Besluit van 22 december 2005 tot wijziging van het Handelsregisterbesluit 1996 en het Besluit modellen jaarrekening in verband met uitvoering van richtlijn 2003/58/EG van Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 15 juli 2003 (PbEG L 221) tot wijziging van richtlijn 68/151/EEG van de Raad met betrekking tot de openbaarmakingsvereisten voor bepaalde soorten ondernemingen

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Economische Zaken van 7 maart 2005, nr. WJZ 5011629;

Gelet op richtlijn nr. 2003/58/EG van Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 15 juli 2003 (PbEG L 221) tot wijziging van richtlijn nr. 68/151/EEG van de Raad met betrekking tot de openbaarmakingsvereisten voor bepaalde soorten ondernemingen en artikel 27 van de Handelsregisterwet 1996;

De Raad van State gehoord (advies van 4 mei 2005, nr. W10.05.0072/II);

Gezien het nader rapport van Onze Minister van Economische Zaken van 21 december 2005, nr. WJZ 5726771;

Hebben goedgevonden en verstaan:

ARTIKEL I

Het Handelsregisterbesluit 1996 wordt als volgt gewijzigd:

A

Het opschrift van hoofdstuk 2 komt als volgt te luiden: De opgave ter inschrijving en neerlegging van bescheiden.

B

Aan artikel 3 worden na het tweede lid, onder vernummering van het derde en vierde lid tot vijfde en zesde lid, twee leden toegevoegd, luidende:

• 3. Aan de in het eerste lid bedoelde opgave ter inschrijving en aan het vereiste van neerlegging van bescheiden op grond van enig wettelijk voorschrift wordt mede voldaan indien dit elektronisch geschiedt.

• 4. Het derde lid geldt niet voor gegevens en bescheiden ten aanzien waarvan geen plicht tot opgave dan wel neerlegging geldt op grond van een bindend besluit van de Raad van de Europese Unie of de Commissie van de Europese Gemeenschappen.

C

Aan artikel 6 wordt een vierde lid toegevoegd, luidende:

• 4. Indien dit verzoek in elektronische vorm is gedaan, wordt de bevestiging in elektronische vorm verstrekt.

D

Na artikel 6 wordt een nieuw artikel 6a ingevoegd, luidende:

Artikel 6a

• 1. Alle met ingang van 1 januari 1997 gedane opgaven ter inschrijving en neergelegde bescheiden worden in elektronische vorm opgenomen in het register.

• 2. Opgaven ter inschrijving en neergelegde bescheiden die voor 1 januari 1997 niet in elektronische vorm zijn gedaan, worden in elektronische vorm omgezet wanneer wordt verzocht om afschrift of uittreksel in elektronische vorm.

ARTIKEL II

In het Besluit modellen jaarrekening vervalt artikel 2.

ARTIKEL III

Dit besluit treedt in werking op het tijdstip waarop de Wet tot Wijziging van de Handelsregisterwet 1996 ter uitvoering van richtlijn nr. 2003/58/EG van Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 15 juli 2003 (PbEG L 221) tot wijziging van richtlijn nr. 68/151/EEG van de Raad met betrekking tot de openbaarmakingsvereisten voor bepaalde soorten ondernemingen in werking treedt.

Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.

^histnoot

’s-Gravenhage, 22 december 2005

Beatrix

De Minister van Economische Zaken,

L. J. Brinkhorst

Uitgegeven de negenentwintigste december 2005

De Minister van Justitie,

J. P. H. Donner

NOTA VAN TOELICHTING

Algemeen

Dit besluit strekt tot wijziging van het Handelsregisterbesluit 1996 (hierna: het besluit) ter uitvoering van richtlijn nr. 2003/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 15 juli 2003 (PbEG L 221) (hierna: «de richtlijn») tot wijziging van richtlijn nr. 68/151/EEG van de Raad met betrekking tot de openbaarmakingsvereisten voor bepaalde soorten ondernemingen.

De noodzaak tot wijziging van het besluit volgt uit het wetsvoorstel ter uitvoering van de richtlijn tot wijziging van de Handelsregisterwet 1996 (hierna: «het wetsvoorstel»). Voor een toelichting met betrekking tot het doel van die wetswijzigingen zij verwezen naar de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel ter uitvoering van de richtlijn (Kamerstukken II 2003/04, 30 144, nr. 3). De implementatie van de richtlijn kan echter niet volledig plaatsvinden met het wetsvoorstel. Sommige bepalingen van de richtlijn raken het besluit. De implementatie noopt daarom mede tot aanpassing hiervan.

Ten aanzien van het opvragen van uittreksels en afschriften uit het handelsregister, wordt met de richtlijn een systeem opgelegd waarmee de Kamers verplicht zijn om aan alle verzoeken daartoe, ongeacht of deze elektronisch of op andere wijze worden gedaan, te voldoen, en om het gevraagde desgewenst ook op elektronische wijze te verstrekken. De verstrekking van afschriften of uittreksels uit het handelsregister is geregeld in artikel 15 van de Handelsregisterwet 1996. Het wetsvoorstel voorziet daarom in aanpassing van de wet met het oog op de behandeling van elektronische aanvragen en elektronische verstrekking. Naast het vereiste van de richtlijn dat het doen van opgaven langs elektronische weg mogelijk moet worden gemaakt, wordt een verplichting opgelegd tot elektronisch archiveren – al dan niet door het omzetten van schriftelijke stukken in elektronische bestanden – van bij het handelsregister aangeleverde gegevens en stukken. De wijze van het doen van opgaven ter inschrijving in het register is geregeld in het besluit. Op basis van artikel 3, derde lid van het besluit hebben de Kamers van Koophandel een zekere beleidsvrijheid om omtrent de opgave ter inschrijving nadere regels te stellen. De aard van de richtlijn is echter dat de mogelijkheid wordt geopend tot het doen van elektronische opgaven en roept slechts verplichtingen voor het handelsregister in het leven om dit mogelijk te maken. Deze vrijheid van de Kamers wordt ter zake van het doen van elektronische opgaven dan ook beperkt in die zin dat zij bij het stellen van nadere regels niet zo ver kunnen gaan dat men zou worden verplicht tot het louter elektronisch doen van opgaven.

Op het elektronisch neerleggen van akten en gegevens bij het handelsregister is afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing. Artikel 2:13, eerste lid, Awb bepaalt dat in het verkeer tussen burgers en bestuursorganen een bericht elektronisch kan worden verzonden, mits de bepalingen van afdeling 2.3 in acht worden genomen. Dit geldt niet indien zulks bij of krachtens wettelijk voorschrift is bepaald, of indien een vormvoorschrift zich tegen elektronische verzending verzet. Het begrip elektronisch bericht moet ruim worden opgevat. Het gaat om iedere vorm van verzending van informatie die langs elektronische weg plaatsvindt, zoals e-mail, internet, faxen en sms-berichten. Ook het begrip burgers moet in dit verband ruim worden opgevat. Hieronder vallen alle private partijen, zoals (bestuurders van) vennootschappen.

Op grond van artikel 2:15, eerste lid, Awb kan een bericht elektronisch naar een bestuursorgaan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Wanneer het gaat om de akten en gegevens die op grond van het besluit naar keuze van de betreffende persoon in elektronische vorm aangeleverd kunnen worden, is de kenbaarmaking daarvan door de Kamers van Koophandel niet meer noodzakelijk. De Kamer van Koophandel kan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Zij kan dit bijvoorbeeld doen met het oog op een uniforme behandeling en een veilig dataverkeer. Daarbij valt te denken aan het voorschrijven van bepaalde software en het stellen van eisen aan de vorm van de toegezonden documenten. Ook kan het bestuursorgaan hiermee het toepassen van bepaalde vormen van elektronisch berichtenverkeer uitsluiten, zoals het gebruik van faxen of sms-berichten. Het stellen van dat soort eisen waarborgt een betrouwbare en vertrouwelijke communicatie en draagt bij aan een ordelijke en efficiënte behandeling van het bericht.

Het aanleveren van akten en gegevens bij de Kamers van Koophandel langs elektronische weg mag op geen enkele wijze afbreuk doen aan de mate van betrouwbaarheid van de bij het handelsregister te raadplegen informatie. De betrouwbaarheid van de langs deze weg aangeleverde informatie moet minimaal net zo hoog zijn als die van de langs traditionele weg (op papier) aangeleverde gegevens. Daarom moet de elektronische aanlevering met waarborgen zijn omkleed. Voor de Kamers van Koophandel is bij ontvangst van de akten en gegevens langs elektronische weg van belang in ieder geval te weten:

a. wie de informatie heeft aangeleverd en of diegene ook verplicht en bevoegd was deze informatie te deponeren bij het handelsregister (de authenticiteit van de informatie);

b. of de ontvangen informatie hetzelfde is als de verzonden informatie, en deze niet gedurende de verzending is gewijzigd (de integriteit van de informatie).

Om zich te kunnen vergewissen van de authenticiteit en de integriteit van de langs elektronische weg gedeponeerde akten en gegevens kunnen de Kamers voorschrijven dat de deponerende persoon het bericht waarmee hij de informatie toezendt, ondertekent met een elektronische handtekening die voldoet aan de eisen genoemd in artikel 2:16 Awb in verbinding met artikel 15a lid 2 van Boek 3 BW. Het gebruik van deze handtekening maakt het voor de Kamers mogelijk de verzender van het bericht te identificeren. Daarmee kan worden vastgesteld of diegene ook verplicht en bevoegd was tot het deponeren van de gegevens. Bovendien maakt het gebruik van deze handtekening het mogelijk om iedere wijziging van het bericht waaraan zij is verbonden op te sporen. Indien dit wordt geconstateerd is dit voor de Kamers van Koophandel aanleiding om nader onderzoek te doen naar de aanlevering van de informatie, of om op grond van artikel 4 van het besluit te weigeren de opgave in behandeling te nemen.

Een belangrijk kenmerk van elektronisch dataverkeer is dat er oneindig veel mogelijkheden zijn om informatie te verwerken, op te slaan en uit te wisselen. Er komen steeds meer mogelijkheden in de vorm van computerprogramma’s bij en in de loop der tijd raken sommige methoden ook weer in onbruik. Informatie tussen deze computerprogramma’s onderling is vaak moeilijk, of soms helemaal niet, uit te wisselen. Een praktisch voorbeeld hiervan is het gebruik van verschillende computerprogramma’s ten behoeve van tekstverwerking. De Kamers van Koophandel zouden voor enorme uitvoeringslasten komen te staan wanneer degenen die tot het neerleggen van de informatie bevoegd of verplicht zijn, deze informatie in alle mogelijke technische vormen langs elektronische weg aanleveren.

De mogelijkheid om akten en gegevens te deponeren langs elektronische weg heeft ook betrekking op authentieke afschriften van notariële akten, zoals aktes van oprichting. Zoals ook is aangegeven in de toelichting op de nota van wijziging bij de Reparatiewet Wet op het notarisambt (Kamerstukken II 2003/04, 29 212, nr. 8), is afdeling 2.3 Awb ook van toepassing op de notaris als bestuursorgaan. Dit betekent dat indien de notaris afschriften en uittreksels van notariële akten langs elektronische weg verzendt aan de Kamers van Koophandel, afdeling 2.3 Awb van toepassing is, en dat wordt voldaan aan de deponeringsverplichtingen op grond van Boek 2 BW. De authenticiteit van de afschriften wordt gewaarborgd doordat de Kamers van Koophandel zullen vereisen dat notarissen bij het deponeren van deze documenten hun berichten ondertekenen met elektronische handtekeningen. De Kamers geven daarmee toepassing aan artikel 2:15, eerste lid, Awb.

Gevolgen voor de administratieve lasten

Als gevolg van dit besluit is een daling van de administratieve lasten voor het bedrijfsleven te verwachten. Aangezien er geen aanvullende informatieverplichtingen voor het bedrijfsleven in het leven worden geroepen, zullen geen nieuwe administratieve lasten ontstaan. Na inwerkingtreding van deze wijziging zal het mogelijk zijn om op meerdere manieren informatie aan te leveren en zullen geen beperkingen worden opgelegd ten aanzien van de bestaande manieren. Ondernemers kunnen hiermee de voor hen aantrekkelijkste (voordeligste) manier van aanlevering kiezen. Dit zal de administratieve lasten van inschrijving en deponering bij het handelsregister naar alle verwachting sterk verlagen. Ten aanzien van handelingen die de ondernemer moet verrichten om zich in te schrijven en mutaties aan te brengen kunnen tijd en kosten worden bespaard door elektronisch aan te leveren. Verder is het mogelijk om de verplichte deponering van bescheiden, zoals jaarstukken, die thans via de post wordt afgehandeld, elektronisch te verrichten. In dat geval heeft de ondernemer portokosten die voortaan vermeden kunnen worden. In de berekening van de verlichting van de administratieve lasten is niet meegenomen wat de effecten zullen zijn van de mogelijkheid om een elektronisch uittreksel te gebruiken voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen uit hoofde van andere wetten. Overigens is het elektronisch uittreksel reeds in juli 2003 geïntroduceerd.

Bij de te behalen lastenverlichting moet onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds de vereenvoudigde wijze van het voldoen aan inschrijvingsverplichtingen op grond van de handelsregisterregelgeving en anderzijds de vereenvoudigde wijze van het voldoen aan de deponeringsverplichtingen ingevolge Boek 2 BW. De lastenverlichting als gevolg van de vereenvoudigde wijze van het voldoen aan de inschrijvingsverplichtingen zijn gekwantificeerd in het door het Economisch Instituut voor het Midden- en Kleinbedrijf (EIM) uitgevoerde onderzoek naar de administratieve lasten van EZ regelgeving zijn deze lasten gekwantificeerd. Uitgaande van dit onderzoek kan het aantal mutaties welke «fysiek», door persoonlijke vervoeging aan de balie van de Kamer van Koophandel moeten worden verricht (nieuwe inschrijvingen, voortzettingen, nieuwe functionarissen en rechtsvormwijzigingen), vermenigvuldigd met de kosten per benodigde tijdseenheid voor een «fysieke» inschrijving en verder rekening houdend met het wegvallen van portokosten bij deponeringen, leiden tot een administratieve lastenverlichting van indicatief € 15 miljoen op jaarbasis.

De lastenverlichting als gevolg van de vereenvoudigde wijze van het voldoen aan de deponeringsverplichtingen zijn gekwantificeerd in het door SIRA Consulting uitgeverde onderzoek naar de administratieve lasten van Justitieregelgeving. Uit deze kwantificering blijkt het volgende. Het wetsvoorstel heeft gevolgen voor alle nv’s en bv’s. Er zijn in Nederland naar schatting 5.000 nv’s en 600.000 bv’s. De huidige jaarlijkse administratieve lasten als gevolg van de inschrijvings- en deponeringsverplichtingen zijn berekend door een inschatting te maken van de tijdsduur die gemoeid is met de verschillende handelingen, en dit te vermenigvuldigen met een gemiddeld uurtarief. De uitkomst daarvan is vervolgens met de aantallen bv’s en nv’s. SIRA heeft op deze wijze berekend dat de administratieve lasten als gevolg van de huidige inschrijvings- en deponeringsverplichtingen op dit moment jaarlijks in totaal ongeveer € 22 miljoen bedragen. SIRA heeft voorts berekend dat als gevolg van dit wetsvoorstel er voor nv’s en bv’s minder tijd gemoeid is met het voldoen aan de inschrijvings- en deponeringsverplichtingen. Doordat de informatie en de stukken niet langer via de fysieke weg hoeven worden aangeboden, maar langs elektronische weg kunnen worden aangeboden, kan sneller, efficiënter en goedkoper aan de verplichtingen worden voldaan. De informatieverplichtingen als zodanig wijzigen niet, maar de wijze waarop aan deze verplichtingen kan worden voldaan wijzigt wel. SIRA heeft becijferd dat door de nieuwe wijze van aanlevering de administratieve lasten in totaal zullen uitkomen op ongeveer € 15 miljoen. Dit levert derhalve op jaarbasis een besparing op van ongeveer € 7 miljoen ten opzichte van de huidige situatie. Zie hierover ook de brief van de minister van Justitie aan de Tweede Kamer van 13 april 2004 (Kamerstukken II 2003/04, 29 515, nr. 8).

Artikelsgewijs

Artikel I

Onderdeel A

In verband met de toevoegingen aan het besluit met betrekking tot de neerlegging van bescheiden, het nieuwe vierde lid van artikel 3 en artikel 6a (zie respectievelijk de onderdelen B en C), worden in hoofdstuk 2 van het besluit voortaan ook regels gesteld omtrent het elektronisch neerleggen van akten en de omzetting van akten in elektronische vorm. Hoewel hoofdstuk 2 al zag op deponering van stukken, wordt hier verduidelijkt dat hoofdstuk 2 niet slechts ziet op de opgave ter inschrijving. Het nieuwe opschrift brengt dit tot uitdrukking. In de richtlijn wordt in dit verband gesproken van akten, waar in de handelsregisterregelgeving wordt gesproken van bescheiden. In de tekst van het besluit wordt bij het laatste aangesloten.

Onderdeel B

De richtlijn verplicht de lidstaten in artikel 3, tweede lid, tweede alinea, om hun nationale regelgeving zodanig in te richten dat de verplichte neerlegging van akten en inschrijving van gegevens langs elektronische weg kan geschieden. Hiertoe is artikel 3 van het besluit, op overeenkomstige wijze als in het wetsvoorstel, aangevuld met een nieuw derde lid waarin is bepaald dat aan verplichtingen tot opgave ter inschrijving en neerlegging van bescheiden wordt voldaan indien dit elektronisch geschiedt. De verplichting voor de Kamers van Koophandel om elektronische opgaven en deponeringen in behandeling te nemen is op grond van het vierde lid niet van toepassing op gegevens en bescheiden waarvoor geen Europeesrechtelijke publicatieplicht geldt. Bij de formulering van deze bepaling is zoveel mogelijk aangesloten bij artikel 34 van het besluit. Het nieuwe vierde lid staat er niet aan in de weg dat opgaven en deponeringen waarvoor geen Europeesrechtelijke, maar een nationale plicht tot inschrijving bestaat, ook rechtsgeldig op elektronische wijze kan geschieden. In het eerste lid van artikel 3 van het besluit is bepaald dat hierbij gebruik gemaakt kan worden van door de Kamer vastgestelde formulieren. Om ieder misverstand te vermijden zij benadrukt dat met «formulieren» in dit verband wordt bedoeld: in geschreven vorm. Daarbij wordt nadrukkelijk in het midden gelaten of dit elektronisch of op papier is. Het gebruik van elektronische formulieren is overigens al gangbaar de bij Kamers.

Onderdeel C

Aan artikel 6 van het besluit wordt, in de lijn van de voorgestelde wijziging van artikel 15 Handelsregisterwet 1996, een bepaling toegevoegd die rekening houdt met het doen van een elektronisch verzoek op elektronische wijze om en de elektronische verstrekking van een bevestiging van de inschrijving.

Onderdeel D

Tot op dit moment worden de bedoelde gegevens en bescheiden doorgaans in papieren vorm aangeleverd bij het handelsregister. In het besluit dient daarom rekening te worden gehouden met het opnemen en omzetten in elektronische vorm van opgaven ter inschrijving en neerlegging van akten.

Artikel 3, tweede lid, derde alinea, van de richtlijn eist dat ingediende akten en gegevens in elektronische vorm in het register moeten worden opgenomen.

Artikel 3, tweede lid, vierde alinea, van de richtlijn bepaalt dat op schrift ingediende akten en gegevens in elektronische vorm moeten worden omgezet.

Deze bepalingen nopen tot het opnemen van een expliciete verplichting voor de Kamers omtrent de wijze van opslag van gegevens en bescheiden. Hiertoe wordt een nieuw artikel 6a aan het besluit toegevoegd. Teneinde de Kamers evenwel niet met een onredelijke omzettingseis van (mogelijk zeer) oude stukken te belasten, geeft de richtlijn de lidstaten een optie om de verplichting tot omzetting te beperken. Artikel 3, derde lid, tweede alinea, bepaalt dat de termijn hiervoor niet korter mag zijn dan tien jaar. Dit betekent dat lidstaten kunnen bepalen dat tot en met 31 december 2006 ingediende akten en gegevens niet langs elektronische weg verkrijgbaar zijn, indien zij meer dan 10 jaar vóór de datum van de aanvraag schriftelijk zijn ingediend. Hierbij wordt gerekend met de datum waarop de opgave ter inschrijving in het handelsregister heeft plaatsgevonden. De Kamers van Koophandel hebben aangegeven dat volledige elektronische archivering en verstrekking van gegevens en bescheiden die zijn geregistreerd vanaf 1 januari 1997, uitvoeringstechnisch reeds mogelijk is. Bedacht moet worden dat niet alle stukken zich bij de Kamers bevinden, maar de oudste in het Nationaal Archief. Deze worden zelden opgevraagd. Er is dan ook reden noch noodzaak om de Kamers te verplichten om nog gegevens en stukken die vóór 1 januari 1997 zijn aangeleverd, automatisch elektronisch te bewaren. Wordt de Kamer echter verzocht om een elektronisch afschrift of uittreksel van vóór 1 januari 1997 ingediende gegevens of stukken, dan dient zij deze ook in elektronische vorm aan te leveren.

De wijziging van het besluit voor wat betreft de mogelijkheid om bescheiden langs elektronische weg te deponeren, hebben naar de letter van de richtlijn alleen betrekking op naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen. De Kamers van Koophandel hebben echter aangegeven voornemens te zijn dezelfde mogelijkheden ook open te stellen voor het deponeren van bescheiden door andere (rechts)personen.

Artikel II

In artikel 2 van het Besluit modellen jaarrekening vervalt omdat deze bepaling eisen stelde aan de fysieke vorm van de neer te leggen stukken.

Artikel III

Dit besluit treedt gelijktijdig in werking met het wetsvoorstel, zodat het tijdstip van de inwerkingtreding is afgestemd met het van kracht worden van de voorgestelde wijzigingen van de Handelsregisterwet 1996 waar dit besluit bij hoort.

De Minister van Economische Zaken,

L. J. Brinkhorst

---

Het advies van de Raad van State wordt niet openbaar gemaakt op grond van artikel 25a, vijfde lid j° vierde lid, onder b van de Wet op de Raad van State, omdat het zonder meer instemmend luidt.