Archiefconvenant 2012–2016

Partijen:

• de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, dr. Jet Bussemaker, handelend als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden, hierna te noemen OCW; en

• de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, vertegenwoordigd door de heer drs. A. Brok, hierna te noemen VNG;

• het Interprovinciaal Overleg, vertegenwoordigd door mevrouw drs. E. Sweet, hierna te noemen IPO;

• de Unie van Waterschappen, vertegenwoordigd door de heer ing. J. Geluk, hierna te noemen UvW;

tezamen aangeduid als: Partijen.

Overwegen het volgende:

• Het digitaliseren van onze samenleving betekent een revolutie in het verspreiden van kennis en informatie en de dienstverlening aan burgers. Nooit tevoren was informatie zo onder handbereik van eenieder en tegelijkertijd zo kwetsbaar. Zonder voorzorg is digitale informatie al binnen de kortste tijd vervlogen of is er geen toegang meer toe. Dit raakt alle overheidsorganisaties in de kern, of het nu gaat om het bedrijfsproces, de dienstverlening en bewijsvoering richting burgers of het belang van de historische bronnen en geschiedenis.

• Door de exponentiële toename van het veelvormige digitale materiaal is het noodzakelijk om informatie vroegtijdig en sneller dan tot nu toe te waarderen en te selecteren, zonder de archiefwettelijke verantwoordelijkheid van zorgdragers aan te tasten.

• Het digitaliseren brengt kansen met zich mee om informatie eerder te ontsluiten en voor burgers openbaar te maken.

• Overheden staan op grond van hun archiefwettelijke taak voor de grote uitdaging om binnen het wettelijk kader ook hun digitale informatie duurzaam te bewaren. Dit vergt samenwerking en bewustwording over de volle breedte van de overheden, bij wie er thans sprake is van een zeer uiteenlopende situatie.

• Gezamenlijke ontwikkeling is nodig van kennis en praktische richtlijnen met betrekking tot (digitale) producten en infrastructuur op het terrein van duurzaamheid, openbaarheid en selectie, toegankelijkheid, collectievorming, kwaliteitszorg en bestelversterking.

• Deze samenwerking draagt bij aan sterke archiefinstellingen die toegerust zijn om hun rol als plechtanker van digitale informatievoorziening van overheid en samenleving te vervullen.

• Het bundelen van inzet en kennis door Partijen op het gebied van digitale innovatie, het versterken van het archiefbestel en het verbeteren van de kwaliteit van de uitvoering van de wettelijke taken door zorgdragers is van groot belang om efficiënt en kostenbesparend te kunnen opereren.

• Met het actief en gericht leggen van verbindingen tussen afzonderlijke archiefcollecties wordt de virtuele Archiefcollectie NL als bron van informatie, geschiedenis en erfgoed toegankelijk voor alle burgers in onze samenleving.

• De door Partijen opgestelde Innovatieagenda als bijlage bij dit convenant dient als basis voor een jaarlijks Uitvoeringsprogramma waarmee concreet invulling wordt gegeven aan de gezamenlijke inzet en ambitie van Partijen. Betrokkenheid hierbij van het Nationaal Archief (hierna: NA) is voor OCW van essentieel belang als uitvoeringsorganisatie en kenniscentrum dat samenwerkt en afstemt met de bij het archief betrokken uitvoeringsorganisaties en kenniscentra van de andere Partijen.

• De Archiefvisie, zoals op 30 juni 2011 door OCW aan de Tweede Kamer aangeboden (TK vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr.187), is uitgangspunt voor dit convenant.

Spreken het volgende af,

Artikel 1. Definities

In dit convenant (en de daarbij behorende bijlage) wordt verstaan onder:

a. de Innovatieagenda:

het document Bestuurlijke afspraken Innovatieagenda waarin de beoogde resultaten tot en met 2016 worden beschreven als basis voor het Uitvoeringsprogramma;

b. Uitvoeringsprogramma:

deel van de Innovatieagenda dat jaarlijks wordt geconcretiseerd en geactualiseerd tot een activiteitenprogramma;

c. het Programmabureau:

het bureau dat binnen het NA is ingericht om de activiteiten van Partijen te coördineren, waar nodig te ondersteunen en de noodzakelijke onderzoeken te organiseren;

d. Aanjaagteam:

team van bestuurlijke ambassadeurs en ambtelijke consulenten bij IPO, VNG en UvW.

e. Beleidsteam:

team ingesteld door Partijen waarin inhoudelijk deskundigen van OCW, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, provincies, gemeenten (VNG c.s) en waterschappen (UvW c.s.) zitting hebben, zo mogelijk uitgebreid met betrokken en daartoe door Partijen uitgenodigde vertegenwoordigers van hun leden, zoals CIO’s, secretarissen, griffiers, directeuren en inspecteurs.

Artikel 2. Rollen en verantwoordelijkheden

• 1. OCW

  • draagt de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het Uitvoeringsprogramma in overleg met overige Partijen;

  • belegt de uitvoering van de Innovatieagenda bij het NA en richt hiertoe bij het NA het Programmabureau in;

  • toetst in overleg met de bestuurlijke partners de voortgang van het programma op de uitgangspunten van de Archiefvisie, stelt het jaarlijkse Uitvoeringsprogramma, de begroting en de inhoudelijke en financiële verslaglegging vast, stemt af met de bestuurlijke partners en informeert de Tweede Kamer; hierbij worden de voorhanden periodieke onderzoeken door een onafhankelijke derde zoals bedoeld in artikel 4, zesde lid benut;

  • zorgt, indien dit voor het uitvoeren van dit convenant relevant is, voor het afstemmen met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als coördinator informatiehuishouding Rijk en bestuurlijke betrekkingen, tevens betrokkene bij de implementatie-agenda dienstverlening e-overheid (i-NUP) en coördinator van het programma compacte Rijksdienst.

• 2. VNG, IPO en UvW

  • zorgen voor communicatie over dit Archiefconvenant onder hun leden via de voor hun organisaties gebruikelijke middelen zoals website(s) en voor de VNG ook ledenbrieven en bijeenkomsten;

  • spannen zich in om onder hun leden te zorgen voor draagvlak voor het convenant en de Innovatieagenda;

  • stimuleren hun leden om actief bij te dragen aan de beoogde resultaten van de Innovatieagenda, bijvoorbeeld door deelname aan concrete projecten, pilots, klankbordgroepen, expertteams en werkgroepen en het realiseren van inspirerende voorbeelden;

  • nemen zelf of via hun leden actief deel aan onderdelen van de Innovatieagenda en het Uitvoeringsprogramma, en

  • vormen met het oog op het draagvlak en het meewerken door de decentrale overheden een Aanjaagteam.

  • nemen de overige rollen en verantwoordelijkheden op zich, zoals die in de Innovatieagenda zijn beschreven.

Artikel 3. Financiële afspraken

• 1. OCW draagt voor het uitvoeren van dit convenant, onder voorbehoud van goedkeuring door de begrotingswetgever, een totaalbedrag bij van € 9 mln. over de periode 2012–2016, zijnde € 1,5 mln. – € 2 mln. per jaar (Kamerstuk 26 643, nr. 187).

• 2. Dit programmabudget is bedoeld voor het faciliteren van het bij het NA onder te brengen Programmabureau en de in dit convenant toebedeelde activiteiten en het versterken van het kenniscentrum bij het NA (ten bedrage van € 3,7 mln over de periode 2012–2016), het faciliteren van het Aanjaagteam (ten bedrage van € 0,8 mln. over de periode 2012–2016), voor de nader vast te stellen Uitvoeringsprogramma’s 2012–2016, waaronder de centrale projecten en decentrale projecten (ten bedrage van respectievelijk € 1,2 mln en € 3,2 mln over de periode 2012–2016) en overige activiteiten zoals evaluatie.

• 3. Het budget is niet bestemd voor ‘hardware’.

• 4. De verdeling van de programmagelden vindt plaats conform de Innovatieagenda, met dien verstande dat op grond van nadere prioritering in het Uitvoeringsprogramma relatieve verschuiving kan plaatsvinden binnen het budget dat in de Innovatieagenda gereserveerd is voor projecten en onderzoeken in het kader van de daar genoemde programmalijnen. Toedeling van de middelen vindt plaats conform de vigerende subsidieregelgeving.

• 5. Voor deelname aan het uitvoeringsprogramma door archiefinstellingen en zorgdragers zijn vanuit OCW buiten het in het tweede lid genoemde programmabudget geen aanvullende gelden beschikbaar. Bij deelname aan het Uitvoeringsprogramma door archiefinstellingen en zorgdragers is de eigen financiële verantwoordelijkheid uitgangspunt, overeenkomstig de toedeling van de verantwoordelijkheden in de Archiefwet.

Artikel 4. Programmabureau

• 1. Het Programmabureau stelt in overleg met Partijen en deelnemende uitvoeringspartners en in overleg met het Beleidsteam, jaarlijks voor 1 oktober een Uitvoeringsprogramma op en legt dit voor aan Partijen ter goedkeuring voor 1 november van datzelfde jaar. Uiterlijk op 1 januari van het erop volgende jaar wordt dit Uitvoeringsprogramma vastgesteld door OCW als budgethouder.

• 2. Het Programmabureau ondersteunt het Beleidsteam in zijn functioneren en verzorgt het secretariaat.

• 3. Voor het begeleiden en het uitvoeren van de verschillende programmalijnen en projecten zoekt het Programmabureau medewerking van deskundigen van de betrokken vakorganisaties en kenniscentra (BRAIN, RHC’s, KVAN, SOD, Archiefopleidingen, DEN, Kennislab, KING, GBO, IOG-DIV, Waterschapshuis, IMG+). Het Programmabureau voert regelmatig overleg met deze kring van deskundigen in de vorm van een kennis- of expertisenetwerk of de eventueel daaruit gevormde themagroepen.

• 4. Landelijke projecten worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het Programmabureau dat de uitvoering zelf ter hand kan nemen of hiertoe, met in achtneming van de vigerende regelgeving, opdrachten kan verstrekken aan derden.

• 5. Decentrale projecten worden uitgevoerd door (samenwerkingsverbanden van) archiefinstellingen, overheden en/of vakinstituten. Met het oog op de onderlinge afstemming en betrokkenheid wordt bij decentrale projecten uitgegaan van vrijwilligheid als uitgangspunt. Het Programmabureau ziet erop toe dat er bij deelname aan decentrale projecten een evenredige bijdrage van organisaties en overheden, de zogeheten matchingsbijdrage, wordt geleverd die kan bestaan uit gerichte inzet van mensen en niet-financiële middelen uit de eigen organisatie, of een financiële bijdrage. Tegenover de financiële bijdrage vanuit OCW, van in totaal 3,2 mln (gemiddeld 0,8 mln. per jaar in de periode 2012–2016) voor decentrale projecten moet een gelijkwaardig deel staan van alle overige organisaties gezamenlijk. Bij landelijke voorbeeldprojecten kan het Programmabureau, in overleg met het Beleidsteam, afwijken van de evenredige verdeling tussen OCW en overige deelnemers.

• 6. Het Programmabureau organiseert periodieke onderzoeken om de voortgang van de Innovatieagenda vast te kunnen stellen, waaronder een in opdracht van Partijen aan een onafhankelijke derde opgedragen nulmeting (2012), ‘midterm review’ (eind 2014/begin 2015) en eindevaluatie (eind 2016/begin 2017) met betrekking tot de impact van het Uitvoeringsprogramma.

• 7. Het Programmabureau is primair verantwoordelijk voor communicatie naar buiten.

Artikel 5. Beleidsteam

• 1. Het Beleidsteam adviseert het Programmabureau over nadere prioritering binnen de Innovatieagenda en het jaarlijkse Uitvoeringsprogramma.

• 2. Het Beleidsteam bewaakt in samenwerking met het Programmabureau de voortgang, overlegt met uitvoeringspartners (waaronder BRAIN en KVAN), beoordeelt en toetst projectplannen en resultaten van het Uitvoeringsprogramma.

• 3. Het Beleidsteam komt tenminste 6 keer per jaar bijeen.

Artikel 6. Aanjaagteam

• 1. Het Aanjaagteam zorgt gedurende de looptijd van het Uitvoeringsprogramma voor het bewust worden en bestuurlijk draagvlak (in verschillende vormen).

• 2. Het Aanjaagteam biedt ter plekke ondersteuning en bereidt afspraken voor met de deelnemende overheden en instellingen over een evenwichtige inzet van personeel en middelen (matchingsbijdrage).

• 3. In samenwerking met het Aanjaagteam zorgt het Programmabureau voor de begeleiding van de decentrale projecten.

Artikel 7. Inwerkingtreding en looptijd

Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag van het ondertekenen door alle partijen en wordt aangegaan voor tenminste de periode 2012 t/m 2016. Op basis van de resultaten van de onderzoeken, bedoeld in artikel 4, zesde lid, worden de wijze van werken en de resultaten gemonitord en geëvalueerd. Op grond van de evaluatie wordt door Partijen beslist over het voortzetten van dit convenant.

Artikel 8. Opzeggen

• 1. Partijen kunnen hun deelname tussentijds opzeggen, doch doen dit niet dan na overleg met de convenantpartners.

• 2. Wanneer een partij het convenant opzegt, blijft het convenant voor de overige partijen in stand voorzover de inhoud en de strekking ervan zich daartegen niet verzetten.

• 3. Ingeval van het beëindigen van het convenant krachtens opzegging is geen van de partijen jegens een andere partij schadeplichtig.

Artikel 9. Afdwingbaarheid

• 1. Dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.

• 2. Partijen behouden de eigen bestuurlijke en archiefwettelijke verantwoordelijkheid.

Artikel 10. Bijlage

De bij dit convenant behorende bijlage Bestuurlijke afspraken Innovatieagenda Archiefconvenant 2012–2016 maakt integraal onderdeel uit van dit convenant.

Ingeval van strijdigheid tussen het bepaalde in de bijlage en het convenant prevaleert het convenant.

Artikel 11. Publicatie

Na ondertekening van dit convenant wordt de tekst van het convenant en de bijlage gepubliceerd in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen en in viervoud ondertekend,

Ministerie van Onderwijs en Wetenschap

Den Haag, 12 december 2012

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, J. Bussemaker.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Den Haag, 15 december 2012

Voorzitter VNG-commissie Onderwijs, Cultuur en Sport, A. Brok.

Interprovinciaal Overleg

Den Haag, 13 december 2012

Portefeuillehouder Cultuur in het IPO-bestuur. E. Sweet.

Unie van Waterschappen

Ridderkerk, 18 december 2012

Portefeuillehouder e-governance, J. Geluk.

BIJLAGE BESTUURLIJKE AFSPRAKEN INNOVATIEAGENDA ARCHIEFCONVENANT 2012–2016

Kerndoelstelling van de Innovatieagenda Archiefconvenant 2012–2016 is de inrichting van een optimaal

functionerende informatieketen tussen

• archiefvormer (zorgdrager/div’er/ict’er);

• archiefbewaarplaats / archiefinstelling (bewaarder / beschikbaarsteller / archivaris);

• archiefgebruiker (burger / wetenschapper / journalist e.a.),

toegesneden op de nieuwe (digitale) informatietechnologie.

De speerpunten uit de Archiefvisie 2011 zijn daarbij leidend. Om in de digitale tijd tot zo’n optimaal ingerichte informatieketen te komen, moet er nogal wat gebeuren. De traditionele verhouding tussen archiefvormer/zorgdrager en archiefbewaarplaats zal veranderen. Maar ook de verhoudingen tussen archiefinstellingen onderling en de relatie archiefprofessional-archiefgebruiker.

Belangrijkste bewegingen zijn:

• Vraagstukken van selectie/waardering, overbrenging/duurzame bewaring en openbaarheid van de informatie komen in een veel eerder stadium aan de orde dan na de huidige wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar. De belangrijkste beslissingen worden genomen bij of vlak na creatie van de informatie; voor goed en duurzaam informatiebeheer dienen archiefvormers en archiefinstellingen intensief samen te werken. Dat geldt niet alleen voor overheidsarchief: voor het veilig stellen van belangrijke particuliere archieven zijn een pro-actieve houding van archiefinstellingen en een goede onderlinge afstemming cruciaal. Om inhoud te geven aan de pro-actieve samenwerking tussen archiefwettelijke zorgdragers en archiefinstellingen worden op elk overheidsniveau Strategische Informatie Overleggen gevoerd.

• Duurzame beschikbaarheid van (digitale) informatie kan alleen worden gegarandeerd als archiefinstellingen intensief samenwerken, kennis delen, taken verdelen en gezamenlijk gebruik maken van applicaties en infrastructuur. Einddoel is dat een landelijk dekkend net van Regionale Historische Centra, (inter-) gemeentelijke archiefinstellingen en het Nationaal Archief informatiediensten aan zorgdragers (overheden) en burgers aanbiedt om daarmee hun wettelijke taken voor digital born archief op eigentijdse manier vorm te geven. Desgewenst kunnen ook gedigitaliseerde oudere archiefbescheiden hierbij betrokken worden. Uitgangspunt is om kennis en infrastructuur als gemeenschappelijke voorziening in te richten waar het kan en locaal/regionaal/landelijk maatwerk te bieden waar het moet. Door samenwerking van Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen in de regio’s ontstaan verzorgingsgebieden voor digitale dienstverlening die elk door één archiefinstelling, verbonden met het landelijk dekkende net, worden bediend.¹

• Voor raadpleging en hergebruik van (digitale) informatie wil de informatiegebruiker vrijelijk kunnen zoeken. Overheden en in elk geval de publieke archiefinstellingen op nationaal, provinciaal en regionaal/niveau zullen hun informatie zo moeten ontsluiten dat ze via landelijke en internationale zoeksystemen vindbaar en raadpleegbaar zijn. Dat vraagt om verdere uitwerking van gemeenschappelijke standaarden en metadata. Het uiteindelijke doel is de vrije beschikbaarheid van overheidsinformatie als ‘open data’.

De middelen die de staatssecretaris van OCW beschikbaar stelt voor de innovatieagenda zijn bedoeld om de archiefsector te versterken, een optimale ‘aansluiting’ tussen archiefwettelijke zorgdragers en archiefsector te realiseren en het Nationaal Archief (NA) als kenniscentrum voor archiefzorg en -beheer voor het gehele werkveld te versterken. Waar middelen beschikbaar worden gesteld voor decentraal uit te voeren programma’s en projecten worden deze steeds op vrijwillige basis gematcht met de bijdragen, waaronder de gerichte inzet van mensen en middelen, door overheden en instellingen (zie uitwerking onder III). Elke zorgdrager blijft de verantwoordelijkheid voor het eigen archief houden. De middelen zijn te beperkt om daarvan investeringen in technische infrastructuur ter plaatse te financieren. Met name op het gebied van de toegankelijkheid zal een landelijke hoofdstructuur van rijkswege ontwikkeld worden, op basis waarvan men desgewenst de decentrale infrastructuur kan realiseren (te vergelijken met de gang van zaken bij de digitale bibliotheekvernieuwing).

I. Programmalijnen en prioritering

In de Archiefvisie worden vijf onderling samenhangende onderwerpen onderscheiden: Duurzaamheid; Openbaarheid; Collectievorming; Toegankelijkheid; Archiefbestel.

In de Innovatieagenda corresponderen deze onderwerpen met vijf programmalijnen.

Programmalijn 1: Duurzaamheid.

In de transitie van analoog naar digitaal werken, communiceren en archiveren staat de opgave om de duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie te borgen bovenaan. Het volbrengen van deze opgave is randvoorwaardelijk voor het bereiken van resultaat op andere onderwerpen. Het bewustzijn dat er iets moet gebeuren op dit gebied groeit bij de overheden en het komt er nu op aan deze opgave overtuigend aan te pakken. Aan programmalijn 1 wordt daarom binnen de innovatieagenda de hoogste prioriteit gegeven.

Programmalijn 2: Openbaarheid en selectie.

De inspanning die nodig is voor het duurzaam bewaren van informatie kan alleen worden gelegitimeerd indien die informatie vrijelijk beschikbaar is, of daarop zo snel mogelijk uitzicht is, én voor zover die inspanning ook zo efficiënt en zorgvuldig mogelijk wordt ingezet. Daarom komen de thema’s openbaarheid en selectie samen in één programmalijn. Selectie van informatie is niet alleen nodig om duurzaam beheer efficiënt in te zetten, maar ook om zorgvuldige verwijdering of tijdelijke afscherming van privacy-gevoelige informatie te realiseren. Selectie is een tweesnijdend mes.

Programmalijn 3: Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL.

Het bestaansrecht van archiefinstellingen is evenredig met het maatschappelijk rendement van de openbare collecties die zij beheren en uitbaten. Dit rendement berust op de zichtbaarheid, vindbaarheid en doorzoekbaarheid van de archiefinformatie zelf en op de kwaliteit van de daarbij horende (digitale) informatiediensten. Openbaarheid en toegankelijkheid zijn sterk met elkaar verbonden. Daarom wordt aan de programmalijnen 2 en 3 in samenhang gewerkt.

Programmalijn 4: Collectievorming.

De archiefbranche als geheel heeft het documenteren van de samenleving tot opgave, niet alleen het mogelijk maken van een reconstructie van overheidshandelen. Met een terugtredende overheid en een veelheid aan private actoren binnen de maatschappelijke orde wordt veiligstelling van hun archieven binnen de (virtuele) Archiefcollectie NL nog meer van belang. Bij alle archieven, dus ook voor niet-overheidsarchieven, geldt echter het beginsel dat de eigenaar de eerstverantwoordelijke is voor de zorg daarvoor. Aandachtspunt is wel dat vele actoren niet gebonden zijn aan de archiefwettelijke bepalingen voor bewaren en openbaren. Dat betekent dat de rol van de overheid hierin vooral stimulerend en aanvullend kan zijn. Binnen het kader van deze Innovatieagenda neemt deze programmalijn aldus een relatief bescheiden plaats in.

Programmalijn 5: Kwaliteitszorg en bestelversterking.

De mate waarin duurzaam beheer, toegankelijkheid, openbaarheid, selectie en collectievorming kunnen worden gerealiseerd en geborgd, hangt uiteindelijk af van de professionele kwaliteiten van de mensen die het werk moeten doen en van de vitaliteit en slagvaardigheid van de organisaties en structuren waarbinnen zij werken. Ook schaalvoordelen kunnen hierbij een rol spelen. Vandaar dat het thema ‘robuust bestel’ in de Archiefvisie is vertaald in een programmalijn waarin opleiding, samenwerkend vermogen, kwaliteitszorg en organisatieontwikkeling de sleutelwoorden zijn. Bij een robuust archiefbestel gaat het om de ontwikkeling van mensen en de positionering van organisaties en structuren. Deze programmalijn in ondersteunend aan de hierboven genoemde inhoudelijke programmalijnen.

II. Resultaten, acties en producten

De Innovatieagenda onderscheidt per programmalijn de volgende resultaten. Daarbij worden als eerste uitwerking (en ter nadere prioritering) de volgende acties/producten voorgesteld voor het tijdsbestek 2012–2016. In de jaarlijks op te stellen uitvoeringsprogramma’s zullen acties en actoren nader worden uitgewerkt.

Programmalijn 1: Duurzaamheid

Resultaten

• Overheden hebben een strategische visie en/of implementatieplan voor digitale duurzaamheid van hun informatie.

• De basis is gelegd voor een landelijk dekkend net van e-depot voorzieningen. Er is een zichtbaar begin gemaakt met de realisatie door de organisaties van de centrale overheid en de decentrale overheden van zo’n voorziening, waarop kan worden aangesloten in verschillende samenwerkingsverbanden van overheden.

• Overheden voldoen volledig aan de Archiefregeling 2010, met inbegrip van de te stellen wettelijke eisen aan archiefwettelijke vervanging.

Voorgestelde acties/producten

• Decentrale overheden en zbo’s zijn actief benaderd en op het juiste strategische niveau geattendeerd op de opgave van digitale duurzaamheid.

• Voor decentrale overheden is een functioneel ontwerp voor het e-depot beschikbaar, met een ontwerp van de koppelvlakken op lokale systemen.

• Voor alle overheden zijn passende aansluitvoorwaarden geformuleerd, specifieke business-cases opgesteld, en zijn relevante dienstverleningsmodellen, handreikingen en best-practices voorhanden.

• Voor alle overheden zijn ten aanzien van de informatiehuishouding een landelijk kader voor informatiearchitectuur en een metadataschema ontwikkeld, die interoperabiliteit en maatwerk faciliteren.

• Er is een voor alle overheden geschikte handreiking voor een goede implementatie van de Archiefregeling 2010 (inclusief vervangingseisen).

Programmalijn 2: Openbaarheid en selectie

Resultaten

• Overheden spelen binnen de informatiehuishouding in op opgaven die voortvloeien uit het (Europese) open data beleid en actieve openbaarheid en sluiten aan op hun programma’s voor de e-overheid.

• In de bij zorgdragers gehanteerde systemen zijn de functionaliteiten die actieve openbaarmaking, hergebruik en vervroegde overbrenging ondersteunen, geoperationaliseerd.

• Als onderliggend instrument is de ‘selectielijst nieuwe stijl’, welke aansluit op de ordening van de (digitale) informatie, bij elke zorgdrager geïmplementeerd.

Voorgestelde acties/producten

• Het door het NA in samenwerking met de andere overheden ontwikkelde waarderingsinstrumentarium is overheidsbreed toepasbaar gemaakt en de resultaten van trendanalyses staan ter beschikking van zorgdragers en burgers.

• Het burgerbelang bij archiefselectie is overheidsbreed geborgd in de vorm van de aanwezigheid van onafhankelijke deskundigen.

• Er zijn handreikingen beschikbaar ten behoeve van een optimale implementatie van de (nieuwe) archiefwettelijke eis om de ordening van de informatiehuishouding en de structuur van de betreffende selectielijst op elkaar te laten aansluiten en er zijn best-practices met betrekking tot het beheer en onderhoud van selectielijsten.

• Er zijn op nationaal, regionaal en lokaal niveau inspirerende voorbeelden voorhanden van actieve openbaarheid en open data.

Programmalijn 3: Toegankelijkheid Archiefcollectie NL

Resultaten

• Er is een landelijke toegang (portal) tot een steeds groeiend deel van de Archiefcollectie NL, waarop elke archiefinstelling zich in beginsel kan aansluiten.

• Archiefinstellingen bieden in samenwerking met andere dienstverleners innovatieve informatiediensten aan burgers die bijvoorbeeld op zoek zijn naar informatie over objecten, personen, zaken, beelden of plaatsen.

• De dienstverlening door archiefinstellingen is in het algemeen geëvolueerd van aanbodgericht en collectiegebonden naar vraaggestuurd en erfgoedbreed.

• Er is een functionerende gemeenschappelijke open architectuur voor digitale dienstverlening in relatie tot bestaande architecturen van de overheden.

Voorgestelde acties/producten

• Archiefsectorbrede richtlijnen zijn ontwikkeld voor een open architectuur voor digitale dienstverlening, in de vorm van een landelijke referentiearchitectuur die aansluit op reeds geaccepteerde referentiearchitecturen voor de overheid.

• Archiefsectorbrede modellen voor metagegevens en semantische modellen voor de ontsluiting van documenten en daarmee verbonden objecten zijn opgesteld.

• Bestaande systemen zijn doorontwikkeld ter ondersteuning van de in het Archieven Portaal Europa gebruikte standaarden en archiefinstellingen hebben de mogelijkheid hierop aan te sluiten.

• Met Bibliotheek.nl zijn de mogelijkheden tot aansluiting voor archiefinstellingen onderzocht, met als doel de nationale bibliotheekcatalogus geschikt te maken voor het zoeken naar archiefmateriaal.

• Business-cases en best-practices zijn ontwikkeld met betrekking tot innovatieve dienstverlening, waaronder verdienmodellen.

Programmalijn 4: Collectievorming

Resultaten

• Er is een door de archiefsector gedragen ‘levende lijst’ van belangrijke particuliere archiefvormers, op basis waarvan gecoördineerde interventies, zoals acquisitie, inbewaarneming, pro-actieve benadering en voorlichting, kunnen worden uitgevoerd.

Voorgestelde acties/producten

• Archiefinstellingen delen hun acquisitieprofiel en maken werkafspraken die een gecoördineerde inzet tot veiligstelling van belangrijke particuliere archieven mogelijk maakt, op basis van een sectorbreed gedeelde waarderingsystematiek.

• De archiefsector legt een open register van relevante archiefvormers aan en houdt dit bij ten behoeve van voorlichting en verdere activiteiten richting archiefvormers.

• Er zijn praktische handreikingen ontwikkeld en breed verspreid voor het duurzaam beheer van digitaal archief door particuliere archiefvormers.

Programmalijn 5: Kwaliteitszorg en bestelversterking

Resultaten

• Op het terrein van digitale duurzaamheid is de kennisfunctie structureel versterkt en zijn de krachten van alle belangrijke spelers gebundeld in een kennisnetwerk. Het NA is binnen dit netwerk een knooppunt voor de gehele informatieketen (archiefvorming en archiefbeheer).

• Bij alle overheden is de integrale verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding ambtelijk robuust belegd in de functie van Chief Information Officer/CIO. Het Strategisch Informatie Overleg is bij alle overheden ontwikkeld als hét medium voor sturing op kwaliteit en integrale afweging van belangen voor de gehele informatieketen.

• Alle overheden beschikken over een werkend kwaliteitszorgsysteem als bedoeld in art.16 van de Archiefregeling 2011.

• Alle archiefinstellingen beschikken over een kwaliteitssysteem voor hun organisatie.

• Alle decentrale zorgdragers werken met kritische prestatie indicatoren. Bij de gemeenten geschiedt dat met het model voor de gemeentelijke archiefketen, aangevuld met het provinciale toezichtskader.

• De archief- en informatieprofessionals hebben deelgenomen aan innovatie- en opleidingsbijeenkomsten.

Voorgestelde acties/producten

• Er is een landelijke inventarisatie (quick scan) uitgevoerd van de allernodigste en meest ontbrekende kennis op de onderwerpen van de geprioriteerde programmalijnen van de Innovatieagenda. Op basis daarvan wordt de kennisfunctie van het Nationaal Archief structureel versterkt.

• Er is een handreiking voor alle overheden voor effectieve invulling van het Strategisch Informatie Overleg, implementatie van een kwaliteitszorgsysteem ex artikel 16 Archiefregeling en een kwaliteitssysteem voor archiefinstelllingen

• Er is een landelijke standaard voor de uitvoering van audits op de kwaliteit van de informatievoorziening, uitgewerkt in voor alle overheden passende prestatie- en kwaliteitsindicatoren, zodanig dat een instrument voorhanden is voor uitvoering van audits als regulier onderdeel van de bedrijfsvoering en het toezicht. Dit instrument is mede geschikt voor het bewaken van de kwaliteit van keteninformatieprocessen, ook over bestuurlijke grenzen heen.

• De kwaliteitsverantwoording van de zorgdragers wordt gestimuleerd. Op decentraal niveau gebeurt dit door steun aan de implementatie van de kritische prestatie indicatoren gemeentelijke archiefketen en het provinciale aanvullende beleidskader.

• In samenwerking met opleidingsinstituten en vakorganisaties hebben het kenniscentrum NA en KING competenties geformuleerd voor de archivaris/informatiespecialist van de toekomst en zijn daarmee overeenkomende modules tot ontwikkeling gebracht.

III. Financieel overzicht

	2012	2013	2014	2015	2016	totaal[2]
A ORGANISATIE
Programmabureau	0,20	0,25	0,25	0,25	0,20	1,15
B ACTIVITEITEN en PROGRAMMALIJNEN^1
Landelijk, versterking kennisfunctie NA	0,20	0,45	0,45	0,45	0,45	2,0
Landelijke communicatie, bijeenkomsten, expertmeetings programmabureau	0,05	0,10	0,15	0,15	0,10	0,55
Bestuurlijk en ambtelijk aanjaagteam bij IPO/VNG/UvW t.b.v. decentrale activiteiten	0,10	0,20	0,20	0,20	0,10	0,8
Onafhankelijke metingen: nulsituatie, midtermreview, eindevaluatie	0,03		0,03		0,04	0,1
Landelijke projecten en onderzoeken Programmalijn 1 (Duurzaamheid)		0,15	0,15	0,15	0,15	0,6
Decentrale projecten en onderzoeken Programmalijn 1 (Duurzaamheid)		0,50	0,50	0,50	0,50	2,0
Landelijke projecten en onderzoeken Programmalijnen 2, 3 en 4[3]		0,15	0,15	0,15	0,15	0,6
Decentrale projecten en onderzoeken Programmalijnen 2, 3, en 4		0,30	0,30	0,30	0,30	1,2
Totaal	0,58	2,10	2,18	2,15	1,99	9,0

---

1 Zie hiervoor o.a. de plannen van BRAIN, KVAN, LOPAI, DEN, Regionale Historische Centra, Gemeentearchief Rotterdam, Stadsarchief Amsterdam en Nationaal Archief, ACDD, mei 2010.

2 De bovengenoemde verdeling van de uitgaven per programmalijn over de verschillende jaren is tentatief, afhankelijk van het tempo waarin de verschillende activiteiten ontwikkeld kunnen worden.

3 De programmalijnen 2, 3 en 4 betreffen resp. de thema’s Openbaarheid en selectie, Toegankelijkheid en Collectievorming. Uitgaven voor programmalijn 5 (Kwaliteitszorg en bestelversterking) zijn inbegrepen bij de uitgaven voor versterking kennisfunctie NA en alle overige activiteiten, projecten en onderzoeken.