Controleprotocol Accountantscontrole Subsidies Regio Deal Zuid- en Oost-Drenthe II

Gedeputeerde Staten van Drenthe;

 

gelet op artikel 3, derde lid, van de Algemene subsidieverordening provincie Drenthe 2023;

 

overwegende het wenselijk is om een controleprotocol in het kader van accountantscontroles voor subsidies met betrekking tot de Regio Deal Zuid- en Oost-Drenthe II vast te stellen;

 

 

BESLUITEN:

 

 

het Controleprotocol Accountantscontrole Subsidies Regio Deal Zuid- en Oost-Drenthe vast te stellen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

accountant: een registeraccountant of Accountant-Administratieconsulent als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de subsidieontvanger de opdracht heeft verstrekt de aanvraag tot subsidievaststelling te controleren;

controleverklaring: een schriftelijke verklaring van de accountant inhoudende een oordeel omtrent de juistheid, volledigheid en financiële rechtmatigheid van een aanvraag tot subsidievaststelling;

subsidieontvanger: een natuurlijke of rechtspersoon of diens gemachtigde aan wie door de provincie Drenthe een subsidie is verstrekt.

Artikel 2 Doel

Dit controleprotocol beschrijft de uitgangspunten en voorschriften voor de accountantscontrole van subsidies die door de provincie aan derden zijn verstrekt in het kader van de Regio Deal Zuid- en Oost-Drenthe II. Het protocol beoogt te waarborgen dat de provincie op een rechtmatige en controleerbare wijze kan verantwoorden richting het Rijk via de SiSa-systematiek. Het controleprotocol is bedoeld als instructie voor accountants van subsidieontvangers en de provinciale accountant en schept verder geen zelfstandige subsidievoorwaarden.

Artikel 3 Reikwijdte

Dit controleprotocol is van toepassing op subsidies van € 500.000 en meer die door de provincie aan derden zijn verstrekt op grond van de Subsidieregeling Regio Deal Zuid- en Oost-Drenthe II, voor zover dat in de beschikking tot subsidieverlening is bepaald.

Artikel 4 Eisen voor de controleaanpak

De controle moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

Artikel 5 Administratieve controle

De accountant stelt vast dat de basisadministratie toereikend is ingericht en actueel wordt bijgehouden. In dit kader controleert de accountant in ieder geval dat:

  • a.

    de subsidiebeschikking aanwezig is, is bestudeerd en is betrokken bij de controlewerkzaamheden;

  • b.

    een projectadministratie is ingericht die volledig, inzichtelijk en actueel is, en waaruit alle relevante projectgegevens blijken;

  • c.

    het kostenoverzicht aansluit op de projectadministratie.

Artikel 6 Financiële controle

De accountant controleert de financiële rechtmatigheid en juistheid van de opgevoerde kosten. Daarbij stelt de accountant vast dat:

  • a.

    de uitgaven zijn gedaan binnen de subsidiabele periode zoals opgenomen in de subsidiebeschikking;

  • b.

    de opgevoerde uitgaven daadwerkelijk zijn betaald, hetgeen wordt onderbouwd met bankafschriften of gelijkwaardige betaalbewijzen;

  • c.

    voor alle opgevoerde kosten facturen en bijbehorende betaalbewijzen aanwezig zijn;

  • d.

    de kosten juist en volledig zijn toegerekend aan het betreffende project en correct zijn verwerkt in de financiële administratie;

  • e.

    geen sprake is van dubbele bekostiging, waaronder wordt verstaan dat dezelfde kosten niet tevens uit andere subsidies of financieringsbronnen zijn bekostigd;

  • f.

    de overige inkomsten van het initiatief zijn gecontroleerd, waaronder de door de subsidieontvanger ingebrachte cofinanciering, inclusief de in‑kindbijdragen.

Artikel 7 Inhoudelijke controle

Naast de financiële aspecten betrekt de accountant de inhoudelijke projectverantwoording bij zijn controle. De accountant stelt vast dat:

  • a.

    de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt overeenkomstig de beschikking tot subsidieverlening zijn uitgevoerd en voldaan is aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

  • b.

    de opgevoerde uitgaven passen binnen het goedgekeurde projectplan en begroting en in overeenstemming zijn met de subsidiebeschikking;

  • c.

    de kosten aantoonbaar noodzakelijk zijn voor het realiseren van de projectdoelstellingen;

  • d.

    geen strijdigheid bestaat tussen de financiële verantwoording en de inhoudelijke voortgangs- of eindrapportage van het project.

Artikel 8 Rapportage en controleverklaring

De accountant rapporteert de uitkomsten van zijn controle met een controleverklaring op transparante en navolgbare wijze. In dit kader draagt de accountant er zorg voor dat:

  • a.

    een afzonderlijke tabel met geconstateerde fouten en onzekerheden is opgenomen, indien van toepassing;

  • b.

    overige bevindingen die relevant zijn voor de subsidieverstrekker expliciet en duidelijk zijn opgenomen in de rapportage;

  • c.

    indien de provincie Drenthe modellen en formats beschikbaar stelt, hiervan gebruik wordt gemaakt.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 10 Citeertitel

Dit protocol wordt aangehaald als: Controleprotocol Accountantscontrole Subsidies Regio Deal Zuid- en Oost-Drenthe II.

Gedeputeerde Staten voornoemd,

drs. A.H. Mulder, voorzitter

W.F. Brenkman MSc, secretaris

Assen, 17 februari 2025

Kenmerk 4.6/2026000207

Naar boven