Besluit van 7 mei 2001, houdende nadere regels over de wijze waarop de melding, bedoeld in artikel 27 of 28 van de Wet bescherming persoonsgegevens, dient te geschieden (Meldingsbesluit Wbp)

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van Onze Minister van Justitie van 19 januari 2001, 5075636/01/6;

Gelet op artikel 28, vijfde lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens;

De Raad van State gehoord (advies van 22 maart 2001, nr. W03.01.0051/I);

Gezien het nader rapport van Onze Minister van Justitie van 27 april 2001, nr. 5095179/01/6;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. wet: de Wet bescherming persoonsgegevens;

b. Onze Minister: Onze Minister van Justitie.

Artikel 2

De melding, bedoeld in de artikelen 27 en 28 van de wet, geschiedt door of namens de verantwoordelijke, dan wel door of namens elk van de betrokken verantwoordelijken.

Artikel 3

De melding, bedoeld in de artikelen 27 en 28 van de wet, die wordt gedaan bij het College, dient te geschieden door verstrekking van de vereiste inlichtingen:

a. op een daartoe bestemd formulier dat door Onze Minister is vastgesteld;

b. op een andere informatiedrager die voldoet aan door Onze Minister vastgestelde eisen, dan wel

c. op elektronische wijze met inachtneming van door Onze Minister vastgestelde regels.

Artikel 4

De melding, bedoeld in de artikelen 27 en 28 van de wet, die wordt gedaan bij een functionaris, kan geschieden met gebruikmaking van een formulier als bedoeld in artikel 3, onder a, dan wel op andere passende wijze.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking op het tijdstip waarop de Wet bescherming persoonsgegevens in werking treedt. Bij koninklijk besluit kan een ander tijdstip worden vastgesteld waarop onderdeel c van artikel 3 in werking treedt.

Artikel 6

Dit besluit kan worden aangehaald als: Meldingsbesluit Wbp.

Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.

^histnoot

's-Gravenhage, 7 mei 2001

Beatrix

De Minister van Justitie,

A. H. Korthals

Uitgegeven de eenendertigste mei 2001

De Minister van Justitie,

A. H. Korthals

NOTA VAN TOELICHTING

De artikelen 27 en 28 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) voorzien in de melding van verwerkingen bij het College bescherming persoonsgegevens, of bij de functionaris voor de gegevensbescherming die voor de betrokken organisatie werkzaam is. Op grond van artikel 27, eerste lid, moet een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die aan bepaalde kenmerken voldoet worden gemeld, voordat met de verwerking wordt begonnen. Een niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens behoeft op grond van artikel 27, tweede lid, alleen te worden gemeld, indien deze is onderworpen aan voorafgaand onderzoek. Artikel 28, eerste en tweede lid, geeft aan welke opgaven daarbij dienen te worden gedaan. Artikel 28, derde lid, voorziet in de melding van wijzigingen, hetzij binnen een week, hetzij telkens binnen een jaar na de voorafgaande melding. Het niet naleven van deze meldingsplicht kan aanleiding geven tot de oplegging van bestuurlijke boeten door het College bescherming persoonsgegevens of tot strafsancties (zie de artikelen 66 en 75 Wbp).

Op grond van artikel 29, eerste en tweede lid, kan bij algemene maatregel van bestuur voor daarbij aan te geven verwerkingen van persoonsgegevens worden voorzien in een vrijstelling van de meldingsplicht. Hieraan zal uitvoering worden gegeven in het Vrijstellingsbesluit. Een groot aantal eenvoudige en veel voorkomende verwerkingen die aan daarbij aan te geven eisen voldoen, zullen op die wijze van de meldingsplicht zijn vrijgesteld.

Het onderhavige besluit bevat enkele nadere regels om de melding van verwerkingen, in die gevallen waarin deze dient plaats te vinden, zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Daartoe wordt vooreerst bepaald dat de melding dient te worden gedaan door of namens de verantwoordelijke. Hoewel de wet kennelijk daarvan uitgaat (zie artikel 66, eerste lid, en artikel 75, eerste lid, Wbp) verdient het de voorkeur om dit expliciet tot uitdrukking te brengen. Indien er meer verantwoordelijken zijn, dient de melding door of namens elk van hen te worden gedaan. Zo zal de onderlinge verdeling van de verantwoordelijkheid duidelijk worden. In de praktijk zal dit ook kunnen geschieden als één van de verantwoordelijken mede namens de andere betrokken verantwoordelijken optreedt.

De melding zal kunnen geschieden door inzending bij het College bescherming persoonsgegevens van een daartoe bestemd en door de minister van Justitie vastgesteld formulier, waarin de vereiste opgaven worden gedaan. Op of bij dit formulier zullen de beslissingscriteria voor het doen van melding en de invulling van het formulier worden aangereikt. Daarbij zal worden aangesloten bij de inhoud van het Vrijstellingsbesluit. Dit formulier kan zowel worden gebruikt voor een eerste melding als voor het doorgeven van eventuele wijzigingen en aanvullingen.

Daarnaast zal de melding al dan niet geheel langs elektronische weg kunnen geschieden. Om de besluitvorming over het doen van een melding te vergemakkelijken, wordt programmatuur ontwikkeld die het tevens mogelijk maakt op een efficiënte en gebruikersvriendelijke manier een melding te doen. Zo zal worden voorzien in een diskette met een programma aan de hand waarvan de verantwoordelijke kan nagaan of een bepaalde verwerking valt onder de meldingsplicht dan wel is vrijgesteld, en waarmee vervolgens zo nodig de aanmelding kan worden gedaan. Dit laatste kan geschieden door de diskette aan het College bescherming persoonsgegevens te zenden nadat het meldingsprogramma volledig is doorlopen en de vereiste invullingen zijn gedaan. Het programma zal behalve op diskette ook beschikbaar zijn op de website van het College. Het downloaden van het programma kan in dat geval leiden tot het vastleggen van de betrokken gegevens op een eigen diskette, die dan weer aan het College te zenden is. De aanmelding zal via de website van het College desgewenst ook volledig langs elektronische weg kunnen worden afgewikkeld. Er wordt rekening mee gehouden dat deze laatste werkwijze in de praktijk steeds meer de overhand zal krijgen. In elk van deze gevallen zullen de gegevens volgens een vaste structuur moeten worden aangeleverd, zodat zij bij ontvangst door het College eenvoudig kunnen worden verwerkt. De nadere regels die nodig zijn om dit gehele proces goed te laten verlopen, zullen bij ministeriële regeling worden vastgesteld. Naar verwachting zal het pas in de tweede helft van het voorjaar van 2002 mogelijk zijn de aanmelding op volledig elektronische wijze te doen plaatsvinden.

Dit besluit beperkt zich in beginsel tot de meldingen die worden gedaan bij het College bescherming persoonsgegevens. Het staat verantwoordelijken echter vrij ook voor het doen van melding bij een functionaris voor de gegevensbescherming gebruik te maken van het eerder bedoelde meldingsformulier. Het is verder geheel aan de betrokken organisaties te bepalen hoe zij het meldingsproces in dit soort gevallen willen inrichten, voor zover de regels in de wet daarbij in acht worden genomen.

De Registratiekamer heeft bij brieven van 7 juni en 8 december 2000, nr. z2000-0535) geadviseerd over dit besluit.

De Minister van Justitie,

A. H. Korthals

---

Het advies van de Raad van State wordt niet openbaar gemaakt op grond van artikel 25a, vijfde lid jo vierde lid, onder b, van de Wet op de Raad van State, omdat het uitsluitend opmerkingen van redactionele aard bevat.