Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriekDatum ondertekening
Algemene RekenkamerStaatscourant 1997, 190 pagina 15Besluiten van algemene strekking

Regeling functie en verantwoordelijkheid secretaris Algemene Rekenkamer

De Algemene Rekenkamer,

Overwegende dat het College een aantal van zijn bevoegdheden wenst te mandateren aan de secretaris;

Gelet op artikel 50, eerste lid, van de Comptabiliteitswet (Stb. 1995, 375);

Besluit:

Artikel 1

Bij de Algemene Rekenkamer is, met inachtneming van de aanwijzingen van het College, de secretaris belast met de ambtelijke leiding van al hetgeen de Rekenkamer betreft.

Artikel 2

De secretaris kan de hem opgedragen taken, bij schriftelijk door het College goed te keuren besluit, geheel of gedeeltelijk overdragen aan een of meer met name aangewezen onder hem ressorterende ambtenaren.

Artikel 3

De Instructies voor de Secretaris, vastgesteld bij Besluit van 20 december 1994, nr. 1259, vervallen met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit.

Een afschrift van dit besluit zal worden gezonden aan de hoofden van de Departementen van Algemeen Bestuur en aan de Staatscourant ter plaatsing daarin.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de Rekenkamer van 26 augustus 1997.


’s-Gravenhage, 26 augustus 1997.
mr. H. E. Koning, president.
mr. dr. T. A. M. Witteveen, secretaris.

Toelichting

Algemeen

Krachtens het besluit is de secretaris, met inachtneming van de aanwijzingen van het College, belast met de ambtelijke leiding van al hetgeen de Rekenkamer betreft. Met deze taakomschrijving is beoogd aansluiting te zoeken bij het Besluit van 18 oktober 1988, houdende regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal (Stb. 1988, 499).

Onderdeel van de taak van de secretaris is de zorg voor het management, bedoeld als beheersverantwoordelijkheid. Deze zorg kan echter niet los worden gezien van de taken ten aanzien van de beleidsontwikkeling en van het primaire proces (het onderzoek van de Rekenkamer). De secretaris draagt de verantwoordelijkheid voor de coördinatie en integratie van het beleid en van het primaire proces binnen de Rekenkamer en staat het College bij in de uitoefening van zijn taken. Over de positie en taak van de secretaris dient zowel in- als extern duidelijkheid te bestaan. Intern zowel in relatie tot het College als in relatie tot de onderzoeksdirecteuren. Hij is formeel bestuurder van de organisatie en hoofd van het ambtelijk apparaat. Dat voor wat betreft dit laatste de secretaris eerste ambtenaar van de Rekenkamer is volgt uit dit besluit.

De relatie tussen het College en de secretaris is gebaseerd op wederzijds vertrouwen, wil de secretaris de hem gemandateerde taken naar behoren kunnen uitoefenen.

Van belang is dat tussen het College en de secretaris afspraken worden gemaakt over de informatieverstrekking. De secretaris dient het College regelmatig in te lichten over de lopende zaken en werkzaamheden en legt periodiek verantwoording af. Dat de secretaris jegens het College verantwoordelijk is voor de naleving van deze afspraken past binnen de taakomschrijving die is neergelegd in dit besluit.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De taak van de secretaris kan, nader uitgewerkt, als volgt worden omschreven:

- het bijstaan van het College in de uitoefening van zijn taken. Dit houdt ondermeer in het voorbereiden van de vergaderingen van het College, het uitvoeren van besluiten en opdrachten van het College, het opstellen van de planning van werkzaamheden en de ondersteuning van het College en individuele leden bij externe contacten in binnen- en buitenland;

- de zorg voor de coördinatie en integratie van het beleid en van het primaire proces. Dit houdt ondermeer in de advisering over het te voeren beleid en de voorbereiding van voorstellen in het kader van de beleidsontwikkeling, de opstelling van onderzoeksvoorstellen en -rapportages, van jaarverslagen en van andere Rekenkamerpublicaties, de voorbereiding van de onderzoeksprogrammering en de opstelling van instructies en aanwijzingen voor het onderzoeksproces;

- de zorg voor personeel, financiën, organisatie en bedrijfsvoering.

a. Personeel

De secretaris is verantwoordelijk voor de vaststelling van het personeelsbeleid. Hij kan namens de Rekenkamer ambtenaren aanstellen in vaste en tijdelijke dienst, schorsen en ontslaan. Een en ander geschiedt met inachtneming van de algemene en bijzondere voor de Rijksdienst vastgestelde regels en de nadere regelgeving ter zake vastgesteld door het College.

b. Financiën

De secretaris is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en het financieel beheer. Voor wat betreft de administratieve organisatie geldt dat de secretaris, met inachtneming van hetgeen voortvloeit dat de Comptabiliteitswet, is belast met de administratie van

- de verplichtingen

- de uitgaven en de ontvangsten

- de vorderingen en schulden

- de meerjarenramingen.

De secretaris stelt de begroting en de rekening op. De definitieve vaststelling van het begrotingsvoorstel aan de minister van Binnenlandse Zaken geschiedt door het College. Hij is verantwoordelijk om namens de Rekenkamer verplichtingen aan te gaan ten laste van het begrotingsartikel inzake materiële en personele uitgaven van hoofdstuk II van de rijksbegroting, voorzover dat betrekking heeft op de Rekenkamer. Verder dient de secretaris zorg te dragen voor de betaalbaarstelling van de door de Rekenkamer verschuldigde bedragen en voor de inning van de bedragen die aan de Rekenkamer toekomen.

c. Organisatie

De secretaris is verantwoordelijk voor de vaststelling van de structuur van de organisatie, met dien verstande dat vaststelling van de hoofdstructuur aan het College is voorbehouden. Verder kan hij overgaan tot de instelling van dienstonderdelen en de toedeling van ambtenaren aan die dienstonderdelen en het opdragen van hun werkzaamheden. De secretaris draagt zorg voor de huisvesting. De plaats van de huisvesting wordt door het College bepaald. Verder is hij verantwoordelijk voor het management van de ondersteunende dienstonderdelen.

d. Bedrijfsvoering

De secretaris is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en toepassen van instrumenten die het management in staat stellen de interne activiteiten van de Rekenkamer te sturen. Hij dient zorg te dragen voor managementinformatie over de voortgang van het primaire proces, personeel en financiën.

Artikel 2

Door de secretaris is - op basis van de regeling in de Instructies voor de Secretaris van 20 december 1994 - een aantal van zijn taken en verantwoordelijkheden aan de onderzoeksdirecteuren doorgemandateerd. Het onderhavige besluit verzet zich hier niet tegen.

Artikel 3

Gegeven het feit dat de Instructies voor de Secretaris van 20 december 1994 aanleiding gaven tot interpretatieproblemen bestond behoefte tot herziening hiervan. Met dit besluit ligt thans vast dat de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de secretaris een integraal karakter draagt, met andere woorden betrekking heeft op het beleid, het primaire proces en het beheer van de Rekenkamer, zowel specifiek als in onderlinge samenhang.