Besluit van Provinciale Staten van Utrecht van 18 december 2024, tot vaststelling van de uitgangspunten van het financiële beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie en van regels voor periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur (financiële verordening provincie Utrecht)

Provinciale Staten van Utrecht;

 

Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 5 november 2024 met als kenmerk UTSP-1592886072-726.

 

Gelet op de artikelen 216 en 217a van de Provinciewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

 

Overwegende dat het uit oogpunt van actualisatie wenselijk is periodiek de financiële verordening aan te passen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zoals bovengenoemd.

 

Besluiten de financiële verordening vast te stellen:

 

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening en de daarop gebaseerde regelingen wordt verstaan onder:

  • a.

    Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de provincie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • b.

    BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

  • c.

    Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijk inzet van middelen of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken;

  • d.

    Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en maatschappelijke effecten van het provinciale beleid daadwerkelijk worden bereikt;

  • e.

    Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van financiën, het nakomen van financiële verplichtingen en het uitoefenen van rechten van de provincie;

  • f.

    Financieel beleid: de beleidskaders die nodig zijn om het financieel beheer in te richten en te laten werken conform wet- en regelgeving;

  • g.

    Financiële Audit Commissie:

    Tot en met 31 december 2024, een op grond van artikel 80 Provinciewet door Provinciale Staten ingestelde statencommissie die Provinciale Staten ondersteunt bij het uitvoeren van hun financiële- en controlfunctie:

    Vanaf 1 januari 2025, een op grond van artikel 82 van de Provinciewet door Provinciale Staten ingestelde adviescommissie die Provinciale Staten ondersteunt bij het uitvoeren van haar financiële en controlfunctie;

  • h.

    Indicatoren: een meetbare eenheid die een signalerende functie heeft en een aanwijzing geeft over de mate van doelrealisatie of grenswaarden: hieronder vallen ook de verplichte indicatoren zoals genoemd in het BBV;

  • i.

    Jaarstukken: de jaarrekening (inclusief Rechtmatigheidsverantwoording) en het jaarverslag van de provincie Utrecht zoals bedoeld in artikel 24 van het BBV;

  • j.

    Kadernota: nota met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor het volgend begrotingsjaar en de meerjarenraming;

  • k.

    Organisatorische eenheid: organisatieonderdeel binnen de ambtelijke organisatie die een bepaald doel nastreeft (bijvoorbeeld een afdeling);

  • l.

    Prestatie: onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende activiteiten of een enkele activiteit;

  • m.

    Primaire begroting: begroting zoals bedoeld in artikel 195 Provinciewet;

  • n.

    Programma: het programma zoals bedoeld in het BBV, inhoudende een samenhangend geheel van activiteiten: de programma’s worden genoemd in de begroting en jaarstukken en kennen elk een overkoepelend programmadoel;

  • o.

    Rechtmatigheidsverantwoording: onderdeel van de jaarrekening, waarin door Gedeputeerde Staten wordt aangegeven in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

  • p.

    Wet: Provinciewet;

  • q.

    Kader incidenteel-structureel (baten en lasten):

Hoofdrichtlijnen:

  • 1.

    Baten en lasten die zich maximaal 3 jaar voordoen ➔ Incidenteel

    Baten en lasten die zich langer dan 3 jaar voordoen ➔ Structureel

  • 2.

    Onttrekkingen uit en stortingen in de reserves ➔ Incidenteel

Op deze hoofdrichtlijn is onderstaande uitzondering van toepassing:

  • 1.

    Meerjarige tijdelijke geldstromen, en de daarmee samenhangende lasten,

    waarvan de eindigheid vastligt d.m.v. een staten- en /of toekenningsbesluit ➔ Incidenteel

HOOFDSTUK 2 BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 2 Indeling van programma’s

  • 1.

    Provinciale Staten stellen de programma-indeling vast.

  • 2.

    Provinciale Staten zijn bevoegd een programma nader onder te verdelen als zij dat in het kader van het financiële beleid en beheer van belang achten.

Artikel 3 Planning & Controlcyclus

  • 1.

    De Planning- en Controlcyclus (“P&C-cyclus”) bestaat uit de kadernota, de programmabegroting, tussentijdse rapportages, de slotwijziging en de jaarstukken. Tot en met boekjaar 2024 worden de P&C-producten zowel op programma-, als beleidsniveau opgesteld. Vanaf boekjaar 2025 worden P&C-documenten aangeleverd door Gedeputeerde Staten met informatie (doelen, indicatoren, budgetten) op programmaniveau met als aparte bijlage, en ter kennisname voor Provinciale Staten, nadere informatie op beleidsdoelniveau (doelen, indicatoren, budgetten).

  • 2.

    Gedeputeerde Staten publiceert de P&C-stukken elektronisch uiterlijk 1 week na het versturen van de stukken aan Provinciale Staten.

  • 3.

    Via de bestuurlijke planning bieden Gedeputeerde Staten overzicht in de data voor het aanbieden van de bij 3.1 genoemde P&C-documenten.

Artikel 4 Inrichting programmabegroting en jaarstukken

  • 1.

    De begroting en de jaarstukken geven volgens de normen die voor provincies als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en lasten.

  • 2.

    In de programmabegroting worden de programma’s ingedeeld in de drie w-vragen:

    • a.

      Wat willen we bereiken?;

    • b.

      Wat gaan we daarvoor doen?;

    • c.

      Wat gaat dat kosten (lasten, baten, mutaties reserves, investeringen).

      Zoals hierboven in artikel 3 lid 1 beschreven, wordt vanaf boekjaar 2025 de begroting op programmaniveau opgesteld met als aparte bijlage nadere informatie op beleidsdoelniveau.

  • 3.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de investeringen in activa per categorie het benodigde investeringsbudget weergegeven en de raming van de uitputting over de (meerjaren)begroting.

  • 4.

    De begroting en de jaarstukken bestaan uit een beleidsmatig deel, zijnde het jaarverslag, en een financieel deel, zijnde de jaarrekening.

  • 5.

    De verantwoording bestaat uit:

    • a.

      de programmaverantwoording met de realisatie van de programma’s;

    • b.

      per programma inzicht in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd, toegelicht aan de hand van prestatie-indicatoren en de wijze waarop getracht is de beoogde effecten te bereiken, en per programma de gerealiseerde baten en lasten;

    • c.

      een overzicht van de prestatie-indicatoren waarvan afgeleid kan worden welke prestaties zijn bereikt en de wijze waarop en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen;

    • d.

      de paragrafen.

  • 6.

    De jaarrekening bestaat uit:

    • a.

      de balans;

    • b.

      het overzicht van baten en lasten (per programma);

    • c.

      diverse toelichtingen op, en bijlagen bij de hiervoor vermelde onderdelen conform het BBV. Onder andere incidentele baten en lasten (grensbedrag van € 500.000 per afzonderlijke begrotingspost), investeringskredieten, wet normering bezoldiging topfunctionarissen, specifieke uitkeringen en het overzicht op taakvelden;

    • d.

      de rechtmatigheidsverantwoording.

  • 7.

    Jaarlijks worden in de begroting de indexeringen opgenomen, de actuele raming van de personeelslasten en de meicirculaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, tenzij Provinciale Staten anders beslissen. De budgetten en tarieven van de provincie Utrecht worden op vier verschillende manieren geïndexeerd:

    • 1.

      de percentages van prijscompensatie voor structurele budgetten aan derden zijn gebaseerd op de gemaakte contractuele afspraken;

    • 2.

      overige materiële uitgaven worden, indien Provinciale Staten besluit te indexeren, geïndexeerd volgens de Index Materiele Overheidsconsumptie (IMOC van het CPB);

    • 3.

      tarieven (van onder meer de Opcenten motorrijtuigenbelasting) worden, indien Provinciale Staten besluit te indexeren, geïndexeerd volgens de Consumentenprijsindex (CPI van het CPB);

    • 4.

      het Meerjaren Investerings Plan wordt geïndexeerd op basis van de prijsindex voor grond-, weg- en waterbouw (GWW); en

    • 5.

      de Meerjaren Onderhouds Plannen worden geïndexeerd op basis van de gemiddelde prijsstijging van de bruto investeringen van de collectieve sector (IBOI van het CPB). (*)

      • (*)

        Indexatie bruto overheidsinvesteringen

Artikel 5 Kadernota

  • 1.

    Gedeputeerde Staten bieden voor het zomerreces voorafgaand aan het kalenderjaar waarop de kadernota betrekking heeft aan Provinciale Staten de kadernota ter vaststelling aan, met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Dit geldt ook voor het Meerjareninvesteringsplan en het Meerjarenonderhoudsplan. In een verkiezingsjaar van Provinciale Staten kan Gedeputeerde Staten ervoor kiezen een beperktere, beleidsarme kadernota uit te brengen en informeert Provinciale Staten hierover.

  • 2.

    In de kadernota wordt besloten over het wel of niet toepassen van indexeringen voor loon- en prijsontwikkelingen in de programmabegroting.

  • 3.

    In de kadernota kan door Gedeputeerde Staten een voorstel worden gedaan over welke (complexe) projecten aanvullende informatie in de paragraaf projecten in de begroting en jaarrekening van het betreffende begrotingsjaar wordt opgenomen.

Artikel 6 Autorisatie begroting en wijzigingen daarop

  • 1.

    Provinciale Staten stellen de begroting vast en autoriseren:

    • a.

      de baten en lasten per programma, als bedoeld in artikel 2, tweede lid;

    • b.

      de investeringskredieten per programma, als bedoeld in artikel 2, tweede lid;

    • c.

      de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma, als bedoeld in artikel 2, tweede lid;

    • d.

      het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen op het totaalniveau;

    • e.

      de kosten van overhead op totaalniveau;

    • f.

      het bedrag voor onvoorzien op totaalniveau.

    Zoals hierboven in artikel 3 lid 1 beschreven, wordt vanaf boekjaar 2025 de begroting op programmaniveau opgesteld met als aparte bijlage nadere informatie op beleidsdoelniveau.

  • 2.

    Provinciale Staten stellen, naast de verplicht voorgeschreven indicatoren op grond van artikel 25 lid 2a BBV, tot en met boekjaar 2024 per programma en beleidsdoel en vanaf boekjaar 2025 per programma, voor het betreffende begrotingsjaar de beoogde doelen vast, waarbij ‘wat we willen bereiken’ en ‘wat we daarvoor gaan doen’, wordt uitgedrukt in prestatie-indicatoren.

  • 3.

    Gedeputeerde Staten dragen er bij de uitvoering van de begroting zorg voor dat de lasten van een beleidsdoel niet dusdanig overschreden worden dat de realisatie van andere beleidsdoelen binnen hetzelfde programma onder druk komt te staan. Gedeputeerde Staten zijn bevoegd om binnen een programma te schuiven met het budget indien:

    • a.

      dit de realisatie van de andere beleidsdoelen niet nadelig beïnvloedt;

    • b.

      de wijziging maximaal 10% van de lasten per programma bedraagt; en

    • c.

      niet meer dan 1% van de lasten van de primaire begroting (excl. mutatie in de reserves) bedraagt.

  • 4.

    Gedeputeerde Staten doen en accorderen gedurende het kalenderjaar binnen één programma alleen voorstellen met neutrale budgettaire wijzigingen waarbij lasten en baten in evenwicht zijn.

  • 5.

    Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten gedurende het boekjaar als het op basis van alle beschikbare informatie verwacht dat:

    • a.

      de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden met meer dan 10% van het programmatotaal of groter dan 1% van de totale uitgaven van de primaire begroting (excl. dotatie aan reserves) ten opzichte van de primaire begroting per programma met een minimum van € 250.000; of

    • b.

      de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden met meer dan 10% van het programmatotaal of groter dan 1% van de totale baten van de primaire begroting ten opzichte van de primaire begroting per programma met een minimum van € 250.000.

    • c.

      de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het niveau van het totaal geautoriseerde kredietbedrag dreigen te over- dan wel onderschrijden,

  • 6.

    In de jaarstukken worden de verschillen geanalyseerd tussen de bijgestelde begroting en de jaarcijfers (artikel 28, lid a BBV). Verschillen groter dan € 250.000 per (beleids)doel worden afzonderlijk toegelicht. De verschillenanalyse wordt weergegeven per programma.

  • 7.

    Met de bestemmingsvoorstellen bij de jaarstukken worden de niet bestede delen van de structurele budgetten toegevoegd aan de algemene reserve. Incidentele budgetten met een minimum van € 250.000 kunnen per jaar eenmalig worden overgeheveld, als er sprake is van een reeds aangegane verplichting voor de uitvoering dan de desbetreffende activiteiten en in de begroting van het volgend jaar geen, of onvoldoende middelen beschikbaar zijn. Uiterlijk in het eerste kwartaal van het volgend boekjaar moeten deze middelen zijn uitgegeven.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten door middel van tussentijdse rapportage(s) over de realisatie van de begroting van de provincie.

  • 2.

    De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en de doelrealisatie, en voor wat betreft de najaarsrapportage, een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:

    • a.

      de baten en lasten per programma;

    • b.

      de algemene dekkingsmiddelen;

    • c.

      de toevoegingen en beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

    • d.

      de investeringskredieten;

    • e.

      het begrotingssaldo voor- en na bestemming aan de reserves.

  • 3.

    In de tussentijdse rapportage worden verwachte en gerealiseerde afwijkingen met een voor- of nadelig financieel effect van meer dan € 250.000 ten opzichte van de oorspronkelijke ramingen op programmaniveau, in de begroting toegelicht.

Artikel 8 Informatieplicht

Provinciale Staten moeten vooraf door Gedeputeerde Staten in kennis worden gesteld en daarover besluiten bij:

  • a.

    Het afsluiten van privaatrechtelijke contracten met meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten of baten groter zijn dan € 1.000.000 en die zaken betreffen buiten de sfeer van de bedrijfsvoering;

  • b.

    het verstrekken van garanties of borgstellingen niet vallend onder het beleid van de provincie Utrecht;

  • c.

    de aan- en verkoop van werken, diensten en goederen indien deze niet passen binnen het bestaande beleid en de daarbij behorende financiële kaders;

  • d.

    lid a tot c geldt niet indien uitgaven vooraf zijn geaccordeerd in de begroting of zijn goedgekeurd middels een akkoord op het Meerjareninvesteringsplan of het Meerjarenonderhoudsplan.

Hoofdstuk 2 A Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 9 A. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

  • 1.

    Provinciale Staten stellen vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, willen worden geïnformeerd over financiële rechtmatigheid.

  • 2.

    In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de provincie, inclusief de toevoegingen aan de reserves. Deze grens wordt gelijk gehouden aan de grenzen zoals door de BADO voorgeschreven. Wij sluiten hierbij aan bij de door de accountant voor getrouwheid te hanteren grens, waarbij de verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden gelijk aan elkaar is. Wanneer de BADO in de toekomst deze grens aanpast, en de accountant als gevolg daarvan de verantwoordingsgrens voor getrouwheid aanpast, zal de provincie deze aanpassing volgen voor de verantwoordingsgrens in haar rechtmatigheidsverantwoording.

  • 3.

    In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 250.000 (rapportagegrens) nader toegelicht.

Artikel 9 B. Voorwaardencriterium

  • 1.

    Het voorwaardencriterium is het criterium van financiële rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Bij de Provincie Utrecht hebben we dit voorwaarden criterium beperkt tot recht, hoogte en duur conform aanbeveling Commissie BBV.

  • 2.

    Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten jaarlijks uiterlijk 31 december ter vaststelling een normen- en toetsingskader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Gedeputeerde Staten operationaliseren dit normenkader voor de significante onderdelen in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 9 C. Begrotingscriterium

  • 1.

    Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door Provinciale Staten geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

  • 2.

    De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door Provinciale Staten is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6. Voor de jaarrekening 2024 wordt begrotingsrechtmatigheid, evenals voor de jaarrekening 2023, op programma- en beleidsdoelniveau beoordeeld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf het boekjaar 2025 zal dit, in overeenstemming met het statenbesluit Initiatiefvoorstel Commissie Janssen, op programmaniveau plaatsvinden.

  • 3.

    Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een afwijking van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

  • 4.

    Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting ten opzichte van de begroting volgens het laatste P&C-product over dat boekjaar, als onrechtmatig wordt beschouwd indien deze niet tijdig is gemeld. In het kader van financiële rechtmatigheid is het tijdig als wijzigingen ten opzichte van de begroting volgens het laatste P&C-product over dat boekjaar worden gemeld in P&C-producten gedurende het jaar of bij de jaarstukken. Lasten- en kredietoverschrijdingen zijn echter altijd onrechtmatig.

  • 5.

    Lasten- en kredietoverschrijdingen en eventuele niet tijdig gemelde andere afwijkingen, worden als acceptabel/passend binnen het bestaande beleid aangemerkt in de volgende situaties:

    • a.

      Er is sprake van een overschrijding van lasten welke past binnen het bestaande beleid maar wordt veroorzaakt door een feit/gebeurtenis dat zich voordoet op een moment dat er geen begrotingswijziging meer kan worden vastgesteld.

    • b.

      Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

    • c.

      Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

    • d.

      Er is sprake van een afwijking van baten en lasten die betrekking heeft op een beleidsdoel waarvoor een egalisatiereserve is gevormd. Bij de vorming van egalisatiereserves is door Provinciale Staten reeds het mandaat verstrekt voor mogelijke afwijkingen ten opzichte van de begroting.

  • 6.

    Begrotingsonrechtmatigheden die als acceptabel worden aangemerkt, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden). Deze worden toegelicht in de jaarrekening, maar niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 9 D. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

  • 1.

    Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en provinciale eigendommen bij financiële beheershandelingen.

  • 2.

    Gedeputeerde Staten zorgen voor en leggen vast de doorvertaling van de door Provinciale Staten vastgestelde regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen.

  • 3.

    Geconstateerd misbruik waarbij het misbruik en oneigenlijk gebruik-beleid juist is uitgevoerd en op een getrouwe wijze is verwerkt in de jaarrekening, wordt niet betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en de (financiële) impact van het bij de provincie geconstateerde misbruik.

HOOFDSTUK 3 FINANCIEEL BELEID

Artikel 10 Financieringsfunctie

  • 1.

    Gedeputeerde Staten dragen bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor een juiste uitvoering van de richtlijnen zoals vastgelegd in het geldende Treasurystatuut.

  • 2.

    Het Treasurystatuut wordt tenminste eenmaal in de vier jaar geactualiseerd.

  • 3.

    In het Treasurystatuut zijn de kasgeldlimiet en renterisiconorm voor respectievelijk leningen korter dan één jaar en leningen vanaf één jaar opgenomen.

Artikel 11 Financiële stabiliteit

Bij de beoordeling van de financiële stabiliteit van de provincie worden de volgende signaalwaarden met status gezond, neutraal en risicovol gebruikt:

 

Kengetal

Gezond

Neutraal

Risicovol

A

Structurele exploitatieruimte

> 0%

0%

< 0%

B

Solvabiliteitsratio

> 50%

20% - 50%

< 20%

C1

Belastingcapaciteit opcenten t.o.v. gemiddelde tarief van de provincies

< 95%

95% - 105%

> 105%

C2

Belastingcapaciteit opcenten t.o.v. wettelijk maximum tarief

< 90%

90% - 95%

> 95%

D

Grondexploitatie

< 20%

20% - 35%

> 35%

E

Netto schuldquote (gecorrigeerd voor verstrekte leningen)

< 90%

90% - 130%

> 130%

F

Ratio Weerstandsvermogen

> 1,4

1 - 1,4

< 1

Artikel 12 Grondslagen en registratie van investeringen, waardering en afschrijving activa

  • 1.

    Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van de bezittingen van de provincie Utrecht.

  • 2.

    Gedeputeerde Staten dragen zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de provincie Utrecht systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de schulden, borgstellingen en garanties jaarlijks worden gecontroleerd en de registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar.

  • 3.

    Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen nemen Gedeputeerde Staten maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

  • 4.

    De grondslagen van investeren, waardering en afschrijving activa worden opgenomen in een door Provinciale Staten vast te stellen “Nota investeren, waarderen en exploiteren”. Deze nota wordt vastgesteld voor een periode van vier jaar. De nota bevat tenminste:

    • a.

      de grondslagen voor investeren, activering, waardering en exploiteren van vaste activa;

    • b.

      de termijnen en methodieken voor afschrijvingen van vaste activa;

    • c.

      het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt;

    • d.

      de uitwerking in onderliggende beleidsnota’s, de nota’s kapitaalgoederen inclusief meerjarenonderhouds- en investeringsplannen.

Artikel 13 Wet van Wijntjes

In aanvulling op hetgeen in artikel 6, lid 5 is opgenomen ten aanzien van overschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van baten, is op 10 november 2021 door Provinciale Staten via de motie ‘Wet van Wijntjes’ het volgende besloten ten aanzien van onderschrijdingen op lasten en onderbestedingen op budgetten:

  • 1.

    Beoogd wordt dat de onderbesteding van de lasten wordt beperkt tot maximaal 2% van de totale omvang van de lasten in de begroting (exclusief dotaties aan reserves).

  • 2.

    Verwachte onderbestedingen van meer dan 10% van de begroting (per programma) worden toegelicht bij de najaarsrapportage en/of slotwijziging.

  • 3.

    Onderbestedingen op structurele budgetten als gevolg van lagere lasten en/of hogere baten van in totaal meer dan 2% afwijking (per programma) van de begroting worden, zoals hierboven beschreven in artikel 6, lid 7, bij de vaststelling van de jaarstukken toegevoegd aan de algemene reserves.

  • 4.

    Bestemmingsreserves zonder concrete en onderbouwde bestedingsplannen worden aan het einde van elk boekjaar, zoals beschreven in de Nota Reserves en voorzieningen, bij de vaststelling van de jaarstukken toegevoegd aan de algemene reserves.

Artikel 14 Reserves en voorzieningen

  • 1.

    Provinciale Staten stelt jaarlijks bij de programmabegroting het overzicht van reserves en voorzieningen vast.

  • 2.

    De bevoegdheid tot het instellen van een reserve berust bij Provinciale Staten.

  • 3.

    Er vindt geen automatische rentetoerekening en inflatiecorrectie plaats ten aanzien van reserves. Inflatiecorrectie bij voorzieningen vindt alleen plaats indien dit bij het instellen van de voorziening is bepaald respectievelijk wordt voorgeschreven.

  • 4.

    Het overzicht van reserves en voorzieningen bevat tenminste:

    • a.

      de vorming, doel en vrijval van reserves en voorzieningen;

    • b.

      de geldende beleidsregels van reserves en voorzieningen;

    • c.

      de voeding van en onttrekking aan reserves en voorzieningen;

    • d.

      een onderbouwing van de omvang van de reserve of voorziening;

    • e.

      de bestedingsplannen van de reserve of voorziening;

    • f.

      de eventuele normering en bandbreedte.

  • 5.

    Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten eens in de vier jaar een nota Reserves en voorzieningen ter vaststelling aan. De nota bevat tenminste:

    • a.

      het beleidskader rond reserves en voorzieningen;

    • b.

      bevoegdheden, informatie en control;

    • c.

      de vorming en besteding van de voorzieningen;

    • d.

      de instandhoudingsbijdragen over voorzieningen.

Artikel 15 Voorziening voor oninbare vorderingen

  • 1.

    Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

  • 2.

    Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening wordt onderscheid gemaakt in de volgende categorieën debiteuren:

    • a.

      aanslagen voor provinciale leges, dwangsommen, facturen en (privaatrechtelijke) vorderingen opgelegd door de provincie Utrecht;

    • b.

      provinciale heffingen.

  • 3.

    De hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen, genoemd in het tweede lid onder a en b, wordt bepaald op basis van ouderdom, bedrag en risicoprofiel.

Artikel 16 Niet uit de balans blijkende verplichtingen

In de toelichting op de balans worden de niet uit de balans blijkende verplichtingen opgenomen naar hoogte in euro’s en resterende looptijd. Hierbij worden onderscheiden:

  • a.

    contracten waarbij de resterende contractwaarde per contract op balansdatum groter is dan € 1.000.000;

  • b.

    borgstellingen, zoals bepaald in artikel 50 BBV;

  • c.

    garanties, zoals bepaald in artikel 50 BBV;

  • d.

    personele verplichtingen, waarvan de resterende verplichting per afzonderlijke soort van verplichting op de balansdatum groter is dan 1% van de loonsom van het betreffende dienstjaar.

Artikel 17 Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd.

  • 2.

    Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

  • 3.

    Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

  • 4.

    De overheadberekening vanaf boekjaar 2025 is gebaseerd op de meest recente voorschriften uit de notitie Overhead van de commissie BBV. Het overheadpercentage betreft het breukdeel: totale kosten overhead gedeeld door de totale geraamde directe kosten van het primaire proces van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

  • 5.

    Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

  • 6.

    Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

  • 7.

    Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, vermenigvuldigd met het overheadpercentage als bedoeld in lid 4.

  • 8.

    De verwerking van rentelasten in de begroting en jaarrekening vindt plaats op basis van de meest recente voorschriften uit de notitie Rente van de commissie BBV. Het saldo van de geraamde rentelasten en -baten worden met een renteomslag-percentage toegerekend aan de vaste activa en grondexploitatie. Het berekende percentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond. Wanneer de werkelijke rente aan het einde van het jaar meer dan 25% afwijkt van de geraamde rente dan moet de toerekening verplicht bij de jaarrekening worden gecorrigeerd. Uitsluitend als de provincie vaste geldleningen is aangegaan wordt er rente toegerekend.

  • 9.

    Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

  • 10.

    In afwijking van het achtste lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

  • 11.

    In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering wordt de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 18 Prijzen economische activiteiten

  • 1.

    Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij de provincie Utrecht in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doen Gedeputeerde Staten vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van Provinciale Staten, waarin het publiek belang van levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

  • 2.

    Bij het verstrekken van leningen of garanties door de provincie Utrecht aan overheidsbedrijven en derden worden tenminste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doen Gedeputeerde Staten vooraf een voorstel voor een besluit van Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

  • 3.

    Bij het verstrekken van kapitaal door de provincie Utrecht aan overheidsbedrijven en derden gaan Gedeputeerde Staten uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doen Gedeputeerde Staten vooraf een voorstel van Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

  • 4.

    Besluiten van Provinciale Staten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

    • a.

      leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

    • b.

      een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

    • c.

      een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

    • d.

      een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

    • e.

      een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

    • f.

      een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

    • g.

      een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

HOOFDSTUK 4 PARAGRAFEN

Artikel 19 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten ten minste eenmaal in de vier jaar een nota weerstandsvermogen en risicobeheersing ter vaststelling aan. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald.

Artikel 20 Onderhoud kapitaalgoederen

In de “Nota investeren, waarderen en exploiteren” worden regels gegeven voor het opstellen van de nota’s kapitaalgoederen, de meerjareninvesterings en -onderhoudsplannen en de wijze waarop deze worden opgenomen in de begroting.

Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten ten minste eenmaal in de vier jaar een nota Onderhoud kapitaalgoederen aan.

Artikel 21 Verbonden partijen

  • 1.

    Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten minimaal eens in de vier jaar een nota aan over de verbonden partijen ter vaststelling aan.

  • 2.

    Deze nota bevat een beleidskader voor de wijze waarop wordt omgegaan met de verbonden partijen in de realisatie van de doelstellingen van de provincie en de wijze van risicobeheersing.

Artikel 22 Grondbeleid

  • 1.

    Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten tenminste minimaal eens in de vier jaar een nota (faciliterend) grondbeleid ter vaststelling aan.

  • 2.

    Deze nota bevat tenminste:

    • a.

      de verantwoording van projecten in relatie tot het grondbeleid;

    • b.

      de beleidsnota’s grondzaken;

    • c.

      de werkprocessen voor de ruimtelijke projecten;

    • d.

      de richtlijnen inzake de ruimtelijke projecten;

    • e.

      de werkwijze inzake de verevening tussen bestemmingsreserve(s) en de algemene dekkingsreserve.

  • 3.

    Gedeputeerde Staten leggen bij de keuze voor een actief grondbeleid periodiek doch minimaal eens per vier jaar, een beleidskader strategisch grondbeleid aan Provinciale Staten ter vaststelling voor. Deze is mede gebaseerd op de meest recente voorschriften van het BBV op dit gebied.

  • 4.

    Het beleidskader strategisch grondbeleid bevat tenminste:

    • a.

      het strategisch verwervingsbeleid;

    • b.

      het beschikbaar grondbeleidsinstrumentarium;

    • c.

      de wijze waarop Gedeputeerde Staten voornemens zijn dit instrumentarium in te zetten;

    • d.

      te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

    • e.

      het verloop van de grondvoorraad.

  • 5.

    Gedeputeerde Staten leggen, bij het voeren van een actief grondbeleid, jaarlijks een Grondprijzennota ter vaststelling voor aan Provinciale Staten. Hierin zijn de uitgangspunten voor de uitgifteprijzen van gronden vastgelegd.

  • 6.

    Gedeputeerde Staten bieden jaarlijks, voorafgaand aan de vaststelling van de jaarstukken, een geactualiseerd Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) ter vaststelling aan waarin minimaal aandacht is voor:

    • a.

      te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen exploitaties;

    • b.

      risico's die samenhangen met de grondontwikkeling;

    • c.

      planning en financiële uitkomsten, mede in relatie tot de voorgaande rapportage;

    • d.

      afwijkingen ten opzichte van de begroting (inclusief begrotingswijzigingen);

    • e.

      financiële prognoses.

  • 7.

    In de paragraaf Grondbeleid van de programmabegroting en in de jaarstukken wordt op hoofdlijnen ingegaan op de uitvoering van het grondbeleid.

HOOFDSTUK 5 FINANCIEEL BEHEER EN INTERNE CONTROLE

Artikel 23 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de provincie als geheel;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de balanspositie en de niet uit de balans blijkende verplichtingen;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende baten/lasten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de provinciale productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het provinciale beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante weten regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 24 Interne controle

Gedeputeerde Staten zorgen ten behoeve van het getrouwe beeld van het Jaarverslag en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen Gedeputeerde Staten maatregelen tot herstel.

HOOFDSTUK 6 FINANCIËLE ORGANISATIE

Artikel 25 Financiële organisatie

  • 1.

    Gedeputeerde Staten zorgen voor en stellen vast:

    • a.

      een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van de provinciale taken aan de organisatorische eenheden;

    • b.

      een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

    • c.

      de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;

    • d.

      de te maken afspraken met de organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang hiervan;

    • e.

      de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

    • f.

      het, op basis van de door Provinciale Staten vastgestelde begroting, toedelen van de budgetten voor personele en materiële apparaatskosten aan de algemeen directeur;

    • g.

      het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

  • 2.

    Gedeputeerde Staten zijn bevoegd om binnen het kader van deze verordening nadere uitvoeringsregels te stellen met betrekking tot de financiële organisatie.

Artikel 26 Aanbesteden en inkoop

Gedeputeerde Staten stellen voor een periode van vier jaar het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels hierover van de Europese Unie.

Artikel 27 Subsidieverstrekking en steunverlening

  • 1.

    Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat bij de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies gehandeld wordt in overeenstemming met de regels hierover van de Europese Unie en de Algemene subsidieverordening van de provincie Utrecht.

  • 2.

    Voor de lastneming van de verstrekte subsidies in de provinciale jaarstukken geldt dat deze lasten worden verantwoord in het jaar waarin de subsidieontvanger start met de uitvoering van de activiteiten op basis van de startdatum van de projectperiode in de subsidieverleningsbeschikking, tenzij:

    • a.

      De versterkte subsidie een boekjaar/exploitatiesubsidie betreft: uit de subsidiebeschikking blijkt onomstotelijk dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend in één of meerdere volgende jaren zal plaatsvinden.

    • b.

      De verstrekte subsidie een projectsubsidie betreft, het individuele subsidiebedrag het in lid 3 gedefinieerde grensbedrag overschrijdt en die boekjaar overschrijdend is.

  • 3.

    Het grensbedrag voor de directe lastneming van subsidies valt binnen de door de Commissie BBV geadviseerde bandbreedte. Jaarlijks wordt door Gedeputeerde Staten bij de begroting een voorstel gedaan voor dit grensbedrag en ter vaststelling aan Provinciale Staten aangeboden.

HOOFDSTUK 7 ONDERZOEK NAAR DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID BESTUUR

Artikel 28 Periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur

  • 1.

    Jaarlijks stellen Gedeputeerde Staten een plan vast voor onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur.

  • 2.

    Voor 31 december van het voorafgaande jaar stellen Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten van het onderzoeksplan in kennis door toezending aan de Financiële Audit Commissie. De Randstedelijke Rekenkamer en de accountant ontvangen het jaarlijkse onderzoeksplan ter kennisname.

  • 3.

    Gedeputeerde Staten machtigen een van hun leden uitvoering te geven aan het onderzoek.

  • 4.

    De uitkomsten van het onderzoek worden vastgelegd in een concept-rapportage. De conceptrapportage bevat tenminste de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen ter verbetering.

Gedeputeerde Staten stellen de rapportage, bedoeld in het vorige lid, vast en zenden het ter kennisneming aan Provinciale Staten, waarna de Financiële Audit commissie, Randstedelijke Rekenkamer en de accountant een afschrift ontvangen.

HOOFDSTUK 8 SLOTBEPALINGEN

Artikel 29 Intrekken oude regeling

De financiële verordening van de Provincie Utrecht 2023 komt hiermee te vervallen.

Artikel 30 Inwerkingtreding

Deze financiële verordening wordt gepubliceerd in het Provinciaal Blad en opgenomen in de databank regelgeving op www.overheid.nl. De financiële verordening treedt, met terugwerkende kracht, per 1 januari 2024 in werking.

Artikel 31 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Financiële verordening 2024 provincie Utrecht’. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van Provinciale Staten van Utrecht van 18 december 2024.

Provinciale staten van Utrecht,

Voorzitter,

Griffier,

Artikelsgewijs  

Hieronder worden de belangrijkste aanpassingen ten opzichte van de financiële verordening 2023 toegelicht.

 

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In overeenstemming met het statenbesluit Initiatiefvoorstel Commissie Janssen, is onder verwijzing naar het relevante artikel van de Provinciewet, in lid g. de omschrijving van de functie van de Financiële Audit Commissie met ingang van 2025 aangepast.

 

De definitie in lid n. “Programma” is aangevuld met de verwijzing dat programma’s worden onderverdeeld in beleidsdoelen en meerjarendoelen. De vermelding van ‘beleidsprogramma’ is verwijderd omdat de provincie dit begrip niet hanteert.

 

Artikel 2 Indeling van programma’s

Toevoeging opgenomen dat programma’s eventueel nader kunnen worden onderverdeeld in beleidsdoelen.

 

Artikel 3 Planning & Controlcyclus

In het BBV is alleen de verplichting tot het opstellen van de programmabegroting en jaarstukken opgenomen. In de Provinciewet is bepaald wanneer deze stukken aan de toezichthouder moeten worden aangeboden. De andere P&C-documenten, bijvoorbeeld de tussentijdse rapportages, worden door de Provinciale Staten bepaald en worden jaarlijks via de bestuurlijke planning voorgelegd aan Provinciale Staten. Toegevoegd is dat de P&C-documenten vanaf boekjaar 2025 uitsluitend op programmaniveau worden opgesteld en niet langer op programma- en beleidsdoelniveau.

 

Artikel 4 Inrichting programmabegroting en jaarstukken

De tekst is geactualiseerd en meer in lijn gebracht met het BBV. Omdat het BBV vergaande voorschriften geeft over de inrichting van de begroting en de jaarstukken zijn hier alleen de hoofdlijnen opgenomen en wat aan extra regels wordt voorgeschreven binnen de provincie. De structuur van de documenten is kort toegelicht, aan de hand van de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat gaat dat kosten. Per programma wordt inzage gegeven in de baten en lasten, de mutaties in de reserves en investeringen. Daarnaast wordt op totaalniveau inzage gegeven in de (meerjaren)raming van de investeringen en bij de jaarstukken de actualisatie hiervan. Voorts is de opbouw van de jaarrekening geactualiseerd. Ook wordt hier aangegeven dat in de begroting, tenzij anders in de kadernota (zie artikel 5) is besloten, wordt overgegaan tot het toepassen van indexaties.

 

Artikel 5 Kadernota

In dit artikel worden de minimumvereisten aangegeven die in de Kadernota moeten worden opgenomen. De Kadernota is de voorloper van de programmabegroting om te komen tot een eerste dialoog wat de (beleidsmatige) speerpunten zullen zijn voor het nieuwe begrotingsjaar. Ook wordt aangegeven of met indexen voor loon- en prijsbijstelling wordt gerekend. Tenslotte wordt vermeld dat Gedeputeerde Staten een inhoudelijk voorstel kunnen doen over welke projecten aanvullend in de paragraaf ‘Projecten’ van de begroting en jaarrekening worden toegelicht.

 

Artikel 6 Autorisatie begroting en wijzigingen daarop

Toegelicht wordt dat de begroting, in lijn met het Initiatiefvoorstel Commissie Janssen, met ingang van boekjaar 2025 uitsluitend op programmaniveau wordt opgesteld en niet langer per programma- en beleidsdoel. Nadere informatie op beleidsdoelniveau wordt dan verstrekt in een afzonderlijke bijlage. Daarnaast worden de grenzen vastgelegd waarbinnen Gedeputeerde Staten begrotingswijzigingen wel/niet kunnen vaststellen alvorens Provinciale Staten te informeren. In lijn met de wens van de Financiële Audit Commissie (vergadering van

11 september 2024) om de rapportagegrens voor financiële rechtmatigheid te handhaven op € 250.000, wordt in de financiële verordening voorgesteld om deze grens ook te hanteren bij het informeren door Gedeputeerde Staten van afwijkingen ten opzichte van de begroting aan Provinciale Staten. In lid 6 wordt voorgesteld om deze grens eveneens te hanteren voor de toelichting van verschillen in de jaarrekening. In lid 7 is aangegeven dat alleen incidentele budgetten kunnen worden overgeheveld naar een volgend dienstjaar en dit ook slechts eenmalig.

 

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

Naar analogie van de voorgaande artikelen wordt in dit artikel de minimumvereisten vastgelegd voor een tussentijdse rapportage. Het accent ligt op afwijkingen in de voortgang van de doelrealisatie van beleid en uitvoering. Een tussentijdse rapportage geeft daarnaast inzage in de hierbij ingezette middelen en heeft een belangrijke functie in het realiseren van de begrotingsrechtmatigheid. In lijn met artikel 6 wordt voorgesteld om ook hier een grens van € 250.000 te hanteren voor toelichting van verschillen. Voorbeelden van tussentijdse rapportages zijn de voorjaarsnota en de najaarsnota. Per jaar, via de bestuurlijke planning (zie artikel 3), wordt bepaald welke tussentijdse rapportages worden opgesteld.

 

Artikel 8 Informatieplicht

In dit artikel is een nadere invulling van de informatieplicht van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten opgenomen. Het betreft een uitwerking van het vierde lid van artikel 167 Provinciewet. Dat artikel verplicht Gedeputeerde Staten vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen Provinciale Staten inlichtingen te verstrekken indien Provinciale Staten daar om verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van Gedeputeerde Staten ingrijpende gevolgen heeft voor de provincie. In dit artikel verzoekt Provinciale Staten Gedeputeerde Staten om informatie vooraf aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met een financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in het artikel genoemde bedragen overschrijden. De bepalingen uit het artikel ontslaan Gedeputeerde Staten niet van de informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van Gedeputeerde Staten voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door Provinciale Staten is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten over wanneer Provinciale Staten in elk geval vóóraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan Gedeputeerde Staten kenbaar te maken.

 

Artikel 9 A. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

In dit artikel zijn de verantwoordings- en rapportagegrenzen expliciet opgenomen en toegelicht, zoals besproken in de vergadering van de Financiële Audit Commissie van 11 september 2024.

 

Artikel 9 B. Voorwaardencriterium

In dit artikel is het voorwaardencriterium toegelicht en tevens opgenomen dat deze bij de provincie is beperkt tot de onderdelen recht, hoogte en duur conform aanbeveling van de commissie BBV. Daarnaast is de uiterste vaststellingsdatum voor het normenkader vermeld.

 

Artikel 9 C. Begrotingscriterium

In dit artikel is het begrotingscriterium geactualiseerd. Dit artikel moet gelezen worden in samenhang met artikel 6. Lid 4 is toegevoegd overeenkomstig de uitkomst van de vergadering van de Financiële Audit Commissie van 11 september 2024. Hierbij is het voorstel gedaan om, evenals bij veel andere provincies en gemeenten, in het kader van financiële rechtmatigheid rapportage van afwijkingen ten opzichte van de begroting volgens het laatste P&C-product over het boekjaar ook als tijdig aan te merken. Voorts zijn formuleringen van artikel 9C aangepast naar aanleiding van de evaluatie van de controle van de jaarrekening 2023 met onze accountant en onze ambtelijke organisatie.

 

Artikel 9 D. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

In dit artikel is het M&O-criterium uitgelegd. De provincie heeft een beleidsnota M&O vastgesteld waarin dit begrip inclusief risicoanalyse verder is vormgegeven. Lid 3 is toegevoegd naar aanleiding van de recente publicatie van de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV.

 

Artikel 10 Financieringsfunctie

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

 

Artikel 11 Financiële stabiliteit

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 12 Grondslagen en registratie van investeringen, waardering en afschrijving activa

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 13 Wet Wijntjes

Dit artikel is opgenomen om uitwerking te geven aan de door Provinciale Staten op 10 november 2021 vastgestelde Motie 103: Wet van Wijntjes. Aanleiding tot deze motie was de wens van Provinciale Staten om de prognosekracht van de provincie te versterken onder meer door het verbeteren van het proces van begroten, het beter in beeld brengen van het vormen en aanwenden van (bestemmings)reserves en het verminderen van de jaarlijkse onderbestedingen van lasten. De teksten zijn aangepast op basis van het Initiatievoorstel commissie Janssen ten aanzien van het niveau waarop de begroting wordt opgesteld (programmaniveau).

 

Artikel 14 Reserves en voorzieningen

Dit artikel bepaalt de opzet van de overzichten van de reserves en voorzieningen en dat er geen automatische bijstelling plaatsvindt door middel van rente- of inflatiecorrectie. Daarnaast wordt bepaald dat Gedeputeerde Staten een nota over de reserves en voorzieningen ter vaststelling aanbieden aan de Provinciale Staten. Met deze nota stelt Provinciale Staten regels voor de vorming van reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde omdat deze een verplichtend karakter hebben en artikel 44 BBV voorschrijft wanneer voorzieningen gevormd dienen te worden.

 

Artikel 15 Voorziening voor oninbare vorderingen

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 16 Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 17 Kostprijsberekening

Artikel 216, lid 2 onder b, Provinciewet bepaalt dat de financiële verordening in elk geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het provinciebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In dit artikel van de verordening zijn de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de provinciale diensten opgenomen. Hierbij is specifiek aangegeven hoe moet worden omgegaan met de toerekening van de overhead, omdat dit niet meer een integraal onderdeel is van de programma’s maar is opgenomen in het overzicht overhead. Ook wordt ingegaan op de toerekening van rente (bij financiering met vreemd vermogen) aan de kostprijs. Dit artikel is redelijk uitgebreid om te voorkomen dat er een aparte nota moet worden gemaakt mede ook in het licht van Artikel 16 Prijzen economische activiteiten.

 

Lid 4 en lid 8 zijn aangepast in overeenstemming met recente notities van de commissie BBV.

 

Artikel 18 Prijzen economische activiteiten

Als een provincie goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden dan mag zij deze activiteiten niet bevoordelen als het economische activiteiten betreft. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee de provincie in concurrentie met ander ondernemingen treedt. Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in dat tenminste een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht.

Van deze verplichting kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een besluit van Provinciale Staten het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Het besluit van Provinciale Staten moet worden aangemerkt als een concretiserend besluit van algemene strekking. Het besluit moet worden bekendgemaakt in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad en moet open staan voor bezwaar en beroep. Belanghebbenden kunnen dan binnen uiterlijk zes weken na bekendmaking van het besluit een bezwaarschrift indienen bij de provincie (artikel 6:7 Algemene wet bestuursrecht). De provincie moet binnen zes weken een besluit nemen over het bezwaarschrift of – indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Algemene wet bestuursrecht is ingesteld – binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Bij afwijzing van de bezwaren kan de belanghebbende beroep instellen bij de bestuursrechter. Voor het verplicht in rekening brengen van minimaal een integrale kostprijs voor de levering van goederen, werken en diensten of voor het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal gelden een aantal uitzonderingen. Deze uitzonderingen worden in het vierde lid opgesomd.

 

Artikelen 19 t/m 22 Paragrafen

In het BBV wordt expliciet geregeld welke paragrafen in de begroting (en jaarstukken) moeten worden opgenomen. Dat zijn de paragrafen (artikel 9, BBV):

  • a.

    lokale heffingen;

  • b.

    weerstandsvermogen en risicobeheersing;

  • c.

    onderhoud kapitaalgoederen;

  • d.

    financiering;

  • e.

    bedrijfsvoering;

  • f.

    verbonden partijen;

  • g.

    grondbeleid.

In de artikelen 19 t/m 22 wordt aangeven bij welke paragrafen nog onderliggende nota’s worden opgesteld respectievelijk welke andere eisen aan de paragrafen respectievelijk nota’s worden gesteld. Het is mogelijk dat de Provinciale Staten nog andere dan de verplichte paragrafen aan de begroting en jaarstukken willen toevoegen. Wanneer een wijziging van de paragrafen aan de orde is, dan wordt dit ter besluitvorming aangeboden in de kadernota voorafgaand aan de begroting van het jaar t+1. Dit betekent dat na besluitvorming de kadernota de wijziging verwerkt wordt in de begroting van volgend boekjaar.

 

Artikel 23 Administratie

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 24 Interne controle

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 25 Financiële organisatie

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 26 Aanbesteding en inkoop

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 27 Subsidieverstrekking en steunverlening

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 28 Periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur

Geen aanpassingen noodzakelijk.

 

Artikel 29 Intrekken oude regeling

De oude verordening wordt ingetrokken.

 

Artikel 30 Inwerkingtreding

De nieuwe verordening treedt met terugwerkende kracht in per 1 januari 2024.

 

Naar boven