/1/png-2/utrecht.png)
Provinciaal blad van Utrecht
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Utrecht | Provinciaal blad 2025, 21580 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Besluit van Provinciale Staten van Utrecht van 17 december 2025, nr. UTSP-1592886072-955, tot vaststelling van de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (Controleverordening provincie Utrecht 2025)
Provinciale Staten van Utrecht;
Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 4 november 2025, UTSP-1592886072-927
Gelet op de artikelen 143 en 217 van de Provinciewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Verordening Financiële Auditcommissie van de provincie Utrecht;
Overwegende dat het wenselijk is de Controleverordening provincie Utrecht 2025 vast te stellen omdat de verordening nadere regelgeving geeft met betrekking tot de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie;
HOOFDSTUK 2 BIJZONDERE BEPALINGEN
Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
In afwijking van het gestelde in het vierde lid, onder d, kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen opnemen dat de Auditcommissie jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant treedt over de posten van de jaarrekening waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
Artikel 4 Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de “interne auditfunctie” van de provincie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel 6 Toegang tot informatie
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie, met inachtneming van wet- en regelgeving.
- 2.
- 3.
Artikel 7 Overige controles en opdrachten
- 1.
Gedeputeerde Staten kunnen de door Provinciale Staten aangewezen accountant geen opdracht geven tot het uitvoeren van werkzaamheden, indien deze een directe relatie hebben met zijn werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening, tenzij het gaat om werkzaamheden waarbij Provinciale Staten vooraf wordt geïnformeerd en bevindingen aan Provinciale Staten worden gerapporteerd.
- 2.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen en de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. De controle van bestedingen van specifieke uitkeringen en het overzicht Topinkomens wordt uitgevoerd door de door Provinciale Staten aangewezen accountant.
- 3.
- 4.
- 1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen van materieel of wezenlijk belang constateert, waaraan naar zijn mening Gedeputeerde Staten onvoldoende aandacht besteedt en die kunnen leiden tot het niet afgeven van een controleverklaring met goedkeurend oordeel, meldt hij dit terstond schriftelijk aan de Auditcommissie en zendt hij een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.
- 2.
Bij constatering van de schending van integriteit waardoor en waarbij de accountant de controlewerkzaamheden, die leiden tot het afgeven van een verklaring, moet opschorten, rapporteert hij deze bevindingen terstond aan de Commissaris van de Koning en de Auditcommissie. Indien de schending van integriteit de Commissaris van de Koning betreft, rapporteert de accountant aan diens plaatsvervanger.
- 3.
De accountant bevestigt jaarlijks aan Provinciale Staten dat naast de controleopdracht door hem geen andere opdrachten voor de provincie Utrecht zijn uitgevoerd die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening als bedoeld in artikel 201 van de Provinciewet, tenzij het gaat om de in artikel 7, eerste lid, bedoelde werkzaamheden.
- 4.
In aanvulling op het in artikel 217, vierde lid, van de Provinciewet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles (accountants)verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de algemeen directeur en overige directeuren, de concerncontroller en andere daarvoor in aanmerking komende medewerkers van de provincie Utrecht.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van Provinciale Staten van Utrecht van 17 december 2025.
Provinciale Staten van Utrecht,
Voorzitter,
Griffier,
Deze verordening stelt nadere regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. De wijzingen ten opzichte van de oude versie betreffen met name technische wijzigingen. De meest belangrijke wijziging betreft bij de toelichting op artikel 3 de aanpassing van de goedkeuringstolerantie van 1 % inclusief dotaties reserves naar 2 % exclusief dotaties reserves waarbij fouten en onzekerheden bij elkaar worden opgeteld.
Artikel 217 van de Provinciewet verplicht de Provinciale Staten bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 217 Provinciewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 217 van de Provinciewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden.
Het zijn de Provinciale Staten die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – zijn Gedeputeerde Staten nauw betrokken. Gedeputeerde Staten kunnen daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken.
Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij/zij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles.
Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben Gedeputeerde Staten en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moeten Gedeputeerde Staten ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen.
Verder hebben Gedeputeerde Staten een eigenstandige informatieplicht richting de Provinciale Staten.
Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten
De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de provincie rechtmatig heeft gehandeld.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de Provinciale Staten op dit vlak te versterken.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van Gedeputeerde Staten, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet Gedeputeerde Staten verantwoording afleggen aan Provinciale Staten over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording en het jaarverslag (artikel 201, lid 1, Provinciewet). Voor het overleggen van deze stukken aan Provinciale Staten moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 217 Provinciewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van Provinciale Staten. Het is dan ook Provinciale Staten, die de accountant aanwijst (artikel 217 Provinciewet).
De periode van de verbintenis met de accountant uit het tweede lid impliceert niet, dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Zou Provinciale Staten per periode willen wisselen van controlerend accountant, dan zal hierbij met de aanbesteding rekening mee moeten worden gehouden. De controlerend accountant als persoon (dus niet het kantoor) mag maximaal voor een periode van 7 jaar verbonden zijn aan dezelfde opdrachtgever.
Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden; (Bado)” dat krachtens artikel 217, lid 6 Provinciewet door de minister is vastgesteld. Het “Bado” bevat onder andere de minimumregels voor de goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de provincie (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. In het Bado worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven (2% exclusief dotaties aan reserves voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door Provinciale Staten aan te wijzen deelverantwoordingen en voor onzekerheden in de controle samen). De goedkeuringstoleranties kunnen door Provinciale Staten lager worden vastgesteld.
Een rapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. Rapporteringstoleranties kunnen door de Provinciale Staten lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.
De accountantscontrole richt zich op de jaarrekening. Hiervoor moet Provinciale Staten bij de aanbesteding van de accountantscontrole de te hanteren goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rap- porteringstoleranties) opgeven, indien Provinciale Staten deze lager dan de wettelijke maxima wenst vast te stellen. Daarnaast kan Provinciale Staten als extra eis aangeven, dat er een accountantscontrole op (bepaalde)deelverantwoordingen van de provincie plaatsvindt. Hiervoor kunnen door Provinciale Staten dan eveneens afwijkende goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rapporteringstoleranties) worden aangegeven.
Provinciale Staten kunnen ook posten van de jaarrekening of posten van een deelverantwoording aanwijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en waarvoor afwijkende lagere rap- porteringstoleranties gelden. In plaats van posten van de jaarrekening of posten van een deelverantwoording kan Provinciale Staten ook provinciale taakvelden of provinciale organisatieonderdelen aanwijzen waarvoor lagere rapporteringstoleranties gelden.
Voor de gehele jaarrekening, maar ook voor delen ervan, kunnen de goedkeuringstoleranties dus lager worden gesteld. De rapporteringstoleranties zijn in eerste instantie de bedragen die volgen uit de percentages van de goedkeuringstolerantie. Voor de rapportering in het verslag van bevindingen kan Provinciale Staten de rapporteringstoleranties (op onderdelen van de provincie) lager vaststellen.
De goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties kunnen jaar op jaar door Provinciale Staten worden aangepast. Het is dus nodig, dat Provinciale Staten bij de aanbesteding van de accountantscontrole de goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties opgeeft. Het ieder jaar aanpassen van deze goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties is niet gewenst. Mocht Provinciale Staten gedurende de contractperiode toch de voornoemde toleranties willen aanpassen, dan kan hij altijd nog een wijziging op het contract met de accountant afspreken.
Mogelijk zal Provinciale Staten specifiek te onderzoeken posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen, provinciale taakvelden en provinciale organisatieonderdelen van jaar op jaar willen vaststellen. Zo kan dan rekening worden gehouden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vijfde lid van artikel 3. Wel is het raadzaam, dat de provincie hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opneemt.
Artikel 4 Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten
Gedeputeerde Staten is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening. Ten opzichte van Provinciale Staten is Gedeputeerde Staten ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door Provinciale Staten geëiste deelverantwoordingen. Artikel 4 van de verordening regelt de verplichtingen van Gedeputeerde Staten voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Het in het derde lid genoemde normen en toetsingskader wordt jaarlijks door Gedeputeerde Staten geactualiseerd, omdat er vanuit wet- en regelgeving (waaronder provinciale verordeningen) jaarlijks aanpassingen plaatsvinden, die de controle op de rechtmatigheid raken.
Rechtmatigheid betreft de rechtmatigheid van beheersbehandelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Voor het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles is het relevant dat voorafgaand aan een onderzoek wordt nagegaan dat de regels – die als normenkader zullen worden gehanteerd – zijn gedefinieerd, beschreven en adequaat bekend zijn gemaakt.
Het is niet mogelijk en zeker niet doelmatig om alle wet- en regelgeving bij de eigen (verbijzonderde) interne controle te betrekken.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het vierde lid draagt aan Gedeputeerde Staten op dat deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar worden gesteld.
Het vijfde lid verplicht Gedeputeerde Staten een verklaring af te geven aan de accountant, waarin Gedeputeerde Staten verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (letter of Representation) genoemd.
In het zesde lid wordt de datum bepaald voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan Provinciale Staten. Deze datum wordt vastgelegd via de vaststelling van de bestuurlijke planning, waarin onder andere de hoofdopzet van de jaarcyclus is verwoord. De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (artikel 204 Provinciewet). Voor deze datum moet de jaarrekening door Provinciale Staten zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 202 Provinciewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet is vastgesteld.
Artikel 5 Inrichting accountantscontrole
Artikel 5 regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en Gedeputeerde Staten ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Gedeputeerde Staten is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende onder Gedeputeerde Staten ressorterende medewerkers. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 6 Toegang tot informatie
Het vorige artikel bepaalt dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met Provinciale Staten zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding en bovenliggende wet- en regelgeving. Het artikel legt aan Gedeputeerde Staten de zorgplicht op om ervoor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de provincie en dat alle onder het gezag van Gedeputeerde Staten werkzame personen volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 7 Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de provincie die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door provincie (specifieke uitkeringen) vaak een apart oordeel van een accountant.
Daarnaast dient de accountant in het kader van de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector het overzicht Topinkomens te controleren en van een oordeel voorzien.
Het derde en vierde lid regelen, dat Gedeputeerde Staten voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door Provinciale Staten benoemde accountant inschakelt. De controle van het overzicht met bestedingen van de specifieke uitkeringen, die in de provinciale jaarrekening is opgenomen en het overzicht Topinkomens wordt uitgevoerd door de door Provinciale Staten benoemde accountant. Gedeputeerde Staten mag alleen afwijken, indien dit in het belang van de provincie is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de provinciale administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnende controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere overheden betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere overheden worden uitgevoerd). De verordening regelt dat Gedeputeerde Staten in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Het vierde en vijfde lid van artikel 217 Provinciewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten.
Het eerste lid van artikel 8 regelt, dat Gedeputeerde Staten in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan Provinciale Staten. Dit opdat Gedeputeerde Staten (in overleg met Provinciale Staten en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
In het tweede lid is opgenomen aan wie de accountant moet rapporteren in het geval er sprake is van schending van de integriteit.
Het vierde lid van artikel 8 regelt, dat het overige medewerkers met een specifieke taak een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan medewerkers met een specifieke taak worden meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met de medewerker met een specifieke taak kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Het is gebruikelijk dat de accountant naast het verslag van bevindingen tussentijds gedurende de controleopdracht zijn bevindingen en adviezen rapporteert. Dit verslag, ook wel managementletter genoemd, is primair gericht aan Gedeputeerde Staten. Het vijfde lid regelt dat de accountant in het verslag van bevindingen ten minste de bevindingen rapporteert, die de rapporteringstolerantie overschrijden. Het zesde lid regelt dat ook een afschrift van dit verslag wordt toegezonden aan de Auditcommissie.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan Provinciale Staten door de accountant besproken met Gedeputeerde Staten. Het geeft Gedeputeerde Staten de mogelijkheid een reactie te geven bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Tot slot is in het achtste lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen bespreekt met de Auditcommissie.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2025-21580.html