Verordening van Provinciale Staten van de provincie Utrecht van 24 april 2024, nummer UTSP-140067291-7792, betreffende de instelling en de werkwijze van de Vertrouwenscommissie die de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht voorbereidt (Verordening op de Vertrouwenscommissie herbenoeming commissaris van de Koning provincie Utrecht 2024)

Provinciale Staten van Utrecht,

Gelet op het bepaalde in artikel 61a en 145 van de Provinciewet,

Gelezen het voorstel van de gezamenlijke fractievoorzitters van 3 april 2024,

Gelezen de brief van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 2 april 2024 waarin deze aangeeft dat per 1 februari 2025 herbenoeming van de commissaris van de Koning aan de orde is,

Gelet op de procedureregels bij de herbenoeming van een commissaris van de Koning (circulaire Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 29 januari 2002),

Besluiten:

Vast te stellen de verordening betreffende de instelling en de werkwijze van de Vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht voorbereidt.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a) de commissaris van de Koning: de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht;

• b) de commissie: de Vertrouwenscommissie;

• c) de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• d) Provinciale Staten: Provinciale Staten van Utrecht;

• e) de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

• f) de secretaris: de secretaris van de commissie (zijnde de griffier van Provinciale Staten);

• g) profielschets: de eisen en competenties die aan de commissaris worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt en die ten tijde van de oorspronkelijke benoeming door Provinciale Staten zijn vastgesteld op 11 juni 2018.

Artikel 2

Er is een vertrouwenscommissie (hierna: de commissie) inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in provincie Utrecht. Deze is belast met de voorbereiding van een aanbeveling van Provinciale Staten aan de Minister inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning.

Artikel 3

• 1. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter leidt de werkzaamheden en treedt op als contactpersoon.

• 2. De griffier van Provinciale Staten is secretaris van de commissie. De griffier kan zich indien noodzakelijk laten vervangen door de adjunct griffier. De griffier kan zich door een ambtenaar van de griffie laten bijstaan.

• 3. Een lid van de commissie kan uitsluitend in geval van een te verwachten langdurige verhindering van meer dan een maand worden vervangen. De plaatsvervanger wordt door de commissie aangewezen voor de rest van de procedure op voordracht van het verhinderde lid.

• 4. De verplichtingen welke aan de leden van de commissie zijn opgelegd, zijn van overeenkomstige toepassing op plaatsvervangende leden als bedoeld in het derde lid.

Artikel 4

• 1. De commissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de commissaris van de Koning. De profielschets voor de commissaris van de Koning vormt daarvoor in beginsel het toetsingskader. Indien de commissie van oordeel is dat een aanvulling of actualisatie op de profielschets opportuun is, dan bespreekt de commissie dit tijdig met de commissaris van de Koning en maakt hierover zo nodig nadere afspraken.

• 2. De commissie legt haar bevindingen schriftelijk vast in een verslag.

• 3. Het verslag en een advies voor de aanbeveling van de commissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. Hierin kunnen leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

• 4. Alvorens de commissie het verslag en een advies voor de aanbeveling aan Provinciale Staten zendt, bespreekt de commissie dit met de commissaris van de Koning.

• 5. Indien over zijn functioneren afspraken met de commissaris van de Koning worden gemaakt, worden deze in het verslag aan Provinciale Staten vermeld.

• 6. Alvorens de commissie het verslag en een advies voor de aanbeveling aan Provinciale Staten zendt, kan de commissie indien zij dit nodig acht, de Minister verzoeken om overleg.

Artikel 5

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een vijfde van het aantal leden dit noodzakelijk acht.

• 2. De uitnodigingen voor de vergaderingen van de commissie worden door of vanwege de voorzitter aan de leden gezonden.

• 3. De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 4. De commissie kan het verrichten van bepaalde werkzaamheden opdragen aan een delegatie uit haar midden. De bepalingen welke ingevolge deze verordening op de werkzaamheden van de commissie van toepassing zijn, zijn op de werkzaamheden van een dergelijke delegatie van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6

Indien en voor zover voor de uitvoering van het bepaalde in deze verordening ingevolge de Provinciewet nog afzonderlijke, c.q. aanvullende besluitvorming van de commissie en/of haar voorzitter, dan wel van Provinciale Staten en/of zijn voorzitter vereist mocht zijn, wordt daartoe onverwijld door het desbetreffende orgaan overgegaan.

Artikel 7

De aanbeveling inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning is openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld en aan de Minister is verzonden.

Artikel 8

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 9

De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag, volgende op die, waarop het Koninklijk Besluit tot herbenoeming van de commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.

Artikel 10

• 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat alle stukken die de commissie in het kader van haar werkzaamheden zelf heeft opgemaakt, alsmede de overige stukken die op grond van de Archiefwet 1995 of naar het oordeel van de voorzitter van de commissie voor blijvende bewaring in aanmerking komen, op het moment waarop de commissie ingevolge artikel 9 wordt geacht te zijn ontbonden onverwijld op de daartoe aangewezen wijze worden overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats"

• 2. Van de in lid 1 bedoelde overbrenging wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995. Bij deze verklaring wordt een besluit van Gedeputeerde Staten gevoegd ten aanzien van beperkingen op de openbaarheid van de betreffende archiefbescheiden overeenkomstig artikel 15, eerste lid aanhef en sub a en c Archiefwet 1995 gedurende bij voorkeur 75 jaar.

• 3. Bij het overbrengen van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is het Gedeputeerde Staten niet toegestaan deze te openen, of anderszins in te zien voor zover dat niet noodzakelijk is vanwege wettelijke bepalingen rondom die overbrenging.

• 4. Alle stukken die door of vanwege de commissie zijn opgemaakt of aan haar zijn toevertrouwd en niet voor overbrenging in aanmerking komen, worden door de voorzitter en de secretaris in gezamenlijkheid vernietigd, dan wel worden geretourneerd aan degenen die deze stukken hebben verschaft. Van deze vernietiging wordt een verklaring conform artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 opgesteld.

Artikel 11

Deze verordening treedt direct in werking na vaststelling en vervalt met ingang van de dag waarop het Koninklijk Besluit tot herbenoeming van de Commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.

Artikel 12

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming commissaris van de Koning provincie Utrecht 2024.

Aldus besloten in de openbare vergadering van Provinciale Staten van 24 april 2024,

Provinciale Staten van Utrecht,

Voorzitter,

mr. J.H. Oosters

Griffier,

mr. C.A. Peters