Wijziging Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst

17 december 1998

Nr. 98M011076

Kabinet van de Minister-President

De Minister-President,

Overwegende dat het wenselijk is de Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst aan te vullen met een vereenvoudigde procedure ter zake van het herzien dan wel beëindigen van rubriceringen, aangebracht op documenten die worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

Handelende in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad,

Besluit:

Artikel 1

In de Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen van de rijksdienst wordt na artikel 22 een nieuw artikel ingevoegd, luidende:

22a Rubriceringen in het geval van overbrenging naar een archiefbewaarplaats

22a.1

Bij de overbrenging van een document of van een verzameling documenten naar een archiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet 1995 vervallen de daarop voor de overbrenging aangebrachte rubriceringen met uitzondering van de rubriceringen bedoeld in de laatste volzin van aanwijzing 22a.2. De vervallen rubriceringen worden niet doorgehaald of verwijderd als gesteld in aanwijzing 20.

22a.2

Alvorens tot overbrenging wordt overgegaan wordt met behulp van ingevolge artikel 9, derde lid, van het Archiefbesluit 1995 met het oog op de bij overbrenging vastgestelde inventarislijsten bezien of in een document of in een verzameling documenten een staatsgeheim is vastgelegd. De inventarislijsten bevatten daartoe informatie over de aanwezige rubriceringen. Zo nodig wordt door het overbrengende ministerie overeenkomstig het gestelde in de aanwijzingen 14 en 15 een nieuwe rubricering vastgesteld. Indien een rubricering werd vastgesteld door een ander dan het overbrengende ministerie wordt de inventarislijst voor advies aan dat andere ministerie gezonden. In het geval binnen twee maanden of een nader overeengekomen andere termijn geen advies wordt ontvangen beslist het overbrengende ministerie over het al dan niet vaststellen van een nieuwe rubricering. Indien een rubricering werd vastgesteld door een internationale organisatie of een buitenlandse mogendheid wordt daaraan gevraagd of de rubricering kan worden herzien of beëindigd. Wordt daarvoor geen toestemming verleend dan blijft de oorspronkelijke rubricering gehandhaafd en wordt dat aangetekend op het document of de verzameling documenten.

22a.3

Bij de overbrenging gehandhaafde of nieuw vastgestelde rubriceringen worden aangebracht overeenkomstig het gestelde in aanwijzing 16. Bij de rubriceringen wordt aangegeven: ’Deze rubricering is aangebracht bij de overbrenging naar een archiefbewaarplaats.’.

22a.4

Bij de overbrenging aangebrachte rubriceringen worden aan een bepaald tijdsverloop gebonden. De rubriceringen kunnen voor zover de ministerraad niet anders beslist geen betrekking hebben op een document of een verzameling van documenten ouder dan vijfenzeventig jaar.

Artikel 2

1. Dit besluit wordt met de toelichting in de Nederlandse Staatscourant geplaatst.

2. Het treedt in werking met ingang van 17 december 1998.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,
W. Kok.

Toelichting

Ingevolge de Archiefwet 1995 dienen archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats te worden overgebracht. Bij het over te brengen materiaal bevinden zich veel documenten en verzamelingen van documenten die ingevolge de Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de Rijksdienst (hierna te noemen de Aanwijzingen) een rubricering dragen. Veel van die rubriceringen zijn na verloop van 20 of meer jaar niet langer juist. Het herzien of beëindigen van deze rubriceringen overeenkomstig het gestelde in de aanwijzingen 19 en 20 is zeer arbeidsintensief. Het onderhavige besluit voorziet daarom in een herziening van de Aanwijzingen. Ingevoegd wordt een nieuwe aanwijzing 22a. Ingevolge deze aanwijzing vervallen bij de overbrenging in beginsel alle eerder aangebrachte rubriceringen. Het per geval bezien, doorhalen of verbeteren, etc. van een rubricering is daarbij niet nodig. Indien een document of een verzameling documenten bij de overbrenging nog een staatsgeheim bevat, wordt een nieuwe rubricering aangebracht. Het bepalen van nieuwe rubriceringen vindt (mede) plaats aan de hand van inventarislijsten die ingevolge artikel 9, derde lid, van het Archiefbesluit 1995 worden vastgesteld. In verband hiermee zal de Rijksarchiefdienst bevorderen dat inventarislijsten op uniforme wijze melding maken van aanwezige rubriceringen. Het werken met de inventarislijsten betekent dat er in beginsel op ’zaak of dossierniveau’ wordt bezien of er nog sprake is van een staatsgeheim en dus niet per document. Indien een document of een verzameling documenten door het overbrengende ministerie werd ontvangen van een ander ministerie, van een internationale organisatie of van een buitenlandse mogendheid vindt daarmee overleg plaats over de vraag of er nog sprake is van een staatsgeheim. Bij materiaal dat afkomstig is van een ander ministerie beslist hierover uiteindelijk het overbrengende ministerie. Bij materiaal van niet-Nederlandse herkomst is het oordeel van de internationale organisatie of de buitenlandse mogendheid beslissend. Indien niet expliciet toestemming wordt verkregen voor beëindiging of herziening blijft de oorspronkelijke rubricering van kracht. De bij de overbrenging vastgestelde of gehandhaafde rubriceringen zijn altijd tijdelijk. Dit geldt dus ook voor rubriceringen betreffende documenten of verzamelingen documenten van niet-Nederlandse herkomst. Om verwarring met de vervallen rubriceringen te voorkomen, worden de bij de overbrenging vastgestelde of gehandhaafde rubriceringen duidelijk als zodanig herkenbaar aangebracht. Voor alle duidelijkheid wordt tenslotte opgemerkt dat overgebrachte documenten en verzamelingen documenten die een ’nieuwe’ rubricering dragen in termen van de Archiefwet 1995 onder de openbaarheidsbeperking ’het belang van de Staat of zijn bondgenoten’ vallen. De beveiliging in archiefbewaarplaatsen dient uiteraard plaats te vinden volgens de normen van de Aanwijzingen. In de praktijk zal dit voor de archiefbewaarplaatsen geen ingrijpende gevolgen hebben. Gelet op de overbrengingstermijn zullen er slechts in zeer beperkte mate staatsgeheimen worden overgebracht. Daarbij zal het veelal slechts gaan om lichte staatsgeheimen. Bij de beveiliging daarvan zal gelet op de a-dynamische fase waarin het materiaal zich bevindt, volstaan kunnen worden met het op de juiste wijze opbergen van de staatsgeheimen en het screenen van het personeel dat incidenteel met de staatsgeheimen moet werken. Bovendien kunnen eventueel nog bestaande zware staatsgeheimen juist met het oog op de vereiste beveiliging volgens de Archiefwet 1995 worden terug geleend aan het overbrengende ministerie.

Den Haag, 17 december 1998.

De Minister-President,

Minister van Algemene Zaken,

W. Kok.