Wijzigingsbesluit Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeeland 2021

Besluit van provinciale staten van Zeeland d.d. 17 april 2026, 820142, houdende het wijzigingsbesluit van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021.

Provinciale staten van Zeeland ,

• Gelezen de voordracht van het presidium van 30 maart 2026;

• Gelet op artikel 33, derde lid van de Provinciewet.

Besluiten:

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021 als volgt te wijzigen:

I

Artikel 12. Reserves, tweede lid komt als volgt te luiden:

De ondersteunende stichting rapporteert over de hoogte van de opgebouwde reserve in de jaarrekening.

II

Artikel 12. Reserves, vijfde lid komt als volgt te luiden:

Indien tijdens of na een zittingsperiode een fractie wordt opgeheven dient binnen drie maanden een voorlopige eindafrekening te worden opgesteld, waarbij rekening wordt gehouden met lopende verplichtingen. De opgebouwde reserve wordt op basis van deze voorlopige eindafrekening terstond teruggestort aan de Provincie. De definitieve eindafrekening en terugstorting van de resterende reserve dient binnen zes maanden plaats te vinden. Indien een fractie na opheffing van een bankrekening alsnog bankkosten in rekening gebracht krijgt dan wordt hiermee rekening gehouden in de definitieve afrekening.

III

Aan Artikel 12. Reserves een zevende lid toe te voegen dat luidt:

De bedragen, bedoeld in het vierde en vijfde lid, worden na terugstorting aan de provincie in de eerste plaats aangewend ter aanvulling van de bestemmingsreserve fractieondersteuning tot het op dat moment vereiste niveau. Het vereiste niveau van deze reserve wordt ten minste eenmaal per vier jaar, aan het einde van de statenperiode, opnieuw vastgesteld.

IV

Aan Artikel 12. Reserves een achtste lid toe te voegen dat luidt:

Wanneer als gevolg van de verkiezingen, aan het einde van de statenperiode, de financiële bijdrage van een stichting niet toereikend is om te voldoen aan de wettelijke verplichting om een transitievergoeding uit te keren aan een fractieondersteuner, dan dient eerst de reserve, die bestaat uit het in enig jaar door de fractie niet gebruikte gedeelte van de haar toekomende bijdrage, hiervoor te worden aangewend.

V

Aan Artikel 12. Reserves een negende lid toe te voegen dat luidt:

Wanneer ook de reserve, genoemd in het vorige lid, niet toereikend is dan kan door de fractie bij provinciale staten een gemotiveerd verzoek worden ingediend voor een aanvullende financiële bijdrage.

VI

Artikel 13. Administratieve verplichtingen, zesde lid komt als volgt te luiden:

Er mogen geen kosten ten laste worden gebracht van de middelen voor fractieondersteuning die betrekking hebben op een andere statenperiode dan de lopende. Uitzondering hierop vormen kosten met betrekking tot werkgeverslasten die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden na de verkiezingen (bijv. transitiekosten, doorlopende Arbo-verzekering of een bestuurdersaansprakelijkheid verzekering). Indien boekhoudkundig mogelijk worden de kosten toegerekend aan de periode waar ze betrekking op hebben.

VII

Aan Artikel 13. Administratieve verplichtingen, een zevende lid toe te voegen dat luidt:

Om te kunnen voldoen aan de vereisten, bedoeld in het eerste tot en met het zesde lid, wordt de administratie door de ondersteunende stichtingen ondergebracht bij hetzelfde administratiekantoor met uitzondering van de ondersteunende stichtingen die voor de financiële verantwoording al gebruik maakten van een administratiekantoor.

VIII

Artikel 14. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage, komt als volgt te luiden:

• 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 12 vierde tot en met zesde lid, legt elke fractie, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan provinciale staten verantwoording af over de besteding (binnen het bij deze verordening horende normenkader zoals opgenomen in bijlage I) van de bijdrage voor fractieondersteuning.

• 2. De verantwoordingsplicht als bedoeld in het eerste lid voor de periode 1 januari tot en met 31 maart, voorafgaand aan de verkiezingen schort op tot drie maanden na de verkiezingen.

• 3. Het door de ondersteunende stichting van de fracties ingediende verslag met de financiële verantwoording wordt gecontroleerd door een door provinciale staten aan te wijzen registeraccountant volgens het bij deze verordening horende controleprotocol zoals opgenomen in bijlage II. De accountant rapporteert over de uitkomsten van de controle aan provinciale staten door middel van een beoordelingsverklaring en een rapport van bevindingen.

• 4. Provinciale staten stellen na ontvangst van de rapportage van de accountant over de uitkomsten van de controle de bedragen vast van:

  • a. de toegekende bijdrage in het boekjaar;

  • b. de binnen de verordening passende uitgaven in het boekjaar;

  • c. de wijziging van de reserve en;

  • d. de resterende reserve.

• 5. Indien een fractie niet tijdig verantwoording aflegt over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning, draagt de fractie zelf zorg voor het verstrekken van de opdracht aan de door provinciale staten aangewezen registeraccountant, bedoeld in het derde lid. De kosten die hieruit voortvloeien komen voor rekening van de betreffende fractie.

IX

Aan de verordening toe te voegen een nieuw artikel 15. Hardheidsclausule:

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of interpretatieverschillen zich voordoen, beslissen provinciale staten.

En de huidige artikelen 15. Intrekking oude verordening en overgangsrecht en 16. Inwerkingtreding en citeertitel te vernummeren naar artikel 16. Intrekking oude verordening en overgangsrecht en artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel.

X

De in de toelichting opgenomen tabel 'Kosten betalen uit het fractiebudget of niet?’ wordt verplaatst en toegevoegd als bijlage I, waarbij het opschrift komt te luiden:

Bijlage I Normenkader als bedoeld in artikel 14, eerste lid van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021.

Bijlage I Normenkader

Vergoeding voor	Fractiebudget/op basis verordening fractieondersteuning	Andere regeling	Voor wie
Digitale voorzieningen (hardware, software, abonnements- en licentiegelden)	Nee (niet voor staten- of commissieleden)	Artikel 2.3.2. Informatie- en communicatievoorzieningen (RPB) Gedeputeerde staten stellen ten laste van de provincie aan een statenlid, een gedeputeerde of de commissaris voor de duur van de uitoefening van zijn functie informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking. Onder informatie- en communicatievoorzieningen wordt ook verstaan de daarbij behorende abonnementen.	Staten- en commissieleden
Telefoonkosten	Nee	Artikel 2.1.6. Onkostenvergoeding (RPB) Een statenlid ontvangt met ingang van de dag van zijn beëdiging gedurende zijn lidmaatschap van provinciale staten een onkostenvergoeding voor de aan de uitoefening van het statenlidmaatschap verbonden kosten van € 215,94i per maand. Deze onkostenvergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten: Representatie, vakliteratuur, contributies, lidmaatschappen, telefoonkosten, bureaukosten, porti, zakelijke giften, bijdrage aan fractiekosten, ontvangsten thuis en excursies	Statenleden
Scholing en opleiding	Nee	Artikel 2.3.3. Vergoeding kosten scholing (RPB) 1. De kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van statenlid, gedeputeerde of commissaris komen ten laste van de provincie, op voorwaarde dat gedeputeerde staten van oordeel zijn dat de prijs/kwaliteitverhouding van de desbetreffende scholing redelijk is en de kosten ervan niet reeds uit anderen hoofde voor vergoeding in aanmerking komen. 2. Provinciale staten kunnen voor de toepassing van het eerste lid nadere regels stellen voor zover het de scholing van statenleden betreft. Gedeputeerde staten kunnen voor de toepassing van het eerste lid nadere regels stellen voor zover het de scholing van de commissaris of gedeputeerden betreft. 3. Onder de kosten, bedoeld in het eerste lid, worden mede begrepen reiskosten voor het volgen van de scholing. De reiskosten worden berekend met overeenkomstige toepassing van de nadere regels op grond van artikel 2.1.7 onderscheidenlijk 2.2.9. Artikel 8 Vergoeding kosten scholing rechtspositieverordening Zeeland 1. Van scholing als bedoeld in dit artikel is sprake als de scholing niet-partijpolitiek georiënteerd is en gericht is op de vervulling van de functie van de ambtsdrager of het commissielid. 2. De kosten van scholing die door of namens de provincie wordt verzorgd of aan de ambtsdrager of het commissielid wordt aangeboden, komen voor rekening van de provincie. 3. De ambtsdrager die of het commissielid dat scholing wenst die niet door of namens de provincie wordt verzorgd of aangeboden, dient daartoe vooraf een gemotiveerde aanvraag in bij gedeputeerde staten onderscheidenlijk provinciale staten. 4. De aanvraag bedoeld in het derde lid gaat vergezeld van inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie. 5. De kosten komen voor rekening van de provincie als deelname naar het oordeel van gedeputeerde staten onderscheidenlijk provinciale staten van belang is in verband met de vervulling van de functie van de ambtsdrager of het commissielid.	Staten- en commissieleden
Fractieontwikkeling (kosten voor opleiding van de fractie als geheel en teambuildings-activiteiten)	Gedeeltelijk (kosten van scholing van de fractiemedewerker of niet-inhoudelijke scholing statenlid of commissielid wel)	Kosten voor inhoudelijke scholing van statenleden en commissieleden vallen onder de rechtspositieverordening Zeeland (zie hiervoor).	Fractie
Beroepsvereniging	Nee	Artikel 2.3.4. Beroepsvereniging (RPB) Indien een statenlid, een gedeputeerde of de commissaris als zodanig lid is van een voor ieder statenlid, iedere gedeputeerde of iedere commissaris toegankelijke, landelijk georganiseerde beroepsvereniging die blijkens haar statuten deskundigheidsbevordering of belangenbehartiging van de functie van statenlid, gedeputeerde of commissaris ten doel heeft of mede ten doel heeft, wordt de contributie van die beroepsvereniging ten laste van de provincie vergoed, tenzij gedeputeerde staten van oordeel zijn dat de activiteiten van de vereniging onvoldoende invulling geven aan het in de eerste volzin bedoelde doel.	Staten- en commissieleden
Reis- en verblijfkosten	Nee	Artikel 2.1.7. Reiskostenvergoeding (RPB) 1. Een statenlid heeft ten laste van de provincie aanspraak op vergoeding van: a. reiskosten voor het bijwonen van vergaderingen van provinciale staten en commissies, en b. reis- en verblijfkosten voor reizen zowel binnen de provincie als daarbuiten, gemaakt voor de uitoefening van de functie. Artikel 2.4.3. Reiskostenvergoeding (RPB) 2. Een commissielid heeft ten laste van de provincie aanspraak op vergoeding van: a. reiskosten voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie, en b. reis- en verblijfkosten voor reizen zowel binnen de provincie als daarbuiten gemaakt voor de uitoefening van de functie. Artikel 2.1 Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Voor het bijwonen van vergaderingen van provinciale staten en commissies alsmede voor reizen, gemaakt voor de uitoefening van de functie, worden of wordt aan een staten- of commissielid vergoed: a. de kosten voor het gebruik van openbaar vervoer; b. bij gebruik van een eigen vervoermiddel het maximum bedrag dat door een werkgever aan een werknemer per afgelegde kilometer onbelast kan worden verstrekt.	Staten- en commissieleden
Vertegenwoordiging fractie / Representatiekosten	Wel uit het fractiebudget (met een maximum van € 50 per keer): Verstrekken van een attentie als blijk van waardering voor de ontvangst bij een werkbezoek. Verstrekken van een attentie (vanuit gehele fractie) bij levensgebeurtenissen van externe relaties of blijk van waardering bij een bijeenkomst. Niet uit het fractiebudget: Attentie voor interne relaties (collega’s uit eigen fractie, leden van GS, leden van PS en ambtelijke organisatie / griffie) bij levensgebeurtenissen zoals geboorte, afscheid, ziekte of verjaardag.	Artikel 2.1.6. Onkostenvergoeding (RPB) Een statenlid ontvangt met ingang van de dag van zijn beëdiging gedurende zijn lidmaatschap van provinciale staten een onkostenvergoeding voor de aan de uitoefening van het statenlidmaatschap verbonden kosten van € 215,94ii per maand. Deze onkostenvergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten: Representatie, vakliteratuur, contributies, lidmaatschappen, telefoonkosten, bureaukosten, porti, zakelijke giften, bijdrage aan fractiekosten, ontvangsten thuis en excursies	Fractie / Staten- en commissieleden
Giften, beleggingen en leningen	Nee Verordening fractievergoedingen Art 8, tweede lid onder c.  Handreiking Integriteit Ook voor eigen rekening blijven voorbeelden van kosten als: […] fooien in Nederland (pp. 26).		Fractie
Betalingen aan (vertegenwoordigers van) politieke partijen	Nee Artikel 8, tweede lid onder b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;		Fractie
Bureaukosten, abonnementen fractie	Wel uit het fractiebudget: (mits t.b.v. fractie) Betreft kosten voor bijvoorbeeld kantoorartikelen die gemaakt worden ten behoeve van de fractie en niet beschikbaar zijn via 1loket. Abonnementen voor de laptop van de fractiemedewerker, zoals videobewerking, bewerken van bestanden, AI-tool. Niet uit het fractiebudget: Abonnementen voor individuele staten- en commissieleden	Abonnementen voor staten- en commissieleden worden betaald uit de persoonlijke onkostenvergoeding (zoals geregeld in artikel 2.1.6. RPB)	Fractie
Administratie-, advies- en verzekeringskosten	Wel uit het fractiebudget: Kosten die verband houden met het oprichten, onderhouden of beëindigen van de stichting ten behoeve van de ontvangst van de middelen voor fractieondersteuning. Betreft o.a. kosten van voeren financiële administratie of loonadministratie, bankkosten, notariskosten, bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, adviezen werkgeverschap.		Fractie
Vergaderkosten fractie (externe locatie)	Wel uit het fractiebudget: Vergaderkosten van een fractie kunnen gedeclareerd worden als aannemelijk is dat deze bedoeld was om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken. Artikel 8, eerste lid Niet uit het fractiebudget: Consumpties en maaltijden voor individuele statenleden.	** Als een fractievergadering wordt gehouden tijdens gebruikelijke etenstijden, mag de maaltijd uit het fractiebudget worden bekostigd. De kosten voor catering of eten bij een fractievergadering vallen onder vergaderkosten en worden gemaximeerd op € 50iii,- p.p. per vergadering met een maximum van 15x per jaar. Kosten voor individuele staten- en commissieleden worden betaald uit de persoonlijke onkostenvergoeding (zoals geregeld in artikel 2.1.6. RPB)	Fractie
Vergaderkosten (provinciehuis)	Wel uit fractiebudget: Kosten voor catering of eten bij een fractievergadering vallen onder de vergaderkosten en worden gemaximeerd op € 30ivp.p. per vergadering.	**Als een fractievergadering wordt gehouden tijdens gebruikelijke etenstijden mag de maaltijd uit het fractiebudget worden bekostigd.	Fractie
Fractiemedewerker /adviseur of onderzoeker	Wel uit het fractiebudget: Op grond van artikel 8, eerste lid is het fractiebudget hiervoor bedoeld. Medewerker in vaste dienst: De stichting dient zich op te stellen als goed werkgever. Dat wil zeggen dat de voor de arbeidsrelatie vereiste werkgeverslasten, premies dienen te worden afgedragen en verzekeringen dienen te worden afgesloten (arbeidsongeschiktheid, contract met Arbodienst enz.). De kosten hiervan komen ten laste van het fractiebudget evenals de scholingskosten van de fractiemedewerker en attenties bij bijvoorbeeld levensgebeurtenissen of kerst. Fractieondersteuner in vaste dienst van een landelijke stichting (partijbureau): Zoals aangegeven bij medewerker in vaste dienst alleen liggen de verplichtingen bij de landelijke stichting. Doorberekende kosten komen ten laste van het fractiebudget. Inhuur van ondersteuner via een ZZP constructie: De fractie kan externe deskundigen inhuren om bijvoorbeeld een onderzoek te verrichten, adviesdiensten af te nemen of in het kader van fractie-activiteiten (zoals beheren sociale media of creëren van content). Naast de drie hierboven genoemde vormen kan ook gedacht worden aan een ondersteuner die werkt via een Payroll-constructie of een ondersteuner die een vrijwilligersvergoeding ontvangt.		Fractie
Website en social media	Wel uit het fractiebudget: De hosting van een website ten behoeve van de fractie kan gedeclareerd worden. Ook kunnen kosten voor ontwerp en onderhoud worden gedeclareerd. Ook de kosten van het beheer van social media accounts voor de statenfractie.		Fractie
Fractiebijeenkomsten /bijeenkomsten met derden	Wel uit het fractiebudget: Een bijeenkomst van een fractie kan gedeclareerd worden mits aannemelijk is dat deze bedoeld was om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Betreft kosten voor bijvoorbeeld zaalhuur, advertenties en de inhuur van een spreker.		Fractie
Bindingsactiviteit fractie	Wel uit het fractiebudget: Maximaal € 100 per fractielid (statenlid, commissielid of fractiemedewerker) per jaar. Kosten van de partners komen niet ten laste van de fractievergoedingen. Betreft kosten van bijvoorbeeld een BBQ (braai), afscheidsetentje, eindejaarsuitje etc.		Fractie
Aanschaf en onderhoud van ondersteunende ICT apparatuur	Wel uit het fractiebudget: Aanschaf van een laptop en aanverwante apparatuur (zoals beeldscherm, muis en toetsenbord) voor een fractiemedewerker. Aanschaf van opnameapparatuur en aanverwante apparatuur in het kader van de volksvertegenwoordigende taak van de fractie. Niet uit het fractiebudget: Aanschaf van apparatuur nadat bekend is geworden dat een fractie niet terugkeert na de verkiezingen. Niet uit het fractiebudget: Aanschaf van apparatuur voor individueel gebruik door staten- en commissieleden.	**Een ICT apparaat mag één keer per statenperiode worden aangeschaft. Artikel 2.3.2. Informatie- en communicatievoorzieningen (RPB) Gedeputeerde staten stellen ten laste van de provincie aan een statenlid, een gedeputeerde of de commissaris voor de duur van de uitoefening van zijn functie informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking. Onder informatie- en communicatievoorzieningen wordt ook verstaan de daarbij behorende abonnementen.	Fractie

i Indexatie overeenkomstig Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

ii Indexatie overeenkomstig Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

iii Indexatie eens per vier jaar op basis van consumentenprijsindex (CPI)

iv Indexatie eens per vier jaar op basis van consumentenprijsindex (CPI)

Aan de verordening wordt een bijlage II toegevoegd, luidende:

Bijlage II Controleprotocol als bedoeld in artikel 14, derde lid van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021.

Bijlage II Controleprotocol

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021 provincie Zeeland (de Verordening) vanaf Hoofdstuk 3. Fractieondersteuning.

Hoofdstuk 1 Uitgangspunten

Dit controleprotocol is van toepassing met ingang van het verantwoordingsjaar 2026

Doelstelling en inkadering

De Verordening regelt dat de ondersteunende stichtingen van de fracties (hierna: “stichting”) een financiële bijdrage ontvangen van provinciale staten ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. Elke stichting legt, binnen drie maanden na het einde van een boekjaar, aan provinciale staten verantwoording af over de besteding van deze financiële bijdrage voor fractieondersteuning. Deze verantwoordingsplicht schort op tot drie maanden na de verkiezingen voor de periode 1 januari tot en met 31 maart voorafgaand aan de verkiezingen.

De doelstelling van de beoordeling van het totaaloverzicht (waar de individuele verantwoordingen van de stichtingen aan ten grondslag liggen) door de accountant is om een beperkte mate van zekerheid te verkrijgen, voornamelijk door het verzoeken om inlichtingen en het uitvoeren van cijferanalyses, over de vraag of het totaaloverzicht geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Hierdoor wordt de accountant in staat gesteld een conclusie tot uitdrukking te brengen dat hem niets is gebleken op grond waarvan de accountant zou moeten concluderen dat het totaaloverzicht niet, in alle van materieel belang zijde opzichten, is opgesteld in overeenstemming met de Verordening. De assurance-opdracht betreft een beoordeling door de accountant gericht op het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid, die resulteert in een beoordelingsverklaring.

Definities en begrippen

Hieronder wordt in aanvulling op de definities uit de Verordening voor een aantal begrippen een definitie gegeven:

• accountant: een door provinciale staten aangewezen registeraccountant;

• normenkader: de Verordening en specifiek de in de toelichting op de Verordening opgenomen tabel “Kosten betalen uit het fractiebudget of niet?”;

• stichting: een rechtspersoon die specifiek is opgericht door een fractie ten behoeve van het beheren van een bankrekening waarop de bijdrage voor fractieondersteuning wordt gestort;

• totaaloverzicht: ten behoeve van de assurance-opdracht stelt de statengriffie een totaaloverzicht op van de ontvangen verantwoordingen van de stichtingen. In dit totaaloverzicht zijn de volgende gegevens opgenomen per stichting:

  • de toegekende bijdrage in het boekjaar;

  • de uitgaven van een fractie die uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • de wijziging van de reserve en;

  • de resterende reserve.

• verantwoording: de balans, de staat van baten en lasten en de algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling van een stichting, inclusief de toelichting daarop.

Procedures en termijnen

Het proces van het opstellen van de verantwoording door de ondersteunende stichtingen van de fracties tot het aanbieden daarvan aan provinciale staten en termijnen die daarbij worden gehanteerd zijn:

• het bestuur van de stichting stelt jaarlijks voor 1 april een verantwoording van de stichting op over het voorafgaande boekjaar;

• in het jaar van de verkiezingen stelt het bestuur van de stichting voor 1 juli een verantwoording van de stichting op over de periode 1 januari tot en met 31 maart van het lopende boekjaar;

• de statengriffie stelt een totaaloverzicht op, op basis van de ontvangen verantwoordingen van de besturen van de ondersteunende stichtingen;

• de accountant beoordeelt de door de besturen van de stichtingen opgemaakte verantwoordingen en geeft een beoordelingsverklaring af bij het totaaloverzicht.

• provinciale staten stellen de hoogte van de definitieve financiële bijdrage per fractie vast op de binnen de Verordening passende uitgaven in het boekjaar op basis van het totaaloverzicht met de beoordelingsverklaring van de accountant en een verslag van bevindingen met de uitkomsten van de beoordeling van de accountant.

De statengriffier is namens provinciale staten verantwoordelijk voor het geven van de opdracht aan de accountant. Informatie over de Verordening, de daarin opgenomen tabel “Kosten betalen uit het fractiebudget of niet?”, de procedure en het totaaloverzicht is in te winnen bij de statenadviseur financiën. Informatie over de door het bestuur van de stichting opgestelde verantwoording van de individuele fractie kan via de statenadviseur financiën worden opgevraagd bij de desbetreffende penningmeester van de stichting.

Hoofdstuk 2 Onderzoeksaanpak

Reikwijdte onderzoek

De accountant beoordeelt zowel de opgestelde verantwoordingen door de besturen van de ondersteunende stichtingen, het door de statengriffie op basis van de door de stichtingen verstrekte verantwoordingen opgestelde totaaloverzicht als de uitgaven die zijn gedaan door de stichtingen en de ontvangen financiële bijdragen. De financiële bijdragen moeten zijn uitgegeven overeenkomstig de hieraan gestelde voorwaarden in de Verordening.

Bij eventuele onduidelijkheid over de aanvaardbaarheid van uitgaven, kan door de opsteller (het bestuur van de ondersteunende stichting) van de verantwoording of de accountant afstemming worden gezocht met de statenadviseur financiën. De statenadviseur financiën kan vervolgens, waar nodig, via de statengriffier afstemming zoeken met het presidium voor nadere duiding van aanvaardbare uitgaven.

Betrouwbaarheid en materialiteit

De beoordeling behoort zodanig te worden ingepland en uitgevoerd dat een beperkte mate van zekerheid wordt verkregen dat het totaaloverzicht geen afwijkingen (fouten) van materieel belang bevat.

Een goedkeurende beoordelingsverklaring impliceert dat de accountant geen reden heeft te veronderstellen dat het totaaloverzicht niet voldoet aan de normen van de in de toelichting op de Verordening opgenomen tabel “Kosten betalen uit het fractiebudget of niet?”.

Het totaalbedrag van de uitgaven van de stichtingen volgens het totaaloverzicht vormt de omvangsbasis waarop de toleranties in onderstaande tabel moeten worden toegepast. Voor de strekking van de beoordelingsverklaring gelden de volgende toleranties:

Materialiteit	Beoordelingsverklaring
	Goedkeurende verklaring	Verklaring met beperking	Verklaring van oordeelonthouding / Afkeurende verklaring
Afwijkingen in de verantwoording en onzekerheden in de uitvoering van de beoordeling	≤ 1%	> 1% < 2%	≥ 2%

Indien de accountant zowel fouten in het totaaloverzicht als onzekerheden in de beoordeling aantreft, dan weegt de accountant deze bij de oordeelsvorming altijd in onderlinge samenhang.

Van fouten in het totaaloverzicht is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde beoordeling is gebleken dat het totaaloverzicht onjuistheden bevat omdat deze niet voldoet aan de normen van de in de toelichting op de Verordening opgenomen tabel “Kosten betalen uit het fractiebudget of niet?”.

Van een onzekerheid in de beoordeling is sprake als er onvoldoende (assurance-) informatie beschikbaar is om posten in het totaaloverzicht als goed of fout aan te merken. Kortom als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de normen van de in de toelichting op de Verordening opgenomen tabel “Kosten betalen uit het fractiebudget of niet?”.

Voor fouten die worden geconstateerd tijdens de beoordeling geldt dat deze, voor zover dat mogelijk is, worden gecorrigeerd door het bestuur van de ondersteunende stichting in de verantwoording en vervolgens door de statengriffie in het totaaloverzicht. Als de accountant dan nog geen beoordelingsverklaring met een goedkeurende strekking kan afgeven dan wordt afstemming gezocht met het presidium via de statengriffier.

Provinciale staten willen alle bevindingen opgenomen zien in het verslag van bevindingen en hanteren dus geen rapporteringstolerantie.

Hoofdstuk 3 Accountantsproducten

Provinciale staten verwachten een beoordelingsverklaring van de accountant die voldoet aan de Nederlandse Standaard 2400 ‘Opdrachten tot het beoordelen van financiële overzichten’. Daarnaast verwachten provinciale staten een verslag van bevindingen waarin de accountant de bevindingen per individuele verantwoording (dus per fractie) uiteenzet.

XI

De toelichting op de verordening komt als volgt te luiden:

Toelichting op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeeland 2021

Algemene toelichting

Artikel 33 van de Provinciewet (hierna: wet) bepaalt dat provinciale staten en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de staten vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moeten provinciale staten een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan invulling gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele statenleden, dus ook die behorend tot een minderheid in provinciale staten, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan door alle statenleden een beroep worden gedaan.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van provinciale staten waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 14) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van provinciale staten; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand van statenfracties. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier. De medewerkers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de griffie overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de staten over een griffier met griffie beschikken die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de secretaris in deze verordening nader uitgewerkt.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van provinciale staten vallen (artikel 104e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 158 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2

In deze bepaling is voorzien in een eigen en gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg.

Artikel 3. Verzoek om informatie

Statenleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij provinciale staten, gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 167, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij wordt er voor de volledigheid op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een lid van provinciale staten geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het Statenlid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. Ook hier geldt dat informatie die gedeeld wordt met één lid beschikbaar is voor alle statenleden.

Een verzoek kan ook namens een statenlid door een fractiemedewerker worden gedaan. De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 4. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de medewerkers statengriffie de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Een weigering kan bijvoorbeeld aan de orde zijn indien de gevolgen en frequentie van dergelijke verzoeken door of namens een statenlid om bijstand, naar het oordeel van de secretaris, een te groot beslag op de ambtelijke organisatie legt. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de commissaris van de Koning, als voorzitter van provinciale staten en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken statenlid (vierde lid).

Artikel 5. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de commissaris ook een rol vervullen als een statenlid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan kan de commissaris ook hier een bemiddelende rol spelen (tweede lid). De positie van de commissaris maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen staten en college terecht komt. Als een statenlid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een statenlid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken statenlid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Het vragende statenlid heeft de mogelijkheid om geheimhouding te vragen over ambtelijke ondersteuning en/of het te geven advies. Omdat de ambtelijke ondersteuning altijd gericht is op activiteiten met een min of meer politiek karakter, is er geen verplichting voor het vragende statenlid om de reden van geheimhouding toe te lichten (tweede lid).

Artikel 7. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning wordt verstrekt als subsidie. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door provinciale staten in de begroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in provinciale staten vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per statenzetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met de CAO-loonindex omdat de financiële bijdrage bedoeld is voor ondersteuning van inhoudelijke aard, die veelal geleverd wordt door fractiemedewerkers die een arbeidsrelatie hebben met de ondersteunende stichtingen.

Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een basisniveau te laten ondersteunen. Er wordt per zetel daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening Zeeland 2023 (hierna: ASV) onder artikel 6 aan het college gedelegeerd is, wordt voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de staten en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning (derde lid).

Artikel 8. Besteding financiële bijdrage

De fractie kan binnen de kaders van de verordening de bijdrage voor fractieondersteuning gebruiken voor inhoudelijke ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

Dat betekent dat fracties de financiële bijdrage voor fractieondersteuning mogen besteden:

• a. ter bestrijding van (algemene) kosten verbonden aan de werkzaamheden van de fractie voor provinciale staten;

• b. aan een vergoeding voor een fractiemedewerker of adviseur die de fractie ondersteunt bij de uitoefening van haar taken.

In dit artikel is een aantal doelen met name genoemd waarvoor de bijdrage in ieder geval niet gebruikt mag worden (tweede lid). Deze opsomming is niet limitatief. Naast uitgaven die strijdig zijn met de wet is, het uiteraard niet de bedoeling dat statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning statenwerk (zoals vastgelegd in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers), dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet. Ook mogen contributies aan politieke partijen of betalingen aan met politieke partijen gelieerde organisaties niet via de fractieondersteuning worden gefinancierd (tweede lid onder b). Een lidmaatschap van een dergelijke instelling is immers een individuele aangelegenheid van een statenlid en niet van de betreffende statenfractie. Verder wordt met nadruk uitgesloten dat de bijdrage wordt aangewend voor het financieren van verkiezingscampagnes (tweede lid onder e), inclusief de kosten van extra inzet van de fractiemedewerker. De bijdrage mag ook niet besteed worden voor betalingen aan bedrijven waar staten-, commissieleden of bestuursleden van de ondersteunende stichtingen eigenaar van zijn en aan betalingen aan partners en familieleden (tweede lid onder h). Dit ter voorkoming van belangenverstrengeling of de schijn daarvan wanneer een leverancier of een persoon geselecteerd wordt voor de levering van goederen of uitvoering van diensten ten bate van de fractie. In het keuze proces dienen persoonlijke belangen geen rol te spelen zoals bijvoorbeeld bij een opdracht aan een eigen bedrijf, vrienden of familie. Als definitie voor partner wordt gehanteerd:

• de persoon met wie iemand gehuwd is;

• de persoon met wie iemand een geregistreerd partnerschap is aangegaan;

• de persoon met wie iemand een notarieel samenlevingscontract heeft gesloten;

• de persoon met wie iemand een fiscaal partnerschap heeft.

Als laatste wordt genoemd dat de honorering voor werkzaamheden uitgevoerd door een bestuurslid van de partij of ondersteunende stichting niet uit de financiële bijdrage bekostigd mag worden (tweede lid onder i). Deze bepaling is opgenomen om de verhoudingen tussen bestuur en statenfractie zuiver te houden en de (schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. Het is onwenselijk dat een persoon die tegen betaling werkzaam is voor een fractie tegelijkertijd een bepalende rol heeft bij het bestuur van de ondersteunende stichting die hem of haar inhuurt. Ook kan het niet zo zijn dat een betaalde adviseur of assistent een bepalende rol heeft bij de samenstelling van de kieslijst voor de statenfractie. Hiermee ontstaat een onwenselijke afhankelijkheid.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet.

In de tabel in bijlage I vindt u een overzicht van kosten die al dan niet uit het fractiebudget betaald mogen worden.

Artikel 9. Voorschot financiële bijdrage

Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 7 berekende voorwaardelijke aanspraak op subsidie. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het voorschot tot en met maart heeft betrekking op de staten in de oude samenstelling. Na de verkiezingen wordt een voorschot verstrekt gebaseerd op de nieuwe samenstelling van provinciale staten.

Voor de nieuwe ondersteunende stichtingen kost het tijd om een bankrekening te openen. Om de fracties in de tussenliggende periode in staat te stellen uitgaven te doen die passen binnen deze verordening kunnen zij de griffie verzoeken om de kosten voor te financieren. Het voorschot wordt in mindering gebracht op de subsidie voor fractieondersteuning waar de fractie recht op heeft.

Artikel 10. Fractievergoeding na verkiezingen

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage na verkiezingen aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in provinciale staten. De bijdrage wordt berekend per de eerste dag van de maand na de verkiezingen. De kosten voor nieuwe fracties kunnen vanaf de dag na de verkiezingen verantwoord worden.

Artikel 11. Verandering zeteltal en splitsing of samenvoeging fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties dan wordt de financiële bijdrage aangepast aan de veranderde verhoudingen in de staten. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het basisbedrag en het variabel deel per zetel.

Wanneer gedurende de statenperiode één of meer statenleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden hebben zij recht op het variabel bedrag dat per zetel wordt toegekend. Tegelijkertijd wordt het variabele deel van de subsidie aan de fracties waar de leden van de nieuwe fractie zich van hebben afgescheiden verlaagd.

Wanneer fractieleden toetreden tot een fractie die bestond aan het begin van de lopende statenperiode, wordt eveneens het variabel deel van de vergoeding (voor hun zetel) betrokken bij de nieuw vast te stellen fractievergoeding.

Bij verandering van een zetelaantal van een fractie wordt het eerder verleende variabele deel van het voorschot direct bijgesteld naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar (derde lid).

Tenslotte wordt in het laatste lid de financiële afwikkeling geregeld in het geval dat een fractie ophoudt te bestaan.

Artikel 12. Reserve

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag mag niet eindeloos groeien. De reserve wordt aan het einde van de zittingsperiode teruggestort in de provinciekas. Deze regeling biedt de mogelijkheid voor de fracties om gedurende de zittingsperiode de nodige armslag te hebben in de verdeling van de gelden. Er wordt zo recht gedaan aan het gegeven dat verkiezingen nieuwe verhoudingen met zich meebrengen en het verhindert dat er over de verkiezingen heen een situatie kan ontstaan met “rijke” gezeten fracties en minder welvarende nieuwe fracties.

Het vijfde lid regelt hoe wordt omgegaan met de opgebouwde reserve indien een fractie wordt opgeheven. Een fractie heeft tijd nodig om eventuele werkgeversverplichtingen goed af te wikkelen bij opheffing. Daarom wordt de fractie gevraagd een voorlopige eindafrekening op te stellen zodat een deel van de opgebouwde reserve al teruggestort wordt aan de provincie maar er voldoende geld op de bankrekening blijft staan voor de financiële afwikkeling. Binnen zes maanden moet de fractie een definitieve afrekening opstellen en de resterende reserve terugstorten. Indien een fractie na opheffing van een bankrekening alsnog bankkosten in rekening gebracht krijgt dan wordt hiermee rekening gehouden in de definitieve afrekening.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met samenvoeging van fracties. Het in het zesde lid bepaalde voorziet er in, dat in een dergelijk geval onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording wordt afgelegd.

De ondersteunende stichtingen die een arbeidsrelatie aangaan krijgen te maken met verplichtingen die horen bij het werkgeverschap, zoals het betalen van een transitievergoeding. Binnen de provincie is hiervoor een bestemmingsreserve fractieondersteuning ingesteld. Deze reserve is bedoeld voor transitievergoeding aan het einde van de statenperiode als een fractie op basis van de verkiezingsuitslag ophoudt te bestaan of als een fractie niet meer voldoende financiële bijdrage krijgt om de bestaande arbeidsovereenkomst(en) met de fractiemedewerkers te continueren. De opgebouwde reserves die worden teruggestort aan de provincie aan het einde van de zittingsperiode of bij opheffing van een fractie worden gebruikt om de bestemmingsreserve aan te vullen tot het niveau dat op dat moment nodig is. Het benodigde niveau wordt minimaal iedere vier jaar, aan het einde van de statenperiode, opnieuw bepaald (zevende lid).

Het achtste lid regelt dat als een fractie een transitievergoeding moet uitkeren aan een fractiemedewerker, deze in eerste instantie uit de opgebouwde reserve gefinancierd wordt. Indien de opgebouwde reserve niet voldoende toereikend is dan kan de fractie een gemotiveerd verzoek indienen voor een aanvullende financiële bijdrage (negende lid). Dit verzoek dient de fractie in bij de griffier. Na overleg over het verzoek in het presidium besluiten provinciale staten over de onttrekking aan de reserve.

Artikel 13. Administratieve verplichtingen

Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord (zie artikel 14) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie.

Per 1 april 2027 wijzigt het eerste lid van dit artikel zodanig dat alleen nog een financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Zo is er eenduidigheid in de administratie van alle fracties en wordt rekening gehouden met overlopende posten in de administratie wanneer uitgaven deels betrekking hebben op een andere statenperiode dan de lopende (zesde lid).

De ondersteunende stichtingen brengen hun financiële administratie onder bij hetzelfde administratiekantoor zodat de administratieve vastleggingen volgens dezelfde systematiek gedaan worden (zevende lid). Dit zorgt voor een deugdelijke uniforme administratie waarmee de juiste en volledige totstandkoming van de fractieverantwoording is geborgd. Daarnaast biedt dit de ondersteunende stichtingen continuïteit wanneer gewisseld wordt van penningmeester en ondersteunt het administratiekantoor de penningmeester bij het opstellen van de fractieverantwoording en de juiste toepassing van het stelsel van baten en lasten. In het zevende lid is een uitzondering opgenomen voor de ondersteunende stichtingen die al gebruik maakten van een administratiekantoor.

Artikel 14. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

De statenfracties dienen prudent met de ter beschikking gestelde publieke middelen om te gaan. Het is een verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan provinciale staten als geheel om bij de jaarverantwoording vast te stellen of dit is gebeurd.

De verantwoording wordt opgesteld door de penningmeester van de fractie, ondersteund door het administratiekantoor. Deze levert de verantwoording tijdig aan bij de statenadviseur financiën. De statenadviseur fungeert als tussenpersoon naar de accountant die de controle uitvoert. Ten behoeve van de controle door de accountant is een controleprotocol in bijlage II opgenomen, dat nadere aanwijzingen geeft aan de accountant zoals bijvoorbeeld reikwijdte, geldende normstelling en te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

De penningmeesters van de fracties in provinciale staten komen in ieder geval jaarlijks samen om algemene financiële vraagstukken en desgewenst specifieke casuïstiek met betrekking tot de besteding en verantwoording van de fractievergoeding met elkaar te kunnen bespreken. Na controle van het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stellen provinciale staten de hoogte van de financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag.

Als het verleende voorschot hoger is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan kan het onverschuldigde bedrag overeenkomstig artikel 4:57, eerste lid, van de Awb teruggevorderd worden. De beslissing tot terugvordering is – evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit. Voorts wordt vastgesteld de hoogte van de wijziging van de reserve en van de resterende reserve; deze kan voor een of beide uiteraard ook nul bedragen.

De afspraken die door provinciale staten gemaakt worden met de accountant ten behoeve van de uitvoering van de opdracht zijn niet vrijblijvend. Daarom regelt het vijfde lid dat de werkzaamheden van de accountant doorgaan voor de fracties die hun verantwoording tijdig hebben aangeleverd. Een fractie die niet tijdig aanlevert draagt zelf zorg, op eigen kosten, voor het verstrekken van een opdracht aan de accountant om de werkzaamheden alsnog te laten uitvoeren.

Artikel 15. Hardheidsclausule

Het overzicht van kosten die al dan niet uit het fractiebudget betaald mogen worden (zie bijlage I) verduidelijkt voor de fracties waaraan zij de financiële bijdrage mogen besteden. Voor de accountant is dit overzicht belangrijk om te beoordelen of de verantwoording is opgesteld in overeenstemming met deze verordening. De hardheidsclausule is opgenomen voor die gevallen waar onduidelijkheid bestaat over de aanvaardbaarheid van de uitgaven. In eerste instantie wordt hierover afstemming gezocht met de statenadviseur financiën. Deze kan vervolgens, waar nodig, via de griffier afstemming zoeken met het presidium voor een nadere duiding van aanvaardbare uitgaven. Provinciale staten besluiten over een aanpassing van het overzicht van kosten die al dan niet uit het fractiebudget betaald mogen worden.

XII

De bovenstaande wijzigingen treden na publicatie van het besluit in het Provinciaal Blad in werking op 1 mei 2026.

Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van 17 april 2026.

H.M. de Jonge, voorzitter

Drs. F.J. van Houwelingen MPA, statengriffier