Privacyreglementen politieregisters

Reglement landelijke persoonsregistratie vreemdelingen OPS

De Minister van Justitie, handelend als korpsbeheerder van het Korps landelijke politiediensten,

gelet op het bij of krachtens de Vreemdelingenwet bepaalde;

gelet op het bepaalde in de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665);

gelet op het Besluit gevoelige gegevens (Stb. 1993, 158)

Besluit:

vast te stellen het privacyreglement voor de landelijke persoonsregistratie vreemdelingen OPS.

Artikel 1 Begripsbepalingen

a. de WPR: de Wet persoonsregistraties;

b. houder: de Minister van Justitie, korpsbeheerder van het Korps landelijke politiediensten;

c. registratiebeheerder: de Korpschef van het Korps landelijke politiediensten;

d. functioneel registratiebeheerder: het hoofd van de divisie Centrale Recherche Informatie;

e. de organisatie: de afdeling signaleringen van de divisie Centrale Recherche Informatie van het Korps landelijke politiediensten;

f. gegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

g. verstrekken van gegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in de registratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen;

h. gegevensbeheer: de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens;

i. signalering: een in verband met de uitvoering van de Vreemdelingenwet noodzakelijke kennisgeving over een persoon;

j. signalerende instantie: de Immigratie- en Naturalisatiedienst;

k. deelnemende instanties: de instanties die bevoegd zijn tot het langs geautomatiseerde weg rechtstreekse toegang hebben tot de registratie met het oog op raadpleging daarvan;

l. de registratie: de landelijke persoonsregistratie vreemdelingen OPS.

Artikel 2 Doel en werking

1. De registratie heeft tot doel de informatievoorziening in het kader van de uitvoering van de Vreemdelingenwet mogelijk te maken voor zover het betreft:

a. de identificatie, verificatie en bejegening van gesignaleerde personen;

b. de juiste uitvoering van de met de signalering verbonden taakopdracht;

c. de beoordeling van visa-aanvragen;

met betrekking tot vreemdelingen die niet in aanmerking komen voor registratie in het Schengen Informatie Systeem.

2. Gegevens uit de registratie kunnen worden gebruikt ten behoeve van interne bedrijfsstatistiek, interne bedrijfsvoering en interne ontwikkeling van beleid met betrekking tot de uitvoering van de politietaak.

Artikel 3 Werking

1. De registratie wordt deels geautomatiseerd en deels handmatig gevoerd.

2. De registratie wordt gevoerd en is rechtstreeks toegankelijk bij de divisie Centrale Recherche Informatie. Verder is het geautomatiseerde gedeelte van de registratie rechtstreeks toegankelijk bij de deelnemende instanties die genoemd zijn in de bijlage bij dit reglement. Deze bijlage maakt deel uit van het reglement.

Artikel 4 Beheer

1. De functioneel registratiebeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de houder en de registratiebeheerder, belast met de zeggenschap over de registratie. Hij draagt zorg voor de naleving van de wet en het reglement. Hij treft daartoe onder meer voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Tevens treft hij maatregelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de in de registratie opgenomen gegevens.

2. De functioneel registratiebeheerder wijst bij schriftelijk besluit (een) functionaris(sen) aan die belast is (zijn) met de dagelijkse leiding over het gegevensbeheer.

3. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de functioneel registratiebeheerder is de signalerende instantie verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens, de rechtmatigheid van de opname en de handhaving in dan wel de verwijdering uit de registratie van de aangeleverde gegevens overeenkomstig het reglement.

Artikel 5 Inhoud van de registratie; categorieën personen

In de registratie worden gegevens opgenomen omtrent vreemdelingen ten aanzien van wie door het daartoe bevoegde gezag is bepaald:

1. dat hen de toegang tot Nederland dient te worden geweigerd;

2. dat voor hun toegang tot Nederland voorafgaande toestemming van het Ministerie van Justitie noodzakelijk is;

3. dat hun verblijfstitel in Nederland is vervallen of ingetrokken;

4. dat zij Nederland dienen te verlaten dan wel uit Nederland dienen te worden verwijderd;

5. dat hen een op grond van de vreemdelingenvoorschriften genomen beschikking dient te worden uitgereikt.

Artikel 6 Inhoud van de registratie; soorten gegevens

1. Omtrent de in artikel 5 genoemde personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

a. volledige personalia;

b. geboorteland en -plaats en geboortedatum dan wel een schatting van het geboortejaar indien de geboortedatum onbekend is;

c. alias of valse naam, alsmede een aanduiding dat de echtheid van de opgenomen naam zeker of onzeker is;

d. woonland, woonplaats, adres en postcode.

2. Omtrent een signalering worden in het registratie de volgende gegevens opgenomen:

a. signalerende instantie;

b. aard van de signalering en administratieve aanduidingen;

c. status van de signalering;

d. gebied waarin de signalering van kracht is;

e. datum waarop de signalering van kracht is geworden;

f. de expiratietermijn;

g. verlangde maatregel of ambtshandeling;

h. grond voor die maatregel of ambtshandeling;

i. rappèl indicatie;

j. indien verband houdend met de signalering: nummer en andere bijzonderheden van het paspoort of ander identiteitsbewijs van de gesignaleerde persoon.

3. Omtrent de in artikel 5 genoemde personen kunnen in de navolgende gevallen aanwijzingen in verband met bejegening in de registratie worden opgenomen, aangeduid door een daarbij behorende code:

a. in die gevallen waarin de geregistreerde zich aan een rechtmatige vrijheidsbeneming heeft onttrokken dan wel een poging daartoe heeft ondernomen;

b. in die gevallen waarin de geregistreerde op onrechtmatige wijze een wapen in bezit heeft gehad of heeft gebruikt;

c. indien op grond van feiten en omstandigheden wordt vermoed dat geregistreerde op onrechtmatige wijze verdovende middelen dan wel vuurwapens importeert of exporteert;

d. indien geregistreerde zich op gewelddadige wijze tegen een aanhouding door het daartoe bevoegde gezag heeft verzet dan wel is veroordeeld wegens enig geweldsmisdrijf;

e. indien op grond van feiten en omstandigheden moet worden gevreesd dat geregistreerde een poging tot zelfmoord zal ondernemen, en de uitvoering van de signalering tot vrijheidsbeneming kan leiden.

4. Gegevens als bedoeld in het derde lid, onder e, worden slechts opgenomen voor zover dat onvermijdelijk is voor de juiste bejegening van de gesignaleerde persoon.

5. De houder kan nadere regels stellen ten aanzien van de gevallen waarin de opname van de gegevens, bedoeld in het derde lid, onder a. tot en met d., noodzakelijk is voor een juiste bejegening van de gesignaleerde persoon, alsmede ter afwering van dreigend gevaar voor leven of gezondheid van politieambtenaren en overige bij de directe uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 2, eerste lid, betrokkenen.

Artikel 7 Verwijdering van gegevens

1. De gegevens worden uit de registratie verwijderd wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van de registratie.

2. De gegevens worden in ieder geval uit de registratie verwijderd indien het betreft:

a. een signalering die door de signalerende autoriteit is ingetrokken;

b. een signalering van een persoon waarvan bekend is geworden dat deze is overleden.

3. Indien noodzakelijk voor het doel van de registratie kan de functioneel registratiebeheerder bij besluit afwijken van het bepaalde in het tweede lid.

Artikel 8 Verstrekking van gegevens binnen de organisatie

1. Binnen de organisatie worden uit de registratie slechts gegevens verstrekt aan:

a. personen die op grond van artikel 10 van dit reglement rechtstreekse toegang hebben tot de registratie;

b. personen die de gegevens noodzakelijkerwijs behoeven voor de uitoefening van hun taak in overeenstemming met de in artikel 2, eerste lid, omschreven doelstelling.

2. Bij twijfel over de noodzaak van de verstrekking onder b genoemd, beslist de functioneel registratiebeheerder.

Artikel 9 Verstrekking van gegevens aan derden

1. Uit de registratie kunnen aan een derde slechts gegevens worden verstrekt voor zover:

a. dat voortvloeit uit het doel van de registratie;

b. dat ingevolge een wettelijk voorschrift wordt vereist;

c. dat geschiedt met schriftelijke toestemming van de geregistreerde;

d. dat wordt verzocht ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek, waarbij de uitkomsten waarvoor deze gegevens worden gebruikt, niet herleidbaar zijn tot individuele personen en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad;

e. dat wordt verzocht op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad;

f. dat wordt verzocht door personen of instanties met een publiekrechtelijke taak, voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

2. De verstrekking aan personen of instanties die geen rechtstreekse toegang hebben tot de registratie wordt verzorgd door de in artikel 10 genoemde personen.

3. Uit de registratie worden ingevolge artikel 14, eerste lid, van de wet, geen persoonsgegevens verstrekt aan derden.

4. Voorts worden gegevens in overeenstemming met het doel van de registratie verstrekt aan de volgende vaste gebruikers:

a. personen die geautoriseerd zijn tot rechtstreekse toegang;

b. personen werkzaam bij de Vreemdelingendiensten van de regionale politiekorpsen, de Koninklijke marechaussee en de Immigratie- en Naturalisatiedienst, voor zover zij deze gegevens behoeven ter uitvoering van de Vreemdelingenwet.

Artikel 10 Rechtstreekse toegang tot de registratie

1. Rechtstreekse toegang tot de registratie, dan wel onderdelen daarvan, hebben personen die daartoe bij besluit van de functioneel registratiebeheerder of de deelnemende instanties, zijn geautoriseerd.

2. In het besluit is aangegeven voor welk doel en onder welke voorwaarden de rechtstreekse toegang, daaronder begrepen de bevoegdheid tot raadplegen, invoeren, verstrekken, wijzigen, verwijderen en vernietigen van gegevens, wordt verleend.

3. Het besluit wordt op verzoek ter inzage beschikbaar gesteld.

Artikel 11 Protocol

1. Van iedere verstrekking aan een derde wordt aangetekend de datum van verstrekking, de identiteit van de verzoeker en een omschrijving van de verstrekte gegevens.

2. Aantekening blijft achterwege in geval van verstrekking aan een vaste gebruiker.

3. De aantekening wordt ten minste één jaar bewaard.

Artikel 12 Kennisgeving van eerste opname

De geregistreerde wordt binnen vier weken na eerste opname in de registratie schriftelijk van deze opname in kennis gesteld, tenzij bekend is of redelijkerwijs bekend kan zijn dat opname heeft plaatsgevonden dan wel een gewichtig belang van geregistreerde zich tegen het doen van een schriftelijke mededeling verzet, dan wel voor zover dit met het oog op de belangen genoemd in artikel 30 van de wet noodzakelijk is.

Artikel 13 Rechten van de geregistreerde; kennisneming

1. Een geregistreerde kan de functioneel registratiebeheerder ingevolge de artikelen 29 en 32 van de wet verzoeken:

a. hem schriftelijk mede te delen of over hem gegevens in de registratie zijn opgenomen;

b. hem een volledig overzicht van de gegevens te verstrekken alsmede de herkomst daarvan;

c. hem schriftelijk mede te delen of uit de registratie hem betreffende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek aan derden zijn verstrekt.

2. Een verzoek tot kennisneming dient schriftelijk gericht te worden aan de functioneel registratiebeheerder, t.a.v. de privacyfunctionaris, Postbus 3016, 2700 KX Zoetermeer.

3. Het verzoek is ontvankelijk na ontvangst van de betaling van f 10 (tien gulden) op girorekeningnummer 4382532 van de divisie CRI onder vermelding van ’privacyverzoek’.

4. Een verzoek tot kennisneming wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

5. Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

6. Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan worden door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

7. Aan een verzoek tot kennisneming wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan.

8. De functioneel registratiebeheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. De behandelend functionaris kan verlangen dat de verzoeker hem bescheiden toont waaruit zijn identiteit blijkt alsmede die van degene namens wie hij optreedt.

9. Aan een verzoek tot kennisneming wordt geen gevolg gegeven, voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:

a. de veiligheid van de staat;

b. de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

c. economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;

d. inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen of andere organen met een publiekrechtelijke taak;

e. gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen.

Artikel 14 Rechten van de geregistreerde; correctie en verwijdering

1. Een geregistreerde aan wie ingevolge artikel 29 van de wet kennisneming is verleend, kan de functioneel registratiebeheerder ingevolge artikel 31 van de wet verzoeken:

a. bepaalde gegevens over hem te verbeteren;

b. bepaalde gegevens over hem aan te vullen;

c. bepaalde gegevens over hem te verwijderen.

2. Een correctieverzoek dient schriftelijk te worden gericht aan de functioneel registratiebeheerder, t.a.v. de privacyfunctionaris postbus 3016, 2700 KX Zoetermeer. In het verzoek dient de gewenste verbetering, aanvulling of verwijdering te worden aangegeven.

3. Een correctieverzoek wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

4. Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de geregistreerde dan wel de wettelijke vertegenwoordiger eveneens worden gedaan door diens advocaat of procureur.

5. Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats, indien kan worden aangenomen dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

6. Op een correctieverzoek wordt binnen acht weken nadat het verzoek is ontvangen, schriftelijk beslist. Een weigering wordt gemotiveerd.

Artikel 15 Verbanden met andere gegevensverzamelingen

De registratie heeft geen verbanden met andere gegevensverzamelingen.

Artikel 16 Slotbepaling

1. Het reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd bij de divisie Centrale Recherche Informatie.

2. Het reglement treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening dezes en vervangt het Reglement opsporingsregistratie gesignaleerde vreemdelingen van 13 mei 1992 (Stcrt. 1992, nr. 107).

3. Het reglement kan worden aangehaald als: Reglement landelijke persoonsregistratie vreemdelingen OPS.

Zoetermeer, 2 juni 1998.
De Minister van Justitie,
Namens de Minister,
de korpschef van het Korps landelijke politiediensten,
voor deze,
het hoofd van de divisie Centrale Recherche Informatie,
N. Mastenbroek.

Bijlage

1. De instanties als bedoeld in artikel 1, onder k., van het reglement landelijke persoonsregistratie vreemdelingen OPS, die bevoegd zijn tot het langs geautomatiseerde weg rechtstreeks toegang hebben tot de registratie met het oog op de raadpleging daarvan, zijn:

a. de regionale politiekorpsen, als bedoeld in artikel 21 Politiewet 1993;

b. het Korps landelijke politiediensten, als bedoeld in artikel 38 Politiewet 1993;

c. de Koninklijke marechaussee;

d. het Ministerie van Justitie:

- de Immigratie- en Naturalisatiedienst.