Regeling controle Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding

27 maart 1996

Nr. EB96/447

Directie Brandweer en Rampenbestrijding

De Minister van Binnenlandse Zaken,

Gelet op artikel 10, derde lid, van het Besluit Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder de accountant: de accountant die het bestuur van het Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding krachtens artikel 5, tweede lid, van het Besluit Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding heeft aangewezen.

Artikel 2

1. De accountant verricht zijn controle van de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven, bedoeld in artikel 9, eerste lid, van het Besluit Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding, met inachtneming van de aandachtspunten, genoemd in het controleprotocol dat als bijlage bij deze regeling is opgenomen.

2. De accountant geeft in zijn verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, bedoeld in artikel 10, eerste lid, van het Besluit Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding, aan dat hij zijn controle op de wijze, bedoeld in het eerste lid, heeft verricht.

Artikel 3

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 1996.

Artikel 4

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling controle Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 27 maart 1996. De Minister van Binnenlandse Zaken,
H. F. Dijkstal.

Bijlage, behorende bij artikel 2 van de Regeling controle Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding

Controleprotocol

1. Accountantscontrole

In het kader van de controle beoordeelt de accountant de getrouwheid van de gegevens zoals die zijn opgenomen in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven en de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer. Daarnaast beziet hij of de administratieve organisatie, het financieel beheer en de administratie die ten behoeve van dat beheer en de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven wordt gevoerd, voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.

De accountant richt zijn dossiers op een zodanige wijze in dat op efficiënte wijze een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de controle. Onderdeel van zijn dossiers vormen, indien van toepassing, de resultaten van onderzoeken die hij bij derden in het kader van de controle heeft gedaan.

1.1. Reikwijdte van de controle

1.1.1. Getrouwheid

De rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven is getrouw indien deze is opgesteld overeenkomstig hetgeen maatschappelijk en in het accountantsberoep gebruikelijk is. Dit betekent dat de normen en beginselen die op het gebied van de externe financiële verslaggeving in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, van overeenkomstige toepassing zijn op de financiële informatievoorziening van het Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding.

1.1.2. Rechtmatigheid

In het kader van de controle op de rechtmatigheid van het verantwoorde beheer beziet de accountant of het beheer en de verantwoording daarover tot stand zijn gekomen overeenkomstig de relevante regelgeving en voorts of het beheer ordelijk en controleerbaar is. Dat houdt in dat de inkomsten en uitgaven in overeenstemming moeten zijn met de goedgekeurde begroting (begrotingsrechtmatigheid), met de interne regelingen, bevoegdheden en voorschriften (beheersrechtmatigheid) en met de overige regelingen, waaronder met name de relevante bepalingen in de Brandweerwet 1985 en het Besluit Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding die de bestedingsrichting van en de voorwaarden met betrekking tot de bijdragen bepalen (bestuursrechtmatigheid).

1.1.3. Doelmatigheid

Het doelmatigheidsonderzoek wordt ingedeeld in onderzoek naar de doelmatigheid van de organisatie (structuren, procedures en werkmethoden) en het beheer (economisch verantwoorde middelenverwerving en financiële beheersdaden van het bestuur). Het richt zich met name op de maatregelen die het bestuur heeft getroffen ter bevordering van een efficiënt beheer.

1.2. Tolerantie van de controle

Bij zijn oordeelsvorming streeft de accountant naar een ’hoge mate van zekerheid’. Indien dit begrip ten behoeve van het gebruik van statistische technieken moet worden gekwantificeerd, wordt daaronder verstaan een betrouwbaarheid van 95 procent. De accountant hanteert een foutfractie, uitgedrukt in geld, van ten hoogste 1 procent. Deze foutfractie dient door de accountant gehanteerd te worden op het niveau van de te onderscheiden geldstromen. Opgemerkt wordt dat fouten in absolute zin moeten worden opgevat, zodat saldering van fouten niet is toegestaan.

1.3. Mate van aandacht van de controle

1.3.1. Algemeen

Met uitzondering van de hieronder opgenomen onderwerpen die bijzondere en procedurele aandacht vereisen, dient de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven, zoals gebruikelijk is, met normale aandacht te worden gecontroleerd. Dat wil zeggen dat de controle wordt verricht in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen.

1.3.2. Bijzondere aandacht

Onder bijzondere aandacht wordt verstaan: de controle die verder strekt dan de controle die normaal bij de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven wordt uitgeoefend.

De accountant schenkt bij de controle bijzondere aandacht aan de hiernavolgende onderwerpen:

a. Hij stelt vast dat de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven is ingericht volgens artikel 9 van het Besluit Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding.

b. Hij stelt vast of de bijdrage, bedoeld in artikel 18e, eerste lid, eerste volzin, van de Brandweerwet 1985, is besteed aan de taken van het instituut, bedoeld in artikel 18a, tweede lid, van die wet.

c. Hij stelt vast dat een door de Minister van Binnenlandse Zaken te bepalen deel van de bijdrage, bedoeld in artikel 18e, eerste lid, eerste volzin, van de Brandweerwet 1985, is besteed aan de salariskosten van degenen die deelnemen aan de officiersopleidingen die met een rijksexamen als bedoeld in artikel 15 van de Brandweerwet 1985 worden afgesloten.

d. Hij stelt vast dat de tijdelijke bijdrage, bedoeld in artikel 18e, eerste lid, tweede volzin, van de Brandweerwet 1985 is besteed aan het doel waarvoor en onder de voorwaarden waaronder deze is verstrekt.

e. Hij beoordeelt de in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven verwerkte prestatiegegevens en de analyse van de eventuele afwijkingen, mede in relatie tot de overeenkomstige gegevens in de begroting. Hierbij besteedt hij tevens aandacht aan hetgeen hierover in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven is opgemerkt.

f. Hij beoordeelt de hoogte van en de mutaties in de voorzieningen alsmede de aanvaardbaarheid van de voorwaarden die de grondslag vormen voor de gevormde voorzieningen en de toereikendheid van de toelichting daarover in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven.

g. Hij beoordeelt de hoogte van en de mutaties in de reserves, de vrije besteedbaarheid daarvan alsmede de aanvaardbaarheid van de door het bestuur van het instituut gevormde bestemmingsreserves en de toereikendheid van de toelichting daarover in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven.

h. Hij beoordeelt de volledigheid en de juistheid van de in de administratie en verantwoording opgenomen baten anders dan voortvloeiend uit de bijdragen.

1.3.3. Procedurele aandacht

Onder procedurele aandacht wordt verstaan: het erop toezien dat procedures zijn ontwikkeld die waarborgen dat aan de desbetreffende administratieve en organisatorische voorschriften wordt voldaan en dat de werking van deze procedures en voorschriften is verzekerd. Een inhoudelijke toetsing kan achterwege blijven.

De accountant beoordeelt de opzet en de werking van het stelsel van maatregelen gericht op de doelmatigheid, waaronder het management control systeem en de maatregelen ten behoeve van een economische verantwoorde middelenverwerving.

2. Rapporteren door de accountant

De accountant rapporteert over de resultaten van zijn controle door middel van zijn verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid en het verslag van zijn bevindingen.

De accountant besteedt in zijn verklaring in ieder geval aandacht aan de hiernavolgende onderwerpen:

a. Hij heeft een oordeel over de getrouwheid van de gegevens die in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven zijn opgenomen, alsmede over de rechtmatigheid van het daarin verantwoorde financiële beheer.

b. Indien de foutfractie, bedoeld onder 1.2 hoger is dan 1 procent, maakt hij hiervan melding.

c. Hij maakt melding van geconstateerde, opzettelijk gemaakte fouten in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven, ook indien de invloed op de besteding van de bijdrage, bedoeld in artikel 18e, eerste lid, van de Brandweerwet 1985 minder is dan 1 procent. Fouten in de samenstelling van het eigen vermogen inclusief de voorzieningen worden vermeld onafhankelijk van het percentage.

d. Indien hij constateert dat het bestuur niet heeft voldaan aan 1.3.2, onderdelen a tot en met h, maakt hij hiervan melding.

De accountant besteedt in zijn verslag in ieder geval aandacht aan de hiernavolgende onderwerpen:

a. Hij geeft aan of de administratieve organisatie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.

b. Indien hij van oordeel is dat de informatie die is opgenomen in de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven, niet toereikend is voor een verantwoorde oordeelsvorming, doet hij hiervan mededeling onder opneming van de toereikende informatie.

c. Hij geeft de resultaten van de controle weer naar de onderwerpen, genoemd onder 1.3.2 en 1.3.3, die bijzondere en procedurele aandacht vereisen.

d. Hij neemt alle zaken op die naar zijn oordeel van belang zijn voor de definitieve vaststelling van de bijdragen.

Toelichting

Op grond van artikel 9, eerste lid, van het Besluit Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding legt het bestuur van het instituut rekening en verantwoording af over de besteding van de ontvangen bijdragen van het Rijk in zowel financiële als beleidsmatige zin. De door dat bestuur aangewezen accountant onderzoekt of de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven inzicht biedt in de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de door het bestuur gedane uitgaven. Zijn oordeel daaromtrent geeft hij weer in zijn verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid en zijn verslag van bevindingen. Deze stukken worden tezamen met de rekening en verantwoording van de inkomsten en uitgaven aan de Minister van Binnenlandse Zaken gezonden.

In de vorm van een controleprotocol kunnen nadere richtlijnen gewenst zijn voor de controle door de accountant. Enerzijds als handreiking aan de accountant, anderzijds als waarborg dat in de controlebehoefte van de Minister van Binnenlandse Zaken wordt voorzien. Daartoe is in artikel 10, derde lid, van genoemd besluit aan de minister de bevoegdheid toegekend nadere regels te stellen over de aandachtspunten voor de accountantscontrole. De onderhavige Regeling controle Nederlands instituut voor brandweer en rampenbestrijding strekt daartoe. Volledigheidshalve zij opgemerkt dat deze regeling niet tot doel heeft een aanpak van de accountantscontrole voor te schrijven. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle van het instituut en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen.

De Minister van Binnenlandse Zaken,

H. F. Dijkstal.