Provinciaal blad van Drenthe
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drenthe | Provinciaal blad 2024, 17575 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drenthe | Provinciaal blad 2024, 17575 | ander besluit van algemene strekking |
Instructies van de directie bij het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2023
Overal waar in deze instructies termen staan als ‘hij’ of ‘zijn’ kan natuurlijk ook worden gelezen ‘zij’ of ‘haar’.
In het Organisatiebesluit is een ambtelijk mandaat opgenomen, waardoor Gedeputeerde Staten (GS) niet alle beslissingen zelf hoeven te nemen. Bepaalde, vooral routinematige besluiten kunnen worden genomen door gemandateerden. Dit ambtelijke mandaat heeft gevolgen voor de ondertekening van stukken. In deze Instructies wordt uitgelegd hoe en door wie stukken moeten worden ondertekend.
Begrenzing beslissingsbevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen
Het komt voor dat op zich routinematige besluiten grote financiële transacties tot gevolg hebben. De hoogte van de financiële transactie kan een reden zijn om besluitvorming hierover op een hoger hiërarchisch niveau te laten plaatsvinden. Daarom wordt het mandaat aan de themamanagers voor beslissingen die leiden tot een verplichting beperkt tot een maximum van € 1.000.000,-- per aangegane verplichting.
Dit betekent dat bij beslissingen die een bedrag van € 1.000.000,-- te boven gaan, de domeinmanager ondertekent.
Voor het uitzetten en aantrekken van gelden met inachtneming van de Nota financiering provincie Drenthe 2020 is de themamanager FPC bevoegd tot een bedrag van € 5 miljoen. Voor bedragen boven de € 5 miljoen is voorafgaand toestemming nodig van de domeinmanager.
Alle aanvragen voor een incidentele subsidie of subsidieaanvragen die politiek-bestuurlijk gevoelig liggen, worden aan GS ter besluitvorming voorgelegd. In gevallen waarin GS in vergadering al hebben ingestemd met de ontvanger, de periode, het bedrag en het doel van de subsidie, kan de verlening van de incidentele subsidie in (onder)mandaat plaatsvinden. Het voorgaande geldt ook indien het subsidies betreft in het kader van samenwerking met andere partijen, waarbij de provincie Drenthe als penvoerder optreedt1.
De met de verstrekking van incidentele subsidies samenhangende besluiten, zoals het (lager) vaststellen, wijzigingen en terugvorderingen van verstrekte incidentele subsidies is de bevoegdheid van de themamanager Inkoop & Subsidies. Voor incidentele subsidieverleningen geldt dat de verantwoordelijk budgethouder daarmee heeft ingestemd en zo nodig afstemming heeft plaatsgevonden met de verantwoordelijk beleidsmedewerkers en (deel)projectleiders.
Bij (onder)mandaat aan medewerkers geldt dat alle besluiten met betrekking tot subsidies door minimaal twee medewerkers moeten worden beoordeeld (4 ogen principe).
2. Concernlijn ondertekening stukken
Bij de adressering en de aanhef van een stuk (zoals een brief) wordt of worden, voor zover bekend, ook de eventuele titel(s) van de geadresseerde vermeld.
Onderscheid kan worden gemaakt tussen de ondertekening van stukken die van GS uitgaan:
Ad 1. Beslissingen door GS genomen
Volgens de Provinciewet moeten de stukken die van GS uitgaan op grond van beslissingen die door GS zelf zijn genomen (dus niet in mandaat), worden ondertekend door de CvdK als voorzitter van GS en altijd worden meeondertekend door de (plaatsvervangend) secretaris. De ondertekening van stukken die uitgaan van GS geschiedt dan als volgt:
In de gevallen waarin de CvdK en de gedeputeerden niet in de gelegenheid zijn de uitgaande stukken te ondertekenen, heeft de CvdK op grond van artikel 20, lid 5, van het Organisatiebesluit de ondertekening opgedragen aan de (plaatsvervangend) secretaris. De secretaris tekent dan alleen.
Onder dergelijke stukken staat alleen de aanduiding ‘secretaris’ met de naam van de secretaris of zijn plaatsvervanger.
Ad 2. Beslissingen in mandaat genomen
De ondertekening van stukken die uitgaan van GS op grond van beslissingen die in mandaat zijn genomen, geschiedt als volgt
1. Ondertekening door domeinmanager/themamanager of stafmanager
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening bevoegd manager>
Functienaam domein-/thema-/stafmanager
<naam domein/thema/staf voluit>
2. Ondertekening door de (algemeen) directeur
Als stukken ondertekend worden door de (algemeen) directeur geldt een soortgelijke opzet. De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening (algemeen) directeur>
Ook bij vervanging van de (algemeen) directeur door een domeinmanager wordt onder het stuk het voorgaande vermeld. De domeinmanager zet dan op het stuk zijn handtekening bij de naam van de (algemeen) directeur, met daarbij de aanduiding ’b.a.’ (bij afwezigheid).
3. Ondertekening door ambtelijk opdrachtnemer, niet zijnde themamanager of stafmanager
Ondertekening van stukken met betrekking tot ambtelijke opdrachten gebeurt namens GS, indien van toepassing, onder de naam van de desbetreffende ambtelijk opdrachtnemer, met vermelding van de naam van de ambtelijke opdracht (bijvoorbeeld programma, project). De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening ambtelijk opdrachtnemer>
<naam ambtelijk opdrachtnemer,>
<naam ambtelijke opdracht voluit (bij programma/project)>
4. Ondertekening door specifiek gemandateerde medewerkers
Ook als een beslissing in ondermandaat is genomen door een gemandateerde medewerker in geval van een specifiek ondermandaat, wordt de naam van de bevoegde manager opgenomen. De medewerker zet dan bij de ondertekening zijn handtekening2 bij de naam van bijvoorbeeld de themamanager, met daarbij de aanduiding ‘i.o.’ (in opdracht). De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening medewerker met aanduiding ‘i.o.’>
Functienaam domein-/thema-/stafmanager
<naam domein/thema/staf voluit>
5. Ondertekening bij afwezigheid
Het principe van de ondertekening bij afwezigheid verandert niet. Als de ondertekenaar afwezig is, tekent de daarvoor bevoegde vervangende functionaris de brief onder de naam van de afwezige functionaris. De vervangende functionaris zet dan bij de handtekening de aanduiding ‘b.a.’ (bij afwezigheid). De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening vervangende functionaris met aanduiding ‘b.a.’>
<naam en functie te vervangen functionaris voluit>
Het gaat hierboven over stukken die van GS uitgaan. Het kan ook voorkomen dat stukken uitgaan vanuit een andere organisatie dan de provincie Drenthe (bijvoorbeeld het Overlegorgaan Nationaal Park Dwingelderveld), waarvan een medewerker van de provincie bijvoorbeeld uit hoofde van zijn functie secretaris is. In dat geval tekent de medewerker als secretaris van de andere organisatie (mee) als vertegenwoordiger van die organisatie en dus niet namens GS. De medewerker als secretaris van de andere organisatie doet dit op briefpapier van de desbetreffende organisatie, dus niet op briefpapier van de provincie Drenthe.
De directie voornoemd,
W.F. Brenkman MSc
drs. M. van der Weij
Assen, 21 oktober 2024
Kenmerk 2024001638
Overzicht interne ondermandaten
Voor zover deze betrekking hebben op het verrichten van (rechts)handelingen met betrekking tot roerende en onroerende zaken, zo nodig voor zover de verantwoordelijk budgethouder daarmee heeft ingestemd. |
||
Medewerker beleidstoepassingen |
Ten behoeve van de uitoefening van bevoegdheden voor het verrichten van feitelijke handelingen en/of financiële afhandelingen inzake het operationeel beheer en onderhoud van de provinciale vaar(wegen) en inzake aanbestedingen en uitvoering van civieltechnische, werktuigbouwkundige, elektrotechnische, bodemsanerings- en beplantingstechnische werken en/of leveringen en diensten, voor zover het de werkzaamheden betreft voor het thema Beheer Wegen & Vaarwegen. |
|
De medewerkers belast met directievoering op basis van de Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV), respectievelijk vertegenwoordiging van de opdrachtgever op basis van de UAV |
Ten behoeve van de taken en bevoegdheden als genoemd in de paragrafen 3 tot en met 6 van de UAV, respectievelijk paragraaf 2 van de UAV-gc. |
|
De medewerkers belast met de V&G coördinatie ontwerpfase op basis van artikel 2.26. jo 2.29 van het Arbeidsomstandighedenbesluit |
Taken en bevoegdheden als genoemd in artikel 2.28, jo 2.30, jo 2.32 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. |
|
Voor zover deze betrekking hebben op het zenden van ontvangstbevestigingen, brieven waarbij gelegenheid wordt gegeven verzuimen te herstellen en het nemen van verdagingsbesluiten als bedoeld in de artikelen hoofdstukken 6, 7 en 9 van de Algemene wet bestuursrecht. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het zenden van ontvangstbevestigingen, opvragen van informatie en behandelberichten van ingekomen aanbestedingsklachten. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het zenden van ontvangstbevestigingen, het opvragen van informatie in het kader van het onderzoek, de notificatiebrief aan de betrokkene, de adviesaanvraag bij het Landelijk bureau Bibob3, berichten einde onderzoek en alle overige administratieve handelingen. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het nemen van beslissingen die leiden tot uitgaven ten laste van het budget voor de OR. |
||
Namens de provincie als LEAR of AS4 accorderen van de (voortgangs)rapportages en contracten richting Europa voor de Interreg en Horizon programma’s, |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het beheer en onderhoud van het provinciehuis en de huisvesting van de provinciale medewerkers. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op de uitgifte van bedrijfsmiddelen en ondertekening namens de werkgever voor de opgestelde bruikleenovereenkomst voor provinciale medewerkers en externen. |
||
Voor zover deze belast zijn met het besluit tot goedkeuren, bijstellen of weigeren van de (de)selectie- en conserveringsrapporten die tijdens de evaluatiefase van archeologische opgravingen worden opgesteld conform de Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie (KNA) OS13/OS16. Voor zover deze belast zijn met het besluit tot selectie en deselectie (verwijderen uit de collectie van het Noordelijk Archeologisch Depot van de in het veld bij archeologische opgravingen in Drenthe aangetroffen vondsten (gaat om hoeveelheden, soorten materialen, soorten objecten en/of dateringen en conservering). |
||
Medewerker beleidsresultaten belast met de coördinatie van natuurmonitoring |
Voor zover deze betrekking hebben op:
|
|
Medewerkers die zijn belast met de ondersteuning van de wettelijke taken en/of beleidsprocedures (zoals zienswijzeprocedures en processen mbt de Wet Open Overheid) |
Voor zover deze betrekking hebben op het versturen van procesmatige brieven op grond van het onder het thema vallend beleid en wetgeving. |
|
Voor zover deze betrekking hebben op het ondertekenen van subsidiebeschikkingen met uitzondering van de verstrekking van incidentele subsidies. Voor zover deze subsidiebeschikkingen betrekking hebben op het afwijzen, intrekken, lager vaststellen of terugvorderen ligt de bevoegdheid alleen bij de senior subsidiejurist. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het versturen van procesmatige brieven waaronder ontvangstbevestigingen, verzoeken tot aanvullende informatie, bevestiging intrekking subsidieaanvraag, rappelbrieven. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het ondertekenen van een proces-verbaal bij aanbestedingen. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op de toezending van ontvangstbevestigingen, uitnodigingen en afschrijvingen sollicitanten. |
||
Medewerker projectcoördinatie/projectleider |
Ten behoeve van de uitoefening van de bevoegdheden van de verantwoordelijk themamanager, voor zover deze betrekking hebben op het verrichten van feitelijke handelingen en/of financiële afhandeling inzake aanbestedingen en uitvoering van civieltechnische, werktuigbouwkundige, elektrotechnische, bodemsanerings- en beplantingstechnische werken en/of leveringen en diensten voor het thema Projecten Wegen & Vaarwegen. |
|
De medewerkers belast met directievoering op basis van de UAV, respectievelijk vertegenwoordiging van de opdrachtgever op basis van de UAV |
Ten behoeve van de taken en bevoegdheden als genoemd in de paragrafen 3 tot en met 6 van de UAV, respectievelijk paragraaf 2 van de UAV-gc. |
|
De medewerkers belast met de V&G coördinatie ontwerpfase op basis van artikel 2.26, jo 2.29 van het Arbeidsomstandighedenbesluit |
Taken en bevoegdheden als genoemd in artikel 2.28, jo 2.30, jo 2.32 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. |
|
De medewerkers belast met de V&G coördinatie ontwerpfase op basis van artikel 2.26, jo 2.29 van het Arbeidsomstandighedenbesluit |
Taken en bevoegdheden als genoemd in artikelen 2.28, jo 2.30, jo 2.32 van het Arbeidsomstandighedenbesluit |
|
Medewerkers die zijn belast met de ondersteuning van de wettelijke taken |
Voor zover deze betrekking hebben op het versturen van procesmatige brieven op grond van het onder het thema vallende wetgeving. |
|
Medewerkers die zijn belast met de handhaving en het toezicht als bedoeld in hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht |
Ingeval in het belang van de bescherming van een Natura 2000-gebied een onverwijlde tenuitvoerlegging van een besluit als bedoeld in artikel 4.5 en/of artikel 19.4 Omgevingswet, al dan niet in combinatie met de artikelen 11.9, 11.6 en 11.12 van het Besluit activiteiten leefomgeving noodzakelijk is, voor zover deze betrekking hebben op het mondeling mededelen aan degene die de handeling verricht of het voornemen daartoe heeft. |
|
Medewerker beleidsresultaten belast met Interreg B en Europa aangelegenheden |
Voor zover deze betrekking hebben op het nemen van beslissingen ten aanzien van projectontwikkeling en uitvoering van INTERREG B-en Europa aangelegenheden. |
|
Voor zover deze betrekking hebben op de toezending van ontvangstbevestigingen en verzoeken tot aanvullende informatie. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op:
|
(1) Onder ondermandaat wordt tevens begrepen: ondervolmacht en ondermachtiging, wanneer dat volgt uit de omschrijving van de bevoegdheden.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2024-17575.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.