Verordening Klankbordgesprekken commissaris van de Koning en Provinciale Staten Zuid-Holland

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

Gelezen het voorstel van het fractievoorzittersoverleg van 10 februari 2025;

Gelet op artikel 82, 105 en 143 van de Provinciewet;

Gelet op artikel 91 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten van Zuid-Holland, e.a.

Besluiten:

I.

vast te stellen, de Verordening Klankbordgesprekken commissaris van de Koning en Provinciale Staten Zuid-Holland, luidende als volgt:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland;

• b. commissie: de commissie klankbordgesprekken, als bedoeld in artikel 2 van deze verordening;

• c. fractievoorzittersoverleg: het overlegorgaan van de fractievoorzitters zoals bedoeld in artikel 90 van het reglement van orde van de Staten;

• d. griffier: de griffier als bedoeld in artikel 97 en 104 Provinciewet van Provinciale Staten Zuid-Holland;

• e. gedeputeerde: lid van het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland;

• f. klankbordgesprek: het wederkerig gesprek tussen Provinciale Staten en de commissaris als bedoeld in artikel 6, waarin feedback op elkaar wordt gegeven en ontvangen.

• g. minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• h. profielschets: de door Provinciale Staten Zuid-Holland vastgestelde eisen en competenties die bij zijn benoeming aan de commissaris werden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt;

• i. Provinciale Staten: Provinciale Staten van de provincie Zuid-Holland;

• j. provinciesecretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 97 Provinciewet van de provincie Zuid-Holland;

• k. voorzitter: de voorzitter van de commissie klankbordgesprekken als bedoeld in artikel 3, eerste lid van deze verordening.

Artikel 2 Instelling, samenstelling en taak

• 1. Er is een commissie klankbordgesprekken in de zin van artikel 82 Provinciewet.

• 2. De commissie is belast met het voeren het klankbordgesprek met de commissaris over diens functioneren.

• 3. De commissie bestaat uit minimaal vijf door het fractievoorzittersoverleg uit haar midden gekozen leden.

• 4. De commissie wordt bijgestaan door de griffier. De griffier is geen lid van de commissie.

• 5. Het klankbordgesprek wordt, in overleg met de voorzitter door de griffier geagendeerd en georganiseerd.

Artikel 3 Voorzitterschap

• 1. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2. De voorzitter leidt de werkzaamheden van de commissie, waaronder het klankbordgesprek.

• 3. De voorzitter is aanspreekpunt voor Provinciale Staten en de commissaris en is woordvoerder naar buiten.

Artikel 4 Aantal gesprekken

• 1. De commissie houdt jaarlijks met de commissaris een klankbordgesprek.

• 2. Indien het fractievoorzittersoverleg dan wel de commissaris de wens daartoe kenbaar maakt, wordt een tussentijds een klankbordgesprek gepland.

Artikel 5 Voorbereiding klankbordgesprek

• 1. De commissie kan zich laten informeren door één of meerdere gedeputeerden, de provinciesecretaris en de griffier en doet daarvan mededeling aan de commissaris. De commissie en de commissaris bepalen in overleg welke andere derden worden geraadpleegd.

• 2. Leden van de commissie en de commissaris leveren voorafgaand aan het klankbordgesprek bespreekpunten aan bij de griffier.

• 3. Voorafgaand aan het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de commissaris de conceptagenda en de door de commissie en de commissaris aangeleverde bespreekpunten.

Artikel 6 Het klankbordgesprek

• 1. Het klankbordgesprek heeft als uitgangspunt de profielschets.

• 2. Voor zover van toepassing wordt het verslag van en de afspraken uit de vorige klankbordgesprekken bij het gesprek betrokken.

Artikel 7 Geheimhouding (besloten vergadering , geheime informatie)

• 1. De vergaderingen van de commissie vinden achter gesloten deuren plaats, tenzij de commissie anders beslist.

• 2. Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat de commissie of Provinciale Staten haar opheffen.

• 3. Indien voor of na een besloten vergadering zoals genoemd in het eerste lid, schriftelijke informatie gedeeld wordt, legt de commissie met een afzonderlijk besluit een geheimhoudingsverplichting op met toepassing van artikel 84 Provinciewet op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 eerste en tweede lid, van de Wet open overheid. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

Artikel 8 Verslaglegging

• 1. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie of Provinciale Staten besluiten de verplichting tot geheimhouding, bedoeld in artikel 7, tweede lid, op te heffen.

• 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en een beknopt overzicht van het besprokene.

• 3. Door de griffier wordt het verslag van het klankbordgesprek in drievoud in concept opgesteld en ter inzage gelegd voor de commissie en de commissaris. Na vaststelling door de commissaris en de commissie, wordt dit verslag ondertekend door de commissaris en de voorzitter.

• 4. De griffier stuurt een ondertekende versie van het vastgestelde verslag van het klankbordgesprek aan de commissaris en aan de Minister.

• 5. De verslagen en de in artikel 7, derde lid genoemde documenten worden op de Statengriffie op een door de griffier te bepalen wijze bewaard.

• 6. De leden van Provinciale Staten kunnen de in het vorige lid bedoelde stukken op daartoe strekkend verzoek en onder geheimhouding inzien bij de Statengriffie.

Artikel 9 Archivering

• 1. De griffier draagt zorg voor archivering van de stukken.

• 2. Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 hieraan stelt.

• 3. De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Artikel 10 Inwerkingtreding en aanhaling

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van publicatie van het Provinciaal Blad waarin zij is geplaatst.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Klankbordgesprekken commissaris van de Koning en Provinciale Staten Zuid-Holland’.

II.

De Verordening betreffende de instelling en werkwijze van de Vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland van 25 mei 2019 (Prov. blad-2019-4356) komt te vervallen.

Den Haag, 5 maart 2025

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

Griffier

drs. B.S.M. Sepers

Voorzitter

mr. A.W. Kolff