Reglement Functionaris voor Gegevensbescherming van de provincie Groningen

Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen,

Overwegende dat:

• het in verband met de onafhankelijke positie van deze functionaris wenselijk is taken en bevoegdheden vast te leggen in een reglement

• de aanwijzing van een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) een wettelijke verplichting is die is opgenomen in artikel 37 van de Algemene verordening gegevensbescherming en artikel 36 Wet politiegegevens. De FG is de toezichthouder op de naleving van de AVG, Wpg en het privacybeleid van de provincie Groningen.

• Gedeputeerde staten de FG aanwijst voor de gehele provinciale organisatie en zorg draagt voor een formele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Gelet op:

• artikel 3 Regeling ambtelijke organisatie provincie Groningen 2022

• artikelen 37, 38, 39 en 77 verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene verordening gegevensbescherming); en

• artikel 36 Wet politiegegevens;

• artikelen 34 en 39 Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

Besluiten:

Vast te stellen het "Reglement Functionaris voor Gegevensbescherming van de provincie Groningen" luidende als volgt:

Artikel 1 - Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• AP: Autoriteit Persoonsgegevens

• AVG: verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene verordening gegevensbescherming)

• concerndirecteur: lid van de directie;

• directie: provinciesecretaris en een of meer concerndirecteuren;

• domeinleider: leider van een domein van de provinciale organisatie;

• FG: Functionaris voor Gegevensbescherming

• teamleider: teamleider van een (basis)team van de provinciale organisatie.

Artikel 2 - Takenpakket van de FG

De FG:

• a. vervult de taken overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 37 tot en met 39 van de AVG, artikel 36 Wet politiegegevens en toekomstige wet- en regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens;

• b. houdt onafhankelijk toezicht op de toepassing en naleving van de AVG, de Wet politiegegevens, aanverwante wetgeving en het privacybeleid van de provinciale organisatie;

• c. informeert en adviseert desgevraagd en/of op eigen initiatief de provinciale organisatie over de verplichtingen op grond van de AVG, de Wet politiegegevens en aanverwante wetgeving;

• d. adviseert bij privacy incidenten over de ernst en omvang;

• e. ziet erop toe dat medewerkers bewust worden gemaakt en opgeleid conform de Algemene verordening gegevensbescherming, Wet politiegegevens en het privacybeleid van de provinciale organisatie;

• f. adviseert over de (uitvoering van) de gegevensbeschermings- effectbeoordelingen (DPIA’s) en ziet toe op de uitvoering daarvan. Indien het advies van de FG met betrekking tot de DPIA niet wordt overgenomen, dient in de documentatie van de DPIA specifiek schriftelijk te worden aangegeven waarom het advies niet is overgenomen;

• g. treedt op als contactpunt voor de AP en werkt hiermee samen;

• h. treedt op als contactpersoon voor personen over wie persoonsgegevens worden verwerkt: burgers, medewerkers, inwoners, klanten. Betrokkenen kunnen rechtstreeks contact opnemen over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van hun persoonsgegevens en met de uitoefening van hun rechten;

• i. kan andere taken en plichten vervullen die verenigbaar zijn met de rol als toezichthouder. De provinciesecretaris ziet erop toe dat deze taken:

  • geen belangenconflict opleveren;

  • de onafhankelijkheid van de FG niet aantasten; en

  • geen afbreuk doen aan de uitvoering van het takenpakket zoals bedoeld in dit reglement.

• Indien twijfel bestaat over de verenigbaarheid van een taak, wordt hierover advies ingewonnen bij de AP.

Artikel 3 - Plaats van de FG in de organisatie

De FG:

• a. is binnen de provinciale organisatie geplaatst in het basisteam Kwaliteit & Control (BESKC);

• b. Is, voor zover het de uitvoering van het takenpakket betreft, niet hiërarchisch ondergeschikt aan de teamleider, domeinleider of aan de directie;

• c. ontvangt geen instructies met betrekking tot de uitvoering van het takenpakket;

• d. wordt niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van het takenpakket;

• e. wordt naar behoren en tijdig betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens;

• f. wordt volledig geïnformeerd over aspecten van de bedrijfsvoering waarbij persoonsgegevens worden verwerkt of daartoe voornemens bestaan;

• g. brengt rechtstreeks verslag uit aan de (leden van de) directie en gedeputeerde staten over de stand van zaken met betrekking tot de naleving van de AVG, de Wet politiegegevens en het privacybeleid door de provinciale organisatie.

Artikel 4 - Toegang

De FG:

• a. moet kunnen beschikken over de voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijke faciliteiten en middelen. Onder middelen wordt ook verstaan de middelen om de deskundigheid in stand te houden;

• b. heeft in relatie tot het takenpakket de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen en inzage te krijgen in alle persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten, en om zaken te onderzoeken. Indien dit redelijkerwijs nodig wordt geacht, kan de FG voor het onderzoek gebruikmaken van diensten van derden.

Artikel 5 - Klachten rechten van betrokkenen

• 1. Betrokkenen kunnen, als zij van mening zijn dat de verwerking van hen betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG, een klacht indienen bij de FG, alvorens hierover de AP te benaderen. De FG helpt privacy klachten tot een goed einde te brengen.

• 2. Betrokkenen hebben een aantal rechten op grond van artikel 15 tot en met 22 AVG en artikel 24 tot en met 28 Wet politiegegevens. Een verzoek tot het behandelen van deze rechten kunnen worden ingediend bij de provincie Groningen. De FG ziet erop toe dat het verzoek van de betrokkenen wordt behandeld conform de procedurebeschrijving inzake de rechten van betrokkenen van de provinciale organisatie.

Artikel 6 - Geheimhouding en integriteit

De FG is, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, gehouden aan geheimhouding en vertrouwelijkheid bij de uitvoering van het takenpakket.

Artikel 7 - Citeertitel en inwerkingtreding

Dit reglement wordt aangehaald als "Reglement Functionaris voor Gegevensbescherming van de provincie Groningen" en treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Provinciaal blad.

Groningen, 28 oktober 2025

Gedeputeerde Staten van Groningen:

René Paas, voorzitter

Johan Koopmans, plaatsvervangend secretaris