Vaststelling selectielijst van de Raad van State

Besluit van 21 februari 1997, nr. 97.000820, houdende vaststelling van een selectielijst van de Raad van State

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, A. Nuis, van 13 februari 1997, nr. 97003574/8056, directie Wetgeving en Juridische Zaken, gedaan in overeenstemming met de Raad van State;

Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

Gezien het advies van de Raad voor het cultuurbeheer van 17 november 1995, nr. 446;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde selectielijst ’Basisselectiedocument administratieve rechtsbescherming door de Raad van State 1940-1994’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Lech, 21 februari 1997.
Beatrix.
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,A. Nuis.

Bijlage

I. Toelichting behorend bij het basisselectiedocument, administratieve rechtsbescherming door de raad van state 1940-1994

1. Vooraf

Het ’Basisselectiedocument administratieve rechtsbescherming door de Raad van State, 1940-1994’ dient, samen met het desbetreffende onderzoeksrapport¹, als instrument bij de selectie van de archiefbescheiden van de Raad van State op het terrein van de administratieve rechtsbescherming na 1940 tot 1994. De Raad van State is zorgdrager in de zin der Archiefwet 1995. In het basisselectiedocument (BSD) worden waarderingen aangegeven t.a.v. de bewaring en vernietiging van de archiefbescheiden op dit terrein. De archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden na een termijn van ten minste 20 jaar overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief. De vernietigbare archiefbescheiden worden na het verloop van de vastgestelde termijn vernietigd.

Het BSD geldt als de selectielijst, bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1995. Tot dusverre bestond er geen selectielijst voor de Raad van State.

BSD en deelrapport vormen onderdeel van het pakket maatregelen die de verkorting van de overbrengingstermijn en de terugbrenging van het bewaarpercentage mogelijk moeten maken. Hiertoe sloten de Secretaris van de Raad van State en de Algemene Rijksarchivaris op 30 januari 1993 een overeenkomst. In maart 1993 werd begonnen met het institutionele onderzoek. In april 1994 startte het zogenaamde driehoeksoverleg over de voordracht tot vaststelling van het BSD. Het driehoeksoverleg is derhalve nog gevoerd op grond van het inmiddels vervallen Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden.

Bij de voorbereiding van het BSD en van het daaraan voorafgaande onderzoek waren van de zijde van de Raad van State verschillende deskundigen ten aanzien van de taken en het archiefbeheer van de Raad betrokken. Als vertegenwoordigers van de Algemene Rijksarchivaris traden medewerkers van de Projectorganisatie PIVOT op.

Aan het zogenaamde driehoeksoverleg (Archiefbesluit 1995, artikel 3) hebben deelgenomen:

- als beleidsdeskundigen van de Raad van State:

Mw.mr. G.W. Leibbrandt-Donner, voormalig plv. hoofd stafafdeling geschillen van Bestuur (alleen in april), mr. J. Soons, chef-jurist afdeling Bestuursrechtspraak en dr. S. Zwem-stra, medewerker stafafdeling Bestuursrechtspraak;

- als deskundige archiefbeheerder van de Raad van State:

dhr. O. Groot, hoofd Bibliotheek en Archief;

- als vertegenwoordiger van de Algemene Rijksarchivaris:

dr. L. Hovy (medewerker Algemeen Rijksarchief) en drs. M. Beekhuis (plv. hoofd afdeling Bronverwerving en Toezicht).

Het driehoeksoverleg heeft plaatsgevonden gedurende vijf vergaderingen, namelijk in april, juli, september, oktober en december 1994. Tussentijds voerde de Raad van State op diverse niveaus intern overleg.

Na dit BSD zullen er nog andere BSD’s voor vaststelling worden aangeboden. Het gaat onder meer om het taakgebied administratieve rechtsbescherming voor wat betreft het gedeelte dat betrekking heeft op de afdeling Bestuursrechtspraak, het taakgebied advisering inzake wet- en regelgeving en het taakgebied tijdelijke waarneming van het koninklijk gezag.

In 1993 heeft bij de Raad van State een incidentele vernietiging in de zin van art. 3, vierde lid, van het ’oude’ Archiefbesluit plaats gehad. Aan de operatie ging een onderzoek vooraf, waarvan de bevindingen in het deelrapport ’Archieven administratieve rechtspraak/administratief beroep’ (samenstelling: door drs. A. Spieksma en drs. L. Verbeek) werden vastgelegd. De Algemene Rijksarchivaris heeft hierover advies uitgebracht (advies van 19 mei 1994, kenmerk 94/193/jz).

2. Het taakgebied

Een van de drie taakgebieden waarop de Raad van State zich beweegt, is het taakgebied van de administratieve rechtsbescherming. Dit taakgebied is in het onderzoeksrapport ’Driemaal ’s Raads recht’ (PIVOT-rapport nr. 17, p. 95) omschreven als ’het geheel van juridische mogelijkheden om klachten over besluiten en handelingen van de overheid voor te leggen aan een rechterlijke instantie of een administratief beroepsorgaan, dat dit geschil bindend zal moeten beslissen.’ De taken die aan de Raad van State op dit terrein zijn opgedragen, zijn in het PIVOT-rapport (p. 3) als volgt geformuleerd:

- de behandeling van de administratieve beroepen en andere geschillen, voor zover de beslissing is opgedragen aan de Kroon;

- de beslissingen van de bij de Wet administratieve rechtspraak overheidsbeschikkingen opgedragen geschillen.

Voor de ingrijpende wijziging in de taken van de Raad van State, die per 1 januari 1994 inging, zij verwezen naar p. 145 e.v. van het PIVOT-rapport.

Naast de afbakening van het taakgebied en een beschrijving van de taakontwikkeling van de Raad van State bevat het PIVOT-rapport verder een beschrijving van de op het taakgebied werkzame overheidsorganen, de toepasselijke wetgeving, de werkwijze van de Raad van State en de handelingen van de Raad. De handelingen, die beogen de werkzaamheden van de Raad op het terrein in kaart te brengen, zijn in het BSD niet gewijzigd.

3. De werking van het BSD

Het BSD is alleen van toepassing op de archiefbescheiden van de Raad van State. In organisatorische zin gaat het om de bescheiden van de afdeling Geschillen van Bestuur en de Afdeling Rechtspraak. De werking van het BSD beperkt zich tot het jaar 1994, toen de afdeling Rechtspraak werd opgeheven (handeling 1 t/m 68). Alle handelingen die betrekking hebben op de afdeling Bestuursrechtspraak zijn als onderdeel van het BSD administratieve rechtsbescherming al wel voorzien van een advies van de Raad voor Cultuurbeheer (d.d. 17 november 1995, nr. 446), maar zullen pas in een later stadium in een afzonderlijke selectielijst worden opgenomen.

Naast de Raad van State zijn er vele andere overheidsorganen werkzaam op dit terrein. Deze laatste vallen niet onder de werking van dit BSD.

Het BSD geldt slechts voor de archiefbescheiden die bij de uitoefening van extern gerichte taken gevormd zijn. Voor de selectie van de neerslag van de intern gerichte taken (b.v. financiële en personeelszaken) wordt een ander selectie instrument ontwikkeld.

Het deelnemen van de Raad van State aan externe adviescommissies en interdepartementale commissies (zie PIVOT-rapport p. 157 e.v. en p. 177 e.v.) wordt bij de Raad van State in beginsel als een aangelegenheid van de Volle Raad op het taakgebied ’advisering inzake wet- en regelgeving’ beschouwd en daarom in het BSD van dat taakgebied opgenomen. Dezelfde lijn wordt gevolgd ten aanzien van het internationaal overleg.

4. Selectiecriteria

Voor het taakgebied zijn specifieke selectiecriteria opgesteld. De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn voor het merendeel niet toe te passen.

De selectie gaat uit van de verschillende procedures die bij de Raad gangbaar zijn, zoals: de gewone behandeling van een zaak, de versnelde behandeling en de vereenvoudigde behandeling (zonder zitting). In het laatste geval spreekt men van ’buiten zitting’ zaken (art. 60 en 105 van de Wet op de Raad van State)². De voorzitter kan op verzoek het beroepen besluit schorsen en/of een voorlopige voorziening treffen (schorsingszaken).

Deze procedures worden gevolgd bij de behandeling van de Kroonzaken, Bab- en Arob-beroepen en (hoger) beroepszaken vanaf 1994. Afhankelijk van de procedure wordt een wisselend aantal stappen doorlopen; iedere stap levert een handeling op. Deze handelingen zijn in het PIVOT-rapport beschreven en in de selectielijst ongewijzigd overgenomen. De handelingen worden geselecteerd op bewaren dan wel vernietigen.

Het denkbeeld op een hoger niveau te selecteren - op zaken behandeld door de enkelvoudige kamer en zaken behandeld door de meervoudige kamer - is wel besproken, maar spoedig weer verlaten.

In hoofdlijnen wordt er op de volgende wijze geselecteerd: zaken waarin geen uitspraak is gedaan, worden integraal vernietigd; van z.g. buiten zitting zaken en schorsingszaken worden in de regel slechts de uitspraken bewaard; van bodemgeschillen worden naast de uitspraak nog andere processtukken bewaard. De dossiers van verweerder (zie Wet op de Raad van State 1962, art. 75) en procedurele routinestukken worden vernietigd. Omdat de rechtspraak in hoger beroep een nieuwe taak van de Raad van State is, wordt de neerslag van deze zaken voorlopig integraal bewaard.

Bij de selectie van de procesdossiers (de nrs. 1-8) worden de hieronder staande criteria gevolgd. Criterium 8 is een algemeen selectiecriterium.

1. Dossiers van zaken waarin geen uitspraak is gedaan, worden vernietigd.

Opmerking: Het gaat hier om doorgezonden zaken (zaken die als bezwaarschrift zijn aangemerkt en aan de betrokken bestuursorganen zijn doorgestuurd) en om ingetrokken zaken (zaken die door de appellant ingetrokken zijn).

2. Van alle overige zaken worden in ieder geval de uitspraken bewaard. Onder uitspraak wordt verstaan: de uitspraak in de vorm waarin deze naar partijen is verzonden, d.w.z. met de daaraan gehechte stukken.

3. Stukken die de neerslag zijn van procedurele routinehandelingen, zoals oproeping, verzoek om verweer, bericht van uitstel zitting, worden vernietigd.

4. Van zaken die buiten zitting zijn afgedaan, worden slechts de uitspraken bewaard. Alle andere stukken worden vernietigd, tenzij a) tegen de uitspraak verzet is gedaan, b) de zaak in het jurisprudentie-documentatiesysteem van de Raad van State (Judok) is opgenomen. Alsdan wordt zoveel mogelijk gehandeld als hierna onder 6.

N.b. Zie PIVOT-rapport pgs. 128-130.

5. Van schorsingszaken wordt alleen de uitspraak bewaard. Alle andere stukken worden vernietigd. Als tevens onmiddellijk uitspraak is gedaan in de hoofdzaak, wordt gehandeld als hierna onder 6.

6. Van alle andere zaken worden naast de uitspraak bewaard:

- de gedingstukken welke dateren van na het nemen van het bestreden besluit, die door toedoen van de Afdeling aan het dossier zijn toegevoegd, zoals beroepsschrift, verweerschrift, nadere memorie, ambtsbericht;

- de getekende minuut van de uitspraak;

- het proces-verbaal van de zitting, het proces-verbaal van het onderzoek ter plaatse;

- de stukken die de neerslag zijn van de interne gedachtewisseling, zoals ambtelijke nota’s, oordeelbriefjes, verslag plaatselijk onderzoek.

7. Ten aanzien van Kroonzaken wordt gehandeld overeenkomstig het bepaalde onder punt 1 t/m 6. Daarnaast worden ook bewaard het advies aan de Kroon, het verzoek van de minister om het advies in nadere overweging te nemen, en het nader advies.

8. De regels die de Afdeling voor haar werkzaamheden en die van de Kamers stelt, komen voor blijvende bewaring in aanmerking.

5. Reacties en adviezen

De selectielijst heeft vanaf 20 december 1994 twee maanden ter inzage gelegen. Tijdens deze periode is één reactie op het BSD binnengekomen. De binnengekomen reactie van prof.mr. S. Faber is doorgeleid naar de Raad voor Cultuurbeheer, zodat de Raad de reactie bij haar advisering heeft kunnen betrekken.

Het advies van de Raad voor het Cultuurbeheer/Rijkscommissie voor de Archieven (nr. 446) heeft geleid tot nader overleg tussen de Raad van State en de Algemene Rijksarchivaris.

De Raad voor Cultuurbeheer heeft terecht geconstateerd dat nog geen vernietigingstermijnen in de lijst waren opgenomen. Deze termijnen zijn inmiddels aan alle categorieën van de selectielijst toegevoegd. Omdat het om afgesloten archiefbestanden gaat (in 1994 is de Afdeling Rechtspraak opgeheven en de afdeling Bestuursrechtspraak ingesteld), is de vernietigingstermijn voor alle categorieën van bescheiden gesteld op 5 jaar.

¹ ’Administratieve rechtsbescherming. Een institutioneel onderzoek op het taakgebied van de administratieve rechtsbescherming vanaf 1940’, deel 3 van: Driemaal ’s Raads recht. Een drietal institutionele onderzoeken op taakgebieden van de Raad van State. Pivot-rapport nr. 17, ’s-Gravenhage, 1994.

² Voor informatie over de procedures: zie deel drie van genoemd Pivot-rapport.

II. Basisselectiedocument administratieve rechtsbescherming door de raad van state 1940-1994

N.b. De handelingen zijn op dezelfde wijze geordend en genummerd als in het onderzoeksrapport.

Afdeling voor de geschillen van bestuur

Actor: Kamers van de Afdeling voor de geschillen van bestuur.

De Afdeling Rechtspraak

Actor: De Kamers van de Afdeling Rechtspraak