Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie Provincie Limburg

Provinciale Staten van Limburg,

gezien het voorstel van Gedeputeerde Staten van Limburg van 24 september 2024;

gelet op artikel 85 lid 6 van de Provinciewet en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet

bestuursrecht;

besluiten:

vast te stellen het “Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie Provincie Limburg.”

Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie Provincie Limburg

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• anderen: ‘anderen’ zoals bedoeld in artikel 85 lid 6 van de Provinciewet;

• commissie: een op grond van hoofdstuk V van de Provinciewet ingestelde commissie;

• Commissaris van de Koning: de Commissaris van de Koning van de Provincie Limburg als op zichzelf staand bestuursorgaan;

• Gedeputeerde Staten: het college van Gedeputeerde Staten van Limburg;

• gemandateerde: Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning of de commissie;

• Provinciale Staten: het college van Provinciale Staten van Limburg.

Artikel 2. Mandaat aan Gedeputeerde Staten

• 1. Aan Gedeputeerde Staten wordt mandaat verleend voor het verstrekken aan anderen van informatie waarop door Gedeputeerde Staten een verplichting tot geheimhouding is gelegd en welke informatie tevens aan Provinciale Staten is verstrekt.

• 2. Het mandaat geldt niet:

  • als een specifiek belang van de Provincie Limburg zich ertegen verzet dat geheime informatie aan anderen wordt verstrekt of;

  • als een specifiek belang van een bij de betreffende informatie betrokken derde zich ertegen verzet dat geheime informatie aan anderen wordt verstrekt of;

  • als het verstrekken van de geheime informatie tot gevolg heeft dat de geheimhouding materieel wordt opgeheven.

• 3. Het mandaat ziet zowel op het schriftelijk verstrekken van geheime informatie alsmede op het mondeling bespreken ervan.

Artikel 3. Mandaat aan de Commissaris van de Koning

• 1. Aan de Commissaris van de Koning wordt mandaat verleend voor het verstrekken aan anderen van informatie waarop door de Commissaris van de Koning een verplichting tot geheimhouding is gelegd en welke informatie tevens aan Provinciale Staten is verstrekt.

• 2. Het mandaat geldt niet:

  • als een specifiek belang van de Provincie Limburg zich ertegen verzet dat geheime informatie aan anderen wordt verstrekt of;

  • als een specifiek belang van een bij de betreffende informatie betrokken derde zich ertegen verzet dat geheime informatie aan anderen wordt verstrekt of;

  • als het verstrekken van de geheime informatie tot gevolg heeft dat de geheimhouding materieel wordt opgeheven.

• 3. Het mandaat ziet zowel op het schriftelijk verstrekken van geheime informatie alsmede op het mondeling bespreken ervan.

Artikel 4. Mandaat aan een commissie

• 1. Aan een commissie wordt mandaat verleend voor het verstrekken aan anderen van informatie waarop door die commissie een verplichting tot geheimhouding is gelegd en welke informatie tevens aan Provinciale Staten is verstrekt.

• 2. Het mandaat geldt niet:

  • als een specifiek belang van de Provincie Limburg zich ertegen verzet dat geheime informatie aan anderen wordt verstrekt of;

  • als een specifiek belang van een bij de betreffende informatie betrokken derde zich ertegen verzet dat geheime informatie aan anderen wordt verstrekt of;

  • als het verstrekken van de geheime informatie tot gevolg heeft dat de geheimhouding materieel wordt opgeheven.

• 3. Het mandaat ziet zowel op het schriftelijk verstrekken van geheime informatie alsmede op het mondeling bespreken ervan.

Artikel 5. Instructies ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid

• 1. Het mandaat wordt verleend voor situaties waarin het naar het oordeel van de gemandateerde in het kader van de dagelijkse bestuurs- en uitvoeringspraktijk noodzakelijk is dat geheime informatie die aan Provinciale Staten is verstrekt aan anderen beschikbaar wordt gesteld.

• 2. Geheime informatie wordt pas aan anderen verstrekt nadat aan hen kenbaar is gemaakt dat de te verstrekken informatie geheim is en zij een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend of als zij uit hoofde van hun functie reeds geheimhouding in acht dienen te nemen.

• 3. Het verlenen van ondermandaat is niet toegestaan.

• 4. Het mandaat ten aanzien van het uitbreiden van de kring van geheimhouders laat onverlet dat Provinciale Staten als enig orgaan bevoegd blijft de geheimhouding van geheime stukken die aan hen zijn verstrekt op te heffen.

Artikel 6. Ondertekening door Gedeputeerde Staten

Een besluit van Gedeputeerde Staten dat op grond van mandaat zoals bedoeld in dit besluit is genomen, wordt als volgt ondertekend:

Namens Provinciale Staten van Limburg,

Op grond van het mandaatbesluit verstrekken geheime informatie Provincie Limburg,

De voorzitter

<naam voorzitter>

<handtekening voorzitter>

De secretaris,

<naam secretaris>

<handtekening secretaris>

Artikel 7. Ondertekening door de Commissaris van de Koning

Een besluit van de Commissaris van de Koning dat op grond van mandaat zoals bedoeld in dit besluit is genomen, wordt als volgt ondertekend:

Namens Provinciale Staten van Limburg,

Op grond van het mandaatbesluit verstrekken geheime informatie Provincie Limburg,

<handtekening>

De Commissaris van de Koning,

<naam Commissaris van de Koning>

Artikel 8. Ondertekening door de voorzitter van een commissie

Een besluit van een commissie dat op grond van mandaat zoals bedoeld in dit besluit is genomen, wordt als volgt ondertekend:

Namens Provinciale Staten van Limburg,

Op grond van het Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie Provincie Limburg,

<handtekening>

De voorzitter,

<naam voorzitter>

Artikel 9. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na die van publicatie in het Provinciaal Blad.

Artikel 10. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit verstrekken geheime informatie Provincie Limburg.

Aldus vastgesteld door Provinciale Staten van Limburg in hun vergadering van 7 februari 2025.

Provinciale Staten voornoemd

de voorzitter,

de heer E.G.M. Roemer

de griffier,

de heer mr. A.O.J. Pregled

Toelichting

Algemene toelichting

Deze toelichting geldt tevens als algemene instructie ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden.

Achtergrond en reikwijdte

De bepalingen omtrent geheimhouding in de Provinciewet zijn in 2023 gewijzigd.

Artikel 85 lid 6 van de Provinciewet geeft sindsdien aan dat als Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning of een commissie zoals genoemd in hoofdstuk V van de Provinciewet (hierna: commissie) informatie onder geheimhouding verstrekken aan Provinciale Staten, deze laatste exclusief bevoegd zijn om de geheime informatie te verstrekken aan anderen. Het orgaan dat de geheimhouding op de informatie heeft gelegd, kan de kring van geheimhouders vanaf dat moment dus niet meer uitbreiden.

Provinciale Staten hebben de bevoegdheid regels vast te stellen over het verstrekken van informatie waarop een geheimhoudingsplicht rust en die tevens aan hen is verstrekt. In die regels kunnen Provinciale Staten bepalen dat het orgaan dat de verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd de kring van geheimhouders mag uitbreiden, nadat het de informatie aan Provinciale Staten heeft verstrekt. Met het vaststellen van dergelijke regels wordt aan praktische nadelen voor de dagelijkse uitvoeringspraktijk tegemoet gekomen. Denk aan gevallen waarin het wenselijk of noodzakelijk is dat door Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning of een bepaalde commissie geheime informatie die al met Provinciale Staten is gedeeld, wordt verstrekt aan anderen in het kader van het dagelijks bestuur. Omdat deze anderen vanuit hun functie aan geheimhouding zijn gebonden of een geheimhoudingsverklaring moeten ondertekenen vóórdat inzage in de geheime informatie wordt verschaft, blijft de geheimhouding hierdoor gewaarborgd. Daarnaast past het bij een transparante en responsieve overheid om in het contact met haar partners open kaart te kunnen spelen.

Doel van deze regeling is bewerkstelligen dat provinciale organen die geheimhouding op bepaalde informatie hebben gelegd en welke informatie met Provinciale Staten is gedeeld, bevoegd zijn die informatie aan anderen beschikbaar te stellen zonder dat daarvoor telkens besluitvorming door Provinciale Staten benodigd is. Als het verstrekken van deze informatie afhankelijk is van besluitvorming door Provinciale Staten, kan dit in de bestuurspraktijk belemmerend werken. Denk aan het stilliggen

van onderhandelingen, het niet kunnen uitvoeren van een onderzoek, of het uitblijven van een tijdig antwoord op een bepaald verzoek om informatie. Door de mandaatconstructie wordt een transparante en efficiënte dagelijkse bestuurs- en uitvoeringspraktijk nagestreefd, zonder hierbij afbreuk te doen aan de (staatsrechtelijke) positie van Provinciale Staten.

Mandaat

Onder mandaat wordt ingevolge artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (in casu Provinciale Staten) besluiten te nemen.

Het verlenen van mandaat betekent niet, dat Provinciale Staten niet meer bevoegd zijn de betrokken bevoegdheid uit te oefenen en dat nog slechts de gemandateerden die bevoegdheid zouden hebben. Provinciale Staten blijven altijd bevoegd de bevoegdheid zelf uit te oefenen (artikel 10:7 Awb). Provinciale Staten kunnen het mandaat ook te allen tijde intrekken (artikel 10:8 Awb). Verder is de gemandateerde gehouden om Provinciale Staten desgevraagd inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden (artikel 10:6 Awb).

Artikelsgewijze toelichting

Waar geen toelichting bij een artikel is gegeven, spreekt de inhoud voor zich.

artikelen 2, 3, 4 en 5

Het is niet mogelijk om op voorhand alle gevallen uitputtend in een regeling te beschrijven waarin het nodig is om geheime informatie die al met Provinciale Staten is gedeeld met anderen te delen. Daarom is gekozen voor een stelsel in de vorm van deze regeling: Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning respectievelijk commissie zijn bevoegd, tenzij een specifiek belang zich daartegen verzet.

De in leden twee genoemde ‘specifieke belangen’ laten zich gelet op het casuïstische karakter moeilijk in een opsomming vangen. In het algemeen kan wel worden gesteld dat het gaat om situaties waarbij het belang van de Provincie Limburg of het belang van een derde die bij de geheime informatie is betrokken (niet zijnde de ontvanger), mogelijk wordt geschaad. Ook wanneer de geheimhouding materieel zou worden opgeheven is sprake van een specifiek belang dat zich tegen verstrekking van de informatie verzet. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor als de groep ontvangers dusdanig groot is dat er feitelijk niet meer van geheime stukken kan worden gesproken (bijvoorbeeld alle bedrijven in het kader van een openbare aanbestedingsprocedure). Maar ook indien het politiek gevoelige of complexe zaken betreft, kunnen Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning respectievelijk de commissie ervoor kiezen om niet zelf tot verstrekking over te gaan, maar eerst een voorstel daartoe aan Provinciale Staten voor te leggen.

In deze mandaatregeling is het aan het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd om te beoordelen of een belang zich tegen het uitbreiden van de kring van geheimhouders verzet. Het mandaat geldt enkel voor het orgaan dat zelf de geheimhouding heeft opgelegd. Provinciale Staten mogen er dan ook op vertrouwen dat het desbetreffende orgaan zorgvuldig met deze informatie zal omgaan en een gedegen belangenafweging zal maken alvorens de kring van geheimhouders daadwerkelijk wordt uitgebreid. Het mandaat laat onverlet dat Provinciale Staten als enige orgaan bevoegd blijven de geheimhouding op te heffen. Provinciale Staten blijven ook zelf bevoegd te besluiten tot het verstrekken aan anderen van informatie waarop door Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning, respectievelijk een commissie een verplichting tot geheimhouding is gelegd en welke informatie tevens aan Provinciale Staten is verstrekt. Provinciale Staten kunnen het mandaat te allen tijde intrekken. Genoemde provinciale organen zijn daarnaast wettelijk verplicht om op verzoek van Provinciale Staten inlichtingen te verschaffen over de uitvoering van de gemandateerde bevoegdheid.

Deze mandaatregeling doet daarmee recht aan de staatsrechtelijke positie van Provinciale Staten. De wetgever heeft immers uitdrukkelijk aan Provinciale Staten de bevoegdheid toegekend om onder de omstandigheden zoals genoemd in artikel 85 lid 6 Provinciewet de kring van geheimhouders uit te breiden dan wel de geheimhouding op te heffen. De staatsrechtelijke positie van Gedeputeerde Staten ten opzichte van Provinciale Staten maakt tevens dat de mogelijkheid van ondermandaat niet is toegestaan.