Uitvoeringsregels Financiële verordening Gelderland 2025

Bekendmaking van het besluit van 18 maart 2025- zaaknummer 2024-011153 tot vaststelling van een regeling

Gedeputeerde Staten van Gelderland

Bekendmaking van het besluit van 18 maart 2025- zaaknummer 2024-011153 tot vaststelling van een regeling

gelezen het voorstel van 18 maart 2025 tot het vaststellen van de Uitvoeringsregels Financiële verordening Gelderland 2025;

gelet op artikel 16 onderdeel a van de Financiële verordening Gelderland 2025;

Besluiten

de Uitvoeringsregels Financiële verordening Gelderland 2025 als volgt vast te stellen:

Uitvoeringsregels Financiële verordening Gelderland 2025

Artikel 1 Financiële verantwoordelijkheden concernmanager

Een concernmanager:

• a. is verantwoordelijk voor een zodanige inrichting van de administratieve organisatie van zijn of haar afdeling of organisatie-eenheid, dat de tijdigheid, juistheid, volledigheid en de betrouwbaarheid van de informatievoorziening over de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de budgetten is gewaarborgd.

• b. is verantwoordelijk dat bij een voorstel aan Gedeputeerde Staten met financiële gevolgen in dat voorstel wordt aangegeven:

  • i. uit welk structureel en/of incidenteel budget de lasten worden gedekt;

  • ii. als er geen budget beschikbaar is, dat er aangegeven wordt op welke wijze in de dekking van de lasten wordt voorzien.

• c. vraagt advies aan de concernmanager Financiën over voorstellen aan Gedeputeerde Staten met financiële of fiscale gevolgen.

• d. verstrekt alle informatie die de concernmanager Financiën voor de uitoefening van zijn functie nodig acht.

• e. meldt aan de concernmanager Financiën en aan Gedeputeerde Staten de relevante afwijkingen tussen begrote en gerealiseerde dan wel realiseerbare inkomsten en uitgaven, zodra deze blijken.

Artikel 2 Verantwoordelijkheden concernmanager Financiën

De concernmanager Financiën:

• a. voorziet voorstellen aan Gedeputeerde Staten met financiële of fiscale gevolgen van een advies;

• b. is verantwoordelijk voor de Planning en Control-cyclus en het financiële beleidsinstrumentarium.

• c. is belast met de registratie van de besteding van budgetten en de rapportage met inbegrip van analyses hierover, in het kader van de Planning & Control-cyclus.

• d. is verantwoordelijk voor:

  • i. de administratieve verwerking van de financiële gegevens mede ten behoeve van het generen van informatie over de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van budgetten; en

  • ii. de controle van de registratie van financiële gegevens en van de daaraan ontleende informatie.

• e. zorgt voor het vaststellen, bekendmaken en het beheer en onderhoud van de beschrijving van de financiële processen.

Artikel 3 Functiescheiding

• 1. In de beschrijving van de financiële processen is vastgelegd dat de beschikkende, uitvoerende, administrerende en controlerende taken worden uitgevoerd door functionarissen afkomstig uit verschillende organisatieonderdelen.

• 2. Betalingen worden niet uitgevoerd voordat de verschuldigdheid daarvan is vastgesteld door één of meer provinciale ambtenaren, niet zijnde degene die belast is met het doen van betalingen.

Artikel 4 Budgetten

• 1. De algemeen directeur wijst voor elk product een budgethouder aan.

• 2. De budgethouder is belast met:

  • a. het opdracht geven tot het doen van betalingen.

  • b. het opstellen van begrotingsramingen.

  • c. het tijdig signaleren van dreigende over- en onderschrijdingen.

  • d. het rapporteren over het beheer van het budget.

  • e. het rapporteren over de bereikte resultaten.

• 3. De algemeen directeur draagt zorg voor inrichting en actueel houden van een budgethouderregister, waarin is opgenomen: De naam van de concernmanager, de naam van de budgethouder, de omschrijving van de ambitie, het thema, het doel, het product en de omvang van het budget.

• 4. De algemeen directeur stelt voor ieder begrotingsjaar het budgethouderregister vast.

• 5. De concernmanager Financiën is belast met het beheer van het budgethouderregister.

• 6. De budgethouder kan toegewezen budgetten onder het themaniveau herschikken, mits geen inbreuk wordt gemaakt op in de begroting vastgestelde doelen en op specifieke besluiten over besteding van budgetten door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten.

Artikel 5 Rente rekening-couranten

• 1. Er wordt rente vergoed op een rekening-courant als het gemiddelde saldo gedurende het boekjaar van een rekening-courant hoger is dan € 1 miljoen.

• 2. Over het saldo van een rekening-courant dat op enig moment tijdens het boekjaar hoger is dan € 5 miljoen wordt geen rente vergoed.

• 3. De voor de berekening te gebruiken rente staat in de paragraaf Financiering van de begroting van het desbetreffende boekjaar.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

• 2. De Uitvoeringsregels Financiële verordening Gelderland 2021 worden ingetrokken met ingang van 1 januari 2025.

• 3. Deze regeling wordt aangehaald als: Uitvoeringsregels Financiële verordening Gelderland 2025.

Gedeputeerde Staten van Gelderland

Henri Lenferink

Commissaris van de Koning

Johan Osinga

Secretaris

TOELICHTING

Algemeen

Bij de benaming concernmanager in artikel 1, 2 en 4 gaat het om de functionaris die in het Algemeen Reglement Mandaat 2009 afdelingsmanager wordt genoemd. Het is de bedoeling dat in de loop van 2025 deze functionaris in het Algemeen Reglement Mandaat 2009 wordt hernoemd naar concernmanager.

Artikel 1 Financiële verantwoordelijkheden concernmanager

In dit artikel zijn specifieke taken en verantwoordelijkheden van de concernmanager met betrekking tot financiën opgenomen. Er wordt alleen gesproken over de verantwoordelijkheden van de concernmanager, maar die functionaris legt deze taken veelal neer bij de betrokken medewerkers en de concernmanager is hier verantwoordelijk voor.

In onderdeel e staat de melding aan Financiën en het college van relevante afwijkingen. Grote afwijkingen zullen tijdig gemeld worden aan de portefeuillehouder van het college en in de verschillende tussentijdse rapportages aan het college, zoals deze zijn opgenomen in de Financiële verordening Gelderland 2025. Kleinere afwijkingen zullen tijdig gemeld worden aan Financiën.

Artikel 2 Verantwoordelijkheden concernmanager Financiën

Omdat de concernmanager Financiën bij de financiële organisatie en administratie een specifieke rol heeft zijn in het tweede artikel de hierbij behorende taken vastgelegd. Een actueel beeld van de financiële positie van de provincie en van de ontwikkelingen die deze kunnen beïnvloeden is essentieel voor het adequaat besturen van de provincie. In dat verband is het van belang dat de concernmanager Financiën op de hoogte is van alle voorstellen met financiële gevolgen die binnen de organisatie worden gedaan. Om deze reden is bepaald dat aan de concernmanager Financiën advies moet worden gevraagd (ongeacht de vorm) over voorstellen die leiden tot uitgaven die (al dan niet) in de vastgestelde begroting zijn opgenomen. Dat in onderdeel c is opgenomen dat de concernmanager Financiën belast wordt (en niet verantwoordelijk) met registratie en rapportage, komt omdat inhoudelijk gezien de (andere) concernmanagers daar verantwoordelijk voor zijn.

Daarnaast zijn enkele specifiek aan de afdeling Financiën verbonden verantwoordelijkheden vastgelegd. Dat neemt niet weg dat zonder adequate inbreng van de andere concernmanagers en organisatieonderdelen deze verantwoordelijkheid niet kan worden waargemaakt. Zo zal bij het ontwikkelen van het financiële instrumentarium de behoefte vanuit de ambities leidend zijn. Vooral bij het verlenen van subsidies is het financieel instrumentarium van belang. Voor het subsidiebeleid speelt Subsidieverlening dan ook een centrale rol. In de jaarlijkse Gelderse beleids- en begrotingscyclus worden de doelen en de prioriteiten uit de vierjaarlijkse Gelderse beleidscyclus concreet gemaakt, vertaald naar de jaarschijven en op de realisatie daarvan gestuurd, gemonitord, geactualiseerd en verantwoord.

Artikel 3 Functiescheiding

Dit artikel vormt de basis voor het voorkomen van onregelmatigheden bij de financieel administratieve verwerking van gegevens en bij de uitoefening van de financieringsfunctie. Het in handen leggen van de beschikkende, uitvoerende, administrerende en controlerende taken van de financieel administratieve verwerking en de financieringsfunctie bij verschillende functionarissen draagt hieraan bij. Deze taken moeten worden uitgevoerd door functionarissen afkomstig uit verschillende organisatieonderdelen. Dit is vastgelegd in de beschrijving van de relevante administratieve processen. Om de rechtmatige besteding van gelden te waarborgen regelt het tweede lid dat de vaststelling van de verschuldigdheid van de betaling en het doen van de betaling niet geschiedt door dezelfde persoon.

Artikel 4 Budgetten

In dit artikel zijn de verantwoordelijkheden voor en de werkzaamheden met betrekking tot de budgetten verder uitgewerkt. De algemeen directeur wijst voor elk budget een budgethouder aan en stelt het budgethouderregister vast. De concernmanager Financiën beheert het budgethouderregister. De budgethouder is onder meer verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van middelen uit de budgetten en de rapportage daarover.

Artikel 5 Rente rekening-couranten

Dit artikel legt de regels vast onder welke voorwaarden er rente vergoed wordt als een rekening- courant een fors saldo bij de provincie heeft staan. Dit artikel is met name opgezet ten behoeve van de rekening-courant met het Nazorgfonds en is conform de afspraken die op 10 september 2024 door Gedeputeerde Staten zijn vastgesteld. De ondergrens van € 1 miljoen is ingesteld om administratieve lasten te voorkomen. De bovengrens van € 5 miljoen is ingesteld om te voorkomen dat er ongelimiteerd geld op de rekening-courant blijft staat en het in feite gebruikt wordt als een spaarrekening. Hiervoor heeft het Nazorgfonds een beleggingsrekening tot haar beschikking.

Gepubliceerd te Arnhem

namens Gedeputeerde Staten van Gelderland,

Eric Peters

Teammanager Financieel Beleid