Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rijkswaterstaat ten behoeve van het samenwerkingsverband NDW

Gedeputeerde Staten van Drenthe, respectievelijk de commissaris van de Koning, elk voor zover hiertoe bevoegd,

Overwegende dat:

• A. de gemeenten Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht, de provincies Drenthe, Flevoland, Friesland, Gelderland, Groningen, Limburg, Noord-Brabant, Noord-Holland, Overijssel, Utrecht, Zeeland en Zuid-Holland, de Vervoerregio Amsterdam en de Metropoolregio Rotterdam-Den Haag hun taken van openbaar belang op het gebied van verkeersveiligheid en verkeersmanagement gezamenlijk uitvoeren in de vorm van Samenwerkingsverband NDW. De hiervoor genoemde partners hebben daartoe de Samenwerkingsovereenkomst Nationaal Dataportaal Wegverkeer (NDW) 2025, verder de Samenwerkingsovereenkomst, gesloten;

• B. de samenwerking gebeurt door het delen van data op het gebied van verkeersveiligheid en verkeersmanagement, alsmede het gezamenlijk inkopen van data bij derden en het (laten) ontwikkelen van applicaties. De partners worden ondersteund door de Uitvoeringsorganisatie NDW en de Directeur Uitvoeringsorganisatie NDW;

• C. omdat het Samenwerkingsverband geen rechtspersoonlijkheid heeft, zijn de partners in de Samenwerkingsovereenkomst overeengekomen dat de Staat der Nederlanden, gevestigd te ’s-Gravenhage, Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, hierna te noemen RWS, ten tijde van het aangaan van de Samenwerkingsovereenkomst zal optreden als aankoopcentrale. RWS zal namens alle partners bij het Samenwerkingsverband alle besluiten nemen en alle rechts- en feitelijke handelingen verrichten die nodig zijn in het kader van inkoop en contractmanagement, waaronder begrepen het aanbesteden van overheidsopdrachten en het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten;

• D. het derhalve nodig is dat de partners bij de Samenwerkingsovereenkomst de bevoegdheid tot het nemen van besluiten mandateren, volmacht verlenen voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen alsmede machtiging verstrekken voor het verrichten van handelingen niet zijnde een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling aan RWS, meer in het bijzonder de directeur-generaal van RWS met de mogelijkheid om hiervoor ondermandaat, ondermachtiging en ondervolmacht te verlenen aan de Directeur Uitvoeringsorganisatie NDW;

• E. de directeur-generaal van RWS instemt met de verlening van het mandaat, de volmacht en de machtiging overeenkomstig artikel 10:4, van de Awb;

gelet op:

• Afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht (Awb)

• de artikelen 59a, tweede lid, 158 en 176, tweede lid, van de Provinciewet

• de artikelen 59a, tweede lid, 160 en 171, tweede lid, van de Gemeentewet

• de artikelen 3:60 tot en met 3:79 van het Burgerlijk Wetboek (BW)

• artikel 33 en 33d, tweede lid, Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)

BESLUITEN:

vast te stellen het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rijkswaterstaat ten behoeve van het samenwerkingsverband NDW

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. commissaris van de Koning: de commissaris van de Koning van provincie Drenthe;

• b. directeur: de directeur van de uitvoeringsorganisatie of diens formeel aangewezen plaatsvervanger;

• c. directeur-generaal: de directeur-generaal van RWS of diens formeel aangewezen plaatsvervanger;

• d. gemandateerde: degene die het mandaat ontvangt;

• e. machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtigingverlener) feitelijke handelingen te verrichten, geen besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen zijnde;

• f. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

• g. ondermachtiging: de door de machtigingverlener aan de gemachtigde verleende bevoegdheid de machtiging door te verlenen aan een derde;

• h. ondermandaat: de door de mandaatgever aan de gemandateerde verleende bevoegdheid het mandaat door te mandateren aan een derde;

• i. ondervolmacht: de door de volmachtverlener aan de gevolmachtigde verleende bevoegdheid de volmacht door te verlenen aan een derde;

• j. provincie: de provincie Drenthe

• k. uitvoeringsorganisatie: de uitvoeringsorganisatie voor het Samenwerkingsverband NDW, ten tijde van het aangaan van de Samenwerkingsovereenkomst RWS;

• l. volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmachtverlener) privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

Artikel 2 Mandaat, volmacht en machtiging

Gedeputeerde Staten respectievelijk de Commissaris van de Koning verleent, ieder voor zover het hun bevoegdheden aangaat, aan de directeur-generaal van RWS

• mandaat voor het nemen van besluiten

• volmacht voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en

• machtiging voor het verrichten van feitelijke handelingen

die nodig zijn om de Samenwerkingsovereenkomst NDW uit te voeren, op basis waarvan onder andere gezamenlijk data bij derden ingekocht en applicaties ontwikkeld worden, meer in het bijzonder het nemen van besluiten en het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen, een en ander met inbegrip van de daarmee samenhangende taken en bevoegdheden van procedurele of administratieve aard inzake:

Aanbestedingsprocedures:

Uitvoeren van de aanbestedingsprocedures die de uitvoeringsorganisatie verricht uit hoofde van de aankoopcentrale als bedoeld in artikel 4, lid 5, van de Samenwerkingsovereenkomst, waaronder;

• a. het goedkeuren van documenten in het kader van de voorbereiding van aanbestedingen;

• b. het vaststellen van aanbestedingsstukken;

• c. het beoordelen van de inschrijvingen;

• d. het verzenden van gunnings- en afwijzingsbrieven en overige (aanbestedings)communicatie;

• e. het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten als resultaat van de uitgevoerde aanbestedingsprocedures;.

• f. het ondertekenen van koopovereenkomsten en dienstverleningsovereenkomsten.

Contractmanagement:

• g. het beoordelen of leveranciers aan hun contractuele verplichtingen hebben voldaan;

• h. het opstellen en verzenden van ingebrekestellingen.

Civielrechtelijke procedures:

• i. het besluiten om als eisende of verzoekende partij rechtsgedingen te voeren in het kader van aanbestedingen of contractmanagement;

• j. het besluiten om als gedaagde of gerequestreerde partij rechtsgedingen te voeren in het kader van aanbestedingen of contractmanagement.

Addenda Samenwerkingsovereenkomst

In geval een nieuwe partner wenst toe te treden tot het samenwerkingsverband, kan de directeur-generaal van RWS daartoe - voor zover een nieuwe partner kwalificeert als aanbestedende dienst en overigens onder dezelfde voorwaarden als die gelden voor de partners bij de Samenwerkingsovereenkomst - namens alle partners addenda op de Samenwerkingsovereenkomst ondertekenen nadat de partners bij de Samenwerkingsovereenkomst hebben ingestemd met de toetreding van de nieuwe partner en het aangaan van het addendum/de addenda op de Samenwerkingsovereenkomst en bijbehorende begroting en financiële verdeelsleutel.

Deze volmacht wordt verleend onder de voorwaarde, dat bij aanbestedingen die de NDW specifiek voor de provincie Drenthe uitvoert, de NDW de provincie Drenthe van een voldoende actuele en relevante informatievoorziening voorziet. Dit houdt in ieder geval in dat de aanbestedingsdocumenten, de (voorlopige) gunningsbeslissing, en eventuele dagvaarding(en) tijdig aan de betrokken ambtenaar van de provincie Drenthe worden overgelegd. Dit overleggen mag per e-mail. Provincie Drenthe in de persoon van de betrokken ambtenaar dient minimaal vijf werkdagen te krijgen om op de stukken/informatie te reageren. Indien binnen de genoemde termijn niet gereageerd is door de provincie Drenthe kan NDW ervan uitgaan dat de stukken zijn goedgekeurd en/of de provincie Drenthe niet op de informatie wenst te handelen of de NDW op dit punt wenst te instrueren.

Voor aanbestedingen die de NDW specifiek voor de provincie Drenthe uitvoert is voor de gunning en het sluiten van het contract voorafgaande schriftelijke goedkeuring van provincie Drenthe vereist. Dit mag per e-mail.

Artikel 3 Ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging

• 1. De directeur-generaal van RWS is bevoegd ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen aan de directeur uitvoeringsorganisatie en aan één of meer functionarissen die onder de verantwoordelijkheid van de directeur Uitvoeringsorganisatie werkzaam zijn voor de uitvoeringsorganisatie.

• 2. Een besluit als bedoeld in het eerste lid wordt schriftelijk genomen en ter kennisgeving aan het College van Gedeputeerde Staten, alsmede de partners gezonden.

Artikel 4 Vertegenwoordiging in en buiten rechte

• 1. De directeur-generaal van RWS is, ter uitvoering dit besluit, bevoegd de provincie Drenthe in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

• 2. De directeur-generaal van RWS is bevoegd de vertegenwoordiging schriftelijk op te dragen aan een door hem aangewezen functionaris die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam is voor de uitvoeringsorganisatie.

Artikel 5 Clausulering

Bij de uitoefening van de krachtens dit besluit verleende bevoegdheden wordt gehandeld:

• a. binnen de grenzen van het bepaalde in en uitsluitend ter uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst;

• b. met inachtneming van:

  • besluitvorming door de partners bij de Samenwerkingsovereenkomst;

  • Europese en nationale wet- en regelgeving; en

  • het aan de uitvoeringsorganisatie beschikbaar gestelde budget.

Artikel 6 Informatie

• 1. De directeur-generaal van RWS doet desgevraagd opgave aan het College van Gedeputeerde Staten van besluiten en (rechts)handelingen die krachtens dit besluit zijn genomen.

• 2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid verschaft de directeur-generaal van RWS desgevraagd aan het College van Gedeputeerde Staten alle informatie over het gebruik van enige bevoegdheid krachtens dit besluit.

Artikel 7 Ondertekening

De directeur-generaal van RWS brengt in de door hem te nemen besluiten tot uitdrukking dat sprake is van een in mandaat namens Gedeputeerde staten /Commissaris van de Koning genomen besluit.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding

Dit besluit wordt aangehaald als Besluit mandaat, volmacht en machtiging Directeur-generaal RWS ten behoeve van het Samenwerkingsverband Nationaal Dataportaal Wegverkeer.

Gedeputeerde Staten voornoemd,

drs. J. Klijnsma, voorzitter

W.F. Brenkman MSc, secretaris

commissaris van de Koning voornoemd,

drs. J. Klijnsma

Assen, 28 oktober 2025

Kenmerk 4.7/2025001403