Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende tweede wijziging van het Mandaatbesluit RUD Zeeland 2024 provincie Zeeland

Besluit van het college van gedeputeerde staten van Zeeland van 3 november 2026, zaaknummer 843496) inzake de tweede wijziging van het Mandaatbesluit RUD Zeeland 2024 provincie Zeeland van 12 december 2023 (Provinciaal blad 2023, nummer 14874), laatstelijk gewijzigd op 16 december 2025 (Provinciaal blad 2025, nummer 21194) in verband met archieftaken

Gedeputeerde staten van Zeeland;

• Overwegende dat het wenselijk is in de mandaatlijst van de RUD Zeeland een aantal bevoegdheden alsmede feitelijke en uitvoeringshandelingen op te nemen voor archieftaken op grond van of krachtens de Archiefwet 2026 omtrent alle informatie bedoeld als in artikel 1.1 van de Archiefwet 2026 die betrekking heeft of verband houdt met de uitvoering van de Vergunning, toezichts- en handhavingstaken (VTH-taken) en andere al dan niet aan VTH gerelateerde taken, opgenomen in het Mandaatbesluit RUD Zeeland 2024 provincie Zeeland welke taken de RUD Zeeland in mandaat uitvoert namens de provincie Zeeland;

• Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht, de bepalingen van de Archiefwet 2026, het Archiefbesluit en de Archiefregeling;

Besluiten vast te stellen de navolgende tweede wijziging van het Mandaatbesluit RUD Zeeland 2024 provincie Zeeland:

Artikel I

Aan het onderdeel Algemeen van de bij het Mandaatbesluit RUD Zeeland 2024 Provincie Zeeland behorende Mandaatlijst Provincie Zeeland voor RUD Zeeland 2024 worden de volgende mandaten toegevoegd:

Archieftaken

	BEVOEGDHEDEN /BESLUITEN	VOORWAARDEN EN REIKWIJDTE (INSTRUCTIES)	OPMERKING
A14	Het toekennen van bewaar- en vernietigingstermijnen aan de hand van het vigerende selectiebesluit		de mandaatverlening betreft de taken en bevoegdheden die binnen het doel/belang vallen van de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverlenings-overeenkomst; ziet op alle gemandateerde taken die zijn opgenomen in de Mandaatlijst Provincie Zeeland voor RUD Zeeland 2024
A15	Zorgdragen voor de vernietiging (incl. het vernietigingsbesluit) van de daarvoor in aanmerking komende documenten op basis van de vigerende selectiebesluiten	Op basis van het vigerende selectiebesluit voert de RUD Zeeland na advies van de archivaris jaarlijkse vernietiging uit van de daartoe in aanmerking komende documenten. De RUD Zeeland informeert het college over de uitgevoerde vernietiging.	de mandaatverlening betreft de taken en bevoegdheden die binnen het doel/belangvallen van de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverlenings-overeenkomst; ziet op alle gemandateerde taken die zijn opgenomen in de Mandaatlijst Provincie Zeeland voor RUD Zeeland 2024
A16	Het desgevraagd aan derden verstrekken van afschriften, reproducties, uittreksels of afbeeldingen van de openbare documenten.		de mandaatverlening betreft de taken en bevoegdheden die binnen het doel/belang vallen van de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverlenings-overeenkomst; ziet op alle gemandateerde taken die zijn opgenomen in de Mandaatlijst Provincie Zeeland voor RUD Zeeland 2024
A17	Het volgens de geldende overbrengingstermijn overbrengen van de documenten die niet voor vernietiging in aanmerking komen naar de decentrale archiefdienst.	Op basis van het vigerende selectiebesluit voert de RUD Zeeland na advies van de archivaris periodiek overbrenging uit van de daartoe in aanmerking komende documenten. De RUD Zeeland informeert het college over de uitgevoerde overbrenging.	de mandaatverlening betreft de taken en bevoegdheden die binnen het doel/belang vallen van de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverlenings-overeenkomst; ziet op alle gemandateerde taken die zijn opgenomen in de Mandaatlijst Provincie Zeeland voor RUD Zeeland 2024
A18	Het uitvoeren van conversie, migratie of emulatie van documenten indien de kans bestaat dat niet langer kan worden voldaan aan de gestelde eisen ten aanzien van toegankelijke en geordende staat van de digitale documenten.	RUD Zeeland voert na advies van de archivaris conversie/migratie /emulatie uit. De RUD Zeeland informeert het college over de uitgevoerde conversie/migratie/emulatie.	de mandaatverlening betreft de taken en bevoegdheden die binnen het doel/belang vallen van de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverlenings-overeenkomst; ziet op alle gemandateerde taken die zijn opgenomen in de Mandaatlijst Provincie Zeeland voor RUD Zeeland 2024
A19	Het vervangen van documenten door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen	Wordt uitgevoerd overeenkomstig artikel 4.3 van de Archiefwet 2026 en artikelen 2.3 en4.2, van het Archiefbesluit 2026	de mandaatverlening betreft de taken en bevoegdheden die binnen het doel/belang vallen van de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverlenings-overeenkomst; ziet op alle gemandateerde taken die zijn opgenomen in de Mandaatlijst Provincie Zeeland voor RUD Zeeland 2024

Artikel II

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2027.

Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van 3 november 2026,

H.M. de Jonge, voorzitter

drs. M.C.J. Franken, secretaris