Algemeen reglement ondermandaat Gelderland 2025

Bekendmaking van het besluit van 9 juli 2025- zaaknummer 2025-000471 tot vaststelling van een regeling

De algemeen directeur

Gelezen het voorstel Algemeen reglement ondermandaat Gelderland 2025

Besluit

Vast te stellen het Algemeen reglement ondermandaat Gelderland 2025, luidende:

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

• 1. In dit reglement wordt, tenzij anders is bepaald, onder mandaat mede verstaan volmacht of machtiging.

• 2. In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a. algemeen directeur: provinciesecretaris;

  • b. directie: de algemeen directeur en de concerndirecteuren;

  • c. eerste ondermandaat: ondermandaat verleend door een gemandateerde;

  • d. legitimatiebewijs: legitimatiebewijs als bedoeld in artikel 5:12 Algemene wet bestuursrecht.

  • e. ondermandaat: mandaat verleend door een gemandateerde of ondergemandateerde;

  • f. toezichthouder: toezichthouder als bedoeld in artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • g. tweede ondermandaat: ondermandaat verleend door een ondergemandateerde;

Hoofdstuk II

Artikel 2. Gemandateerde

Ondermandaat kan worden verleend aan:

• a. een directeur;

• b. een concernmanager;

• c. een teammanager;

• d. een programmamanager;

• e. een projectleider;

Artikel 3. Ondermandaat

• 1. Tenzij bij de mandaatverlening anders is bepaald, kunnen concernmanagers tweede ondermandaat verlenen aan een teammanager, programmamanager, projectleider of een externe die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam is binnen de provinciale organisatie. Aan het ondermandaat kunnen aanvullende voorwaarden worden verbonden.

• 2. Een tweede ondermandaat kan niet verder worden ondergemandateerd.

• 3. Als een tweede ondermandaat wordt verleend aan een functionaris, is dit de hoogste functionaris die een inhoudelijke bijdrage levert aan de krachtens het tweede ondermandaat te nemen beslissing.

Artikel 4. Vervangingsregeling

• 1. Een ondergemandateerde wordt bij de uitoefening van het mandaat als volgt vervangen:

  • a. een concernmanager wordt vervangen door de teammanagers die werkzaam zijn op die afdeling;

  • b. een teammanager wordt vervangen door zijn concernmanager en de overige teammanagers die werkzaam zijn op die afdeling.

• 2. Een concernmanager kan andere personen, werkzaam op zijn afdeling, belasten met de vervanging van een binnen die afdeling werkzame ondergemandateerde.

• 3. De algemeen directeur kan andere personen dan die bedoeld in de voorgaande leden, belasten met de vervanging van een gemandateerde of ondergemandateerde.

Artikel 5. Financiële verplichtingen

Als een ondermandaat tot het aangaan van financiële verplichtingen is verleend aan een ander dan de houder van het budget ten laste waarvan de verplichtingen worden gebracht, behoeft de ondergemandateerde voor het nemen van een beslissing krachtens een dergelijk ondermandaat de instemming van de budgethouder.

Artikel 6. Eerste en tweede ondermandaat

De artikelen 4, 7, eerste lid en 9 tot en met 12 van het Algemeen reglement mandaat Gelderland 2025 zijn van toepassing op de eerste en tweede ondergemandateerde en het eerste en tweede ondermandaat.

Hoofdstuk III Mandaat algemene bevoegdheden

Artikel 7. Bevoegdheidsverlening

• 1. Onverminderd artikel 2, eerste lid, van het Algemeen reglement mandaat Gelderland 2025 zijn concernmanagers bevoegd tot het nemen van besluiten en het uitvoeren van handelingen als bedoeld in de artikelen 13, 14, 18, 21 tot en met 26 en 29 van dat reglement.

• 2. Onverminderd artikel 2, eerste lid, van het Algemeen reglement mandaat Gelderland 2025 zijn teammanagers, programmamanagers en projectleiders bevoegd tot het nemen van besluiten en het uitvoeren van handelingen als bedoeld in de artikelen 13, 14, 18, 21 tot en met 26 en 29, met uitzondering van artikel 26 onder d van dat reglement.

Hoofdstuk IV Overige bevoegdheden

Artikel 8. Privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1. Concernmanagers, teammanagers, programmamanagers en projectleiders zijn bevoegd tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de provincie te besluiten en de provincie ter zake te vertegenwoordigen.

• 2. Een tweede ondermandaat voor de bevoegdheid bedoeld in het eerste lid kan uitsluitend worden verleend aan een ambtenaar met een leidinggevende functie dan wel een ambtenaar die werkzaam is als programmamanager of projectleider. Een tweede ondermandaat tot het nemen van beslissingen ter voorbereiding en uitvoering van privaatrechtelijke rechtshandelingen kan ook worden verleend aan een andere ambtenaar.

• 3. Bij afwijking van door Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten vastgestelde regels legt de gemandateerde of ondergemandateerde een door hem te nemen beslissing voor aan Gedeputeerde Staten. Beslissingen in afwijking van de Algemene inkoopvoorwaarden Gelderland 2023 of met toepassing van artikel 2, tweede lid, of artikel 3, tweede lid, van de Beleidsregels aanbesteding Gelderland 2013 worden alleen genomen na instemming van de ambtelijke eenheid die belast is met inkoop en aanbesteding.

Artikel 9. Privaatrechtelijke rechtshandelingen als werkgever

• 1. De leidinggevenden, niet zijnde algemeen directeur, zijn bevoegd de in artikel 28, eerste lid van het Algemeen reglement mandaat Gelderland 2025 genoemde privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten ten aanzien van de medewerkers, waarmee zij het gesprek voeren, genoemd in artikel 9.2.1 van de Cao provinciale sector, met uitzondering van de in art. 28 eerste lid onder a tot en met p Algemeen reglement mandaat Gelderland 2025 genoemde privaatrechtelijke rechtshandelingen en met uitzondering van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:

  • a. het afsluiten van een collectieve zorgverzekeringsovereenkomst;

  • b. het beëindigen van een arbeidsovereenkomst anders dan door opzegging door de medewerker, het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd of het aflopen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;

  • c. het verlengen van het traject Van Werk Naar Werk;

  • d. het tussentijds beëindigen van het traject Van Werk Naar Werk;

  • e. het beëindigen van de arbeidsovereenkomst zonder recht op aanvullende voorzieningen wegens het tussentijds beëindigen van het traject Van Werk Naar Werk;

  • f. het toekennen van een aanvullende voorziening bij werkloosheid;

  • g. het besluiten over afkoop van de aanvullende en nawettelijke uitkering;

  • h. het bepalen welke tekst wordt gebruikt voor de ambtseed;

  • i. het beslissen in gevallen waar de regels over reiskosten niet in voorzien of waarin niet duidelijk is hoe de regels over reiskosten toegepast moet worden;

  • j. het beslissen in gevallen waar de regels over verhuiskosten niet in voorzien of waarin niet duidelijk is hoe de regels over verhuiskosten toegepast moet worden;

  • k. het beslissen in gevallen waar de regels over tijdelijke huisvesting niet in voorzien of waarin niet duidelijk is hoe de regels over tijdelijke huisvesting toegepast moet worden;

  • l. het beslissen in gevallen die niet zijn geregeld in de gedragscode of waarin onduidelijk is hoe de gedragscode toegepast moet worden.

  • m. het aanwijzen van medewerkers die werkzaamheden verrichten waaraan het risico van financiële belangenverstrengeling of oneigenlijk gebruik van koersinformatie is verbonden en het aanwijzen van financiële belangen die zij niet mogen bezitten of verwerven;

  • n. het vaststellen van een vaste toelage onregelmatige dienst voor een ambtenaar of een groep ambtenaren;

  • o. het stellen van nadere regels over het vergoeden van kosten;

  • p. Het vaststellen van een werktijdenregeling;

  • q. het opstellen van een specifiek sociaal plan.

• 2. Teammanagers oefenen de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen alleen uit na collegiaal advies door de concernmanager:

  • a. het laten uitvoeren van een psychologisch onderzoek of medische keuring;

  • b. het vergoeden van kosten die in verband met de functievervulling zijn gemaakt;

  • c. het vergoeden bij een bedrijfsongeval of beroepsziekte van ziektekosten die voor rekening van de ambtenaren blijven;

  • d. het toekennen van een extra waardering;

  • e. het toekennen van toelage voor een gedeeltelijke waarneming;

  • f. het toekennen van een vast bedrag aan toelage onregelmatige dienst in plaats van een percentage, als dit door Gedeputeerde Staten mogelijk is gemaakt;

  • g. het toekennen van een bindingspremie of arbeidsmarkttoelage;

  • h. het bepalen van de duur van de arbeidsmarkttoelage;

  • i. het bepalen van de periode voor de bindingspremie;

  • j. het afkopen van een afbouwtoelage met een bedrag ineens;

  • k. de ambtenaar verplichten om een opdracht te verrichten of tijdelijk een andere functie te vervullen;

  • l. het opdragen van een andere functie;

  • m. het buiten dienst stellen van een ambtenaar om gezondheidsredenen;

  • n. het verminderen van een aanspraak ten laste van de provincie met een andere uitkering;

  • o. het stopzetten van de overlijdensuitkering bij bedrijfsongeval of beroepsziekte;

  • p. het toekennen van een verhuiskostenvergoeding.

• 3. De leidinggevenden oefenen hun bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen niet uit ten aanzien van zichzelf.

• 4. Tenzij anders is aangegeven, wordt in dit artikel onder “leidinggevende” verstaan degene die werkzaam is als directeur, concernmanager, teammanager of rayonmanager.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 10. Slotbepalingen

• 1. Dit reglement wordt aangehaald als: Algemeen reglement ondermandaat Gelderland 2025.

• 2. Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst.

Namens Gedeputeerde Staten van Gelderland,

Johan Osinga

Algemeen directeur

Toelichting

Algemeen

Het Algemeen reglement ondermandaat Gelderland 2025 (ARO) is een regeling voor het ondermandateren van functionarissen binnen de ambtelijke organisatie. In het Algemeen reglement mandaat Gelderland 2025 zijn bepaalde bevoegdheden gemandateerd aan de algemeen directeur. De algemeen directeur verleent in het ARO ondermandaten aan concernmanagers, teammanagers, programmamanagers en projectleiders.

Hiermee wordt een transparant kader voor al deze vormen van vertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning beoogd. Transparant in die zin dat duidelijk is wie namens deze bestuursorganen waarover mag beslissen en dat voor derden herkenbaar is wie een beslissing feitelijk heeft genomen.

Mandaat is de (publieke) vertegenwoordigingsvorm die centraal staat in de Algemene wet bestuursrecht. De Algemene wet bestuursrecht (artikel 10.1) verstaat onder mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Onder een besluit verstaat de Algemene wet bestuursrecht (artikel 1.3, eerste lid): een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.

Het bestuursorgaan dat mandaat verleent, blijft volledig verantwoordelijk. Daarom kan het bestuursorgaan degene aan wie mandaat is verleend instructies en beleidsregels geven of de bevoegdheid zelf uitoefenen, zonder dat het daarvoor het gegeven mandaat behoeft in te trekken.

Van de ondergemandateerde wordt politiek-bestuurlijke sensitiviteit verwacht. Bij uitoefening van een gemandateerde bevoegdheden met betrekking tot een besluit dat politiek gevoelig ligt, stemt de gemandateerde die uitoefening eerst af met de gedeputeerde- portefeuillehouder, hetzij in het wekelijks op maandag gehouden ‘Portefeuillehoudersberaad’, hetzij – bijvoorbeeld in spoedeisende gevallen – ad hoc. De gedeputeerde-portefeuillehouder beslist of de ambtelijk voorgenomen uitoefening van de bevoegdheid moet wachten op besluitvorming door Gedeputeerde Staten of dat de uitoefening daarvan achteraf door Gedeputeerde Staten kan worden bekrachtigd.

(Onder)mandaat is in beginsel toegestaan, tenzij het bij wettelijk voorschrift is verboden of de aard van de bevoegdheid zich er tegen verzet. De mandaatgever kan toestaan dat eerste en tweede ondermandaat wordt verleend: in dat geval verleent degene die het (onder) mandaat heeft ontvangen op zijn beurt (onder)mandaat aan een ander. Het verlenen van (eerste/tweede onder)mandaat, doorkruist de hiërarchische verhoudingen binnen de provinciale organisatie niet.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Bestuursorganen verrichten naast publiekrechtelijke rechtshandelingen ook privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. In die gevallen wordt bij vertegenwoordiging niet van mandaat gesproken, maar van volmacht respectievelijk machtiging. Om te voorkomen dat voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging verschillende regimes zouden gelden, verklaart de Algemene wet bestuursrecht (artikel 10:12) dat alle bepalingen die betrekking hebben op mandaat van overeenkomstige toepassing zijn als een bestuursorgaan volmacht of machtiging verleent aan een ander werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid. Van deze benadering is ook bij dit reglement uitgegaan: het gaat over mandaat, maar is ook van toepassing op volmacht en machtiging.

Artikel 2. Gemandateerde

Ondermandaten aan ambtenaren worden via een mandaat aan de algemeen directeur verleend.

Dit in verband met diens verantwoordelijkheid voor het functioneren van de provinciale organisatie in het algemeen.

Artikel 3. Ondermandaat

De algemeen directeur kan een eerste ondermandaat verlenen aan een directeur of aan een concernsmanager, tenzij Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning expliciet hebben aangeven dat dit niet het geval is.

De algemeen directeur kan tot op zekere hoogte een eerste ondermaat verlenen aan een externe, namelijk als die externe werkzaam is onder zijn verantwoordelijkheid binnen de provinciale organisatie, bijvoorbeeld een interim-functionaris. De algemeen directeur kan dus geen ondermandaat verlenen aan personen die niet onder de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning werkzaam zijn. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan de bestuursorganen zelf.

Het verlenen van mandaat aan externen die niet functioneren binnen de provinciale organisatie is relatief uniek en vergt een afzonderlijke, bestuurlijke afweging. Dit geldt al helemaal voor het verlenen van volmacht of machtiging aan externen, aangezien de regels van de Algemene wet bestuursrecht hierop niet van toepassing zijn.

De ondergemandateerde kan een ondermandaat verlenen aan de hoogste functionaris in de hiërarchie van de provinciale organisatie die nog een feitelijke toegevoegde waarde heeft. Dit wordt een tweede ondermandaat genoemd. Degene die op zijn beurt een tweede ondermandaat krijgt, kan geen ondermandaat geven. Ondermandaat hoger in de hiërarchie is niet wenselijk omdat dat slechts een rituele en geen materiële betekenis zou hebben.

Artikel 4. Vervangingsregeling

binnen een afdeling vervangen de managers elkaar. Als er behoefte is aan meer vervangers binnen een afdeling kan de concernmanager, gezien zijn integrale verantwoordelijkheid voor de gang van zaken binnen zijn afdeling, daartoe besluiten. Daarnaast bevat het artikel een vangnetbepaling voor situaties die niet worden gedekt door de voorgaande artikelleden. In deze situaties kan de algemeen directeur een vervanger aanwijzen.

Artikel 5. Financiële verplichtingen

De bepaling over de houder van het budget is opgenomen om te waarborgen dat de bevoegdheid om financiële verplichtingen aan te gaan en de verantwoordelijkheid voor provinciale budgetten met elkaar zijn verbonden. Dit geldt voor publiekrechtelijke (zoals subsidieverlening) en privaatrechtelijke rechtshandelingen (aanschaf nieuwe bureaustoelen).

Artikel 7. Bevoegdheidsverlening

Dit artikel bepaalt dat concernmanagers, teammanagers, programmamanagers en projectleiders over een groot aantal voorbereidende en uitvoerende bevoegdheden kunnen beschikken. De bevoegdheid tot het aanvragen van subsidies en SPUK’s bij het Rijk en Europese organen is beperkt tot het niveau van concernmanagers.

Gebruikmaking van de bevoegdheden uit dit artikel is uiteraard gebonden aan de taken, verantwoordelijkheden en budgetten die in het concrete geval aan de desbetreffende functionaris zijn toevertrouwd

Artikel 8. Privaatrechtelijke rechtshandelingen

Dit artikel regelt de mandatering van de bevoegdheid om tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de provincie te besluiten en de provincie ter zake te vertegenwoordigen. In dit artikel verleent de algemeen directeur aan concernmanagers, teammanagers, programmamanagers en projectleiders mandaat voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Zo’n rechtshandeling betreft bijvoorbeeld het sluiten van een contract voor de inkoop van goederen (artikel 158, eerste lid, onder d, van de Provinciewet). Daaraan gekoppeld is een besluit van de Commissaris van de Koning om ten aanzien van zijn bevoegdheid contracten te ondertekenen, volmacht te verlenen (artikel 176 van de Provinciewet).

In dit artikel is tevens bepaald dat bij afwijking van de ter zake door Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten vastgestelde regels de gemandateerde of ondergemandateerde een door hem te nemen beslissing voorlegt aan de mandaatgever. Hiermee wordt allereerst beoogd dat de gemandateerde of ondergemandateerde verplicht is de door Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten vastgestelde regels in acht te nemen.

Wordt afgeweken van de algemene inkoopvoorwaarden Gelderland of wordt gebruik gemaakt van een afwijkingsmogelijkheid uit het inkoopbeleid van Gelderland, dan hoeft het besluit niet voorgelegd te worden aan de mandaatgever, maar is instemming van het ambtelijke team Inkoop noodzakelijk.

Een ondermandaat voor deze rechtshandelingen kan alleen worden verleend aan een ambtenaar met leidinggevende bevoegdheid of aan een programmamanager. Voor voorbereidings- en uitvoeringshandelingen zoals bijvoorbeeld het tekenen van facturen, het paraferen van bestellingen uit het inkoopsysteem e.d. kan echter ook een ondermandaat worden verleend aan ambtenaren die geen leidinggevende bevoegdheid hebben. De financiële omvang van de bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen blijkt uit de provinciale financiële administratie.

Gepubliceerd te Arnhem

namens Gedeputeerde Staten van Gelderland,

Johan Osinga

Algemeen directeur