31 460 Project SPEER

Nr. 30 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 20 november 2012

Hierbij zend ik u de voortgangsrapportage van het programma SPEER over de periode 15 maart 2012 tot 15 september 2012. De rapportage is in de gebruikelijke vorm opgesteld. Daarnaast bevat de brief een overzicht van de gevolgen van de reorganisatie voor het programma SPEER. Daarmee voldoe ik aan uw verzoek van 7 november jl.

Opzet

In deze rapportage komen achtereenvolgens aan de orde:

• I samenvattend oordeel;

• II de doelen en de reikwijdte van het programma;

• III de financiën, verdeeld in investeringen en exploitatie;

• IV de stand van zaken van het programma, de planning en de mijlpalen;

• V de risico’s;

• VI de sturing en de beheersing van het programma SPEER;

• VII overige bijzonderheden.

I Samenvattend oordeel

Op 18 juli en 18 september jl. (Kamerstukken 31 460 nr. 29 en 32 733 nr. 81) informeerde mijn ambtsvoorganger u onder meer over de stand van zaken van de reorganisatie en de gevolgen voor de invoering van SAP bij Defensie. Het blijft onverminderd van groot belang een realistisch beeld te schetsen van de voortgang en het beoogde eindproduct van SPEER. Dit te meer tegen de achtergrond van de aanwezige risico’s. De samenhang van de reorganisatie met de gelijktijdige invoering van SAP vereist strakke regie. Besloten is dat SPEER de reorganisatie volgt en ondersteunt. Dit resulteert in extra werkzaamheden voor SPEER om de reorganisatie te ondersteunen, terwijl het eigenlijke werkpakket van SPEER door de parallelle veranderingen in de bedrijfsvoering complexer wordt. Daarnaast moet het tempo van SPEER iets worden vertraagd zodat de invoering van SAP in de pas komt te lopen met de reorganisatie. Tegelijkertijd herbevestig ik de noodzaak SAP in te voeren omwille van de verbetering van de bedrijfsvoering en omdat de reorganisaties en de daarmee gepaard gaande opbrengsten ervan afhangen.

Om deze redenen heb ik besloten de invoering van SAP meer tijd en menskracht toe te wijzen. Ik heb voorts de volgende besluiten genomen:

• De functionaliteit van het programma SPEER verandert niet. De besluiten over wat SAP uiteindelijk moet kunnen en welke processen worden ondersteund, zijn genomen in de tussenbalans van 2010 en daar houden we aan vast. Dat is nodig voor de nieuwe defensieorganisatie.

• Nieuwe versies van het systeem en de bijbehorende migraties die waren voorzien voor de eerste helft van 2014 volgen de reorganisatie. Dat betekent dat de voltooiing van de versies en migraties het gehele jaar 2014 in beslag nemen.

• De migratieorganisaties worden niet eind 2013 opgeheven maar blijven een jaar langer in stand en op sterkte. Om die reden zullen ongeveer 150 defensiemedewerkers langer bij de invoering van SAP betrokken blijven. Daarnaast moeten de defensieonderdelen extra personeel vrijmaken om SAP te vervolmaken, te vullen met basisgegevens en verder in gebruik te nemen. Deze langere inzet heeft vooralsnog geen verdere gevolgen voor de operationele gereedstelling. Bij tegenvallers in de reorganisatie of de invoering van SAP is een verdere beperking van de gereedstelling echter niet uit te sluiten.

• Een deel van de benodigde extra inspanning zullen de defensieonderdelen met tijdelijke externe krachten moeten leveren, omdat de benodigde capaciteit intern niet tijdig voorhanden is. Het gaat om processen in 2013 en 2014, zoals dataschoning en -migratie, opleidingen en contractinvoer.

• De materieellogistieke informatiesystemen die door SAP overbodig worden, moeten langer in werking blijven. Naar verwachting zullen vanaf begin 2015 de eerste alsnog kunnen worden uitgeschakeld.

• De programmaorganisatie van SPEER, die thans is belast met de ontwikkeling, de bouw en de invoering van SAP, zal met ingang van 2013 de taken overdragen aan de lijnorganisaties van Defensie.

Deze maatregelen zijn erop gericht Defensie eind 2014 te laten beschikken over een robuust ERP-systeem, waarmee de financiële en materieellogistieke processen worden gekoppeld en ondersteund. In de komende twee jaren is het alle hens aan dek voor Defensie. De inzet van het personeel is van doorslaggevend belang voor het succes van de maatregelen. De uitdaging is groot gelet op de reorganisaties en de onzekerheden die daarmee gepaard gaan.

In de afgelopen tijd heb ik laten onderzoeken hoe de benodigde extra tijd en mensen kunnen worden gevonden en hoeveel budget dit vergt. In het nieuwe plan voor SPEER worden de totale kosten van de maatregelen die voortvloeien uit de reorganisatie voorlopig geraamd op ongeveer € 18 miljoen. Een en ander zal later in de defensiebegroting worden verwerkt. Ik zal u daarover in de volgende voortgangsrapportage nader informeren. Om die reden zijn de desbetreffende budgetten in deze voortgangsrapportage, die immers betrekking heeft op de periode van 15 maart tot 15 september 2012, nog niet aangepast.

Na de verslagperiode en nadat is besloten over het nieuwe plan voor SPEER is de noodzaak het programma enigszins te vertragen verder toegenomen. Onlangs is bekend geworden dat de reorganisatie van de staven enkele maanden langer in beslag zal nemen. Deze vertraging hangt samen met het feit dat het georganiseerde overleg met de vertegenwoordigers van de centrales van overheidspersoneel langer heeft geduurd dan voorzien. Het gevolg is een aanvullende vertraging van de reorganisaties van enkele maanden. U bent daarover geïnformeerd in de brief van mijn ambtsvoorganger van 2 november jl. (Kamerstuk 32 733, nr. 86). De gevolgen van deze vertraging voor de invoering van SAP zijn nog niet in het plan meegenomen, ik kom hier in de eerstvolgende voortgangsrapportage op terug.

II Doelen en de reikwijdte programma

De doelstellingen van het programma SPEER zijn ongewijzigd zoals vermeld in tabel 1.

Tabel 1: Doelstellingen, normen, streefwaarden/indicatoren en de stand van zaken

Doelstelling	Norm	Streefwaarde/ Indicator	Stand van zaken
Ondersteuning van de defensiebrede bedrijfsvoering en het joint operationeel optreden.	Volledige bevoorradingsketen voorzien van uniforme IV-ondersteuning (één ERP-systeem voor de gehele keten), inclusief de daartoe noodzakelijke koppeling met de financiële administraties. Onderhoudsketen gedeeltelijk voorzien van uniforme ondersteuning (één ERP-systeem voor alle operationele commando’s).	ERP-technologie volledig in bedrijf gesteld in de functiegebieden financiën, transport, bevoorrading en verwerving. ERP-technologie gedeeltelijk uitgerold in het functiegebied onderhoud (OPCO’s inclusief hun onderhoudsbedrijven).	ERP-technologie is in bedrijf in het financiële functiegebied en wordt stapsgewijs in bedrijf gesteld in het materieellogistieke functiegebied. De beleidsbrief, op grond waarvan de OPCO’s de besturing van de onderhoudsbedrijven wordt opgedragen, vergde de SAP-migraties van de bedrijven.
Ondersteuning van het besturingsmodel.	Alle betrokken processen bij de defensieonderdelen gestandaardiseerd en geïntegreerd.	ERP-technologie in 2008 volledig in bedrijf gesteld in het financiële domein en eind 2014 in de gehele bevoorradingsketen (inclusief verwerving en onderhoudsfuncties).	De bestaande kernel vergt aanpassing aan de nieuwe bedrijfsvoering op grond van de beleidsbrief.
Doelmatigheids-winst door procesdoelmatigheid en de herbelegging van processen.	Alle besparingen toegewezen aan de defensieonderdelen en ingeboekt in de begroting.	Eerste deel besparingen van 550 vte’en vanaf 2014 naar 610 vte’en in 2016 plus € 12 miljoen vanaf 2014 naar € 18 miljoen in 2016.	De opbrengsten zijn vervlochten met de beleidsbrief en de numerus fixus
Doelmatigheids-winst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door de uitfasering van de legacy systemen.	Alle grote legacy systemen vervangen door één ERP-systeem.	De meer dan twintig legacy systemen op materieellogistiek en financieel gebied worden uitgeschakeld volgens het migratieplan.	Het oude financiële legacy systeem is uitgefaseerd. Uitfasering van de overige systemen volgt uit de materieel-logistieke migratieplanning.

III Financiën, verdeeld in investeringen en exploitatie

De defensiebegroting 2013 heeft drie budgetten voor SPEER:

• 1. ERP/M&F. Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten van het ontwerpen, bouwen en invoeren van SAP M&F. Het maakt deel uit van de ramingen voor »Voorzien in ICT» op beleidsartikel 6 van de begroting en is vanwege de omvang van het budget afzonderlijk toegelicht.

• 2. Project Aanpassing Legacy Systemen (PALS). Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten van het maken van koppelingen tussen oude informatiesystemen en het nieuwe informatiesysteem. Ook dit budget wordt afzonderlijk toegelicht als onderdeel van «Voorzien in ICT» op beleidsartikel 6.

• 3. Exploitatievoorbereiding ERP. Dit exploitatiebudget is bestemd voor de dienstverlening door de bedrijfsgroep IVENT. Het budget voor exploitatievoorbereiding is onderdeel van de raming voor «Apparaat per uitgavencategorie – waarvan ICT» op beleidsartikel 7.

Het totale budgetvolume van SPEER in de begroting 2013 is € 419,7 miljoen. Tabel 2 laat zien hoe deze budgetten in de begroting zijn verwerkt.

Tabel 2: SPEER budgetten in de Defensiebegroting 2013 (in € miljoen)

Omschrijving	Project-volume	t/m 2011	2012	2013	2014	Fasering Tot
ERP/M&F	268,1	232,4	16,2	14,6	4,9	2014
PALS	31,6	23,1	4,1	4,2	0,2	2014
Exploitatievoorbereiding	120,0	87,6	17,5	14,2	0,7	2014
Totaal	419,7	343,1	37,8	33,0	5,8

In de actuele ramingen zijn nog niet de financiële gevolgen verwerkt van de extra werkzaamheden die het programma SPEER voor de reorganisaties uitvoert en de release- en migratieplanning die als gevolg daarvan zijn veranderd. Tabel 3 geeft inzicht in de projectvolumes zoals toegelicht in de vorige rapportage van 4 mei 2012, de actuele raming, de uitgaven tot en met 2011 en de ramingen voor de uitgaven in de jaren 2012 tot en met 2014.

Tabel 3: Actuele realisatie en raming budgetten Programma SPEER (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige rapportage	Actuele raming	t/m 2011	2012	2013	2014
ERP/M&F	268,1	268,1	232,4	16,2	14,6	4,9
PALS	31,6	31,6	23,1	4,1	4,2	0,2
Exploitatievoorbereiding	120,0	120,0	87,6	17,5	14,2	0,7
Totaal	419,7	419,7	343,1	37,8	33,0	5,8

Toelichting budget ERP/M&F

Dit budget is bestemd voor de kosten van het ontwerp, de bouw en de invoering van het nieuwe informatiesysteem en de daarbij horende activiteiten. Deze kosten betreffen vooral uitbesteed werk. Het budget bestaat uit vier kostencategorieën en de programmareserve:

• 1. Programmakosten: de kosten van regievoering, de huur van deskundigheid onder andere voor second opinions en reviews, de aanschaf van software en licenties, de ontwikkeling van opleidingen en gebruikersinstructies en de training van programmamedewerkers.

• 2. Ontwerp- en bouwkosten: de kosten van het ontwerp van gestandaardiseerde en geïntegreerde financiële en materieellogistieke processen en de kosten van het stapsgewijs ontwerpen, bouwen en testen van nieuwe functionaliteiten van SAP M&F, het nieuwe informatiesysteem.

• 3. Migratiekosten: de kosten van de stapsgewijze technische en organisatorische invoering van het nieuwe informatiesysteem in de defensieorganisatie.

• 4. Overige kosten: de kosten die niet tot de eerste drie kostencategorieën worden gerekend. In het verleden zijn beheerkosten ten laste van deze categorie geboekt.

• 5. De programmareserve is een voorziening om tegenvallers tijdens de uitvoering van het programma op te vangen binnen het huidige programmabudget.

Het ERP/M&F budget is vooralsnog onveranderd en heeft een omvang van € 268,1 miljoen. Hiervan is tot nu toe (stand 15 september jl.) € 265,1 miljoen verplicht en € 243,6 miljoen besteed. Tabel 4 geeft per kostencategorie inzicht in de uitgavenraming volgens de vorige rapportage van 4 mei 2012, de actuele raming, de uitgaven tot en met 2011 en de meerjarige raming tot en met 2014.

Tabel 4: budget ERP/M&F (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige rapportage	Actuele raming	t/m 2011	2012	2013	2014
Programmakosten
Regievoering	41,4	41,4	38,2	2,0	1,2	-
Expertise en contra-expertise	17,2	17,2	15,7	0,8	0,7	-
Licenties	11,5	11,5	11,4	0,1	-	-
Opleiding en training	3,8	3,8	3,4	0,4	-	-
Ontwerp- en bouwkosten
Standaardisatieprojecten	13,3	13,3	13,3	-	-	-
High level design projecten	3,3	3,3	3,3	-	-	-
Kernel 1 projecten	50,6	50,6	50,6	-	-	-
Kernel 2 projecten	26,5	26,5	19,2	3,6	3,4	0,3
Migratiekosten
Voorbereidingsprojecten	6,8	6,8	6,8	-	-	-
FINAD projecten	13,9	13,9	13,8	0,1	-	-
Grondgebonden projecten	33,6	33,6	22,6	4,6	4,3	2,1
Maritieme projecten	15,0	15,0	9,3	2,2	2,4	1,1
Luchtgebonden projecten	12,2	12,2	7,5	1,8	1,9	1,0
Dataprojecten	9,0	9,0	9,0	-	-	-
Overig
Overige kosten	8,2	8,2	8,2	-	-	-
Programmareserve	1,8	1,8		0,7	0,7	0,4
Totaal deze rapportage		268,1	232,4	16,2	14,6	4,9
Totaal vorige rapportage	268,1		232,4	16,2	14,6	4,9
Verschil				-	-	-

Toelichting bij de tabel:

In de actuele ramingen voor ERP/M&F zijn nog niet de financiële gevolgen verwerkt van de extra werkzaamheden die het programma SPEER voor de reorganisaties uitvoert en de release- en migratieplanning die als gevolg daarvan zijn veranderd.

Toelichting investeringsbudget Project Aanpassing Legacy systemen

Dit budget is bestemd voor de kosten van het maken van tijdelijke en permanente koppelingen tussen bestaande informatiesystemen (de legacy systemen) en het nieuwe informatiesysteem. Het budget voor het Project Aanpassing Legacy systemen bedraagt € 31,6 miljoen. Van het beschikbare budget is tot nu toe (naar de stand van 15 september jl.) € 25,8 miljoen verplicht en € 24,8 miljoen uitgegeven.

Tabel 5: budget PALS (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige rapportage	Actuele raming	t/m 2011	2012	2013	2014
Totaal deze rapportage		31,6	23,0	4,2	4,2	0,2
Totaal vorige rapportage	31,6		23,0	4,2	4,2	0,2
Verschil				-	-	-

Toelichting bij de tabel:

In de actuele ramingen voor PALS zijn nog niet de financiële gevolgen verwerkt van de extra werkzaamheden die het programma SPEER voor de reorganisaties uitvoert en de release- en migratieplanning die als gevolg daarvan zijn veranderd

Toelichting Exploitatievoorbereiding ERP

De interne dienstverlening door IVENT wordt vanuit dit budget betaald. Er zijn zes kostencategorieën:

• 1. Kennisoverdracht over de kernel en over het gebruik van infrastructuur ten behoeve van ERP en het toekomstige beheer.

• 2. Programmaondersteuning, waarbij IVENT SPEER helpt met vraagstukken over legacy systemen en de technische infrastructuur van Defensie.

• 3. Datamigratie en -onderhoud ten behoeve van de ondersteuning door IVENT bij dataconversie en datasynchronisatie.

• 4. Testfaciliteiten, waarbij IVENT helpt bij de besturing van het testproces, het laden van data en het gebruik van de uitrusting voor de test.

• 5. Landschapbeheer, waarbij IVENT met SPEER samenwerkt voor het gebruik van techniek, voor de ontwikkeling en testen van nieuwe versies en voor de verwerking van wijzigingsverzoeken.

• 6. ICT-infrastructuur. Dit betreft een voorziening voor de ontwikkeling van ICT middelen.

De kosten van de exploitatievoorbereiding worden geraamd op € 120,0 miljoen. Hiervan is tot nu toe (naar de stand van 15 september jl.) € 103,7 miljoen verplicht en € 99,8 miljoen uitgegeven. Tabel 6 geeft per kostencategorie inzicht in de raming volgens de vorige rapportage, de actuele raming, de uitgaven tot en met 2011, de meerjarenramingen tot en met 2014 en het verschil tussen de vorige en de actuele meerjarenramingen. De tabel bevat afrondingsverschillen.

Tabel 6: exploitatievoorbereiding ERP (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige rapportage	Actuele raming	t/m 2011	2012	2013	2014
Kennisoverdracht	10,1	10,1	6,5	1,8	1,8	-
Programmaondersteuning	12,4	12,4	8,1	1,8	1,8	0,7
Datamigratie en -onderhoud	14,1	14,1	11,5	1,3	1,3	-
Testfaciliteiten	25,0	25,0	16,8	4,4	3,8	-
Landschapbeheer	54,1	54,1	40,8	8,0	5,3	-
ICT infrastructuur	4,3	4,3	3,9	0,2	0,2	-
Totaal deze rapportage		120,0	87,6	17,5	14,2	0,7
Totaal vorige rapportage	120,0		87,6	17,5	14,2	0,7
Verschil				-	-	-

Toelichting bij de tabel:

In de actuele ramingen voor de exploitatievoorbereiding zijn nog niet de financiële gevolgen verwerkt van de extra werkzaamheden die het programma SPEER voor de reorganisaties uitvoert en de release- en migratieplanning die als gevolg daarvan zijn veranderd.

Dubbele beheerlasten

Er is sprake van dubbele beheerlasten in de periode waarin nieuwe functionaliteiten van SAP M&F al in gebruik zijn, maar de oude informatiesystemen – de legacy systemen die door SAP worden vervangen – nog niet zijn uitgezet. Legacy systemen worden vaak door de hele keten gebruikt, van het onderhoudsbedrijf tot aan de operationele eenheid. Daarom kunnen ze pas worden uitgezet als alle eenheden in de keten gemigreerd zijn naar SAP. Vooruitlopend op die volledige migratie worden de beheerkosten verlaagd door zo min mogelijk te wijzigen en het aantal gebruikersautorisaties te verminderen.

Ivent inventariseert op dit moment opnieuw de planning van het uitzetten van legacy systemen en de gevolgen daarvan voor IV plannen en begrotingen.

Inzet interne en externe medewerkers

Op dit moment zijn bij het programma SPEER 434 mensen betrokken, van wie 362 defensiemedewerkers en 72 externe medewerkers. Tabel 7 geeft per activiteit of project het aantal interne en externe medewerkers weer. De aantallen zijn gerangschikt per defensieonderdeel, waarbij IVENT afzonderlijk zichtbaar is gemaakt.

Tabel 7: bij SPEER betrokken medewerkers

	CZSK	CLAS	CLSK	DMO	BS	IVENT	Totaal intern	Totaal extern	Totaal
Programmabesturing	-	-	-	37	11	3	51	7	58
Architectuur	-	-	-	8	-	3	11	4	15
Opleiding en training	-	38	-	4	-	-	42	-	42
Ontwerp en bouw	-	-	-	48	-	12	60	22	82
Grondgebonden migratie	-	17	-	17	-	6	40	23	63
Maritieme migratie	14	-	-	15	-	-	29	7	36
Luchtgebonden migratie	-	-	16	14	-	3	33	9	42
Datamigratie	-	-	-	9	-	7	16	-	16
FINAD integratie	-	-	-	-	9	-	9	-	9
Testfaciliteiten	-	-	-	-	-	29	29	-	29
Landschapbeheer	-	-	-	-	-	36	36	-	36
PALS	-	-	-	-	-	6	6	-	6
Totaal	14	55	16	152	20	105	362	72	434

Toelichting bij de tabel:

• 1. De aantallen fluctueren, afhankelijk van de voortgang van projecten. Verschillende interne en externe medewerkers zijn in deeltijd verbonden aan SPEER.

• 2. De bezetting van de programmaorganisatie (CZSK, CLAS, CLSK, DMO en BS) is op dit moment 95 procent. De volledige vulling van de centrale en decentrale migratieorganisaties is nodig om de reorganisaties en de migraties te kunnen uitvoeren.

• 3. De kosten van de externe medewerkers (72) komen ten laste van het SPEER-budget ERP/M&F. De kosten van de medewerkers van de bedrijfsgroep IVENT (105) komen ten laste van het SPEER-budget voor exploitatievoorbereiding, met uitzondering van de medewerkers van PALS (6), van wie de kosten ten laste komen van het SPEER-budget PALS. De kosten van alle andere medewerkers (362–105=257) van SPEER komen ten laste van de reguliere begrotingsartikelen van de defensieonderdelen.

• 4. Bij diverse defensieonderdelen worden tijdelijke extra mensen vrijgemaakt voor reorganisatie- en migratieondersteuning. Dit beloopt ruim 50 defensiemedewerkers. Ook zullen defensieonderdelen enkele specifieke capaciteiten moeten inhuren.

IV Stand van zaken programma, planning en mijlpalen

Projecten die zijn voltooid in de rapportageperiode

In de afgelopen periode is de eerste versie van kernel 2 voltooid. Deze versie is een belangrijke mijlpaal voor het programma. De M&F kernel is uitgebreid met een nieuwe module voor transportmanagement en nieuwe functionaliteiten, onder andere voor bevoorrading, verwerving en onderhoud. Met deze eerste versie van kernel 2 is er voldoende functionaliteit om vanaf magazijn tot eindgebruiker te migreren. Dit betekent dat de materieellogistieke keten kan worden gesloten. In de volgende versies van kernel 2 zullen functionaliteiten worden toegevoegd en verrijkt, maar de migratie kan met deze eerste versie vol vooruit.

In de afgelopen periode zijn ook de PC-7 lesvliegtuigen en het configuratiemanagement van de kleine boven water schepen op SAP overgegaan en is de 13e Gemechaniseerde Brigade «live» gegaan. Ook bij de DMO en het CLAS zijn afdelingen en eenheden gemigreerd. Een volledig overzicht van de migratieresultaten volgt verderop in dit hoofdstuk.

Projecten in uitvoering

Ontwerp & Bouw

Het project Ontwerp & Bouw richt zich op het ontwerpen, bouwen en testen van nieuwe functionaliteiten en werkt samen met de bedrijfsgroep IVENT aan het beheer van de SAP M&F kernel. In de afgelopen periode is de eerste nieuwe versie van kernel 2 opgeleverd. De inspanningen van de voortbrengingsteams zijn nu gericht op de oplevering van de twee onderhoudsversies ten behoeve van de reorganisaties en het ontwerpen van de tweede release van kernel 2 met nieuwe functionaliteiten. Door deze tweede nieuwbouwversie komen onder andere uitbereidingen beschikbaar voor transportmanagement en extern verwerven en nieuwe functies voor warehousemanagement en instandhouding.

Het projectbudget voor kernel 2 projecten bedraagt € 26,5 miljoen, waarvan tot nu toe € 20,4 miljoen is uitgegeven.

Maritieme migratie

Het project Configuratiemanagement & Integrated Logistic Support loopt. Het schept de voorwaarden voor de projecten Orderbesturing en Logistiek en – uiteindelijk – het migreren van alle schepen. Beide projecten zijn belangrijk voor de migratie van het Marinebedrijf als onderdeel van de materieellogistieke keten van CZSK. Het configuratiemanagement van de kleine bovenwaterschepen is inmiddels op SAP overgegaan. In de komende periode volgen de grote bovenwaterschepen en de onderwaterschepen. De projecten Orderbesturing en Logistiek zijn begonnen met het beschrijven van de SAP bedrijfsvoering in de nieuwe CZSK organisatie en het identificeren en oplossen van eventuele knelpunten. Om gelijktijdig te kunnen reorganiseren en migreren wordt de personele capaciteit van de maritieme migratieprojecten uitgebreid en wordt een aantal medewerkers van de CZSK organisatie vrijgemaakt voor dit doel.

Het budget voor de maritieme migratieprojecten bedraagt € 15,1 miljoen. Hiervan is inmiddels € 10,7 miljoen besteed.

Grondgebonden migratie

In de afgelopen periode is het aantal gebruikers binnen het CLAS verder uitgebreid en is een deel van DMO (Staf en Defensie Munitie Bedrijf) gemigreerd naar SAP M&F. De migratie van de verwerving- en inkooporganisaties van het CDC, die in de vorige rapportage is gemeld, bleek complexer dan verwacht. In de afgelopen periode is daarom veel aandacht besteed aan het verbeteren van de ondersteuning van de bedrijfsvoering van CDC. De problemen die zich bij deze migratie voordeden werden veroorzaakt door de kwaliteit van de data, de gebroken ketens (nog niet alle gebruikers kunnen van SAP gebruik maken), de reorganisatie van CDC, achterstanden in de opleiding van gebruikers en problemen rondom de invoering van contracten.

In de afgelopen periode is ook gewerkt aan de voorbereiding van de migratie van de magazijnen van het Militair Geneeskundig Logistiek Centrum, het Defensiebedrijf Grondgebonden Systemen en het goederentransport (als onderdeel van Transportmanagement). Ook worden voorbereidingen getroffen om te verzekeren dat het gebruik van SAP bij reeds gemigreerde eenheden na de reorganisatie wordt voortgezet. Net als bij de andere ketenprojecten is gekozen voor een aanpak waarbij de plannen van de reorganisatie en die van SPEER op elkaar aansluiten.

Het budget voor de grondgebonden migratie bedraagt € 33,6 miljoen. Hiervan is tot nu toe € 26,2 miljoen besteed.

Luchtgebonden migratie

Sinds mei dit jaar staan de PC-7 lesvliegtuigen in SAP. Hierbij is ook de functionaliteit extern verwerven voor het eerst in gebruik genomen in de luchtketen. De luchtketen had in de afgelopen periode ook een primeur: met de eerste versie van kernel 2 kwam de nieuwe functionaliteit Statustabel en Technische Status beschikbaar. Met behulp van de statustabel wordt allerlei operationele en technische informatie over vliegtuigen en helikopters gerangschikt en ontstaat inzicht in de status van de vloot. De statustabel is geïntroduceerd bij de Alouette III helikopters en vervolgens ook uitgerold bij de NH-90 helikopters en de PC-7 lesvliegtuigen. Op dit moment wordt de migratie van de (K)DC-10 en C-130 transportvliegtuigen voorbereid en wordt vanuit het project ondersteuning geleverd bij reorganisatiewerkzaamheden.

Het budget voor de luchtgebonden migratieprojecten bedraagt € 12,2 miljoen. Hiervan is tot nu toe € 8,7 miljoen besteed.

Mijlpalenoverzicht

In 2008 vond de eerste uitrol van het nieuwe informatiesysteem plaats. Tot nu toe zijn de volgende migraties voltooid:

06–2008 FINAD

06–2009 Hr.Ms. van Speijk

11–2009 Hr.Ms. van Amstel

03–2010 NH-90 Helikopters

04–2010 Defensie Uitleen Organisatie

11–2010 Tijdelijk Bureau Gegevensbeheer

11–2010 Artikelen Instandhoudingorganisatie

11–2010 Artikelmigratie VASLOGDOC

12–2010 Matlogpeloton Oldebroek van 320 Herstelcompagnie

12–2010 Staf KMar

12–2010 CDS

03–2011 11 LMB infanteriebataljon

03–2011 101 CIS bataljon

05–2011 Alouette III Helikopters

06–2011 Opschaling Instandhoudingorganisatie

07–2011 Mariniers Training Commando

07–2011 Opschaling KMar

11–2011 Kleine Lichte Vaartuigen

12–2011 Verwervings- en inkooporganisaties CDC

12–2011 Matlogpeloton Assen van 320 Herstelcompagnie

12–2011 Herstelpeloton B&T van 310 Herstelcompagnie

12–2011 Matlogpeloton Soesterberg van 310 Herstelcompagnie

05–2012 Matlogpeloton Amersfoort van 310 Herstelcompagnie

05–2012 Herstelpeloton 101 Geniebataljon van 320 Herstelcompagnie

05–2012 Herstelpeloton Overige Eenheden van 330 Herstelcompagnie

05–2012 1e en 3e Herstelpeloton van 11 Luchtmobiele Brigade

05–2012 DMO Basis

05–2012 PC-7 Lesvliegtuigen

07–2012 Kleine Boven Water schepen

08–2012 Staf en Stafcompagnie van 13 Gemechaniseerde Brigade

08–2012 Staf 13 Herstelcompagnie van 13 Gemechaniseerde Brigade

08–2012 17 Pantserinfanteriebataljon van 13 Gemechaniseerde Brigade

08–2012 Staf en Stafcompagnie van 43 Gemechaniseerde Brigade

08–2012 Staf 43 Herstelcompagnie van 43 Gemechaniseerde Brigade

08–2012 Herstelpeloton OVE van 43 Gemechaniseerde Brigade

08–2012 Matlogpeloton Strijpse Kampen van 330 Herstelcompagnie

08–2012 400 Geneeskundig Bataljon

08–2012 Primeurproject CLSK Statustabel en Technische Status SAP

Op dit moment maken ongeveer 3 700 medewerkers gebruik van SAP M&F.

Tabel 8 bevat een overzicht van de resterende mijlpalen van het programma. Tussen de haakjes staan de afwijkende mijlpaalmomenten waarmee nog werd gerekend in de vorige rapportage.

Tabel 8: Mijlpalenoverzicht

Mijlpaal	Toelichting	Datum gereed
Ontwerp en bouw:
Release 2.0.1 en 2.0.2	De twee onderhoudsreleases ten behoeve van de Reorganisaties en de gewijzigde begrotingsindeling zijn gereed voor implementatie	4^e kwartaal 2012
Release 2.1.0	De tweede functionele release van kernel 2 is gereed met daarin nieuwe functionaliteiten voor transportmanagement, extern verwerven, vraagvoorspelling en componentenonderhoud	2^e kwartaal 2013
Release 2.2.0	De derde functionele release van kernel 2 is gereed met daarin nieuwe functionaliteiten voor transportmanagement, management van gevaarlijke stoffen, magazijninrichting en vraagvoorspelling.	4^e kwartaal 2013
Release 2.3.0	De vierde en laatste functionele release van kernel 2 is gereed, met daarin bedrijfsvoeringsinformatie. Hiermee is de scope van SPEER conform de tussenbalans 2010 afgerond. Dit is de eerste release die zelfstandig door het JIVC zal worden ontwikkeld.	3^e kwartaal 2014 (1^e helft 2014)
Migratie:
Transportmanagement	CLAS en CDC nemen als eerste Pool Asset Management in gebruik voor hun transporteenheden	2^e kwartaal 2013
Verwerving	CLSK neemt als eerste de functionaliteit Foreign Military Sales in gebruik voor Apache en Chinook helikopters	2^e kwartaal 2013
Bevoorrading	CLSK neemt als eerste Vraagvoorspelling in gebruik voor de NH-90, de Alouette III en de PC-7	2e kwartaal 2013
Re-deployment beheer	CDS neemt als eerste de functionaliteit Relocation Steps in gebruik voor ondersteuning van de relocatie	4e kwartaal 2013
Beheer gevaarlijke stoffen	DMO neemt als eerste de functionaliteit Environment Health & Safety in gebruik	4e kwartaal 2013
Marinebedrijf	Het Marinebedrijf neemt SAP M&F in gebruik voor Orderbesturing en Logistiek.	4e kwartaal 2013 (1^e helft 2013)
Maritieme migratie	Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van SAP M&F bij de maritieme eenheden	4e kwartaal 2014
Grondgebonden migratie	Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering bij de grondgebonden eenheden	4e kwartaal 2014
Luchtgebonden migratie	Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering bij de luchtgebonden eenheden	4e kwartaal 2014
Transitie:
Voortbrenging	Ontwerpen, bouwen en beheren van functionaliteiten wordt volledig door de lijn uitgevoerd	4e kwartaal 2013
Migratie	Invoering van SAP functionaliteiten wordt volledig door de lijn uitgevoerd	4e kwartaal 2014

Toelichting bij deze tabel:

De laatste nieuwbouwversie van kernel 2 zal in het derde kwartaal van 2014 worden opgeleverd, in plaats van in de eerste helft van 2014, zoals in de vorige rapportage is toegelicht. Deze vertraging is het gevolg van het tempo van de reorganisaties en de additionele activiteiten van SPEER ten behoeve daarvan.

V Risico’s

Ik onderken de volgende risico’s voor het programma.

• 1. Gelijktijdige reorganisatie en migratie. Het eerste deel van deze brief biedt een overzicht van de maatregelen rondom het programma SPEER waarbij ruimte is gemaakt voor de ondersteuning van de reorganisaties die voortvloeien uit de beleidsbrief Defensie na de kredietcrisis. De maatregelen resulteren in een complex samenstel en een stapeling van deelwerkzaamheden voor de reorganisatie en de invoering van SAP. Er is nadrukkelijk sprake van een overbelastingsrisico vanwege deze stapeling. De invoering van SAP bij reorganiserende eenheden kan niet beginnen voordat de nieuwe bedrijfsprocessen gereed zijn en medewerkers op de functie zitten. Door de omvangrijke personeelswisselingen verdwijnt echter relevante kennis en ervaring. Dit vertraagt en verzwaart de uitvoering van de SPEER-projecten en dat vergroot het risico dat de reorganisaties en de migraties niet in de tijdspanne 2013 en 2014 worden gerealiseerd. Om dit risico te beheersen is de intensieve betrokkenheid van de lijnorganisatie nodig, in het bijzonder op het gebied van dataschoning, contractinvoer en opleidingen. Voorts worden de volgende maatregelen genomen:

  • Toepassing van de volgende prioriteitstelling: 1) ondersteuning van reorganisaties, 2) realiseren van migraties, 3) realiseren van nieuwbouw, geoptimaliseerd voor gebruik in de gereorganiseerde defensieorganisatie.

  • Extra aandacht voor het wegwerken van achterstallige dataschoning en de invoering van contracten.

  • In samenhang de vereenvoudiging van het voortbrengingsproces (ontwerpen, bouwen en testen), het verkorten van de doorlooptijd van nieuwbouwversies en het verhogen van het aantal nieuwbouwversies.

  • Het aantal migraties tijdens de ondersteuning van de reorganisaties tot halverwege 2013 ligt lager dan aanvankelijk gepland. Enkele migraties schuiven door naar 2014 en de laatste worden naar verwachting eind 2014 voltooid. Hiermee is het programma SPEER met ruim een half jaar vertraagd.

  • Het verlengen van de looptijd van de centrale – en decentrale migratieorganisaties.

• 2. Personele capaciteit. Mede als gevolg van de reorganisatie heeft Defensie een tekort aan personeel met deskundigheid op het gebied van SAP en migraties. Er zijn verschillende maatregelen genomen om de personele capaciteit voor de invoering van SAP zoveel als mogelijk in stand te houden (zie ook het antwoord op vraag 30 in Kamerstuk 31 460 nr. 29). Deze maatregelen kunnen echter niet voorkomen dat medewerkers eerder dan verwacht het programma verlaten. Het is van belang personeel voldoende toekomstperspectief te blijven bieden.

• 3. Datamigratie en gegevensbeheer. Wanneer gegevens in het nieuwe informatiesysteem of in de aan SAP gekoppelde legacy niet gereed zijn voor gebruik, omdat ze onvolledig zijn en niet schoon genoeg, ontstaan problemen in de bedrijfsvoering van de gemigreerde eenheden. Betrouwbare informatievoorziening is afhankelijk van betrouwbare data. Om het risico van onbruikbare gegevens te beheersen is het Team Datakwaliteit opgericht. Dit team coördineert de dataverbetering tijdens de migratie en ondersteunt en adviseert assortimentsmanagers over de kwaliteit en integriteit van gegevens. Het team bestaat uit ontwerpers, beleidsmedewerkers, migratiedeskundigen en medewerkers van de datamigratiestraat en het bureau gegevensbeheer. Zo worden de kennis en ervaring op het gebied van data geconcentreerd ingezet. De capaciteit wordt verder uitgebreid in de slotfase van het programma SPEER zoals genoemd in de toelichting op tabel 7.

VI Sturing en beheersing programma SPEER

De Auditdienst Defensie (ADD) heeft in de rapportageperiode onderzoeken verricht naar geautomatiseerde beheersingsmaatregelen in SAP en de migratiemethodiek.

• 1. Geautomatiseerde beheersingsmaatregelen: Als onderdeel van haar wettelijke controletaak voert de ADD audits uit naar beheersingsmaatregelen in IV-systemen. In 2012 is vastgesteld dat de geautomatiseerde beheersingsmaatregelen in de materieel-logistieke modules van SAP op niveau zijn gebracht.

• 2. Migratiemethodiek: De ADD heeft onderzoek gedaan naar de gehanteerde migratiemethodiek. Geconstateerd is dat de methodiek in opzet voldoende waarborgen biedt voor een beheerste migratie. In de toepassing zijn knelpunten geconstateerd. De ADD heeft aanbevolen om strak de hand te houden aan de migratiemethodiek. Die aanbeveling is overgenomen.

VII Overige bijzonderheden

U ontvangt de volgende voortgangsrapportage in februari 2013. De afspraken daarover zijn gemaakt in Kamerstuk 31 460 nr. 28 van 15 juni jl.

De minister van Defensie, J. A. Henis-Plasschaert