Controleverordening Gelderland 2025

Provinciale Staten van Gelderland

Gelet op artikel 217 van de Provinciewet;

Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten d.d. 23 september 2025 tot het vaststellen van de Controleverordening Gelderland 2025 en het Controleprotocol 2025;

Besluiten

• A. de Controleverordening Gelderland 2025 als volgt vast te stellen:

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

accountant: door Provinciale Staten aangewezen accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet;

accountantscontrole: controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

rechtmatigheidsverantwoording: rapportage van Gedeputeerde Staten waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

Rekeningcommissie: commissie als bedoeld in de Verordening rekeningcommissie provincie Gelderland 2025.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal zes jaar.

• 2. Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door Gedeputeerde Staten en de rapportagegrenzen;

  • b. de aanvullend uit te voeren tussentijdse controles; en

  • c. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 3. In afwijking van het tweede lid, aanhef, kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen bepalen, dat zij jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole en in overleg met de accountant vaststellen dat de accountant tussentijdse controles als bedoeld in het tweede lid onder b uitvoeren.

• 4. Provinciale Staten stellen bij de aanbesteding de selectiecriteria, en per selectiecriterium de bijbehorende weging, vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Gedeputeerde Staten kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten vooraf over aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn Gedeputeerde Staten bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezen accountant, als dit in het belang van de provincie is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant vraagt de voor een accountantscontrole benodigde dossierstukken zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 3. Jaarlijks stellen Provinciale Staten een controleprotocol vast, dat in ieder geval bevat:

  • a. de goedkeuringstolerantie overeenkomstig het besluit accountantscontrole decentrale overheden;

  • b. het normkader voor de rechtmatigheidsverantwoording; en

  • c. de rapporteringstolerantie.

• 4. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de Rekeningcommissie, de Gedeputeerde verantwoordelijk voor financiën en de concerncontroller.

Artikel 5. Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

• 1. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, bedoeld in artikel 201 van de Provinciewet, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Gedeputeerde Staten overleggen de boardletter met een reactie van Gedeputeerde Staten uiterlijk februari van het jaar volgend op het boekjaar aan Provinciale Staten.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de provincie.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de provinciale organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig heeft. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de in de provinciale organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle in de provinciale organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1. Als de accountant bij accountantscontrole tot het oordeel komt dat afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt hij een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 2. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.

• 3. De accountant bespreekt voorafgaand aan behandeling van de jaarstukken door Provinciale Staten het verslag van bevindingen met de Rekeningcommissie.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De Controleverordening Gelderland 2023 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2025.

• 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Gelderland 2025.

• B. Het Controleprotocol 2025 vast te stellen.

Provinciale Staten van Gelderland

voorzitter

griffier

TOELICHTING

Inleiding

Na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoorden Gedeputeerde Staten zich aan Provinciale Staten over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 201, lid 1 Provinciewet). In opdracht van Provinciale Staten controleert een bevoegd accountant de jaarrekening (artikel 201, lid 2 Provinciewet). Provinciale Staten wijzen daarom de accountant aan (artikel 217, lid 2 Provinciewet). Ten aanzien van de accountantscontrole en de behandeling van de jaarrekening door Provinciale Staten kent artikel 1 van de Verordening rekeningcommissie provincie Gelderland 2025 de Rekeningcommissie uit Provinciale Staten nadrukkelijk een rol toe.

Toelichting op de artikelen

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de provinciale jaarrekening. Het eerste lid legt vast dat de verbintenis met de accountant voor die controle in principe voor zes jaar geschiedt. In de Verordening rekeningcommissie provincie Gelderland 2025 is opgenomen dat de Rekeningcommissie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat krachtens het zesde lid van artikel 217 Provinciewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen.

Het derde lid voorziet in de mogelijk om jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole door Provinciale Staten onderwerpen te laten vaststellen die buiten de reguliere jaarrekeningcontrole vallen en waaraan de accountant specifiek aandacht dient te besteden door tussentijdse controles. Deze onderwerpen worden opgenomen in het jaarlijkse controleprotocol (artikel 4 lid 3).

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de provincie die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo kunnen ministeries voor de verantwoording over de besteding op grond van specifieke uitkeringen een aparte controleverklaring eisen.

De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van Gedeputeerde Staten. Ook kunnen Gedeputeerde Staten besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door Provinciale Staten benoemde accountant. Gedeputeerde Staten dienen Provinciale Staten hier vooraf over te informeren. Dit biedt Provinciale Staten de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden hun oordeel te vormen en hun bedenkingen aan Gedeputeerde Staten kenbaar te maken.

In het tweede lid geeft aan dat naast eisen vanuit Provinciale Staten ten aanzien van de controle op rechtmatigheid zorgt dient te worden gedragen aan de eisen van rechtmatigheid die aan de orde zijn bij specifieke uitkeringen.

De accountant die de provinciale jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de provinciale administratie dan een accountant die deze controle niet uitvoert. Daarom kunnen aanvullende controles uitgevoerd door de accountant die de provinciale jaarrekening controleert een besparing van controlekosten opleveren. Het derde lid regelt dat Gedeputeerde Staten voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door Provinciale Staten benoemde accountant inschakelen en dat Gedeputeerde Staten hiervan mogen afwijken indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en de provincie ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag onaangekondigd controles uitvoeren. De provincie is hierin volgend. Wel moet ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de provincie. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

In het jaarlijkse controleprotocol geven Provinciale Staten de accountant enkele speerpunten voor de controle mee. Ook leggen zij vast hoe nauwkeurig de accountant moet controleren (door middel van de goedkeuringstolerantie) en boven welk bedrag zij geïnformeerd willen worden over niet gecorrigeerde fouten (rapporteringstolerantie).

Artikel 5. informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

Artikel 5 van de verordening regelt de verplichtingen van Gedeputeerde Staten voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Het tweede lid draagt aan Gedeputeerde Staten op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Het derde lid regelt dat Provinciale Staten worden geïnformeerd over tussentijds uitgevoerde accountantscontrole. De bevindingen uit deze controle rapporteert de accountant aan Gedeputeerde Staten door middel van een boardletter. Gedeputeerde Staten zenden de boardletter met een reactie aan Provinciale Staten (en de Rekeningcommissie in het bijzonder).

Het vierde lid van het artikel is opgenomen om te bevorderen dat Provinciale Staten op basis alle relevante financiële informatie beschikken wanner zij besluiten over de jaarrekening en dat die informatie in de controleverklaring wordt betrokken.

Artikel 6 . Toegang tot informatie door accountant

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen en door provinciale medewerkers volledig en juist geïnformeerd worden.

Artikel 7. Rapportering door accountant

Artikel 7 van deze verordening gaat over aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde jaarrekeningcontrole.

Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat Gedeputeerde Staten in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgen van de schriftelijke mededeling hierover aan Provinciale Staten. Dit opdat Gedeputeerde Staten (in overleg met Provinciale Staten en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen.

In het tweede lid van artikel 7 is de procedure van hoor en wederhoor opgenomen. De constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending aan Provinciale Staten door de accountant besproken met Gedeputeerde Staten. Het geeft Gedeputeerde Staten de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de concept-controleverklaring en in het (concept-) verslag van bevindingen.

De Rekeningcommissie is belast met de voorbereiding van de behandeling van de Jaarrekening (Verordening rekeningcommissie provincie Gelderland 2025 artikel 1 lid 2 onder a). Daarbij maakt de Rekeningcommissie gebruik van de schriftelijke rapportage van de accountant en zijn mondelinge toelichting.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

De Controleverordening Gelderland 2023 geldt tot en met de controle van jaarrekening 2024. Vanaf de controle van de jaarrekening 2025 is de Controleverordening Gelderland 2025 van toepassing.