Instroomproject ’Jongeren in de rijksdienst’

Circulaire

Datum: 1 december 1997

Kenmerk: AD97/U1170

Departementsonderdeel: Directie Personeelsmanagement Rijksdienst

Inlichtingen bij: A.W. Maas

Doorkiesnummer: 070-3027697

Doelstelling: bekendmaking van beleid

Juridische grondslag: geen

Relaties met andere circulaires: 12 mei 1997, AD97/U384

Ingangsdatum: 1 januari 1998

Geldig tot: 1 juli 2002

1. Inleiding

1.1 In deze circulaire wordt de regeling bekend gemaakt ten behoeve van de instroom van jongeren in de rijksdienst.

1.2 De regeling heeft als grondslag de volgende afspraak in de arbeidsvoorwaardenovereenkomst sector rijk 1997-1999:

’Partijen komen overeen jongeren meer kansen te geven om in te stromen in de rijksdienst. Daartoe wordt een plan van aanpak uitgewerkt, dat in 1998 en 1999 in uitvoering wordt genomen. Enkele honderden bovenformatieve plaatsen worden gecreëerd en vervolgens vervuld volgens een traineeformule. Gedacht wordt aan aanstelling van pas afgestudeerde HBO’ers en WO’ers voor twee jaar. Voorts wordt voorzien in een intensief opleidings- en mobiliteitstraject. Het oogmerk is om deze trainees - bij gebleken geschiktheid - in te laten stromen in reguliere functies, indien de mogelijkheden daartoe aanwezig zijn.

1.3 Ingevolge deze regeling kunnen departementen vallende onder de sector rijk, een bijdrage aanvragen voor het aanstellen van trainees op bovenformatieve plaatsen, additioneel op de reguliere instroom.

Onder trainees worden verstaan jonge, op het moment van indiensttreding niet langer dan één jaar afgestudeerde HBO’ers en WO’ers, die een tweejarig traject volgen waarin opleiding gecombineerd wordt met een gevarieerde werkervaring.

Onder de departementen worden tevens begrepen de Hoge Colleges van Staat.

1.4 De bijdrage strekt tot financiering van loonkosten en kosten van werving, selectie, opleiding en begeleiding op departementaal niveau.

Departementen financieren zelf eventuele aanvullende departementale kosten.

1.5 De bijdrage kan worden aangevraagd voor twee cohorten trainees, één cohort aan te stellen in 1998 en één in 1999.

2. Bestedingsvoorwaarden

Werving en selectie

2.1 De werving van trainees geschiedt door de departementen, bij voorkeur in onderlinge samenwerking. Zij maken bij de werving gebruik van een gemeenschappelijk beeld- en/of tekstkenmerk, dat de minister van Binnenlandse Zaken overeenkomt met de departementen.

2.2 Werving van het eerste cohort trainees vindt plaats vanaf het tweede kwartaal van 1998; werving van het tweede cohort vanaf het tweede kwartaal van 1999.

2.3 Trainees worden door de departementen geselecteerd onder meer met behulp van een assessment-procedure, waarin ook het betrokken lijnmanagement een rol speelt.

2.4 De bij de werving en selectie gehanteerde eisen zijn deels gemeenschappelijk en gebaseerd op een rijksbreed profiel dat de minister van Binnenlandse Zaken overeenkomt met departementen.

Voor een ander deel kunnen de departementen naar eigen inzicht aanvullende eisen hanteren.

Aanstelling en inschaling

2.5 De geselecteerde trainees krijgen een aanstelling bij een departement als rijksambtenaar in tijdelijke dienst voor twee jaar (ARAR, artikel 6, 2^e lid, sub h).

2.6 Datum van ingang van de aanstelling van trainees van het eerste cohort is uiterlijk 1 oktober 1998. Datum van ingang van de aanstelling van trainees van het tweede cohort is uiterlijk 1 oktober 1999.

2.7 Aanstelling geschiedt voor minimaal 32 uur per week.

2.8 Inschaling bij aanstelling van HBO’ers geschiedt in BBRA-schaal 8.0 en van WO’ers in 10.0. Indien de trainee naar het oordeel van het bevoegd gezag in voldoende mate functioneert, komt deze na een jaar in aanmerking voor een periodieke salarisverhoging.

Afwijkende salarisverhogingen tijdens de periode van aanstelling zijn slechts mogelijk op grond van interdepartementale overeenstemming.

Opleiding en mobiliteit

2.9 De trainees volgen een introductie- en opleidingsprogramma met departementale en bovendepartementale elementen. Laatstgenoemde elementen zijn opgenomen in een rijksbrede door de minister van Binnenlandse Zaken in overleg met de departementen overeen te komen opleiding, die alle trainees in het eerste jaar van aanstelling volgen.

2.10 De trainees doen in het tweede jaar op basis van detachering minimaal 3 maanden werkervaring op bij een ander departement dan waarbij ze zijn aangesteld. De detachering vindt plaats zonder onderlinge verrekening.

Het aanstellende departement draagt zelf zorg voor deze interdepartementale wisseling met ondersteuning van de in artikel 4.3 genoemde interdepartementale werkgroep.

Begeleiding en beoordeling

2.11 Departementen dragen zorg voor een begeleidingsprogramma voor de trainees. Het bevat onder meer periodieke functioneringsgesprekken.

Departementen wijzen een coach en/of mentor aan voor de begeleiding.

2.12 Uiterlijk drie maanden voor afloop van de aanstelling vindt een beoordelingsgesprek plaats met de trainee, waarin een oordeel wordt gegeven over het potentieel met daaraan gekoppeld een loopbaanadvies.

Het departement waarbij de trainee is aangesteld, betrekt het departement waarbij de trainee gedetacheerd is geweest, bij de beoordeling.

2.13 De trainees kunnen na twee jaar bij gebleken geschiktheid in aanmerking komen voor instroom in een reguliere functie. Minimaal drie maanden voor afloop van de aanstelling worden zij daartoe aangemerkt als interne sollicitant bij het aanstellende departement.

Daarnaast bestaat de intentie om juist ook instroom elders in de rijksdienst mogelijk te maken. Hiertoe zullen nadere interdepartementale afspraken worden gemaakt.

In beide situaties is de normale selectieprocedure van toepassing.

3. Aanvraag- en toekenningprocedure

3.1 Aanvragen voor een bijdrage tot financiering van traineeplaatsen kunnen worden ingediend door een departement. De aanvraag geschiedt door middel van een kort formulier dat vragen bevat over de volgende onderwerpen:

a. het aantal traineeplaatsen waarvoor een bijdrage wordt gevraagd;

b. het plan van aanpak betreffende de:

- werving

- selectie

- aanstelling

- inschaling

- begeleiding

- opleiding

- mobiliteit

- beoordeling

- instroom in een reguliere functie;

c. de administratieve en financiële aspecten.

3.2 Aanvragen dienen te worden gericht aan de minister van Binnenlandse Zaken. Aanvragen voor in 1998 te creëren traineeplaatsen moeten uiterlijk op 1 februari 1998 zijn ingediend; die voor 1999 uiterlijk op 1 februari 1999.

3.3 De minister van Binnenlandse Zaken beoordeelt de aanvragen aan de hand van de in deze circulaire opgenomen bepalingen.

3.4 In het toekenningsbesluit vermeldt de minister van Binnenlandse Zaken het aantal traineeplaatsen, dat voor een bijdrage in aanmerking komt.

3.5 De verdeling van de plaatsen geschiedt onder de departementen waarvan de aanvraag is goedgekeurd naar rato van de formatie in fte op de schaalniveaus 8 en hoger van deze departementen, met dien verstande dat per departement minimaal vijf plaatsen worden toegekend.

Indien één of meer departementen minder plaatsen hebben aangevraagd dan het aantal naar rato c.q. het minimum aantal, worden de resterende plaatsen naar rato van de genoemde formatie verdeeld onder departementen die meer plaatsen hebben aangevraagd.

3.6 In totaal worden in het kader van de regeling in 1998 maximaal 137 plaatsen toegekend en in 1999 maximaal 137 plaatsen.

3.7 De departementen die een aanvraag hebben ingediend voor in 1998 te creëren traineeplaatsen, ontvangen uiterlijk op 1 april 1998 bericht over toekenning of afwijzing. Voor in 1999 te creëren traineeplaatsen volgt bericht uiterlijk op 1 april 1999.

4. Uitvoeringsaspecten

Hoogte en berekening van de bijdragen

4.1 Deelnemende departementen kunnen afhankelijk van de aanvraag voor de uitvoering van deze regeling een tweetal bijdragen ontvangen: één voor het cohort 1998 en één voor het cohort 1999. De bedragen van deze subsidies worden verkregen door toepassing van de volgende formules:

bijdrage cohort 1998: 2 * a * f 70.000,-

In deze formule staat de letter a voor het aantal bij beschikking van de minister van Binnenlandse Zaken toegewezen traineeplaatsen (in fte) voor het jaar 1998. Het cijfer 2 komt voort uit de twee jaar die het traineeship bestrijkt.

bijdrage cohort 1999: 2 * b * f 70.000,-

In deze formule staat de letter b voor het aantal bij beschikking van de minister van Binnenlandse Zaken toegewezen traineeplaatsen (in fte) voor het jaar 1999. Het cijfer 2 komt voort uit de twee jaar die het traineeship bestrijkt.

Wijze van bevoorschotting

4.2 De bijdrage wordt bij wijze van voorschot in jaartranches verstrekt conform de volgende (van aanstelling van de trainees op 1 oktober uitgaande) schema’s:

bijdrage cohort 1998

begrotingsjaar 1998: 12,5%

begrotingsjaar 1999: 50,0%

begrotingsjaar 2000: 37,5%

bijdrage cohort 1999

begrotingsjaar 1999: 12,5%

begrotingsjaar 2000: 50,0%

begrotingsjaar 2001: 37,5%

Monitoring en evaluatie

4.3 Het instroomproject wordt gevolgd en begeleid door de minister van Binnenlandse Zaken in overleg met een interdepartementale werkgroep, waarin de deelnemende departementen zitting hebben.

4.4 De departementen dienen jaarlijks een verslag in bij de minister van Binnenlandse Zaken omtrent de uitvoering. Rapportage over het cohort 1998 geschiedt respectievelijk uiterlijk op 1 december 1999 en op 1 december 2000; rapportage over het cohort 1999 respectievelijk uiterlijk op 1 december 2000 en op 1 december 2001.

In de verslagen wordt aan de hand van een door de minister van Binnenlandse Zaken verstrekt formulier informatie verschaft over de voortgang op de in het plan van aanpak genoemde punten (3.1).

Tussentijds wisselen de departementen in onderling overleg ervaringen met de uitvoering uit.

4.5 De departementen brengen uiterlijk op 1 maart 2001 een financieel eindverslag uit over de uitvoering van het cohort 1998 en voor 1 maart 2002 over de uitvoering van het cohort 1999. In het financieel eindverslag wordt expliciet vermeld in hoeverre de traineeplaatsen gedurende de aangegeven twee jaar conform artikel 1.3 door leden van de aangewezen doelgroep feitelijk bezet zijn geweest en of de trainees conform de in artikel 2.8 gegeven aanwijzing zijn gehonoreerd.

4.6 De minister van Binnenlandse Zaken maakt eind 2001 een eindevaluatie op over het project.

Verantwoording en accountantscontrole

4.7 De departementen zenden de financiële eindverslagen aan de minister van Binnenlandse Zaken, vergezeld van een verklaring van de eigen departementale accountantsdienst inzake de juistheid van de in het eindverslag opgenomen informatie.

4.8 De financiële eindafrekening voor het cohort 1998 vindt plaats uiterlijk op 1 juli 2001 en voor het cohort 1999 uiterlijk op 1 juli 2002.

Terugvorderingsclausule

4.9 De minister van Binnenlandse Zaken kan de bijdrage geheel of gedeeltelijk terugvorderen, indien blijkt dat de uitvoering van de projecten niet plaatsvindt of heeft plaatsgevonden conform de bepalingen van deze regeling. Terugvordering geschiedt uiterlijk op de onder 4.8 genoemde data.

De Minister van Binnenlandse Zaken,
voor deze,
de directeur-generaal Management en Personeelsbeleid,
A.H.C. Annink.

Bijlage