Besluit elektronisch berichtenverkeer provincie Fryslân 2026

Het college van gedeputeerde staten van Fryslân en de commissaris van de Koning in Fryslân, elk voor zover daartoe bevoegd,

gelet op afdeling 2.3 en art. 10:22 van de Algemene wet bestuursrecht;

gehoord de Provinciearchivaris, de Heffingsambtenaar en de Invorderingsambtenaar,

BESLUITEN:

vast te stellen het ‘Besluit elektronisch berichtenverkeer provincie Fryslân 2026’ als volgt:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. bestuursorgaan:

  • gedeputeerde staten van Fryslân;

  • de commissaris van de Koning in Fryslân;

  • de Provinciearchivaris, bedoeld in art. 29 van de Archiefwet 1995;

  • de Heffingsambtenaar, bedoeld in art. 227a, tweede lid, onder b. van de Provinciewet;

  • de Invorderingsambtenaar, bedoeld in art. 227a, tweede lid, onder c. van de Provinciewet;

• b. elektronisch bericht: een officieel of ander bericht dat langs elektronische weg aan, door of namens een bestuursorgaan wordt verzonden, met inbegrip van verzend- en ontvangstinformatie;

• c. Europees erkend inlogmiddel: elektronisch identificatiemiddel ten behoeve van (grensoverschrijdende) online authenticatie, als bedoeld in artikel 6 van de Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG;

• d. officieel bericht: een bericht dat deel uitmaakt van een procedure over een besluit, een klacht of een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht;

• e. provinciale website: www.fryslan.frl.

Artikel 2 Papieren weg

Dit besluit laat de mogelijkheid om een bericht aan een bestuursorgaan via de papieren weg te verzenden onverlet, tenzij bij of krachtens de wet elektronische verzending is voorgeschreven.

Artikel 3 e-Loket provincie Fryslân

• 1. De algemeen directeur draagt zorg voor de inrichting, instandhouding, werking en beveiliging van een e-loket, als onderdeel van de provinciale website.

• 2. Het e-loket voorziet in ieder geval in het elektronisch kunnen verzenden van:

  • a. officiële berichten aan een bestuursorgaan;

  • b. andere berichten aan een bestuursorgaan, voor zover opgenomen in bijlage 2.

• 3. Het e-loket kan voorzien in het faciliteren van elektronisch berichtenverkeer waarop dit besluit niet van toepassing is.

• 4. De algemeen directeur draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van het e-loket te waarborgen.

• 5. De algemeen directeur kan zonder voorafgaande kennisgeving de toegang tot of de beschikbaarheid van het e-loket beperken of onderbreken, als sprake is van een technische storing, een aantasting van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van het e-loket of een beveiligingsincident. De algemeen directeur draagt zorg voor het verstrekken van openbare informatie over de aard en verwachte duur van de beperking of onderbreking via een daartoe geëigend medium.

Hoofdstuk 2 Elektronisch te verzenden berichten aan een bestuursorgaan

Paragraaf 2.1 Officiële berichten

Artikel 4 Wijze van verzending

Een officieel bericht aan een bestuursorgaan wordt elektronisch verzonden op de in deze paragraaf bepaalde wijze, met inachtneming van de in bijlage 1 voor dat type bericht gestelde eisen.

Artikel 5 Officieel bericht, anders dan op verzoek van een bestuursorgaan

• 1. Een officieel bericht anders dan op verzoek van een bestuursorgaan, wordt verzonden met gebruikmaking van het elektronische formulier dat op de datum van verzending in het e-loket beschikbaar is. Daarbij te verstrekken gegevens en bescheiden worden eveneens via het e-loket verstrekt, tenzij het bevoegd gezag instemt met een andere wijze van verstrekken.

• 2. In afwijking van het eerste lid wordt een officieel bericht als bedoeld in artikel 16.1, eerste en tweede lid, van de Omgevingswet jo. artikel 14.1, eerste en tweede lid, van het Omgevingsbesluit, verzonden via de landelijke voorziening bedoeld in artikel 20.21 van de Omgevingswet.

• 3. In afwijking van het eerste lid kan in bijlage 1 een andere wijze van verzending worden aangewezen, mits die wijze, gelet op de aard en de inhoud van het type bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt, een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze van verzenden is.

  Een andere wijze van verzending wordt uitsluitend aangewezen:

  • a. als het beschikbaar stellen van een elektronisch formulier niet kan worden afgewacht;

  • b. om redenen van doelmatigheid; of

  • c. vanwege een omstandigheid als bedoeld in artikel 3, vijfde lid.

Artikel 6 Officieel bericht op verzoek van een bestuursorgaan

Een officieel bericht op verzoek van een bestuursorgaan, met inbegrip van de daarbij te overleggen gegevens en bescheiden, wordt verzonden op de in de uitnodiging daartoe aangegeven wijze.

Artikel 7 Toegang tot het e-loket

Identificatie en authenticatie ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer vindt plaats op de in bijlage 1 bepaalde wijze.

Artikel 8 Ondertekening

Een officieel bericht, met inbegrip van daartoe behorende gegevens en bescheiden, dat overeenkomstig het bepaalde in artikel 5, eerste lid, is verzonden geldt als ondertekend.

Paragraaf 2.2 Andere berichten

Gereserveerd.

Hoofdstuk 3 Elektronische berichten door of namens een bestuursorgaan

Gereserveerd.

Hoofdstuk 4 Beperkingen en eisen

Artikel 9 Weigering van elektronische berichten

• 1. Onverminderd het bepaalde in de artikelen 4:5, eerste lid en 6:6 van de Algemene wet bestuursrecht, kan een elektronisch bericht aan een bestuursorgaan worden geweigerd, voor zover de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van het bericht onvoldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.

• 2. Een elektronisch bericht wordt in elk geval geweigerd indien het systeem voor gegevensverwerking van het bestuursorgaan het bericht als schadelijk of potentieel schadelijk identificeert.

• 3. Een weigering wordt, voor zover mogelijk, zo spoedig mogelijk aan de afzender meegedeeld.

Artikel 10 Nadere eisen

• 1. In de bijlagen 1 en 2 kunnen nadere eisen worden gesteld aan de verzending van elektronische berichten aan, door of namens een bestuursorgaan, mits die eisen de mogelijkheid van elektronische verzending niet onevenredig belemmeren.

• 2. Nadere eisen kunnen in elk geval betrekking hebben op:

  • a. het gebruik van bestandsformaten;

  • b. de bestandsgrootte; en

  • c. identificatie en authenticatie.

Hoofdstuk 5 Vaststelling bijlagen

Artikel 11 Mandaatbesluit

• 1. Aan de algemeen directeur wordt de bevoegdheid gemandateerd om de bijlagen 1 en 2 gewijzigd vast te stellen.

• 2. Het verlenen van ondermandaat is niet toegestaan.

• 3. De bijlagen 1 en 2 maken onlosmakelijk deel uit van dit besluit

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2026.

• 2. Het Besluit elektronisch berichtenverkeer provincie Fryslân 2019 wordt ingetrokken.

• 3. Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit elektronisch berichtenverkeer provincie Fryslân 2026.

Bijlage 1, laatstelijk vastgesteld door gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning op 16 december 2025.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Bestandsformaten

Gegevens en bescheiden die met toepassing van de artikelen 5 en 6 worden ingediend, worden verstrekt in een van de volgende gangbare open bestandsformaten:

• PNG;

• TIFF;

• JPG;

• ODT;

• SVG;

• CSV;

• ODS; of

• PDF/A.

Bestandsgrootte

De omvang van gegevens en bescheiden bedraagt per document maximaal 40Mb. Het totaal van de omvang van deze gegevens en bescheiden bedraagt maximaal 200 Mb.

Toegang tot het e-loket

Tenzij anders aangegeven wordt voor de toegang tot het e-loket gebruik gemaakt van:

• door burgers:

  • de DigiD app;

  • DigiD met sms controle; of

  • vanuit het buitenland: een ander Europees erkend inlogmiddel.

• door ondernemingen en rechtspersonen:

  • eHerkenning niveau 3; of

  • vanuit het buitenland: een ander Europees erkend inlogmiddel.

op de in het e-loket aangegeven wijze.

Hoofdstuk 2 Andere wijze van verzending

Gereserveerd.

Bijlage 2, laatstelijk vastgesteld door gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning op 16 december 2025.

Gereserveerd.

Rechtsbescherming

Degene wiens belang rechtstreeks bij dit besluit is betrokken kan tegen dit besluit binnen zes (6) weken na bekendmaking hiervan een bezwaarschrift indienen bij gedeputeerde staten van Fryslân, Postbus 20120, 8900 HM in Leeuwarden.

Het bezwaarschrift moet ten minste bevatten:

• a. de naam en het adres van de indiener;

• b. de dagtekening;

• c. een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en bij voorkeur met vermelding van het kenmerk van het besluit;

• d. de gronden van het bezwaar;

• e. de handtekening van de indiener.

Meer informatie over de bezwaarschriftenprocedure vindt u op www.fryslan.frl onder ‘Contact’.

Het indienen van een bezwaarschrift schorst niet de werking van dit besluit. De indiener van een bezwaarschrift kan, als onverwijlde spoed dat eist, een voorlopige voorziening vragen bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Nederland, Afdeling Bestuursrecht, Postbus 150, 9700 AD in Groningen. Aan een verzoek om een voorlopige voorziening zijn wel kosten (griffierecht) verbonden.

Toelichting op het Besluit elektronisch berichtenverkeer provincie Fryslân 2026

Algemeen deel

Met de inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (hierna: Wmebv) is in de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) een recht op ‘elektronisch zakendoen’ met de overheid opgenomen, voor zover dat recht al niet bestaat op basis van andere wetgeving. In het Besluit elektronisch berichtenverkeer provincie Fryslân 2026 is dit verder uitgewerkt.

Officiële berichten en andere berichten

De Wmebv onderscheidt ‘officiële berichten’ en ‘andere berichten’. Officiële berichten zijn berichten die deel uitmaken van een procedure over een besluit, een klacht of een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht. Voorbeelden van officiële berichten zijn:

• een aanvraag voor een subsidie, een vergunning, een ontheffing of een verkeersbesluit;

• een Woo-verzoek;

• een bezwaarschrift of een klacht;

• een wettelijk voorgeschreven melding of mededeling (bv. art. 2.7 van de Algemene subsidieverordening provincie Fryslân 2022);

• een aanvulling van een aanvraag of een bezwaarschrift (artt. 4:5 en 6:6 van de Algemene wet bestuursrecht);

• een zienswijze (artt. 3:15, 4:7 en 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht); en

• een ingebrekestelling (art. 4:17 van de Algemene wet bestuursrecht).

Het gaat dus niet alleen om initiële berichten, zoals een aanvraag of een melding, maar ook om berichten die mogelijk daarop volgen. Denk bijvoorbeeld aan aanvullingen van de aanvraag, zienswijzen en ingebrekestellingen.

De categorie ‘andere berichten’ is informeler van aard, zoals vragen over brugbediening, openingstijden van kantoren, het opvragen van een brochure etc.

Elektronische berichteninfrastructuur

Het ‘recht op elektronisch zakendoen’ ziet op het verzenden van officiële berichten aan een bestuursorgaan. Waar voorheen een bestuursorgaan nadrukkelijk de elektronische weg voor berichtenverkeer moest openstellen, kan op grond van de Wmebv iedereen een officieel bericht elektronisch aan een bestuursorgaan verzenden. Overigens blijft daarnaast de papieren weg bestaan, tenzij een formele wet uitsluitend elektronische verzending voorschrijft.

Voor ‘andere berichten’ blijft gelden dat deze alleen elektronisch aan het bestuursorgaan kunnen worden verzonden als het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat die weg is geopend.

Van het provinciebestuur kan niet worden verlangd dat de bedrijfsvoering zodanig is ingericht dat ieder (type) elektronisch bericht kan worden verwerkt. Om redenen die te maken hebben met processturing, informatiehuishouding en informatieveiligheid is dat niet wenselijk en niet doenlijk. Daarom is in de Wmebv bepaald dat provinciale bestuursorganen voor elk type elektronisch (officieel) bericht een wijze van verzenden aanwijzen. Dit verlangt, zowel technisch als organisatorisch, een logisch, samenhangend, consistent en betrouwbaar geheel. Het geheel van die aanwijzing vormt de elektronische berichteninfrastructuur van het provinciebestuur.

Dit besluit voorziet hierin, voor zover het gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning betreft. Bij de aanwijzing kunnen (technische) eisen worden gesteld aan bijvoorbeeld bestandsformaten, bestandsgrootte, authenticatie en identificatie. Aan dergelijke eisen wordt de voorwaarde gesteld dat deze het elektronisch bestuurlijk verkeer niet onnodig belemmeren.

Op de provinciale website www.fryslan.frl is een e-loket ingericht voor elektronisch berichtenverkeer.

Artikelsgewijs

Art. 1 Begripsbepalingen

Bestuursorgaan:

Het besluit noemt, naast gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning, nog drie provinciale bestuursorganen: de Provinciearchivaris, de Heffingsambtenaar en de Invorderingsambtenaar. Dit zijn door gedeputeerde staten aangewezen provinciale ambtenaren, aan wie de Archiefwet respectievelijk Provinciewet publiekrechtelijke bevoegdheden heeft geattribueerd. Als gevolg van de attributie zijn deze ambtenaren zelf ook bestuursorgaan. Zij oefenen de bevoegdheid op eigen naam uit, onder de politieke verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten.

Als bij de wet een bevoegdheid wordt toegekend aan een ambtenaar die in een ondergeschiktheidsrelatie staat tot gedeputeerde staten, brengt de toekenning van die bevoegdheid niet mee dat de ondergeschiktheidsrelatie wordt doorbroken. Gedeputeerde staten kunnen, vanwege de bestuurlijke verantwoordelijkheid, beleidsregels of per geval of in het algemeen instructies geven over de uitoefening van de toegekende bevoegdheid. Dit besluit is in die zin mede een algemene instructie over de wijze waarop elektronisch berichtenverkeer met en door de Provinciearchivaris, de Heffingsambtenaar en de Invorderingsambtenaar plaatsvindt.

Art. 2 Papieren weg

Elektronisch berichtenverkeer en papier zijn nevengeschikt. De papieren weg blijft dan ook een volwaardig alternatief voor berichtenverkeer via de elektronische weg. Dat is alleen anders als nationale wetgeving elektronische verzending dwingend voorschrijft.

Art. 3 e-Loket provincie Fryslân

Het e-loket is het ‘hart’ van de elektronische dienstverlening. De algemeen directeur wordt opgedragen om dat loket in te richten, in stand te houden en de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid zoveel mogelijk te waarborgen.

Beschikbaarheid heeft betrekking op de mate waarin het e-loket toegankelijk, bruikbaar, toekomstbestendig en voldoende robuust is. Integriteit (of betrouwbaarheid) ziet erop dat informatie in het e-loket correct, nauwkeurig, onweerlegbaar, volledig, geldig en controleerbaar is. Vertrouwelijkheid ziet op de toegang tot informatie.

Artt . 4 tot en met 6 Elektronische berichteninfrastructuur

De elektronische berichteninfrastructuur maakt een onderscheid tussen berichten waarbij het initiatief bij burgers of bedrijven ligt en berichten die op verzoek van een bestuursorgaan worden verstuurd. In de regel ligt het initiatief bij burgers of bedrijven, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een vergunning, een ontheffing, een subsidie, het doen van een melding, het indienen van een bezwaarschrift of klacht, een ingebrekestelling of het geven van een zienswijze.

Hoofdregel is dat, voor zover het berichtenverkeer elektronisch plaatsvindt, in die gevallen het elektronisch formulier wordt gebruikt dat in het e-loket voor dat type bericht beschikbaar is. Dat geldt ook voor aanvullingen hierop, op initiatief van burgers en bedrijven. Het komt natuurlijk ook voor dat het provinciebestuur burgers en bedrijven uitnodigt om een bericht te sturen. Bijvoorbeeld omdat een aanvraag niet volledig is of de mogelijkheid van het geven van een zienswijze wordt geboden. In dat geval staat in de uitnodiging op welke wijze dat elektronisch kan.

Officiële berichten die vallen onder de Omgevingswet kunnen niet via het e-loket van de provincie Fryslân worden verzonden. Art. 16.1 van de Omgevingswet bepaalt dat die berichten via het Digitaal Stelsel Omgevingswet worden verzonden. Dat is een centrale loketfunctie, in strategisch beheer bij de minister van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening.

Het besluit maakt het mogelijk dat in bijzondere gevallen berichten waarbij het initiatief bij burgers of bedrijven ligt niet via een elektronisch formulier worden verzonden. Dit type berichten wordt in dat geval vermeld in bijlage 1 bij dit besluit.

Art. 7 Identificatie en authenticatie

Om bij het e-loket in te loggen wordt een elektronisch identificatiemiddel gebruikt. Voor burgers is dat DigiD en voor bedrijven is dat eHerkenning. Op grond van de Europese eIDAS-verordening is het provinciebestuur bij grensoverschrijdende onlineauthenticatie verplicht een erkend Europees inlogmiddel uit een andere lidstaat te accepteren.

Art. 8 Ondertekening

De Awb schrijft voor dat een aanvraag wordt ondertekend. Voor wat betreft elektronische ondertekening bepaalt de Awb hieromtrent dat aan het vereiste van ondertekening is voldaan door een elektronische handtekening, indien de methode die daarbij voor ondertekening is gebruikt, voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het is gebruikt. In de bestuursrechtelijke rechtspraak is bepaald dat ondertekening met behulp van DigiD in het algemeen een betrouwbare methode van ondertekening vormt. Voor het equivalent hiervan voor bedrijven: eHerkenning, wordt een analoge redenering gevolgd.

Art. 9 Weigering van elektronische berichten

Op grond van art. 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht kan een bestuursorgaan een langs elektronische weg verzonden bericht weigeren, voor zover dit bericht onvoldoende betrouwbaar of vertrouwelijk is. Een bericht is bijvoorbeeld onvoldoende betrouwbaar als het een virus bevat of elektronisch is ondertekend op een wijze die te weinig garantie voor een juiste authenticatie biedt. Een bericht is bijvoorbeeld onvoldoende vertrouwelijk indien het vertrouwelijke gegevens bevat die onvoldoende beveiligd zijn verzonden.

Uit een oogpunt van behoorlijk bestuur dient het bestuursorgaan de afzender steeds zo spoedig mogelijk van de weigering op de hoogte te stellen. De afzender kan dan het langs elektronische weg verzonden bericht herstellen, zodat het alsnog aan de eisen voldoet, dan wel zijn bericht langs schriftelijke weg verzenden.

Tegen de weigering zelf kan op grond van art. 8:4 van de Algemene wet bestuursrecht geen bezwaar worden gemaakt.

Op grond van art. 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht kan een bestuursorgaan besluiten een aanvraag niet te behandelen, als de aanvraag geheel of gedeeltelijk is geweigerd op grond van art. 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht. Op grond van art. 6:6 van de Algemene wet bestuursrecht kan een bezwaar of administratief beroep niet-ontvankelijk worden verklaard, als het bezwaar- of beroepschrift geheel of gedeeltelijk is geweigerd op grond van art. 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht. In beide gevallen moet de indiener eerst in de gelegenheid worden gesteld het verzuim te herstellen binnen een daartoe gestelde termijn. Uiteraard is dat laatste niet mogelijk als de weigering door het bestuursorgaan niet kan of hoeft te worden opgemerkt, bijvoorbeeld omdat het bestuursorgaan software gebruikt die berichten met virussen automatisch weigert. Dit risico is in beginsel voor de verzender.

Tegen een besluit om met toepassing van art. 4:5 een aanvraag niet te behandelen staat wel bezwaar open. Tegen een besluit om met toepassing van art. 6:6 een bezwaar of administratief beroep niet-ontvankelijk te verklaren staat beroep bij de rechter open.

Art. 10 Nadere eisen

Een bestuursorgaan kan nadere eisen te stellen aan de verzending van elektronische officiële en andere berichten. Het betreft met name technische eisen die noodzakelijk zijn voor de verwerking van binnengekomen berichten. Aan dergelijke eisen wordt de voorwaarde gesteld dat deze het elektronisch berichtenverkeer niet onnodig belemmeren. Steeds dient bij het stellen van eisen voor ogen te worden houden of het voor de gemiddelde verzender van het type bericht mogelijk is om aan de gestelde eis te voldoen. Dit kan betekenen dat eisen die voor bepaalde berichten als acceptabel worden beschouwd, voor andere berichten als onnodig belemmerend moeten worden aangemerkt. Zo kan bijvoorbeeld niet in alle gevallen om authenticatie worden gevraagd. Een voorbeeld van dit laatste is een verzoek om informatie op grond van de Wet open overheid. Zo is het volgens de (geconsolideerde) memorie van toelichting bij die wet niet proportioneel om bij het openstellen van elektronische informatieverzoeken het gebruik van DigiD voor te schrijven.

De te stellen eisen mogen geen betrekking hebben op een gekwalificeerde of geavanceerde elektronische handtekening als bedoeld in Europese eIDAS verordening, omdat de daaraan te stellen eisen volgen uit die verordening.

Art. 11 Vaststelling bijlagen

In art. 5, eerste lid, van dit besluit is de hoofdregel vastgelegd dat, voor zover het berichtenverkeer elektronisch plaatsvindt, het elektronisch formulier wordt gebruikt dat in het e-loket voor dat type bericht beschikbaar is. Het derde lid van die bepaling biedt de mogelijkheid om bij wijze van uitzondering een andere wijze van verzenden aan te wijzen. Die andere wijze wordt vastgelegd in bijlage 1 bij het besluit. De vaststelling van die bijlage wordt gemandateerd aan de algemeen directeur. Dat geldt ook voor het vaststellen van nadere eisen aan elektronisch berichtenverkeer.

Vanzelfsprekend wordt elke wijziging van de bijlage bekendgemaakt.