Mandaat, volmacht en machtiging directeur BIJ12 inzake Europese aanbesteding Provinciale Producten Catalogus (PPC)

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

en de

Commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant,

ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

Gelet op de artikelen 158 en 176 van de Provinciewet, artikel 2.11 van de Aanbestedingswet en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

Overwegende dat twaalf provincies, waaronder de provincie Noord-Brabant,

voornemens zijn om een gezamenlijke Europese aanbesteding te houden voor de levering van ondersteunende diensten ten behoeve van de Provinciale Producten Catalogus, te weten Perceel 1: de redactiewerkzaamheden en juridische ondersteuning van de Provinciale Producten Catalogus;

Overwegende dat zeven provincies, waaronder de provincie Noord-Brabant, voornemens zijn om een gezamenlijke Europese aanbesteding te houden voor de levering van ondersteunende diensten ten behoeve van de Provinciale Producten Catalogus, te weten Perceel 2: de technische oplossing PPC;

Overwegende dat de Vereniging het Interprovinciaal Overleg, onderdeel BIJ12, uitvoeringsorganisatie van de gezamenlijke provincies (hierna: BIJ12), in het kader hiervan als aankoopcentrale de Europese aanbestedingsprocedure zal uitvoeren en de noodzakelijke besluiten dient te nemen ten aanzien van deze Europese aanbesteding tot en met de definitieve gunning en het sluiten van het contract met de winnende partij;

Overwegende dat BIJ12 tevens het contract- en leveranciersmanagement namens de provincies zal uitvoeren voor het uit de Europese aanbesteding voortvloeiende contract PPC;

Overwegende dat de nadere afspraken tussen de deelnemende provincies, alsmede de bereidheid van BIJ12 om als aankoopcentrale en tevens als contract- en leveranciersmanager op te treden gedurende de looptijd van het beoogde contract PPC, vastgelegd zijn in de ‘Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijke inkoop en contractmanagement Provinciale Producten Catalogus’ (hierna: SOK PPC);

Overwegende dat in het kader van voornoemde SOK PPC Gedeputeerde Staten respectievelijk de commissaris van de Koning mandaat, machtiging en volmacht wensen te verlenen aan de directeur van BIJ12, teneinde BIJ12 in staat te stellen om mede namens de provincie Noord-Brabant een gezamenlijke Europese aanbesteding uit te voeren, een contract te sluiten met de winnende partij en het contract- en leveranciersmanagement uit te voeren gedurende de looptijd van voornoemd contract.

Overwegende dat met de ondertekening van de SOK PPC wordt geacht te zijn voldaan aan de instemming, bedoeld in artikel 10:4, eerste lid, Algemene wet bestuursrecht;

Besluiten:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. BIJ12: uitvoeringsorganisatie van de gezamenlijke provincies, onderdeel van de Vereniging het Interprovinciaal Overleg;

• b. directeur: directeur van BIJ12;

• c. mandaatregister: openbaar register als bedoeld in de Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant 2018;

• d. SOK PPC: Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijke inkoop en contractmanagement Provinciale Producten Catalogus.

Artikel 2 Mandaat, volmacht en machtiging

• 1. Gedeputeerde Staten verlenen aan de directeur mandaat voor het nemen van besluiten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn die verband houden met de uitvoering van de gezamenlijke Europese aanbesteding als bedoeld in en met inachtneming van het bepaalde in de SOK PPC, een en ander tot en met de definitieve gunning en met inbegrip van het sluiten van het contract met de winnende partij alsmede de uitvoering van het contract- en leveranciersmanagement gedurende de looptijd van voornoemd contract.

• 2. De commissaris van de Koning verleent aan de directeur volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten behoeve van vervulling van het in het eerste lid verleende mandaat.

• 3. Het mandaat, de volmacht en de machtiging, bedoeld in het eerste en tweede lid, omvat in het bijzonder de volgende bevoegdheden:

  • a. het besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en bijbehorende feitelijke handelingen;

  • b. het publiceren van aanbestedingsdocumenten, na afstemming met daartoe aangewezen medewerker(s) van de provincie Noord-Brabant;

  • c. het opstellen en publiceren van een of meerdere Nota’s van Inlichtingen inclusief de definitieve inhoud van het conceptcontract;

  • d. het in ontvangst nemen van aanbiedingen en deze openen en beoordelen, in samenspraak met daartoe aangewezen medewerkers van de provincie Noord-Brabant;

  • e. het opstellen en publiceren van de gunningsbeslissing en gunning;

  • f. het mede namens de provincie Noord-Brabant aangaan en ondertekenen van het contract met de uitvoerende partij;

  • g. het uitvoeren van het contract- en leveranciersmanagement van de in het kader van de aanbestedingsprocedure aangegane contracten, inclusief de verlengingen en aanpassingen daarvan;

  • h. het behandelen van verzoeken op grond van de Wet open overheid en de Algemene verordening gegevensbescherming;

  • i. het beantwoorden van algemene vragen;

  • j. het verrichten van alle voor het voorgaande benodigde handelingen.

• 4. Het mandaat, de volmacht en de machtiging, bedoeld in het eerste en tweede lid, wordt verleend onder de voorwaarde van een voldoende actuele en relevante informatievoorziening.

• 5. De directeur kan ter uitoefening van de krachtens dit artikel aan hem verleende bevoegdheden schriftelijk ondermandaat respectievelijk ondervolmacht en -machtiging te verlenen aan onder hem ressorterende functionarissen en daartoe gebruik maken van de binnen BIJ12 geldende mandaatregeling.

Artikel 4 Procesvertegenwoordiging

• 1. De directeur is in dit verband gemachtigd tot het in rechte vertegenwoordigen van de provincie Noord-Brabant als verweerder.

• 2. De directeur kan, krachtens deze machtiging, door hem aangewezen personen machtigen tot het in rechte vertegenwoordigen van de Provincie Noord-Brabant als verweerder.

Artikel 5 Instructies

De mandataris/gevolmachtigde neemt bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden algemene instructies en instructies per geval van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning in acht, bedoeld in artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 6 Informatieplicht

• 1. Een voldoende en actuele informatieplicht als bedoeld in artikel 2, vierde lid, houdt in ieder geval in dat de mandataris/gevolmachtigde de aanbestedingsdocumenten, de (voorlopige) gunningsbeslissing, en eventuele dagvaarding(en) tijdig, al dan niet per e-mail, aan de daartoe aangewezen medewerker(s) van de provincie Noord-Brabant overlegt.

• 2. De mandataris/gevolmachtigde biedt de voornoemde medewerker(s) ten minste vijf (5) werkdagen en ten hoogste tien (10) werkdagen de tijd om op de overgelegde stukken respectievelijk informatie te reageren.

• 3. Indien de in het tweede lid bedoelde termijn ongebruikt verstrijkt, kan de mandataris/gevolmachtigde ervan uitgaan dat de stukken zijn goedgekeurd en/of dat Gedeputeerde Staten respectievelijk de commissaris van de Koning niet op de informatie wensen te handelen of de mandataris/gevolmachtigde op dit punt wensen te instrueren.

• 4. De mandataris/gevolmachtigde stelt de contactpersoon van Gedeputeerde Staten respectievelijk de commissaris van de Koning tijdig in kennis van krachtens mandaat te nemen of reeds genomen besluiten waarvan hij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisneming door Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning gewenst is.

• 5. Kennisgeving als bedoeld in het eerste lid vindt in ieder geval plaats indien:

  • a. de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven;

  • b. het besluit ertoe kan leiden dat de Provincie Noord-Brabant aansprakelijk wordt gesteld.

• 6. Gedeputeerde Staten kunnen, respectievelijk de commissaris van de Koning kan op grond van de kennisgeving, bedoeld in het vierde lid, ten aanzien van een voorgenomen besluit bepalen dat van het bij of krachtens dit besluit verleende mandaat, volmacht of machtiging geen gebruik mag worden gemaakt.

• 7. Gedeputeerde Staten voorzien de mandataris/gevolmachtigde tijdig van alle benodigde informatie ten behoeve van de invulling van zijn mandaat.

Artikel 7 Toepasselijke wet- en regelgeving

• 1. De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen en met inachtneming van het ter zake geldende recht, specifiek met inachtneming van artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht alsmede de SOK PPC.

• 2. De mandataris/gevolmachtigde maakt gebruik van de binnen BIJ12 geldende mandaatregeling en inkoopprocedures omtrent inhuur van medewerkers en verstrekking van opdrachten.

• 3. De mandataris/gevolmachtigde oefent zijn bevoegdheid niet uit indien hij bij de te nemen beslissing een persoonlijk belang heeft als bedoeld in artikel 2:4, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 8 Verantwoording

De mandataris/gevolmachtigde verschaft desgevraagd alle informatie aan Gedeputeerde Staten terzake van de uitoefening van de in dit besluit bedoelde bevoegdheden.

Artikel 9 Registratie en inwerkingtreding

• 1. Dit besluit wordt gevoegd in het mandaatregister.

• 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het Provinciaal Blad.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaat, volmacht en machtiging BIJ12 inzake aanbesteding PPC.

’s-Hertogenbosch, 4 februari 2025

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter,

mr. I.R. Adema

de secretaris,

drs. G.H.E. Derks

Commissaris van de Koning voornoemd,

mr. I.R. Adema