Verordening van Provinciale Staten van de provincie Noord-Brabant van 5 april 2024 tot wijziging van de Controleverordening provincie Noord-Brabant (Eerste wijziging Controleverordening provincie Noord-Brabant)

Provinciale Staten van Noord-Brabant;

Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 23 januari 2024, nr. 08/24 A;

Gelet op artikel 217 van de Provinciewet;

Overwegende dat Provinciale Staten het wenselijk achten de Controleverordening provincie Noord-Brabant te wijzigen, gelet op de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers, en daartoe de Controleverordening provincie Noord-Brabant op onderdelen aan te passen;

Besluiten vast te stellen de volgende wijzigingsverordening:

De artikelen 1 tot en met 8 van de Controleverordening provincie Noord-Brabant komen te luiden:

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: een door Provinciale Staten aangewezen:

  • registeraccountant of

  • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

  • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

• b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door Provinciale Staten aangewezen accountant.

• c. rechtmatigheidsverantwoording: rapportage van Gedeputeerde Staten waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• d. deelverantwoording: een ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de provinciale organisatie waarvan de verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• e. goedkeuringstolerantie: het kwantitatieve criterium voor het al dan niet verstrekken van een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening als geheel.

• f. rapporteringstolerantie: het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van bevindingen in het verslag van bevindingen.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 217 lid 2 Provinciewet, wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vijf jaar.

• 2. Provinciale Staten geven Gedeputeerde Staten opdracht om de aanbesteding van de accountant voor te bereiden.

• 3. Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • En voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • f. de posten van de jaarrekening en eventuele deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

  • g. de provinciale functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

• 4. In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan in het programma van eisen worden opgenomen, dat Provinciale Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale functies en de provinciale organisatieonderdelen vaststellen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij moet hanteren.

• 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stellen Provinciale Staten voor de selectie van de accountant de selectie- en gunningscriteria en per gunningscriterium de bijbehorende weging vast.

• 6. Provinciale Staten hebben de mogelijkheid aanvullende opdrachten aan de accountant te verstrekken naast de controle van de jaarrekening.

Artikel 3. Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

• 1. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor controle.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hun bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Gedeputeerde Staten overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni aan Provinciale Staten.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle afdelingen van de provincie Noord-Brabant zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Voor zover nodig geacht kunnen Gedeputeerde Staten de door Provinciale Staten aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Gedeputeerde Staten kunnen zelf bepalen aan wie zij de opdracht verlenen voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Gedeputeerde Staten zijn bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een accountant.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt vooraf aan de statenbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een door Provinciale Staten ingestelde commissie Sturen en Verantwoorden (dan wel de financieel woordvoerders indien de commissie (nog) niet is ingesteld).

Artikel 8. Managementletter

• 1. Jaarlijks wordt door de accountant een managementletter opgesteld waarin de accountant een oordeel geeft over de beheersstructuur van processen dan wel een oordeel over het proces dat is gepland om te komen tot een adequate beheersing.

• 2. De samenvatting van de managementletter, de zgn. bestuurssamenvatting of boardletter, zal in de door Provinciale Staten ingestelde commissie Sturen en Verantwoorden (dan wel de financieel woordvoerders indien de commissie (nog) niet is ingesteld) worden besproken.

’s-Hertogenbosch, 5 april 2024

Provinciale Staten voornoemd,

de voorzitter,

mr. I.R. Adema

de griffier,

mr. K.A.E. ten Cate