen aan te gaan en uitgaven te doen ten laste van de kredieten die aan de kostensoorten binnen de kostenplaatsen aan zijn directie zijn toegekend.

Artikel 5

De directeur oefent de in de artikelen 1 tot en met 4 aan hem gemandateerde bevoegdheden uit in overeenstemming met het door het College en/of de secretaris vastgestelde beleid.

Artikel 6

De directeur legt periodiek verantwoording af over de aan hem gemandateerde taken en verstrekt de secretaris en/of de directeur Bedrijfsvoering regelmatig inlichtingen over de lopende zaken en werkzaamheden.

Artikel 7

De directeur kan de aan hem overeenkomstig de artikelen 1 tot en met 3 opgedragen bevoegdheden bij schriftelijk, door het College en de secretaris goed te keuren, gezamenlijk besluit, geheel of gedeeltelijk doormandateren aan een of meer onder hem ressorterende functionarissen.

Artikel 8

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 juli 1999.

Het Ondermandaatbesluit voor de onderzoeksdirecteuren, vastgesteld bij besluit van 18 september 1995, nr. 1088, vervalt met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 9

Een afschrift van dit besluit zal worden gezonden aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 10

Dit besluit kan worden aangehaald als ’Ondermandaatbesluit directeur onderzoeksdirectie’.

Aldus vastgesteld op 1 juli 1999.

T.A.M. Witteveen, secretaris.


Goedgekeurd in de vergadering van de Algemene Rekenkamer 29 juni 1999.
S.J. Stuiveling, president.
T.A.M. Witteveen, secretaris.

Toelichting

Algemeen

Uitgangspunt bij de aanpassing op 26 augustus 1997 van de Instructies voor de secretaris was een verdere mandatering van de secretaris binnen de wettelijke context door het College waardoor werd vastgelegd dat de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de secretaris een integraal karakter draagt en betrekking heeft op het beleid, het primaire proces en het beheer van de Rekenkamer, zowel specifiek als in onderlinge samenhang.

In artikel 2 van deze Instructies is - in lijn met de opvattingen over het gewenste managementconcept - ruimte geboden voor een doormandatering van een aantal van de bevoegdheden van de secretaris. Door middel van dit ondermandaatbesluit wordt deze lijn doorgezet en geconcretiseerd. College respectievelijk secretaris houden daarbij toezicht op de uitoefening van het (onder)mandaat door respectievelijk de secretaris en de directeuren.

De onderhavige doormandatering houdt in dat de directeuren van de onderzoeksdirecties een zekere beleidsruimte krijgen, die naar eigen inzicht benut kan worden. Deze beleidsruimte vindt zijn begrenzing in het algemene beleid dat College en/of secretaris hebben vastgesteld. Om voldoende eenheid in de beleidsuitvoering te waarborgen, is - afgezien van het overleg dat directeuren en adjunct-directeuren onderling en in DSO-verband respectievelijk BO-verband zullen voeren - op beleidsmatig en personeel/financieel gebied voorzien in advisering door enerzijds de stafdirectie Beleid en Communicatie en anderzijds de stafdirectie Bedrijfsvoering. De betrokkenheid van deze stafdirecties bij delen van de beleidsuitvoering door de directeuren en adjunct-directeuren heeft een tweeledig doel: advisering met het oog op de kwaliteit en consistentie van de te nemen maatregelen alsmede periodieke analyse van de beleidsuitvoering. In deze analyses wordt de beleidsuitvoering getoetst aan het vastgestelde beleid, worden zonodig knelpunten gesignaleerd en worden aanbevelingen tot verbetering gedaan.

Zo gaat de doormandatering gepaard met verantwoordingsinformatie aan de secretaris uit twee bronnen: informatie van de directeur over de toepassing van de hem verleende bevoegdheden en informatie van de desbetreffende stafdirecties over de verhouding tussen beleidsuitvoering en beleid.

Het primaire proces, dat de hoofdmoot van de onderhavige doormandatering vormt, is in diverse opzichten in algemeen beleid vastgelegd. Uit hoofde daarvan draagt de directeur verantwoordelijkheid voor de tijdige totstandkoming van een goed voorstel voor het onderzoeksprogramma van zijn directie, voor de oplevering van kwalitatief voldoende onderzoeksrapportage conform het vastgestelde programma, voor de uitvoering en adequate behandeling van zelfevaluaties betreffende de tenuitvoerlegging van de onderzoeksprojekten en voor de verzameling van gegevens betreffende het onderzoeksproces nodig voor de beleidsontwikkeling en de monitoring en beoordeling van het Rekenkamerwerk.

De hoofdzaken van de doorgemandateerde beheerstaken aan de directeuren zijn of worden eveneens in beleid vastgelegd. Het betreft de volgende aspecten:

- werving en selectie;

- beoordeling van het functioneren;

- loopbaanbegeleiding;

- mobiliteit;

- ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en arbo;

- bijzonder belonen;

- opleidingen;

- inschakeling externe deskundigen.

Overigens wordt in het besluit qua formulering bij elke functie uitgegaan van de mannelijke vorm. Dit laat uiteraard onverlet dat deze functies ook door vrouwen (kunnen) worden uitgeoefend.

In aanvulling op deze uitgebreide, algemene toelichting wordt in het navolgende artikelgewijs zonodig nog een meer gedtailleerde toelichting gegeven.

Ad artikel 1 en 2

De directeur committeert zich aan het door het College vastgelegde College- respectievelijk onderzoeksprogramma voor een bepaalde periode. Hierin staan onder andere de strategische en institutionele uitgangspunten en de daarbinnen te verrichten onderzoeken, de kosten in mensdagen en externe inhuur of anderszins alsmede de opleverdata. Met deze doormandatering wordt de verantwoordelijkheid van de directeur vastgelegd van dat gedeelte van het College- respectievelijk onderzoeksprogramma dat zijn directie betreft.

Ad artikel 3

De benoeming van interne kandidaten, de aanstelling van externe kandidaten, de aanstelling in vaste of tijdelijke dienst, de vaststelling van de salarisschaal, alsmede het verlenen van ontslag op verzoek geschiedt tot en met schaal 14 van het BBRA 1984 door de directeur Bedrijfsvoering. Voor schaal 15 en hoger, alsmede voor de functies van directeur, adjunct-directeur en bureauchef blijven deze bevoegdheden voorbehouden aan de secretaris. Disciplinaire maatregelen, schorsing en ontslag niet op verzoek zijn eveneens voorbehouden aan de secretaris. Met betrekking tot benoemingen van projectleiders en aanstellingen/benoemingen in schaal 14 functies vindt binnen het DSO een collegiale toetsing plaats.

Ten aanzien van de in het vierde lid van dit artikel genoemde overige personeelsaangelegenheden kan worden gedacht aan zaken als beoordeling van het functioneren, bijzonder belonen, opleidingen etc. Het betreft aangelegenheden waarvoor jaarlijks per directie een budget wordt toegekend.

De bevoegdheid tot indeling van medewerkers in een andere salarisschaal wordt hier expliciet niet onder begrepen; de bevoegdheid tot (hernieuwde) vaststelling van de salarisschaal is zoals hierboven beschreven voorbehouden aan de secretaris danwel de directeur Bedrijfsvoering.

Waar sprake is van toepassing van algemeen verbindende voorschriften en derhalve geen beleidsruimte voor de directeur aanwezig is, zoals bijvoorbeeld bij reis- en verhuiskostenvergoeding en ouderschapsverlof, is de directeur Bedrijfsvoering bevoegd.

Besluiten ten aanzien van personele aangelegenheden inzake directeuren en adjunct-directeuren zijn een bevoegdheid van de secretaris en derhalve in dit lid uitgezonderd.

Ad artikel 4

In het kader van het Project verbetering financiële functie is de budgetstructuur aan de orde gesteld. Daarbij is besloten dat elke directeur van een onderzoeksdirectie een budget (kostenplaats) voor onderzoekskosten en een budget voor het beheer van zijn directie krijgt. Daarnaast kan iedere directeur een of meer budgetten krijgen voor internationale projecten (bijvoorbeeld extern gefinancierde projecten) waarvoor hij verantwoordelijk is. De beheersverantwoordelijkheid kan de directeur leggen bij zijn adjunct-directeur (directiebeheer) of de projectleider van een internationaal project. Doormandateren van deze verantwoordelijkheid is echter niet mogelijk. De autorisatiefunctie van de begroting wordt verlegd van kostensoort- naar kostenplaatsniveau. Dit betekent concreet dat de kostensoorten binnen een kostenplaats overschreden mogen worden, maar dat deze overschrijdingen altijd binnen een kostenplaats gecompenseerd moeten worden.

Op basis van een jaarlijks door de secretaris vast te stellen kaderbrief stellen de budgethouders onderbouwde voorstellen op voor de omvang van al hun deelbudgetten (kostensoorten). De onderbouwing bevat het antwoord op de vraag waarvoor het gevraagde budget bedoeld is, welke prioritering binnen en tussen de voorstellen aangebracht moet worden en of het om beleidsrijke of beleidsarme voorstellen gaat. De budgetvoorstellen zullen door de betrokken ondergemandateerden, de directeur Bedrijfsvoering en de secretaris in een overleg tegen elkaar worden afgewogen. Op grond van de daar gevoerde discussie stelt de secretaris de omvang van alle deelbudgetten (kostensoorten) vast.

Wat betreft de informatiestructuur wordt verwezen naar de notitie van de secretaris ’Structuur kostenplaatsen en -soorten en spelregels budgetbeheer’ van december 1998.

Ad artikel 5

Met dit artikel wordt de eenheid van beleid en bestuur in de directies gewaarborgd. Verwezen wordt naar de algemene toelichting, waarin onder andere op de betrokkenheid van de stafdirecties wordt ingegaan. Wat betreft het door de secretaris vastgestelde beleid zal in de praktijk veelal sprake zijn van besluitvorming na bespreking in het DSO.

Ad artikel 7

Aan het hoofd van de directies functioneert naast een directeur volgens een vaste taakverdeling ook een adjunct-directeur. De eerstgenoemde moet als integraal verantwoordelijke worden gezien. Bij afwezigheid van de directeur wordt deze waargenomen door de adjunct-directeur. Directeur en adjunct-directeur vormen één ’managementlaag’, zodat van mandatering van de adjunct-directeur is afgezien.

In dit artikel wordt - in lijn met het streven om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen - ruimte geboden voor een verdere doormandatering. Het gaat hier om eventuele mandatering van managementbevoegdheden aan bureauchefs. Het wordt evenwel niet wenselijk geacht dat daarbij per directie verschillen ontstaan, zodat een gezamenlijk besluit wordt vereist.