Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap | Staatscourant 1998, 131 pagina 6 | Interne regelingen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Instellingsbeschikking projectorganisatie ICT
13 juli 1998
WJZ/1998/30379
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, mede namens de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij,
Besluit:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze beschikking wordt verstaan onder:
a. minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen onderscheidenlijk de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en, voor wat het landbouwonderwijs betreft, de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij,
b. ministerie: het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,
c. ICT: informatie- en communicatietechnologie in het onderwijs, zoals bedoeld in het actieplan en implementatieplan Investeren in Voorsprong van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,
d. portefeuillehouder: de portefeuillehouder, bedoeld in artikel 2,
e. projectdirecteur: de projectdirecteur, bedoeld in artikel 3,
f. stuurgroep: de stuurgroep, bedoeld in artikel 8,
g. procesmanagement: het procesmanagement, bedoeld in artikel 9,
h. adviesgroep: een adviesgroep, bedoeld in artikel 12.
Hoofdstuk 2. Leiding en kader projectorganisatie
Artikel 2. Ambtelijke verantwoordelijkheidsverdeling
1. Op de projectorganisatie zoals vervat in deze beschikking, is de Organisatie- en mandaatregeling OCenW van 8 juli 1997, nr. WJZ-97011056 (Uitleg-Gele Katern, 16 juli 1997, nr. 18d) onverkort van toepassing.
2. De binnen het ministerie geldende regelingen met betrekking tot begrotingsprocessen en de budgetverantwoordelijkheid van de betrokken directies zijn onverkort van toepassing op het ICT-project.
3. De directeur-generaal beroepsonderwijs van het ministerie is ambtelijk portefeuillehouder van het beleid inzake ICT.
1. Er is een projectdirecteur. De projectdirecteur is verantwoordelijk voor de voortgang, de procesbewaking, de beleidsvoorbereiding, de uitvoering, de rapportage naar de portefeuillehouder en de minister, en de externe rapportages met betrekking tot de activiteiten en de uitgaven die het ICT-project betreffen in de sectoren primair onderwijs, voortgezet onderwijs, beroepsonderwijs en volwasseneneducatie en hoger beroepsonderwijs.
2. De projectdirecteur oefent de taken uit, ingevolge deze regeling.
3. De projectdirecteur legt verantwoording af aan de portefeuillehouder, waaronder mede wordt begrepen de financiële verantwoording, bedoeld in artikel 5, derde lid.
4. De projectdirecteur wordt ondersteund door een projectstaf.
Regelmatig vindt overleg plaats tussen de minister, de portefeuillehouder, de projectdirecteur en de directeur Financieel-Economische Zaken. Dit overleg wordt voorbereid door de projectstaf. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door de projectsecretaris, bedoeld in bijlage 1.
Artikel 5. Bestedingsplan, verantwoording en controle en rapportage
1. De minister stelt middelen ter beschikking voor de uitvoering van zijn beleid inzake ICT. De voorstellen omtrent de uitvoering van dit beleid worden in de vorm van een jaarlijks bestedingsplan aan de minister voorgelegd door de projectdirecteur, in overeenstemming met de portefeuillehouder, via de directeur Financieel-Economische Zaken. Tussentijdse veranderingen van voorstellen omtrent de uitvoering van dit beleid worden in de vorm van een gewijzigd bestedingsplan door de projectdirecteur via de directeur Financieel-Economische Zaken aan de minister voorgelegd, in overeenstemming met de portefeuillehouder. De minister stelt jaarlijks het bestedingsplan vast.
2. Van het bestedingsplan maakt in ieder geval onderdeel uit de besteding van het budget, zoals opgenomen in de overeenkomst die wordt afgesloten met het procesmanagement, als bedoeld in artikel 10, tweede lid.
3. De projectdirecteur legt na een advies van de projectcontroller, bedoeld in bijlage 1, financiële verantwoording af over het bestedingsplan. De projectdirecteur kan in overeenstemming met de directeur Financieel-Economische Zaken bindende aanwijzingen geven aan de directeuren van betrokken directies over de wijze waarop zij hun verplichtingen-administratie inrichten.
4. De Accountantsdienst van het ministerie brengt afzonderlijk een rapportage uit over de verantwoording van de uitgaven.
Hoofdstuk 3. Beleidsorganisatie
Artikel 6. Projectdirecteur en projectstaf
1. De projectdirecteur geeft leiding aan de projectstaf informatie- en communicatietechnologie in het onderwijs.
2. De projectstaf bestaat uit daartoe aangewezen ambtenaren van het ministerie, als bedoeld in bijlage 1.
Artikel 7. Algemene taakomschrijving projectdirecteur
1. De projectdirecteur bereidt het beleid van de minister inzake de informatie- en communicatietechnologie in het onderwijs voor in goede afstemming met de directies die dit aangaat, over het ICT-beleid in de desbetreffende sector en over de relatie van het ICT-beleid met andere beleidsthema’s. Daartoe vindt in elk geval periodiek overleg plaats tussen de projectdirecteur en de directies die het aangaat en tussen de projectdirecteur en het procesmanagement.
2. De projectdirecteur stelt in overleg met de betrokken directies een concept op van het bestedingsplan of van het gewijzigd bestedingsplan, bedoeld in artikel 5, eerste lid. De projectdirecteur legt het concept van het bestedingsplan of van het gewijzigd bestedingsplan vervolgens voor aan de stuurgroep.
3. De projectdirecteur draagt zorg voor de totstandkoming van een regeling waarin de criteria zijn opgenomen omtrent de besteding van de middelen. De regeling wordt besproken in de stuurgroep. Vervolgens legt de projectdirecteur na een advies van de projectcontroller, bedoeld in bijlage 1, de regeling via de directeur Financieel-Economische Zaken ter vaststelling voor aan de minister. Voordat de regeling wordt aangeboden aan de Tweede Kamer of wordt gepubliceerd, wordt CFI in de gelegenheid gesteld een uitvoeringstoets te verrichten.
4. De projectdirecteur draagt zorg voor een overzichtelijke en deugdelijke administratie. De uitvoering van de administratie geschiedt, voor wat betreft de apparaatskosten, door de directie Personeel en Organisatie. In overleg met de directeur Financieel-Economische Zaken en de directeur Personeel en Organisatie kan een andere voorziening worden getroffen.
1. Er is een stuurgroep. In de stuurgroep komen aan de orde: de voortgang, de hoofdlijnen, de strategie en het concept van een bestedingsplan, bedoeld in artikel 5, eerste lid, van het ICT-project.
2. De stuurgroep ondersteunt de portefeuillehouder bij de voorbereiding van de politieke besluitvorming.
3. De stuurgroep bestaat uit de portefeuillehouder, de directeur-generaal primair en voortgezet onderwijs, de directeuren van de directies Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie, Hoger Beroepsonderwijs, Financieel-Economische Zaken, Wetgeving en Juridische Zaken, een vertegenwoordiger van het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, en de projectdirecteur. De portefeuillehouder is voorzitter van de stuurgroep.
4. Van de vergaderingen van de stuurgroep wordt een verslag gemaakt door de projectsecretaris, bedoeld in bijlage 1.
5. De vergaderingen van de stuurgroep worden voorbereid door de projectstaf.
6. De directeur van het procesmanagement en de projectcontroller, bedoeld in bijlage 1, kunnen de vergaderingen van de stuurgroep als toehoorder bijwonen.
7. De vergaderingen worden eveneens bijgewoond door de directeur van de Accountantsdienst in het kader van de uitoefening van zijn toezichtsfunctie.
8. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de portefeuillehouder ook de directeuren van andere directies en de hoofddirecteur Centrale Financiën Instellingen voor de vergadering van de stuurgroep uit.
Hoofdstuk 4. Uitvoeringsorganisatie
1. Er is een procesmanagement voor de uitvoering en implementatie van het door de minister vastgestelde beleid inzake informatie- en communicatietechnologie in het onderwijs.
2. De projectdirecteur is namens de minister en de portefeuillehouder opdrachtgever voor het procesmanagement.
3. Het procesmanagement adviseert de projectdirecteur bij de beleidsvoorbereiding.
Artikel 10. Organisatie en taken procesmanagement
1. Het procesmanagement heeft tot taken:
a. het uitvoeren van het door minister vastgestelde beleid inzake de informatie- en communicatietechnologie in het onderwijs;
b. het bereiken van een zo groot mogelijk draagvlak in het onderwijsveld voor de uitvoering van het beleid.
2. De portefeuillehouder verleent, gehoord de projectdirecteur, mandaat aan het procesmanagement. Dit mandaat kan bijzondere voorschriften inhouden met betrekking tot (mede)parafering en afdoening van stukken. Met de projectdirecteur wordt in overeenstemming met het bestedingsplan een budget voor apparaats- en programmakosten overeengekomen.
3. Het procesmanagement verricht activiteiten op basis van een activiteitenplan dat eens in de drie maanden aan de projectdirecteur wordt uitgebracht.
4. Het procesmanagement staat onder leiding van een directie. De directie wordt ondersteund door een bureau. De medewerkers van het bureau worden benoemd door de directeur met inachtneming van de binnen het ministerie geldende regelingen. De staf van het procesmanagement is samengesteld uit de personen, bedoeld in bijlage 2.
5. Alle stukken van het procesmanagement, gericht aan de minister, worden aan de minister voorgelegd via de projectdirecteur en de portefeuillehouder.
6. De directie van het procesmanagement voert regelmatig overleg met de projectdirecteur.
Artikel 11. Verantwoording en overleg
1. Met inachtneming van de aanwijzingen van de projectdirecteur en de directeur Financieel-Economische Zaken is het procesmanagement verantwoordelijk voor het bijhouden van een verplichtingenadministratie van de apparaats- en programmakosten en legt het verantwoording daarover af, als bedoeld in het vierde lid.
2. De uitvoering van de administratie geschiedt, voor wat betreft de apparaatskosten, door de directie Personeel en Organisatie. In overleg met de directeur Financieel-Economische Zaken en de directeur Personeel en Organisatie kan een andere voorziening worden getroffen.
3. De uitvoering van de administratie geschiedt voor wat betreft de programmakosten door de hoofddirectie Centrale Financiën Instellingen.
4. Het procesmanagement rapporteert één keer in de maand schriftelijk aan de projectdirecteur over de planning en voortgang van de activiteiten en de besteding van de financiële middelen.
5. Het procesmanagement stelt jaarlijks, in verband met de verplichtingen als bedoeld in het eerste lid, een begroting op. Het procesmanagement stelt tevens jaarlijks een jaarverslag op waarin verslag wordt gedaan van de activiteiten en van de uitgaven en ontvangsten over het afgelopen jaar.
Artikel 12. Instelling adviesgroep
De minister kan een adviesgroep van externe deskundigen instellen voor de advisering inzake informatie- en communicatietechnologie in het onderwijs. Adviezen worden uitgebracht aan de projectdirecteur, tenzij anders aangegeven. Bij de inwerkingtreding van deze beschikking is er een advies- en begeleidingsgroep, als bedoeld in bijlage 3.
Artikel 13. Intellectuele eigendom
1. Alle rapporten, notities en verslagen en andere producten welke door of namens een adviesgroep in het kader van de onderhavige opdracht ten behoeve van de minister worden vervaardigd, zijn eigendom van de minister. Indien zulks een nadere overdracht van rechten uit intellectuele eigendom vereist, worden deze rechten bij voorbaat om niet aan de minister overgedragen. Indien en voor zover overdracht bij voorbaat van bovenbedoelde rechten niet mogelijk is, verplichten de leden van een adviesgroep zich deze rechten onverwijld na het ontstaan op eerste verzoek van de minister om niet over te dragen aan de minister.
2. Een adviesgroep verplicht zich ter uitvoering van de opdracht geen inbreuk te maken op enig recht van intellectuele eigendom en de minister te vrijwaren van alle aanspraken van dien aard van derden.
Het procesmanagement en een adviesgroep nemen geheimhouding in acht ten aanzien van alle informatie die in het kader van deze beschikking bekend wordt en waarvan het karakter als vertrouwelijk is aan te merken.
1. Het beheer van de bescheiden van een adviesgroep gebeurt door het procesmanagement en op overeenkomstige wijze als bij het ministerie.
2. De bescheiden worden binnen drie maanden na beëindiging van de werkzaamheden van een adviesgroep overgedragen aan het Centraal Archief van het ministerie.
Met de voorzitter en de leden van een adviesgroep wordt een inleenvergoeding afgesproken. Het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland zijn van toepassing.
Artikel 17. Instellingsduur procesmanagement en adviesgroep
Het procesmanagement en de advies- en begeleidingsgroep, bedoeld in artikel 12, worden ingesteld voor een periode die eindigt op 1 januari 2000. De minister kan de in de vorige volzin bedoelde datum wijzigen. De wijziging wordt gepubliceerd in Uitleg.
Hoofdstuk 5. Overleg met andere ministeries
Artikel 18. Overleg met afzonderlijke ministeries
De projectdirecteur voert overleg met vertegenwoordigers van het Ministerie van Economische Zaken, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het Ministerie van Algemene Zaken. Vanwege de directie Financieel-Economische Zaken wordt overleg gevoerd met het Ministerie van Financiën.
1. Er is een interdepartementale klankbordgroep informatie- en communicatietechnologie in het onderwijs.
2. De klankbordgroep bespreekt de voortgang van het ICT-project.
3. De klankbordgroep bestaat uit de portefeuillehouder, de projectdirecteur, de projectsecretaris, de projectcontroller, bedoeld in bijlage 1, een vertegenwoordiger van de directie Financieel-Economische Zaken, en vertegenwoordigers van het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, het Ministerie van Economische Zaken, het Ministerie van Binnenlandse Zaken, het Ministerie van Financiën en het Ministerie van Algemene Zaken. De portefeuillehouder is voorzitter van de klankbordgroep.
4. De vergaderingen van de interdepartementale klankbordgroep worden voorbereid door de projectstaf. Van de vergaderingen wordt een verslag gemaakt door de projectsecretaris, bedoeld in bijlage 1.
De Instellingsbeschikking projectgroep ICT van 11 november 1997, nr. WJZ/1997/31508, en de Instellingsbeschikking procesmanagement ICT van 11 november 1997 (Uitleg 26 november 1997, nr. 29) vervallen.
Artikel 21. Bekendmaking en inwerkingtreding
1. Deze beschikking wordt met de bijlagen en de toelichting in de Staatscourant geplaatst.
2. Deze beschikking treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Deze beschikking wordt aangehaald als: Instellingsbeschikking projectorganisatie ICT.
Bijlage 1. Samenstelling projectstaf
1. De projectstaf bestaat bij inwerkingtreding van deze beschikking uit:
- ir. J.F.C. Schouten, projectdirecteur,
- drs. O.M.T. Meyer, projectsecretaris,
- drs. H.H. Post, coördinerend beleidsmedewerker financiën en projectcontroller,
- drs. ir. P.G.J. Aben, coördinerend beleidsmedewerker algemeen en planning,
- J.M. Fossen RE RI, coördinerend beleidsmedewerker algemeen en technische toetsing.
2. De projectstaf beschikt over een secretariaat met een formatie van drie fte’s. Het secretariaat staat bij de inwerkingtreding van deze beschikking onder leiding van mw. C. Verhoog.
Bijlage 2. Procesmanagement
De staf van het procesmanagement bestaat bij de inwerkingtreding van deze beschikking uit:
- J.P.H. Boom, directeur,
- drs. F.J.M. de Rijcke, adjunct-directeur,
- drs. M. van Krimpen, adjunct-directeur, tevens programmamanager PROMMITT,
- drs. P.J. Baak, sectormanager primair onderwijs,
- M. van der Brugge, sectormanager primair onderwijs,
- drs. R.P.M. van Schie, sectormanager landbouwonderwijs,
- drs. P.G. Hogenbirk, sectormanager voortgezet onderwijs,
- drs. H.C.P. Kerkhof, aspectmanager cultuur,
- drs. H.G.H. van der Werf, sectormanager beroepsonderwijs en volwassen-eneducatie.
Bijlage 3. Advies- en begeleidingsgroep
1. De advies- en begeleidingsgroep heeft tot taak:
a. het adviseren van de minister bij de ontwikkeling en uitvoering van zijn beleid inzake de informatie- en communicatietechnologie in het onderwijs, en
b. het bereiken van een zo groot mogelijk draagvlak in het onderwijsveld voor activiteiten inzake de informatie- en communicatietechnologie in het onderwijs.
2. De leden van de advies- en begeleidingsgroep zijn inhoudelijk deskundig op het gebied van onderwijs, mede in relatie tot het ICT. Zij worden benoemd door de minister.
3. De advies- en begeleidingsgroep bestaat bij inwerkingtreding van deze beschikking uit:
- prof. dr. A.M.L. van Wieringen, voorzitter en lid,
- mw. C. Groenhoff, lid,
- prof. dr. T. Plomp, lid,
- mw. drs. D.D. van Rest, lid, en
- mw. C.P. Vogelaar, lid.
4. Het secretariaat van de advies- en begeleidingsgroep wordt verzorgd door het procesmanagement.
5. De voorzitter zorgt voor een taakverdeling tussen de leden van de advies- en begeleidingsgroep.
6. Alle stukken van de advies- en begeleidingsgroep, gericht aan de minister, worden aan de minister voorgelegd via de projectdirecteur.
7. De projectdirecteur of een door hem aangewezen vertegenwoordiger woont de vergaderingen van de advies- en begeleidingsgroep als toehoorder bij.
Deze beschikking vervangt de Instellingsbeschikking projectgroep ICT en de Instellingsbeschikking procesmanagement ICT van 11 november 1997. Wijziging van de beschikkingen was noodzakelijk in verband met de nieuwe projectorganisatie voor ICT waarbij onder meer de onderlinge relaties en verantwoordelijkheden tussen de diverse actoren in het ICT-project verduidelijkt. Ook zijn een projectdirecteur en een projectstaf ingesteld.
In de brief aan de Tweede Kamer van 10 juni 1998, nr. FacB/Dir/1998/23409, is in dit verband gemeld dat een projectdirecteur is aangetrokken die de opdracht heeft gekregen het project te herstructureren, de projectorganisatie personeel en materieel te versterken en de verantwoordelijkheids- en rapportagelijnen te expliciteren. In deze Instellingsbeschikking projectorganisatie ICT 1998 en in de Instellingsbeschikking procesmanagement ICT 1998 is de herziene projectorganisatie vastgelegd.
Het gaat bij deze nieuwe Instellingsbeschikking projectorganisatie ICT om een geïntegreerde regeling die in de plaats treedt van de oorspronkelijke instellingsbeschikkingen. Namen van personen en bijzondere hoedanigheden zijn opgenomen in bijlagen. Tevens is voorzien in een steviger verankering van de wenselijke verantwoordelijkheidsverdeling. Dit blijkt vooral uit het tweede hoofdstuk over Leiding en kader van de projectorganisatie waarin de portefeuillehouder en de projectdirecteur zijn gepositioneerd.
In deze instellingsbeschikking is expliciet bepaald dat de geldende regelingen met betrekking tot begrotingsprocessen en de Organisatie- en mandaatregeling OCenW onverkort van toepassing zijn. Dit betekent onder meer dat de portefeuillehouder en de projectdirecteur de bevoegdheden die zij krachtens deze beschikking toegekend hebben gekregen, zodanig uitoefenen dat zij, waar ook anderen verantwoordelijkheden hebben, die anderen in de gelegenheid stellen hun verantwoordelijkheid inhoud te geven.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,
J.M.M. Ritzen.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-1998-131-p6-SC14655.html