Besluit mandaat, volmacht en machtiging van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning van de Provincie Limburg inzake de samenwerking bij de gezamenlijke Europese aanbesteding Provinciale Producten Catalogus

Het college van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning van Limburg,

Gelet op de artikelen 158 en 176, van de Provinciewet, artikel 2.11 van de Aanbestedingswet 2012 en afdeling 10.1.1, van de Algemene wet bestuursrecht:

Overwegende dat:

• Twaalf provincies, waaronder de Provincie Limburg (de “Deelnemers”) voornemens zijn om een gezamenlijke Europese aanbesteding te houden voor de levering van ondersteunende diensten ten behoeve van de Provinciale Producten Catalogus, te weten:

  • Perceel 1: de redactiewerkzaamheden en juridische ondersteuning van de Provinciale Producten Catalogus;

• Zeven provincies, daaronder niet begrepen de Provincie Limburg voornemens zijn om een gezamenlijke Europese aanbesteding te houden voor de levering van ondersteunende diensten ten behoeve van de Provinciale Producten Catalogus, te weten

  • Perceel 2: de technische oplossing PPC;

• De vereniging het Interprovinciaal Overleg, onderdeel BIJ12, uitvoeringsorganisatie van de gezamenlijke provincies (“IPO-BIJ12”), in het kader hiervan als aankoopcentrale van de Kerngroep PPC de Europese aanbestedingsprocedure zal uitvoeren en de noodzakelijke besluiten dient te nemen ten aanzien van deze Europese aanbesteding tot en met de definitieve gunning en het sluiten van de contracten met de winnende partij(en);

• IPO-BIJ12 tevens het contact- en leveranciersmanagement namens de provincies zal uitvoeren voor de uit de Europese aanbesteding voortvloeiende contracten PPC;

• De nadere afspraken tussen de Deelnemers, alsmede de bereidheid van IPO-BIJ12 om als aankoopcentrale en tevens als contract- en leveranciersmanager op te treden gedurende de looptijd van de beoogde contracten PPC, vastgelegd zijn in de ‘Samenwerkingsovereenkomst gezamenlijke inkoop en contractmanagement Provinciale Producten Catalogus’ (hierna te noemen SOK ‘PPC’);

• In het kader van voornoemde SOK PPC Gedeputeerde Staten respectievelijk de commissaris van de Koning mandaat, machtiging en volmacht wensen te verlenen aan IPO-BIJ12, teneinde deze in staat te stellen om namens de Provincie Limburg een gezamenlijke Europese aanbesteding uit te voeren, een contract te sluiten voor perceel 1 met de winnende partij en het contract- en leveranciersmanagement uit te voeren gedurende de looptijd van voornoemd contract.

Besluiten:

Eenieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft respectievelijk mandaat, machtiging en volmacht te verlenen aan de publiekrechtelijke rechtspersoon de vereniging het Interprovinciaal Overleg, onderdeel BIJ12, uitvoeringsorganisatie van de twaalf provincies en gevestigd te (3511 SB) Utrecht aan Leidseveer 2, ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nr. 27261712, hierna te noemen “gemandateerde respectievelijk ge(vol)machtigde”, om namens de Provincie Limburg respectievelijk het bevoegde bestuursorgaan, hierna gezamenlijk te noemen Provincie Limburg in het kader van de SOK PPC als “aankoopcentrale” en als gedelegeerd opdrachtgever mede namens de Provincie Limburg de volgende (rechts)handelingen in het kader van genoemde aanbestedingsprocedure en het contract- en leveranciersmanagement te verrichten:

• Besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en bijbehorende feitelijke handelingen;

• Het publiceren van aanbestedingsdocumenten, na afstemming met daartoe aangewezen medewerkers van de Provincie Limburg

• Het opstellen en publiceren van één of meerdere Nota’s van Inlichtingen, inclusief de definitieve inhoud van het conceptcontract;

• Het in ontvangst nemen van aanbiedingen en deze openen en beoordelen, in samenspraak met daartoe aangewezen medewerkers van Provincie Limburg;

• Het opstellen en publiceren van de gunningsbeslissing en gunning;

• Het als verweerder optreden in (gerechtelijke) procedures zoals een kort geding, bodemprocedure, geschillencommissies, klachtenregeling;

• Het contract met betrekking tot perceel 1 met de uitvoerende partij mede namens de Provincie Limburg aan te gaan en te ondertekenen,

• Het contract- en leveranciersmanagement van de in het kader van de aanbestedingsprocedure aangegane contract met betrekking tot perceel 1, inclusief de verlengingen en aanpassingen daarvan;

• Het verrichten van alle voor vorenstaande punten benodigde handelingen.

Bepalingen en voorwaarden:

• Gemandateerde respectievelijk ge(vol)machtigde zal de gemandateerde bevoegdheden binnen de grenzen van en met inachtneming van de SOK PPC uitoefenen;

• Gemandateerde respectievelijk ge(vol)machtigde zal in het kader van het verleende mandaat, volmacht en machtiging gebruik maken van de eigen mandaatregeling en de binnen hun organisatie geldende inkoopprocedures omtrent inhuur van medewerkers en verstrekking van opdrachten.

• Gemandateerde respectievelijk ge(vol)machtigde neemt bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden algemene instructies en instructies per geval van Gedeputeerde Staten in acht, bedoeld in artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

• Onderhavig mandaat, machtiging en volmacht wordt verleend onder de voorwaarde van een voldoende actuele en relevante informatievoorziening. Dit houdt in ieder geval in dat de gemandateerde respectievelijk ge(vol)machtigde de aanbestedingsdocumenten, de (voorlopige) gunningsbeslissing, en eventuele dagvaarding(en) tijdig aan de betrokken ambtenaar/medewerker van de Provincie Limburg of diens vervanger overlegt. Dit overleggen mag per e-mail. Provincie Limburg in de persoon van de betrokken ambtenaar/medewerker dient minimaal vijf (5) en maximaal tien (10) werkdagen te krijgen om op de stukken/informatie te reageren. Indien binnen de genoemde termijn niet gereageerd is door Provincie Limburg kan de gemandateerde respectievelijk ge(vol)machtigde ervan uitgaan dat de stukken zijn goedgekeurd en/of de Provincie Limburg niet op de informatie wenst te handelen of de gemandateerde respectievelijk ge(vol)machtigde op dit punt wenst te instrueren.

• Gemandateerde respectievelijk ge(vol)machtigde stelt de contactpersoon van Provincie Limburg tijdig in kennis van krachtens mandaat te nemen of reeds genomen besluiten waarvan hij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisneming door Gedeputeerde Staten gewenst is. Kennisgeving als hier bedoeld vindt in ieder geval plaats indien:

  • de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven;

  • het besluit ertoe kan leiden dat de provincie aansprakelijk wordt gesteld.

• Gedeputeerde Staten kunnen, op grond van de kennisgeving, als hierboven bedoeld, ten aanzien van een voorgenomen besluit bepalen dat van het bij of krachtens dit besluit verleende mandaat geen gebruik mag worden gemaakt.

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt de dag na publicatie in het Provinciaal Blad in werking.

Maastricht, d.d. 4 februari 2025

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de commissaris van de Koning in de provincie Limburg en tevens voorzitter van Gedeputeerde Staten van Limburg,

E.G.M. Roemer

secretaris,

D.F. Timmer