Reglement Monitoringscommissie Culturele Infrastructuur 2025-2028

Gedeputeerde Staten van Limburg,

 

maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet bekend dat zij in hun vergadering van 22 april 2025 hebben vastgesteld:

 

Reglement Monitoringscommissie Culturele Infrastructuur 2025-2028

Artikel 1 Doelstelling van de monitoring

Conform de Nadere Subsidieregels ‘Culturele Infrastructuur 2025-2028' worden gesubsidieerde instellingen binnen de Culturele Infrastructuur 2025-2028 gemonitord door een onafhankelijke commissie, de Monitoringscommissie Culturele Infrastructuur 2025-2028.

 

  • 1.

    De monitoring wordt in de Nadere Subsidieregels Culturele Infrastructuur 2025-2028, artikel 6, als volgt beschreven.

  • 1.

    Instellingen die subsidie ontvangen in het kader van de Culturele Infrastructuur 2025-2028 worden gemonitord door de Cultuurtank Limburg. Leden van de Cultuurtank bezoeken in dit kader activiteiten van instellingen. Met iedere afzonderlijke instelling vindt viermaal gedurende de periode 2025-2028 een monitoringsgesprek (een startgesprek, twee voortgangsgesprekken en een evaluatiegesprek) met een delegatie van de Cultuurtank Limburg plaats over de artistieke en zakelijke ontwikkeling van de instelling. Indien nodig, dit ter beoordeling aan Gedeputeerde Staten al dan niet op advies van de Cultuurtank Limburg, vindt een extra tussentijds overleg plaats.

  • 2.

    De instelling dient voorafgaand aan het monitoringsgesprek schriftelijk een notitie over de stand van zaken (artistiek, zakelijk en organisatorisch) aan te leveren.

Artikel 2 Instelling van de Monitoringscommissie

Gedeputeerde Staten van Limburg (hierna te noemen: het college) stellen voor de doelstelling zoals geformuleerd in artikel 1, een Monitoringscommissie Culturele Infrastructuur 2025-2028 in (hierna te noemen: Monitoringscommissie. Voorheen bekend als Cultuurtank Limburg).

Artikel 3 Taken van de Monitoringscommissie

De taken van de Monitoringscommissie ten behoeve van Gedeputeerde Staten zijn de monitoring van de artistieke, zakelijke en organisatorische ontwikkeling van de gesubsidieerde instellingen binnen de Culturele Infrastructuur 2025-2028, door:

  • 1.

    Het voeren van jaarlijkse monitoringsgesprekken met deze instellingen. Met iedere afzonderlijke instelling vindt viermaal gedurende de periode 2025-2028 een monitoringsgesprek plaats (een startgesprek, twee voortgangsgesprekken en een evaluatiegesprek). Ook zal er aandacht zijn voor maatschappelijke ontwikkelingen en wat deze betekenen voor de instellingen.

  • 2.

    Het bezoeken van activiteiten van deze instellingen en de verslaglegging van deze bezoeken.

  • 3.

    De leden vervullen bij toerbeurt de rol van voorzitter bij de vergaderingen.

Bij de uitvoering van deze taken moet de Monitoringscommissie bekend zijn met, of in staat zijn hier kennis van te nemen en rekening houden met:

Artikel 4 Werving Monitoringscommissie

  • 1.

    De Monitoringscommissie bestaat uit ten minste 10 en maximaal 15 leden.

  • 2.

    De commissieleden zijn in de twee jaar voorafgaand aan de monitoring niet werkzaam geweest bij de door hen gemonitorde instellingen die subsidie ontvangen binnen de Culturele Infrastructuur 2025-2028, hebben in diezelfde periode geen opdrachten vervuld voor de betreffende instellingen en van hen is in dezelfde periode geen projectvoorstel of sollicitatie afgewezen en zijn ten tijde van het lidmaatschap niet werkzaam bij een van de gesubsidieerde instellingen binnen de Culturele Infrastructuur 2025-2028.

  • 3.

    De commissieleden zijn deskundig en onafhankelijk. Zij hebben in relatie tot de monitoring geen ander belang dan een zo getrouw mogelijk beeld te geven van hetgeen door hen tijdens de bezoeken aan activiteiten en de monitoringsgesprekken is waargenomen en de instellingen hierover te adviseren.

  • 4.

    De Monitoringscommissie wordt benoemd conform Beleidskader benoemingen 2.0.

Artikel 5 Benoeming en tijdsduur lidmaatschap

  • 1.

    De commissieleden worden uiterlijk per 1 september 2025 door het college benoemd tot en met 31 december 2028.

  • 2.

    Het lidmaatschap van de Monitoringscommissie kan te allen tijde op eigen verzoek van een commissielid worden beëindigd, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan het college, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Wanneer een lid gedurende langere tijd niet voldoende functioneert/kan functioneren, kan het college, gehoord de ambtelijk secretaris, het lidmaatschap van het betreffende lid tussentijds beëindigen.

  • 3.

    Na beëindiging van het lidmaatschap zal het lid geen nieuwe betrokkenheid zoals genoemd in artikel 4, lid 2 aanvaarden bij de door hen gemonitorde instellingen, voor de duur van ten minste een half jaar.

Artikel 6 Werkwijze Monitoringsgesprekken

  • 1.

    Instellingen die door de Monitoringscommissie worden gemonitord, zijn de gesubsidieerde instellingen behorende tot de Culturele Infrastructuur 2025-2028.

  • 2.

    Leden van de Monitoringscommissie worden zoveel mogelijk vast verbonden aan instellingen om kennis te borgen.

  • 3.

    De cyclus van monitoringsgesprekken van de Culturele Infrastructuur 2025-2028, die door de Monitoringscommissie wordt uitgevoerd, bestaat uit de volgende momenten:

    • a.

      Najaar 2025: kennismaking, planning en voortgang;

    • b.

      Najaar 2026: voortgang;

    • c.

      Najaar 2027: voortgang;

    • d.

      Najaar 2028: evaluatie.

  • 4.

    Eén keer per jaar vindt een plenaire vergadering plaats, voorafgaand aan de monitoringsgesprekken, waarin de focus en thematiek van de monitoring wordt besproken.

  • 5.

    Indien nodig, dit ter beoordeling aan de ambtelijk secretaris al dan niet op advies van de commissie, vindt een extra tussentijds overleg plaats.

  • 6.

    Bij een monitoringsgesprek is de ambtelijk accounthouder van de betreffende instelling aanwezig. Deze maakt het conceptverslag van het monitoringsgesprek ter accordering door de betrokken leden van de commissie.

  • 7.

    De vergaderingen zijn niet openbaar.

  • 8.

    De verslagen van de monitoringsgesprekken kunnen gebruikt worden ten behoeve van de subsidievaststellingen van de instellingen.

Artikel 7 Werkwijze activiteitenbezoeken

  • 1.

    Het maken van verslagen naar aanleiding van het bezoeken van activiteiten is verplicht voor leden van de commissie. In ieder geval dient er één verslag per jaar per instelling beschikbaar te zijn.

  • 2.

    Indien niet aan de verplichting als gesteld in artikel 7, lid 1 voldaan kan worden, dienen de activiteiten onderdeel van het monitoringsgesprek met de instelling te zijn. Het opnemen hiervan in het verslag is verplicht.

  • 3.

    De vergaderingen zijn niet openbaar.

  • 4.

    De verslagen van de activiteitenbezoeken kunnen gebruikt worden ten behoeve van de subsidievaststellingen van de instellingen.

Artikel 8 Taken ambtelijk secretaris

De Provincie Limburg vervult vanuit het cluster Cultuur het ambtelijke secretariaat van de commissie. De ambtelijk secretaris is géén lid van de Monitoringscommissie en is daarom niet belast met de monitoring van de inhoudelijke, zakelijke en organisatorische ontwikkelingen van de instellingen en ook niet met de bezoeken en verslaglegging daarvan. De taakstelling van de ambtelijk secretaris omvat:

  • 1.

    Het voorbereiden (van de agenda van) en de verslaglegging van vergaderingen en monitoringsgesprekken.

  • 2.

    Het opstellen van de planning (data en indeling) van vergaderingen en monitoringsgesprekken, in afstemming met de ambtelijke accounthouders van de instellingen.

  • 3.

    Het koppelen van de leden aan de instellingen, zodat deze aansluiten bij de expertise van de betreffende leden. Indien blijkt dat de koppeling tussen leden en instelling(-en) niet werkt, zal de koppeling worden herzien door de ambtelijk secretaris.

  • 4.

    Het voeren van een evaluatiegesprek met de de Monitoringscommissie als geheel eind 2028.

  • 5.

    Het afhandelen van de declaraties van de (leden van de) commissie.

Artikel 9 Vacatiegelden

De leden van de Monitoringscommissie ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de Monitoringscommissie op basis van de vigerende verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Provincie Limburg. De vergoeding voor de vergaderingen waarin de monitoringsgesprekken plaatsvinden, bedraagt factor 2 het in artikel 2.4.1 eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers vermelde bedrag. Voor de overige vergaderingen geldt factor 1 voor de vergoeding per vergadering.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om op grond van voorgenoemde Wijzigingsverordening reis- en verblijfkosten vergoed te krijgen.

Nadere specificaties worden separaat aangereikt na benoeming van de leden.

Artikel 10 Overige zaken

Indien dit reglement niet voorziet in een aspect van het functioneren van de commissie, beslist het college.

Artikel 11 Inwerkingtreding, beëindiging en citeertitel

  • 1.

    Dit reglement treedt in werking de dag na de dag van publicatie in het Provinciaal Blad en vervalt met ingang van 1 januari 2029.

  • 2.

    Dit reglement wordt aangehaald als Reglement Monitoringscommissie Culturele Infrastructuur 2025-2028.

Aldus besloten in de vergadering van Gedeputeerde Staten, gehouden op

Maastricht, d.d. 22 april 2025

Gedeputeerde Staten voornoemd

de voorzitter,

E.G.M. Roemer

secretaris,

D.F. Timmer

Naar boven