29 362 Modernisering van de overheid

Nr. 249 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 18 november 2015

Hierbij bied ik u het rapport «Onvoltooid Digitaal» aan van de Erfgoedinspectie (EGI)¹. In deze brief geef ik u eveneens mijn beleidsreactie, mede namens de Minister voor Wonen en Rijksdienst. Dit rapport is het derde in een reeks over de duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven bij de zorgdragers van het Rijk. De focus in het rapport ligt op de maatregelen die zijn genomen om grip te houden op de omvang en kwaliteit van de digitale archieven. De aanbevelingen in het rapport zijn gericht aan de zorgdragers, de Minister voor Wonen en Rijksdienst en mijzelf.

Zoals uit het rapport blijkt, zijn er in de afgelopen periode veel activiteiten ondernomen om de staat van de digitale archieven van het Rijk te verbeteren. Organisaties binnen het Rijk werken allemaal bijna volledig digitaal maar de Erfgoedinspectie constateert dat het op orde houden en brengen van de digitale archieven nog aandacht behoeft. Ook bestaan er bij organisaties binnen het Rijk vragen over de regels waaraan zij zich moeten houden. De Erfgoedinspectie constateert verder dat er verschillende rijksbrede initiatieven zijn ontplooid die beter in samenhang gebracht moeten worden. Ik deel het algemene beeld dat in dit rapport geschetst wordt en richt me er met mijn ambtscollega in de komende periode op dat deze situatie verbetert.

Hieronder ga ik in op de aanbevelingen die de Erfgoedinspectie doet aan mij en aan de Minister voor Wonen en Rijksdienst.

Ten eerste beveelt de Erfgoedinspectie aan om samenhang aan te brengen in de lopende programma's die betrekking hebben op duurzaam toegankelijke digitale overheidsinformatie en hierbij de uitkomsten en ervaringen uit eerdere programma’s te benutten. Ik onderschrijf deze aanbeveling. In het rapport noemt de Erfgoedinspectie het programma Digitale Taken Rijksarchieven, dat gericht is op de digitale kerntaak van het Nationaal Archief en het programma Rijk aan Informatie, dat beoogt binnen de Rijksdienst de samenwerking tussen de departementen te versterken en de informatiestromen te verbeteren. Over deze programma’s is constante afstemming tussen de departementen van mijn ambtscollega en mij.

De tweede aanbeveling betreft de voorziening voor duurzame digitale toegankelijkheid die in opdracht van vijf departementen door het Nationaal Archief ontwikkeld wordt in het project DWR-Archief. De Erfgoedinspectie beveelt aan om ten aanzien van dit project duidelijkheid te geven over de scope van deze voorziening, welke organisaties er gebruik van kunnen maken en wat de voorwaarden en kosten zijn die hieraan verbonden zijn. Verder beveelt de Erfgoedinspectie aan om als onderdeel van deze voorziening een functionaliteit voor het zoeken en raadplegen van informatie te laten ontwikkelen.

Ik ben met de Erfgoedinspectie van mening dat het van belang is dat over deze zaken duidelijkheid bestaat. Inmiddels is er overeenkomst over de te leveren dienstverlening (in de vorm van een vastgestelde producten- en dienstencatalogus), werken de deelnemende departementen volgens een vastgestelde planning aan hun aansluiting en zijn de kosten die gemoeid zijn met deze dienstverlening aan het eind van het jaar duidelijk. Ook is onderzoek gedaan naar de toepasbaarheid van reeds binnen het Rijk ontwikkelde zoektechnologie en is besloten deze in te zetten voor het project.

De Erfgoedinspectie doet daarnaast twee aanbevelingen aan mij. Ik ga hieronder in op deze aanbevelingen.

De eerste aanbeveling betreft de voorwaarden voor overbrenging van digitale archieven naar het e-Depot. Deze voorwaarden zouden al het digitale archiefmateriaal moeten omvatten en niet alleen het digitale archief uit de document management systemen. Deze voorwaarden zouden verder voor alle zorgdragers moeten gelden en tegelijkertijd rekening houden met de specifieke kenmerken van digitaal archiefmateriaal van de verschillende organisaties. In het verlengde hiervan beveelt de Erfgoedinspectie aan om mede op basis van de ontwikkelde en in ontwikkeling zijnde kaders en instrumenten de Archiefregeling aan te passen zodat de bepalingen toepasbaar zijn op alle digitale archiefbescheiden.

Mijn reactie op deze aanbeveling is als volgt. De voorwaarden voor te bewaren archiefbescheiden zijn opgenomen in de Archiefregeling. Deze gelden voor alle overheden. Daarnaast wordt door het Nationaal Archief voor het Rijk een normenkader voor duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie ontwikkeld (DUTO). Bij de vaststelling van dit normenkader in 2016 zal in overweging genomen worden of een aanpassing van de Archiefregeling wenselijk is. Verder is er binnen het zogeheten strategisch informatieoverleg, dat op grond van het Archiefbesluit wordt gevoerd, gelegenheid om af te stemmen over de overbrenging van digitale archieven.

De tweede aanbeveling betreft het onderzoeken van de mogelijkheden en consequenties van een virtueel digitaal depot, waar het digitale depot dat een zorgdrager zelf inricht voor de «eigen» blijvend te bewaren archiefbescheiden, deel van kan uitmaken. Ik zal de Algemeen Rijksarchivaris vragen om te onderzoeken of deze constructie mogelijk is en past binnen het huidige wettelijk kader.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl.