Provinciaal blad van Zuid-Holland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Zuid-Holland | Provinciaal blad 2024, 19937 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Beleidsregel toezicht en handhaving subsidieverstrekking Zuid-Holland
Gedeputeerde staten van Zuid-Holland,
Gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 3.2 en paragraaf 6 van de Algemene subsidieverordening Zuid-Holland;
Overwegende dat gedeputeerde staten met het oog op het belang van een adequaat toezicht en handhaving aangaande subsidieverstrekking (borging rechtmatigheid en tegengaan van misbruik, oneigenlijk gebruik en andere onregelmatigheden), beleid wensen vast te stellen over het uitvoeren van risicoanalyses, het uitvoeren van steekproeven, het opleggen van administratieve sancties en het bijhouden van een onregelmatighedenregister;
Overwegende dat provinciale staten op 11 oktober 2024 de Algemene subsidieverordening Zuid-Holland hebben vastgesteld en het om die reden wenselijk is om een nieuwe beleidsregel vast te stellen;
Beleidsregel toezicht en handhaving subsidieverstrekking Zuid-Holland
In deze beleidsregel wordt verstaan onder:
a-selecte steekproef: steekproef waarbij een willekeurige selectie wordt gemaakt van subsidies;
Asv: Algemene subsidieverordening Zuid-Holland;
misbruik: bewust niet, niet tijdig, onjuist of niet volledig verstrekken van gegevens en
inlichtingen, met als doel ten onrechte subsidie of een te hoge subsidie te verkrijgen;
oneigenlijk gebruik: volgens de regels van de wet, maar in strijd met de bedoelingen van de wettelijke bepalingen verkrijgen van subsidie of een te hoge subsidie;
onregelmatighedenregister: register waarin gevallen van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies en andere vormen van onregelmatigheden betreffende subsidies worden geregistreerd;
selecte steekproef: steekproef waarbij een gerichte selectie wordt gemaakt van subsidies;
subsidieverstrekking: gehele subsidieproces, waaronder in ieder geval de besluiten tot afwijzen, verlenen, vaststellen, wijzigen, intrekken evenals bevoorschotten, lager vaststellen en terugvorderen.
- 1.
- 2.
- 3.
Gedeputeerde staten voeren een risicoanalyse uit bij de totstandkoming van de nadere regels, bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, van de Asv, bij het verstrekken van een begrotingssubsidie als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, onder a, van de Awb, en een incidentele subsidie als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, onder d, van de Awb.
- 4.
- 5.
Er vindt geen risicoanalyse plaats op de nadere regels, bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, van de Asv, of onderdelen daarvan, wanneer subsidies die, in verband met staatssteun, Europese cofinanciering of binnenlandse wetgeving, alleen kunnen worden vastgesteld op basis van werkelijk gemaakte kosten.
Artikel 4 Risicoprofiel en controles
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Bij een hoog risicoprofiel kunnen gedeputeerde staten op grond van artikel 4.1, vierde lid, van de Asv, bij subsidies tot € 25.000,00 in de nadere regels, bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, van de Asv opnemen dat door de subsidie-ontvanger een aanvraag tot vaststelling moet worden ingediend die vergezeld gaat van een inhoudelijk en beknopt financieel verslag.
Artikel 5 Toezicht instandhouding en rechtstoestand
Gedeputeerde staten houden toezicht op de naleving van de instandhoudingsplicht en de plicht om
de rechtstoestand niet te wijzigen, bedoeld in artikel 3.1, eerste lid, onder b en c, van de Asv, middels het houden van a-selecte steekproeven gedurende de periode waarvoor die verplichtingen gelden.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Als uit een a-selecte steekproef van subsidies die op grond van nadere regels, bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, van de Asv, zijn verstrekt, onregelmatigheden blijken, kunnen gedeputeerde staten besluiten het aantal steekproeven binnen die nadere regels uit te breiden, tenzij de aard en omvang van de geconstateerde onregelmatigheden geen aanleiding geven om ook bij andere subsidies onregelmatigheden te verwachten.
- 7.
Voor de gevallen waarbij gedeputeerde staten in de vaststellingsbeschikking aan de subsidie-ontvanger een verplichting tot instandhouding of om de rechtstoestand niet te wijzigen hebben opgelegd als bedoeld in artikel 3.1, eerste lid onder b en c, van de Asv, geldt dat gedeputeerde staten standaard een a-selecte steekproef houden onder vijf procent van de desbetreffende subsidies.
- 8.
Artikel 8 Onregelmatighedenregister
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
De geregistreerde gegevens worden gedurende een periode van drie jaar bewaard, te rekenen vanaf het moment waarop het besluit tot het lager vaststellen van de subsidie of het besluit tot het intrekken van de subsidieverlening of het besluit tot het intrekken van de subsidievaststelling onherroepelijk is geworden.
Gedeputeerde staten zenden in 2027 en vervolgens telkens na vier jaar aan provinciale staten een verslag over de werking van deze beleidsregel in de praktijk.
Den Haag, 17 december 2024
Gedeputeerde staten van Zuid-Holland
drs. M.J.A. van Bijnen MBA, secretaris
A.W. Kolff, voorzitter
Toelichting behorende bij de Beleidsregel toezicht en handhaving subsidieverstrekking Zuid-Holland
De aanleiding van deze nieuwe beleidsregel is dat provinciale staten op 11 oktober 2024 een nieuwe Algemene subsidieverordening Zuid-Holland (hierna: Asv) hebben vastgesteld. Deze beleidsregel sluit aan op de nieuwe Asv. In de Asv is er bijvoorbeeld voor gekozen om bij subsidies vanaf
€ 25.000,00 tot € 125.000,00 telkens een beknopt financieel verslag op te vragen. Omdat de verantwoording voor deze subsidies is aangescherpt, leidt dat tot het aanpassen van het risicoprofiel. In deze beleidsregel wordt voor die subsidies standaard gekozen voor een laag risicoprofiel (artikel 6, vijfde lid).
Daarnaast is er gekozen voor een nieuwe citeertitel, omdat enerzijds toezicht en handhaving aangaande subsidieverstrekking breder is dan alleen toezicht op de voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies en anderzijds het M&O-criterium bij de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening op meer toeziet dan alleen subsidieverstrekking. In het verlengde hiervan is de benaming ‘register misbruik en oneigenlijk gebruik’ vervangen door de meer passende naam ‘onregelmatighedenregister’.
Verder is ervoor gekozen om de ‘Beleidsnotitie ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking’ (M&O-beleid) te verwerken in deze toelichting. Ook wordt er in deze toelichting verwezen naar de van toepassing zijnde geldende privacywetgeving.
Ten slotte is er, om de klantgerichtheid te bevorderen, gestreefd naar eenvoudiger taalgebruik en een duidelijke toelichting.
Toezicht en handhaving subsidieverstrekking
De systematiek van het Uniform subsidiekader (USK) en in het verlengde daarvan de Asv gaat uit van verantwoord vertrouwen en risico-acceptatie. Dit is terug te zien in de Asv door de subsidie-ontvanger meer eigen verantwoordelijkheid en vertrouwen te geven en minder te belasten met verantwoordingen, rapportages en controles. Er wordt op vertrouwd dat de subsidie-ontvanger de gesubsidieerde activiteiten uitvoert in overeenstemming met de subsidieverlening en wanneer dit niet mogelijk is, dat de subsidie-ontvanger dit meldt. Tegenover die grote mate van vertrouwen is beleid nodig om toezicht te houden op de naleving van subsidieverstrekking. Met deze beleidsregel wordt de naleving van subsidieverplichtingen bevorderd. Als bijvoorbeeld de meldingsplicht niet wordt nageleefd kan dat leiden tot een extra verlaging van de subsidie. Naast dat er beleid nodig is om de naleving van subsidieverplichtingen te bevorderen, is er ook beleid nodig ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies. Deze beleidsregel geeft hier invulling aan.
In de Asv hebben provinciale staten bepaald dat gedeputeerde staten:
- •
- •
- •
Het voortdurende proces van risicoanalyse, toetsing en evaluatie is derhalve noodzakelijk als maatregel van interne controle om de rechtmatigheid van de beleidsmiddelen te waarborgen.
Fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik
Fraude kent vele verschijningsvormen. Maar de essentie ervan is steeds dezelfde: personen of organisaties eigenen zich geld of vermogensbestanddelen toe waar ze geen recht op hebben en tasten daardoor de rechten van anderen aan. Ze doen dat door bijvoorbeeld projecten niet uit te voeren, maar wel te verklaren dat ze zijn uitgevoerd of door kostenposten op te voeren terwijl die kosten niet zijn gemaakt. Daardoor benadelen ze de overheid en beperken ze anderen in hun aanspraak. Het begrip fraude als zodanig is niet gedefinieerd in het Wetboek van Strafrecht. Het gaat om zaken die doorgaans met de term fraude worden aangeduid, waarbij kan worden gedacht aan: valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog, benadeling van de overheid als schuldeiser of rechthebbende, corruptie, diefstal of verduistering.
Bij misbruik is er sprake van het onrechtmatig toe-eigenen van overheidsgelden. Zowel bij fraude als misbruik gaat het om bewust handelen om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen.
Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van het in strijd handelen met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving.
Een voorbeeld van oneigenlijk gebruik is als er subsidie wordt verstrekt voor het kweken van planten ter uitbreiding van de natuur en dat de plantjes die worden gekweekt, hennepplantjes blijken te zijn. Volgens de letter van de subsidieregeling vallen alle plantjes onder de subsidieregeling. Maar men begrijpt dat het nooit de bedoeling is om het kweken van hennepplantjes te subsidiëren.
Oneigenlijk gebruik wordt niet gekwalificeerd als een bewust handelen van de subsidie-ontvanger. ‘Misbruik’ is dus onrechtmatig, ‘oneigenlijk gebruik’ niet. Dit laat onverlet dat ook oneigenlijk gebruik aanleiding kan zijn voor een lagere vaststelling of intrekking van de subsidie.
Risicoanalyse nadere regels als bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, van de Asv
Bij de totstandkoming of wijziging van nadere regels als bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, van de Asv (hierna: regeling), vindt een risicoanalyse plaats, waarbij mogelijke risico’s op niet-naleving van de subsidieverplichtingen en misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidiemiddelen in beeld worden gebracht en worden gewogen. Een risico is hierbij de kans dat een vooraf geschetste gebeurtenis zich (daadwerkelijk) voordoet en effect heeft op het behalen van de doelen van de regeling. Aan een risico kan een score worden toegekend. Om het risico cijfermatig te kunnen uitdrukken, worden de geschatte situaties gescoord op hun kans en de bijbehorende effecten, uitgedrukt in een wegingsfactor. Het resultaat van de analyse mondt uit in een risicogetal. Op basis van het risicogetal wordt een regeling in een risicoprofiel geplaatst: laag, midden of hoog.
Bij de uitvoering van een risicoanalyse kunnen een aantal stappen worden onderscheiden:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
In onderstaande afbeelding is de risicoanalyse schematisch weergegeven:
Bij de risicoanalyse kunnen onder meer de volgende aspecten in beschouwing worden genomen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Dit betekent dat voor de totstandkoming of wijziging van een regeling, een risicoanalyse wordt uitgevoerd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een standaard vragenlijst. De risicoanalyse wordt voor iedere regeling schriftelijk vastgelegd. De bovenstaande opsomming is niet uitputtend bedoeld en de risicoanalyse staat doorlopend open voor bijstelling.
Om de risico’s te kunnen verkleinen kunnen er diverse beheersmaatregelen worden getroffen. Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De vragenlijst levert inzicht in de potentiële risico’s op niet naleving van de subsidieverplichtingen en misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies binnen de nieuwe (of te wijzigen) subsidieregeling. De volgende uitkomsten zijn denkbaar aangaande het restrisico:
- •
- •
- •
- •
De uitkomst van de risicoanalyse resulteert in het vaststellen van het risicoprofiel van een regeling. Bij subsidies die onder het eerste arrangement worden verstrekt, bepaalt het risicoprofiel vervolgens het steekproefpercentage. Verder kan het risicoprofiel (bij een hoog risicoprofiel) aanleiding zijn voor toepassing van een zwaardere verantwoording (artikel 4.1, vierde lid, Asv) of juist (bij een laag risicoprofiel) het toepassen van een lager verantwoordingsarrangement dan op basis van de hoogte van de subsidie zou zijn voorgeschreven op grond van de artikelen 4.2 en 4.3 van de Asv. Tot slot kan de uitkomst van de risicoanalyse ook aanleiding zijn om te bepalen dat in plaats van een controleverklaring ook een ander accountantsproduct (of andere maatregel om de rechtmatigheid te borgen) ter verantwoording kan worden gevraagd. Naast de controleverklaring bestaan ook de volgende accountantsproducten: beoordelingsverklaring, assurance-rapport, rapport van feitelijke bevindingen en samenstellingsverklaring. De gewenste mate van zekerheid en de kosten van de controle moeten met elkaar in evenwicht zijn.
Bij een laag risicoprofiel kunnen onder meer de volgende omstandigheden aanleiding geven om een lager verantwoordingsarrangement toe te passen:
- •
- •
- •
- •
In onderstaande afbeelding zijn de mogelijke gevolgen van het risicoprofiel schematisch weergegeven:
Risicoanalyse individuele aanvragen
Naast de risicoanalyse per regeling vindt er, als dat nodig is, op het niveau van de individuele subsidie-aanvraag een risicoanalyse plaats. Incidentele subsidies en begrotingssubsidies worden niet verstrekt op basis van een regeling en in die gevallen vindt een individuele risicoanalyse plaats aan de hand waarvan ook een risicoprofiel (laag, midden of hoog) wordt bepaald.
Bij de individuele risicoanalyse kunnen onder meer de volgende aspecten in beschouwing worden genomen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Hierbij wordt gebruik gemaakt van een standaard vragenlijst. De risicoanalyse wordt voor iedere incidentele subsidie of begrotingssubsidie schriftelijk vastgelegd. De bovenstaande opsomming is niet uitputtend bedoeld en de risicoanalyse staat doorlopend open voor bijstelling.
Over het algemeen gaat het bij incidentele subsidies of begrotingssubsidies om hogere subsidiebedragen. Voor zover het hierbij gaat om subsidies die worden verstrekt onder het eerste of tweede arrangement, vallen zij ook in de populatie van de steekproeven. Verder kan het risicoprofiel (bij een hoog risicoprofiel) aanleiding zijn voor toepassing van een zwaardere verantwoording (artikel 4.1, vierde lid, Asv) of juist (bij een laag risicoprofiel) het toepassen van een lager verantwoordingsarrangement dan op basis van de hoogte van de subsidie zou zijn voorgeschreven op grond van de artikelen 4.2 en 4.3 van de Asv. Tot slot kan de uitkomst van de individuele risicoanalyse ook aanleiding zijn om te bepalen, dat in plaats van een controleverklaring, een ander accountantsproduct (of andere maatregel om de rechtmatigheid te borgen) ter verantwoording kan worden gevraagd.
Er vindt geen risicoanalyse plaats op (onderdelen van) de regeling, dan wel individuele aanvragen, wanneer subsidies die, in verband met staatssteun, Europese cofinanciering of binnenlandse wetgeving (bijvoorbeeld SiSa), uitsluitend kunnen worden vastgesteld op basis van werkelijk gemaakte kosten. In dergelijke gevallen bestaat voldoende zekerheid over de rechtmatigheid van het subsidiebedrag, maar is het ook niet mogelijk om een lastenarmer verantwoordingsregime toe te passen.
In de Asv zijn drie verschillende arrangementen voor het verstrekken van subsidie opgenomen. Ieder arrangement kent een ander regime voor subsidieverlening en subsidieverantwoording, waarbij het verschil vooral in de mate van de verantwoordingslast is terug te zien. De verantwoordingslast is zwaarder naarmate het subsidiebedrag hoger is.
Uitgangspunt is dat steekproeven standaard worden uitgevoerd over subsidies waarbij geen financiële verantwoording wordt gevraagd. Uitzondering hierbij is de beperkte steekproef aangaande subsidies onder arrangement 2, die is gericht op bevestigen van de inhoud van het beknopte financieel verslag. Dit vanwege het feit dat hierbij geen accountantsproduct kan worden gevraagd en een restrisico aanwezig is.
De steekproef wordt in principe a-select uitgevoerd. Dit betekent dat er, aan de hand van de uitkomsten van de risicoanalyse en het risicoprofiel, over de regelingen (alsmede eventuele incidentele subsidies en begrotingssubsidies) met hetzelfde profiel een keuze wordt gemaakt op basis van willekeurigheid. Elke subsidie uit de totale hoeveelheid subsidies met hetzelfde risicoprofiel maakt evenveel kans om geselecteerd te worden. De steekproeven worden periodiek uitgevoerd (bijvoorbeeld maandelijks, tweemaandelijks of per kwartaal) en geëvalueerd. Een steekproefcontrole kan bestaan uit het opvragen van nadere gegevens, deskresearch en/of fysieke controle.
De drie arrangementen zijn in werkwijze als volgt te typeren.
Bij arrangement 1 wordt aan de subsidie-ontvanger niet standaard om verantwoording gevraagd, maar de subsidievaststellingen worden steekproefsgewijs gecontroleerd. Er wordt gecontroleerd of de subsidievereisten en verplichtingen zijn nageleefd: de activiteiten zijn uitgevoerd en het resultaat is behaald. De uitkomst hiervan kan ertoe leiden dat de subsidie lager wordt vastgesteld en een mogelijk voorschot wordt teruggevorderd.
Het controleschema voor arrangement 1 (met bijbehorende steekproefpercentages) ziet er als volgt uit:
Binnen arrangement 1 staat het resultaat centraal. Controle is gericht op het resultaat van het project en niet op de hoogte van de daadwerkelijk gerealiseerde kosten. In de steekproef zal het resultaat door deskresearch, het opvragen van aanvullende informatie of via een werkbezoek worden gecontroleerd. Aantonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd kan bijvoorbeeld door middel van een verslag, foto, krantenartikel, foldermateriaal of een link naar een website. Deze gegevens kunnen door de subsidie-ontvanger in de regel zonder veel administratieve lasten worden overgelegd en bieden zo een laagdrempelige wijze om de uitvoering van subsidies in dit arrangement te controleren.
Er kan alleen een steekproef plaatsvinden als de subsidie eerst wordt verleend en vervolgens ambtshalve wordt vastgesteld. Als er gekozen wordt voor een directe vaststelling van de subsidie dan geldt er geen meldingsplicht en is er geen ruimte voor een steekproef, want na de vaststelling mag er niet meer om een verantwoording worden gevraagd. Het direct vaststellen van een subsidie is alleen voorbehouden voor de gevallen waarbij zekerheid bestaat dat de activiteiten zijn uitgevoerd of op korte termijn worden uitgevoerd.
Bij dit arrangement moet een aanvraag voor subsidievaststelling worden ingediend. Deze bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan. Daarnaast wordt een beknopt financieel verslag gevraagd op basis van de ingediende begroting. Om die reden is er standaard sprake van een laag risicoprofiel. Er vindt een steekproef onder 5% van de verleende subsidies plaats, waarbij de achterliggende financiële gegevens (urenlijsten, facturen en eventuele betaalbewijzen) worden opgevraagd. De bedoeling hiervan is om te bevorderen dat het beknopt financieel verslag door de subsidie-ontvanger in overeenstemming met de werkelijkheid wordt ingevuld.
In arrangement 3 kan door middel van een accountantsproduct bij de subsidievaststelling zekerheid worden verkregen over het verrichten van de activiteit, naleving van de gestelde verplichtingen en de betaalde kosten als de verklaring goedkeurend is. Op basis van deze financiële verantwoording kan met een redelijke mate van zekerheid worden beoordeeld dat het resultaat is behaald en de kosten subsidiabel zijn. Om die reden wordt er geen steekproef uitgevoerd. In artikel 4.3 van de Asv wordt uitgegaan van een verklaring van een onafhankelijk accountant dat is opgesteld met inachtneming van een door gedeputeerde staten vastgesteld controleprotocol. In het protocol wordt in beginsel uitgegaan van een controleverklaring. Het is ook mogelijk dat ter verantwoording een ander accountantsproduct (beoordelingsverklaring, assurance-rapport, rapport van feitelijke bevindingen of samenstellingsverklaring) wordt gevraagd of andere specifieke gegevens en stukken worden overgelegd waarmee de rechtmatigheid van het financieel verslag kan worden vastgesteld. Als er gekozen wordt voor een ander accountantsproduct dan een controleverklaring of andere specifieke gegevens en stukken, moet dat in de regeling worden bepaald, of als er sprake is van een begrotingssubsidie of incidentele subsidie, in de beschikking tot subsidieverlening.
Steekproef/controle instandhouding
De met de subsidie verkregen roerende of onroerende zaken moeten na vaststelling van de subsidie gedurende een periode van vijf jaar in stand worden gehouden en ook de rechtstoestand mag gedurende deze periode niet worden gewijzigd, tenzij gedeputeerde staten ontheffing hebben verleend van deze verplichting. Indien sprake is van een instandhoudingsplicht, staat dit vermeld in de vaststellingsbeschikking. Dit zal met name het geval zijn als bepaalde investeringen in roerende of onroerende zaken met behulp van een subsidie zijn gerealiseerd.
Het doel van de instandhoudingsplicht is om ervoor te zorgen dat de subsidies doeltreffend zijn en een duurzaam effect sorteren. Het is in dat licht bezien niet de bedoeling dat men, kort na vaststelling van de subsidie, hetgeen is gerealiseerd bijvoorbeeld verkoopt, vernietigd of geen onderhoud uitvoert.
Er wordt gecontroleerd op de instandhoudingsplicht middels het houden van a-selecte steekproeven (onder 5% van de desbetreffende subsidies) gedurende de periode waarvoor die verplichtingen gelden. Een steekproefcontrole kan bestaan uit het opvragen van nadere gegevens, deskresearch en/of fysieke controle.
Handhaving kan plaatsvinden tijdens de behandeling van een subsidie-aanvraag, dus voordat de subsidie is verleend, door de subsidie-aanvraag te weigeren. Daarnaast kan handhaving plaatsvinden tijdens de uitvoering (fase voortgang) en bij de subsidievaststelling of binnen vijf jaar na de subsidievaststelling.
De subsidieverstrekker kan na beoordeling van de subsidie-aanvraag, de subsidie weigeren op grond van artikel 4:35, eerste lid, van de Awb. De weigeringsgronden betreffen onder meer het bestaan van een gegronde reden om aan te nemen dat:
- •
- •
- •
Wanneer de aanvrager in het onregelmatighedenregister is opgenomen, dan draagt dit bij aan de onderbouwing om te kunnen weigeren.
Voor het weigeren van een subsidie op grond van artikel 4:35, eerste lid, van de Awb, moet een gegronde reden zijn. Dit betekent dat objectiveerbaar (met concrete feiten en omstandigheden) moet worden aangegeven dat er sprake is van één van de in dat artikel genoemde weigeringsgronden. Het al bij voorbaat diskwalificeren van een aanvrager is een ingrijpende maatregel. Die weigering moet dan ook zorgvuldig en deugdelijk worden gemotiveerd. In aanvulling op artikel 4:35 van de Awb zijn ook in de Asv en de regeling weigeringsgronden opgenomen.
Een ander instrument dat bij het weigeren van subsidie kan worden ingezet is de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob). Die wet heeft ook betrekking op subsidieverstrekking.
De algemene lijn is dat beheersmaatregelen gekozen worden, die passen bij het verantwoordingsarrangement, zoals genoemd in de Asv. Als de risicoanalyse daar aanleiding voor geeft of wanneer de aanvrager in het onregelmatighedenregister is opgenomen, kunnen er bij de subsidieverlening extra beheersmaatregelen worden opgelegd.
Als de subsidie-ontvanger zich niet aan de verplichtingen houdt, kan de subsidiebeschikking worden ingetrokken (artikel 4:48 Awb) of lager of op nihil worden vastgesteld (artikel 4:46, tweede lid, Awb). Als de subsidie al geheel of gedeeltelijk is bevoorschot, zal dit leiden tot een terugvordering. Het resultaat van de lagere vaststelling mag nooit minder zijn dan nul euro.
Bij een vermoeden van een strafbaar feit wordt aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie, onverminderd de gevallen waarin op grond van artikel 162, eerste lid, van het Wetboek van Strafvordering (WvSv) een aangifteplicht geldt. Op grond van artikel 162 WvSv geldt een aangifteplicht voor openbare colleges en ambtenaren die in de uitoefening van hun bediening (taken) kennis krijgen van een misdrijf met de opsporing waarvan zij niet zijn belast. Het gaat hierbij om ambtsmisdrijven, maar ook om misdrijven door derden. Bij dit laatste geldt wel de beperking dat het gaat om misdrijven waarmee een inbreuk op of onrechtmatig gebruik is gemaakt van een regeling waarvan de uitvoering of de zorg voor de naleving aan hen is opgedragen. Er geldt dus geen algemene aangifteplicht ten aanzien van elk misdrijf, ongeacht onder welke omstandigheden hiervan kennis is genomen. Op het schenden van de aangifteplicht staat overigens geen straf.
Als de subsidie op een lager bedrag wordt vastgesteld dan aan voorschotten is uitbetaald, dan leidt dit tot een terugvordering. Er ontstaat een verplichting van de subsidie-ontvanger aan de provincie tot betaling van het teveel ontvangen bedrag, nadat deze schuld bij beschikking is vastgesteld (artikel 4:86 Awb). In deze beschikking wordt ook de termijn opgenomen waarbinnen de betaling door de subsidie-ontvanger moet plaatsvinden. Aandachtspunt hierbij zijn situaties waarbij door gedeputeerde staten uitstel van betaling of een betalingsregeling met de subsidie-ontvanger is overeengekomen.
Als de subsidie-ontvanger niet binnen de voorgeschreven termijn heeft terugbetaald, is hij in verzuim (artikel 4:97 Awb). Vanaf het moment dat de subsidie-ontvanger in verzuim is, gaat de termijn lopen waarover wettelijke rente moet worden betaald. Nadat de betalingstermijn is verstreken moeten gedeputeerde staten eerst een aanmaning sturen (artikel 4:112, eerste lid, Awb). Na het verstrijken van de aanmaningstermijn hebben gedeputeerde staten de bevoegdheid om in te gaan vorderen bij dwangbevel (artikel 4:115 in samenhang met artikel 4:57, tweede lid, en artikel 4:95, vijfde lid, Awb). Een dwangbevel is een executoriale titel, die ten uitvoer kan worden gelegd alsof het een vonnis van de burgerlijke rechter was (art. 4:116 Awb). Dit betekent dat het bestuursorgaan op basis van een dwangbevel beslag kan leggen op bezittingen en bankrekeningen van de subsidie-ontvanger. Het dwangbevel moet worden betekend als ware het een deurwaardersexploot in de zin van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Er is tegen een aanmaning of dwangbevel geen beroep meer mogelijk. Verder is sprake van een open systeem dat wil zeggen dat het bestuursorgaan dat de bevoegdheid heeft om een schuld bij dwangbevel in te vorderen, ook de bevoegdheden kan uitoefenen die het privaatrecht aan iedere schuldeiser geeft (artikel 4:124 Awb), zoals bijvoorbeeld faillissement aanvragen.
Het onregelmatighedenregister geeft inzicht in de aard en omvang van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidiemiddelen, alsmede andere vormen van onregelmatigheden die invloed hebben op de hoogte van het subsidiebedrag en dient als input bij het opstellen van nieuwe regelingen en het wijzigen van bestaande regelingen. Daarnaast wordt het ook gebruikt bij de beoordeling van nieuwe subsidie-aanvragen van de in het onregelmatighedenregister opgenomen aanvrager. Opname in het genoemde register kan aanleiding geven tot het preventief weigeren van nieuwe subsidie-aanvragen of het opleggen van extra rapportageverplichtingen of controles bij nieuwe subsidies.
De registratie wordt gebruikt voor:
- a.
- b.
- c.
- d.
Dit onregelmatighedenregister dient ter uitvoering van een publieke taak op grond van artikel 6, eerste lid, onder e, van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Op de registratie van persoonsgegevens is de AVG van toepassing. Het onregelmatighedenregister is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De registratie wordt op één centraal punt opgezet en onderhouden. Alleen de door gedeputeerde staten aangewezen personen zijn geautoriseerd voor het beheer van de registratie. Deze beheerders registreren de door de dossierhouders aangeleverde informatie. Uitsluitend de geautoriseerde beheerder(s) of zijn plaatsvervanger kunnen gegevens bewerken en raadplegen.
Als er sprake is van een omstandigheid die leidt tot opname in het onregelmatighedenregister, wordt aan de betrokken subsidie-ontvanger of zijn vertegenwoordiger meegedeeld welke gegevens geregistreerd zullen worden en wat de redenen daarvoor zijn, hoe lang deze gegevens in de registratie blijven opgenomen en hoe de betrokkene gebruik kan maken van zijn inzagerecht. Deze mededeling wordt opgenomen in de verlenings- of vaststellingsbeschikking betreffende de intrekking of lagere vaststelling. De betrokken subsidie-ontvanger kan bezwaar maken tegen de opname van zijn gegevens in het register (artikel 13, tweede lid, onder b, van de AVG).
Als er sprake is van een strafvervolgingsaangifte, zal een aparte melding worden verzonden aan de betrokkene, tenzij dit de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten belemmert, zoals artikel 41 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG) onder passende waarborgen toestaat.
Deze beleidsregel is van toepassing op alle subsidies die worden verstrekt door gedeputeerde staten. Het gaat hier om begrotingssubsidies, incidentele subsidies en subsidies die op grond van een regeling worden verstrekt. Als op subsidies Europeesrechtelijke voorschriften van toepassing zijn, zullen die voorschriften moeten worden nageleefd. Ook in die gevallen is deze beleidsregel van toepassing, voor zover deze niet strijdig is met de Europeesrechtelijke voorschriften.
Artikel 3 Risicoanalyse, artikel 4 Risicoprofiel en controles en artikel 6 Steekproef
De risicoanalyse is een belangrijk instrument dat wordt uitgevoerd voor subsidies die worden verstrekt op grond van een regeling. Het resultaat van de analyse mondt uit in een risicoprofiel: laag, midden of hoog. Aan het risicoprofiel wordt het percentage van de steekproef gekoppeld. Bij een hoog risico is het percentage van de steekproef groter dan bij een laag risico. Een steekproefcontrole kan bestaan uit het opvragen van nadere gegevens, deskresearch en/of fysieke controle. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar het algemeen deel van deze toelichting.
Artikel 5 Toezicht instandhouding en rechtstoestand
Als niet voldaan is aan de instandhoudingsplicht en de plicht om de rechtstoestand niet te wijzigen, wordt de reeds vastgestelde subsidie opnieuw beoordeeld en wordt het vast te stellen bedrag opnieuw bepaald.
Artikel 7 Extra verlaging subsidie door niet naleving meldingsplicht
De subsidie-ontvanger wordt geacht in staat te zijn tijdig relevante omstandigheden te melden. De subsidie-ontvanger is immers verplicht om de beoogde doeleinden doelmatig na te streven en de activiteiten op verantwoorde wijze te sturen. Ook is de subsidie-ontvanger verplicht om een deugdelijke administratie te voeren. Naleving van deze verplichtingen houdt in dat de subsidie-ontvanger het verloop van de gesubsidieerde activiteiten en de bekostiging daarvan kan volgen. Op basis daarvan mag van de subsidie-ontvanger verlangd worden dat al tijdens de periode, waarvoor de subsidie wordt verstrekt, zo spoedig mogelijk melding gemaakt wordt van relevante omstandigheden. Als pas bij de subsidievaststelling blijkt dat zich meldenswaardige omstandigheden als bedoeld in artikel 3.2 van de Asv hebben voorgedaan die leiden tot een lagere vaststelling, kan de subsidie-ontvanger er zich in beginsel niet op beroepen dat pas bij het opstellen van de aanvraag tot subsidievaststelling inzicht is verkregen in relevante omstandigheden. Dat inzicht zal er immers al moeten zijn direct nadat de meldenswaardige omstandigheden zich hebben voorgedaan.
Om de handhaving van de meldingsplicht kracht bij te zetten, worden er consequenties verbonden aan het niet naleven van de meldingsplicht. Als de subsidie-ontvanger de meldingsplicht niet naleeft, wordt de subsidie gekort met drie procent van het bedrag van de verlaging. Daarbij wordt een bedrag van minimaal € 100,00 en maximaal € 15.000,00 gehanteerd. Het gehanteerde percentage en de uiterste bedragen staan in redelijke verhouding tot het met de handhaving van de naleving gemoeide belang.
De korting (administratieve sanctie) wegens het niet melden van relevante omstandigheden komt bovenop de verlaging waartoe de omstandigheden op zichzelf al aanleiding geven. Er zit dus een “trap” in de handhaving van de meldingsplicht. Wanneer activiteiten niet (geheel) zijn verricht of verplichtingen niet (geheel) zijn nagekomen en op grond hiervan de subsidie lager wordt vastgesteld en dit niet is gemeld, wordt er extra gekort wegens schending van de meldingsplicht. Als activiteiten niet (geheel) zijn verricht of verplichtingen niet (geheel) zijn nagekomen, maar er op grond hiervan geen lagere vaststelling plaatsvindt, dan vindt er geen extra korting plaats bij niet melden. Door de korting wegens het niet melden van relevante omstandigheden te koppelen aan de verlaging van de subsidie, is een belangenafweging op grond van feiten en omstandigheden van het concrete geval steeds geborgd.
De korting van de subsidie wordt toegepast op het lager vast te stellen subsidiebedrag. Dit betekent dat de subsidie eerst verlaagd wordt op grond van relevante omstandigheden om vervolgens met het aldus verlaagde bedrag de korting wegens niet-naleving van de meldingsplicht te berekenen. De korting is daarmee gerelateerd aan de mate waarin de activiteiten zijn verricht waarvoor de subsidie is verstrekt. Het is voor het opleggen van de korting overigens niet relevant of de meldingsplicht door de subsidie-ontvanger bewust of onbewust is geschonden. En ook door het inschakelen van een derde (bijvoorbeeld intermediair) kan een subsidie-ontvanger overigens niet ontkomen aan de geldende subsidieverplichtingen: de subsidie-ontvanger blijft altijd zelf verantwoordelijk.
Ter verduidelijking wordt hiervan een rekenvoorbeeld gegeven:
Stel: er is een subsidie verleend van € 10.000,00. De activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt, zijn niet of slechts gedeeltelijk uitgevoerd. Op basis hiervan besluiten gedeputeerde staten de subsidie lager vast te stellen op een bedrag van € 6.000,00. Bijvoorbeeld omdat dit in overeenstemming is met de werkelijk gemaakte kosten. Bij deze lagere vaststelling wordt gekeken naar de feiten en omstandigheden en naar wat er wel en niet is uitgevoerd ten opzichte van wat uitgevoerd zou moeten zijn op basis van de subsidiebeschikking. Als blijkt of is gebleken dat de subsidie-ontvanger niet direct heeft gemeld dat de activiteiten niet of slechts gedeeltelijk zijn uitgevoerd en dit blijkt bijvoorbeeld pas bij de aanvraag voor vaststelling, dan zullen gedeputeerde staten een korting toepassen van 3% van het verlaagde bedrag van de subsidie à € 4.000,00. De korting bedraagt dan € 120,00. De subsidie wordt uiteindelijk vastgesteld op € 5.880,00.
Artikel 8 Onregelmatighedenregister
Om zicht te krijgen op de wijzigingen van feiten en omstandigheden die invloed hebben op de hoogte van het subsidiebedrag, vindt registratie plaats, wanneer de subsidie-ontvanger feiten en omstandigheden, die hebben geleid tot intrekking van de verlenings- of vaststellingsbeschikking of tot een lagere vaststelling van 50% of meer, niet direct en schriftelijk heeft gemeld als bedoeld in artikel 3.2 van de Asv. Het is overigens niet relevant of de meldingsplicht door de subsidie-ontvanger bewust of onbewust is geschonden. Door het inschakelen van een derde (bijvoorbeeld intermediair) kan een subsidie-ontvanger overigens niet ontkomen aan de geldende subsidieverplichtingen. Met het hanteren van een minimaal bedrag van € 1.000,00 voor registratie, wordt het doel van de registratie geacht in redelijke verhouding te staan tot de mate van ingrijpendheid van de maatregel voor de subsidie-ontvanger.
Daarnaast vindt registratie plaats als gedeputeerde staten bij het Openbaar Ministerie aangifte hebben gedaan vanwege vermoedens van strafbare feiten aangaande de subsidie.
Ten slotte vindt registratie plaats als een subsidie is geweigerd of ingetrokken op grond van artikel 3 van de Wet Bibob.
Bij de opname van de gegevens in het onregelmatighedenregister worden overeenkomstig de AVG niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de werking van het register geregistreerd. Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen worden geregistreerd. In het geval van een rechtspersoon is van belang om ook de gegevens van de beslissingsbevoegden te registreren. Naam, adres en woon- of vestigingsplaats worden geregistreerd. Als de subsidie is aangevraagd door een gemachtigde, bijvoorbeeld een adviesbureau, zullen ook naam, adres en woon- of vestigingsplaats van de gemachtigde worden geregistreerd. Registratie vindt plaats nadat de beschikking tot lager vaststellen, de beschikking tot intrekken van de subsidieverlening of de beschikking tot intrekken of wijzigen van de subsidievaststelling onherroepelijk is geworden.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2024-19937.html