Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende de Verordening Klankbordgesprekken commissaris van de Koning en provinciale staten van Zeeland

Besluit van provinciale staten van Zeeland van 4 juni 2026, kenmerk 827311, houdende vaststelling van de Verordening Klankbordgesprekken commissaris van de Koning en Provinciale Staten Zeeland.

Provinciale staten van Zeeland,

• Gelezen het voorstel van het Presidium van 26 mei 2026;

• Gelet op de artikelen 105 en 143, eerste lid van de Provinciewet.

Besluiten:

Vast te stellen de navolgende regeling: Verordening Klankbordgesprekken commissaris van de Koning en provinciale staten van Zeeland.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. commissaris: de commissaris van de Koning;

• b. griffier: de griffier als bedoeld in artikel 97 Provinciewet;

• c. Minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• d. voorzitter: de voorzitter als bedoeld in artikel 5, eerste lid van deze verordening;

• e. klankbordgesprek: het wederkerig gesprek tussen provinciale staten en de commissaris als bedoeld in artikel 6, waarin feedback op elkaar wordt gegeven en ontvangen;

• f. profielschets: de door provinciale staten van Zeeland vastgestelde eisen en competenties die bij zijn benoeming aan de commissaris werden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt;

• g. commissie: de commissie klankbordgesprekken, bestaande uit de leden van het Presidium die tevens fractievoorzitter zijn.

Artikel 2 Algemene bepalingen

Er is een commissie klankbordgesprekken in de zin van artikel 82 Provinciewet bestaande uit de fractievoorzitters die namens provinciale staten ten minste éénmaal per jaar een klankbordgesprek voert met de commissaris.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

• 1. De griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken. Er vindt minstens een keer per jaar een klankbordgesprek plaats.

• 2. In een jaar waarin de commissaris een gesprek heeft met de Minister, agendeert de griffier het klankbordgesprek met de commissie in ieder geval vier weken voorafgaand aan het gesprek met de Minister.

Artikel 4 Bijstand van de commissie

• 1. De commissie laat zich bij het klankbordgesprek bijstaan door de griffier en de statenadviseur bestuurlijk juridisch.

• 2. De commissie kan zich laten informeren door één of meerdere gedeputeerden, de provinciesecretaris en de griffier. De commissie en de commissaris bepalen in overleg welke gedeputeerden worden geraadpleegd.

Artikel 5 Voorzitterschap tijdens het klankbordgesprek

• 1. De commissie wijst een voorzitter uit haar midden aan, die het klankbordgesprek leidt.

• 2. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 6 Geheimhouding (besloten vergadering, gedeelde informatie en verslagen)

• 1. De vergaderingen van de commissie vinden achter gesloten deuren plaats.

• 2. Indien er schriftelijke informatie gedeeld wordt voor, tijdens of na besloten vergaderingen zoals genoemd in het eerste lid, neemt de commissie een afzonderlijk besluit tot geheimhouding met toepassing van artikel 84 Provinciewet op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 eerste en tweede lid, van de wet open overheid. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• 3. De aanwezigen bij het klankbordgesprek voorkomen dat op enigerlei wijze de geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen de aanwezigen daarom alleen gebruikmaken van de eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk gekregen informatie van in overleg aangewezen gedeputeerden, de provinciesecretaris en de griffier als bedoeld in artikel 4, tweede lid.

• 4. De commissie dan wel haar individuele leden verstrekken geen inzage in of informatie over de verslagen van klankbordgesprekken noch geven zij informatie over het behandelde tijdens de gesprekken aan statenleden die geen lid zijn van de commissie of aan derden, behoudens het bepaalde in artikel 9, derde lid (verslaglegging aan de Minister).

• 5. De commissie, noch provinciale staten zullen de geheimhouding waartoe het eerste en tweede lid verplichten opheffen, tenzij een situatie aan de orde is in de zin van artikel 61b Provinciewet (verstoorde verhouding). De commissie stelt hiertoe onder oplegging van geheimhouding informatie beschikbaar aan provinciale staten, welke informatie besproken wordt in een vergadering met gesloten deuren als benoemd in artikel 61c Provinciewet.

• 6. De griffier voorziet in de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de commissaris, de griffier, betrokken gedeputeerden, de provinciesecretaris en betrokken ambtenaren.

Artikel 7 Voorbereiding klankbordgesprek

• 1. Leden van de commissie en de commissaris krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in te zien.

• 2. Leden van de commissie en de commissaris kunnen voorafgaand aan het klankbordgesprek bespreekpunten aanleveren bij de griffier.

• 3. Uiterlijk twee weken voorafgaand aan het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de commissaris een schriftelijke uitnodiging. Deze uitnodiging bevat de agenda en de door de commissie en de commissaris aangeleverde bespreekpunten.

Artikel 8 Het klankbordgesprek

• 1. Het klankbordgesprek heeft als uitgangspunt de profielschets op basis waarvan de commissaris is benoemd, alsmede de wettelijke taken en indien van toepassing de inhoudelijke portefeuille van de commissaris.

• 2. Voor zover van toepassing wordt het verslag van en de afspraken uit de vorige klankbordgesprekken bij het gesprek betrokken.

• 3. Tijdens het klankbordgesprek hebben zowel de leden van de commissie als de commissaris de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

Artikel 9 Verslaglegging

• 1. Door de griffier wordt, bijgestaan door de statenadviseur bestuurlijk juridisch, het verslag in drievoud in concept opgesteld en ter inzage gelegd voor de commissie. Na vaststelling door de commissaris en de commissie, wordt het verslag ondertekend door de commissaris en de voorzitter.

• 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en een beknopt overzicht van het besprokene.

• 3. De griffier stuurt een ondertekende versie van het vastgestelde verslag aan de commissaris en aan de Minister.

Artikel 10 Archivering

• 1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken.

• 2. Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 hieraan stelt

• 3. De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Artikel 11 Inwerkingtreding en aanhaling

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van publicatie van het Provinciaal Blad waarin zij is geplaatst.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Klankbordgesprekken commissaris van de Koning en provinciale staten van Zeeland 2026’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van 4 juni 2026.

H.M. de Jonge, voorzitter

Drs. F.J. van Houwelingen MPA, statengriffier