Verordening vergoeding Statenfracties 2023

Gedeputeerde Staten maken bekend dat Provinciale Staten in hun vergadering van 20 december 2023 het volgende hebben besloten

Besluit G - 3 ;

Provinciale Staten van Drenthe;

gelezen het voorstel van het Presidium van Provinciale Staten van Drenthe van 13 december 2023, kenmerk 50/SG/202302955;

gelet op artikel 31 van de Provinciewet;

BESLUITEN:

• I. de Verordening vergoeding Statenfracties 2023 vast te stellen;

• II. de Verordening vergoeding Statenfracties 2023 met terugwerkende kracht in werking te laten treden per 29 maart 2023 onder gelijktijdige intrekking van het besluit van 20 mei 2020 met betrekking tot de Verordening vergoeding Statenfracties 2020.

Verordening vergoeding Statenfracties 2023

Begripsomschrijving

• Bijzonder commissielid, niet zijnde Statenlid (verder te noemen bijzonder commissielid): persoon als zodanig benoemd door PS in een Statencommissie en die op de kieslijst van zijn/haar fractie heeft gestaan;

• Fractiemedewerker: persoon die werkzaamheden verricht voor een fractie op basis van een overeenkomst en die door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld.

Artikel 1

De Statenfracties ontvangen een tegemoetkoming in de kosten die worden gemaakt om de fractie goed te laten functioneren, alsmede in de kosten die fracties maken in verband met zakelijke ondersteuning door een derde, niet zijnde een Statenlid of zijn of haar bedrijf.

Artikel 1a.

• Een bijzonder commissielid mag zijn reis- en verblijfkosten declareren ten laste van de fractievergoeding voor zover deze kosten in fractieverband zijn gemaakt ten behoeve van gezamenlijke fractiebijeenkomsten;

• Een fractiemedewerker mag voor zijn werkzaamheden die hij/zij voor de fractie verricht op basis van een overeenkomst, een vergoeding ontvangen ten laste van de fractievergoeding.

Artikel 2

De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

• a. uitgaven in strijd met wet- en regelgeving;

• b. betalingen aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden organisaties en bedrijven;

• c. natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van geleverde prestaties ten behoeve van ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie dan wel (arbeids)overeenkomst;

• d. giften;

• e. uitgaven die dienen te worden bestreden uit vergoedingen die de leden ingevolge de Provinciewet en daarop gebaseerde provinciale verordeningen anderszins reeds ontvangen;

• f. aanvulling van de vergoeding van de werkzaamheden van Staten- en commissieleden;

• g. scholingskosten van fractieleden.

Artikel 2a

• Elektronische apparatuur (bijvoorbeeld tablet of computer) die is bekostigd vanuit de fractievergoeding blijft bij uitdiensttreding van de fractiemedewerker eigendom van de fractie.

• Bij opheffing van de fractie kan deze elektronische apparatuur worden teruggevorderd door de provincie.

Artikel 3

• 1. Aan een Statenfractie wordt per jaar een tegemoetkoming verleend, bestaande uit:

  • a. een bedrag per fractie ter grootte van 150% van de vergoeding die Statenleden op basis van artikel 2, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden per jaar ontvangen;

  • b. een bedrag per Statenlid, het eerste Statenlid uitgezonderd, ter grootte van 31% van de vergoeding die Statenleden op basis van artikel 2, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden per jaar ontvangen;

• 2. De tegemoetkoming bedoeld in het eerste lid wordt bij wijze van voorschot per kwartaal betaald.

• 3. Over een gedeelte van het kalenderjaar wordt de in het eerste lid bedoelde tegemoetkoming naar rato berekend. Een gedeelte van een maand wordt daarbij voor een volle maand gerekend.

Artikel 4

Voor de toepassing van deze verordening wordt onder een Statenfractie verstaan een fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Provinciale Staten (PS).

Artikel 5

• 1. Bij splitsing van een fractie wordt voor de duur van de resterende zittingsperiode de op grond van artikel 3 toegekende tegemoetkoming voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 2. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijk fractie verstrekte voorschot op grond van artikel 3, tweede lid, verrekend dan wel teruggevorderd overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid.

• 3. Bij samenvoeging van fracties wordt de tegemoetkoming voor de nieuwe fractie herberekend volgens de regels gesteld in artikel 3.

• 4. De verdeling en herberekening als in voorgaande leden bedoeld, vinden plaats per de eerste van de maand volgend op de datum waarop de voorzitter van PS een kennisgeving ontvangt als bedoeld in artikel 7, vierde lid, van het Reglement van Orde van PS.

• 5. Teneinde voldoening aan verplichtingen, die bij splitsing van een fractie tegenover fractiemedewerkers van de oorspronkelijke fractie bestaan, mogelijk te maken kunnen PS in afwijking van het eerste en vierde lid een tijdelijke regeling treffen.

Artikel 6

• 1. De penningmeester van de Statenfractie, dan wel diens vervanger, legt jaarlijks voor 1 april aan PS verantwoording af over de ten laste van de tegemoetkoming gedane uitgaven, onder overlegging van een verslag, voorzien van een balans en een staat van baten en lasten.

• 2. De accountant brengt hierover verslag uit aan PS in een rapport van bevindingen, voorzien van een verklaring over de rechtmatigheid van de uitgaven. PS beslissen naar aanleiding van het uitgebrachte verslag over de definitieve hoogte van de tegemoetkoming.

Artikel 7

• 1. Het in enig jaar niet bestede gedeelte van de tegemoetkoming toekomend aan een fractie wordt gereserveerd ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve bedoeld in het eerste lid is op 1 januari niet groter dan 50% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 3, eerste lid, met dien verstande dat de reserve aan het einde van het laatste volle kalenderjaar van een zittingsperiode niet groter is dan 30% van genoemde bijdrage.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in het verslag over dat jaar, als bedoeld in artikel 6, eerste lid.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van PS als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Het bedrag waarmee de maximale reserve wordt overschreden vervalt aan de provincie en wordt teruggevorderd dan wel in mindering gebracht op het eerstvolgende uit te betalen voorschot.

• 6. Bij splitsing van een fractie wordt de reserve aan de betrokken fracties toegerekend naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. De fracties maken een dienovereenkomstige verdeling.

Artikel 8

Indien een fractie na verkiezingen niet meer terugkeert in PS wordt het batig saldo van de uitbetaalde voorschotten zo spoedig mogelijk teruggestort in de provinciale kas.

Artikel 9

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslissen PS.

Artikel 10

De Verordening vergoeding Statenfracties 2023 treedt met terugwerkende kracht in werking per 29 maart 2023 onder gelijktijdige intrekking van het besluit van 20 mei 2020 met betrekking tot de Verordening vergoeding Statenfracties 2020.

TOELICHTING OP VERORDENING VERGOEDING STATENFRACTIES 2023

Op grond van het artikel 33 van de Provinciewet is voorgeschreven dat "de in Provinciale Staten vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning" (tweede lid) en dat "Provinciale Staten met betrekking tot deze ondersteuning een verordening vaststellen" (derde lid). Deze bepalingen vormen de grondslag van de Verordening vergoeding Statenfracties 2023.

Artikel 1

De vergoeding geldt voor alle Staten- en commissieleden en fractiemedewerkers en is bedoeld voor ondersteuning van de staten- en fractiewerkzaamheden in de breedste zin, dus:

• kosten voor personele dan wel ICT/administratieve/beleidsondersteuning van de fractie;

• de daadwerkelijk gemaakte reis-, en verblijfskosten (op basis van bonnen) van de fractie als geheel;

• bureaukosten voor fractiemedewerkers en kosten voor aanschaf en onderhoud van computers en printers en toebehoren voor maximaal 1 computer en printer per zittingsduur, per gelijktijdig in dienst zijnde fractiemedewerker. De computer en printer blijven eigendom van de fractie;

• kosten voor internetaansluiting en telefoon die gemaakt worden door een fractiemedewerker die vanuit huis werkt;

• kosten voor het verrichten van onderzoek door derden (dat wil zeggen geen Staten- of commissieleden);

• kosten van fractievergaderingen, -bijeenkomsten en -werkbezoeken voor de fractie;

• kosten van het organiseren van bijeenkomsten door de fractie;

• kosten voor het maken en onderhouden van een website en anderszins informatievoorzieningen van de fractie aan derden, waaronder kosten voor drukwerk, behoudens campagneactiviteiten.

Met de term ‘zakelijke ondersteuning’ is een verbreding van de soort ondersteuning aangegeven waardoor het duidelijk is dat ook ICT onder deze ondersteuning valt.

Verder is verduidelijkt dat artikel 1 ziet op Statenleden (niet: ‘fractieleden’). Zij dienen, als gekozen volksvertegenwoordigers, private en publieke belangen voldoende te scheiden. Artikel 1 Gedragscode Integriteit Provinciale Staten Drenthe 2019 bepaalt dat ‘een Statenlid zijn invloed of stem niet mag gebruiken om een persoonlijk belang veilig te stellen of het belang van een ander of van een organisatie waarbij hij een persoonlijke en directe betrokkenheid heeft.

Artikel 2

Onderdeel b

Dit onderdeel sluit onder andere de mogelijkheid uit dat de bijdrage voor fractieondersteuning wordt ingezet voor bekostiging van verkiezingscampagnes.

Onderdeel c

Dit onderdeel regelt dat de vergoeding voor fractieondersteuning uitsluitend kan worden besteed als er sprake is van een concrete opdracht en facturering, dan wel van een overeenkomst tot arbeid of tot levering van regulier terugkerende diensten.

Onderdeel e

Uitgaven die bij de provincie kunnen worden gedeclareerd of door de provincie worden betaald, en dus niet uit de fractievergoeding dienen te worden bestreden, zijn:

• daadwerkelijk gemaakte individuele reis en verblijfskosten (op basis van bonnen) van individuele Staten- en commissieleden gemaakt ter uitoefening van hun functie;

• kosten van deelname aan cursussen, congressen, seminars en symposia in het provinciaal belang of in verband met de vervulling van het Statenlidmaatschap (in het laatste geval dient eerst een aanvraag te worden ingediend);

• vergoeding voor hardware (bv tablet) en software voor Staten- en commissieleden, niet zijnde Statenleden: de provincie stelt een en ander beschikbaar;

• presentiegeld voor commissieleden, niet zijnde Statenleden, voor het bijwonen van commissievergaderingen en werkbezoeken in commissieverband.

Uitgaven die uit de onkostenvergoeding voor statenleden dienen te worden bestreden, en dus niet uit de fractievergoeding, zijn:

• representatie;

• vakliteratuur;

• contributies en lidmaatschappen;

• telefoonkosten;

• bureaukosten en porti;

• bijdragen aan fractiekosten;

• schenkingen en giften;

• representatieve ontvangsten aan huis;

• excursies, anders dan bovenomschreven.

Hiermee wordt beoogd te voorkomen dat via de fractievergoedingen een aanvulling op de wettelijke vergoeding of op presentiegelden wordt verstrekt. Artikel 96, eerste lid, van de Provinciewet sluit een dergelijke aanvulling expliciet uit.

Artikel 2a

Eerste lid

De elektronische apparatuur die hier wordt bedoeld, is bijvoorbeeld een tablet of computer, maar geen (mobiele) telefoon. Wat betreft de levensduur van deze elektronische apparatuur is deze gelijkgesteld aan de zittingsduur. Dit betekent dat apparatuur ouder dan 4 jaar in eigendom kan blijven van de fractiemedewerker.

Artikel 3

Eerste lid

De bijdrage bestaat uit een vast en een variabel deel per fractie. Het variabele deel is aan een maximum gebonden van 15 zetels, om exponentieel hogere bijdragen aan nog grotere fracties enigszins te dempen. Uit de bijdrage dienen conform artikel 1 zowel de reguliere fractiekosten als de kosten van fractieassistentie en beleidsondersteuning te worden bekostigd. Als richtlijn geldt voor fractieassistentie een niveau van 87% van het maximum van de provinciale schaal 5. Voor beleidsondersteuning geldt als richtlijn 85% van het maximum van provinciale schaal 10.

Tweede lid

De bijdrage zoals bedoeld in de onderdelen a en b van her eerste lid wordt als voorschot verstrekt in 4 termijnen. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, kunnen PS besluiten dit terug te vorderen dan wel te verrekenen met volgende voorschotten (zie ook artikel 6).

Artikel 5

Dit artikel regelt wat er met de tegemoetkomingen aan een fractie moet gebeuren, indien er sprake is van splitsing dan wel samenvoeging van fracties. Dit zal voor de provincie geen extra kosten met zich mee mogen brengen. Het bedrag dat voor splitsing naar de "oude" fractie ging, zal naar evenredigheid moeten worden verdeeld over de 2 nieuw ontstane fracties. Het vijfde lid laat de mogelijkheid open om een overgangsregeling te treffen, indien de "oude" fractie verplichtingen heeft lopen jegens een fractieondersteuner, die de draagkracht van de nieuwe fractie te boven gaan. De betrokken "oude" fractie dient er zo spoedig mogelijk zorg voor te dragen, dat deze verplichtingen worden beëindigd, dan wel worden herzien.

Artikel 6

De penningmeester van de fractie zendt het verslag over de besteding van de fractievergoeding, voorzien van een balans en staat van baten en lasten en onder overlegging van bewijsstukken, aan PS. De accountant van de provincie zal vervolgens in een verklaring een oordeel geven over de rechtmatigheid en getrouwheid van de verslaglegging en de daarin aangeduide uitgaven. De accountant rapporteert over zijn bevindingen aan PS, die daarna al of niet instemmen met de bevindingen van de accountant. In het uiterste geval, bij constatering van onrechtmatige besteding, kunnen PS besluiten (een deel van) de fractievergoeding terug te vorderen, dan wel te verrekenen met nog te betalen voorschotten.

Artikel 7

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet ongelimiteerd mogen groeien (oppotten van gemeenschapsgeld). De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Dit maximum wordt gerelateerd aan de onderdelen a en b van artikel 3, eerste lid. Met de woorden "het in enig jaar niet gebruikte gedeelte", wordt gedoeld op het gedeelte van de bijdrage dat niet reeds is besteed, aangegane verplichtingen daaronder niet begrepen.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. Uit de verordening vloeit voort dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De verordening laat er echter geen twijfel over bestaan dat ook in dat geval de reserve evenredig verdeeld moet worden.

Artikel 8

Dit artikel geeft helder aan wat er met een eventueel positief saldo aan tegemoetkomingen voor een Statenfractie dient te gebeuren, indien deze fractie na de verkiezingen niet meer terugkeert in de staten. Provinciaal geld dient dan niet in de partijkas of anderszins te verdwijnen.

Artikel 10

De Verordening vergoeding Statenfracties 2023 treedt met terugwerkende kracht in werking per 29 maart 2023 onder gelijktijdige intrekking van het besluit van 20 mei 2020 met betrekking tot de Verordening vergoeding Statenfracties 2020.

Assen, 21 december 2023

Kenmerk 2023001834

Uitgegeven: 11 januari 2024