Controleverordening Provincie Limburg 2024

Provinciale Staten van Limburg

Gezien het voorstel van Gedeputeerde Staten van 27 augustus 2024/G-24-029.

Gelet op artikel 105, eerste lid, juncto artikel 143, eerste lid Provinciewet

BESLUITEN

Vast te stellen de volgende verordening

Controleverordening Provincie Limburg 2024

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a) Accountant: een door Provinciale Staten aangewezen accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet;

• b) Accountantscontrole: controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c) Jaarrekening: jaarrekening van de provincie als bedoeld in artikel 201 van de Provinciewet;

• d) Managementletter: verslag van de accountant gericht aan GS met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. De managementletter wordt door GS ter kennisname verstrekt aan PS;

• e) Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van Gedeputeerde Staten waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 217, tweede lid van de Provinciewet, wordt opgedragen aan een door de Provinciale Staten aan te wijzen accountant.

• 2. Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten treden in nader overleg omtrent de uitvoering van aanbesteding van de accountant.

• 3. Aanwijzing van de accountant vindt plaats met inachtneming van het vigerende Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de Provincie Limburg.

Artikel 3 Informatieverstrekking door College

• 1. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het College draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, Collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Gedeputeerde Staten overleggen de gecontroleerde jaarrekening met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan Provinciale Staten. Tussen het tijdstip van verzending van deze stukken, direct na de vergadering waarin Gedeputeerde Staten deze stukken behandelen, en het tijdstip van de vergadering waarin Provinciale Staten deze stukken behandelen moet een termijn van 6 weken in acht worden genomen.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening door Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

• 6. De accountant maakt voor de controle van de bij de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten zo veel mogelijk gebruik van het namens Gedeputeerde Staten uitgevoerde intern onderzoek.

• 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing (AO/IB) en van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden door de Provincie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. Provinciale Staten stellen jaarlijks het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de provincie vast.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening en het controleprotocol de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 3. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 4. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de Controlecommissie en Gedeputeerde Staten.

Artikel 5 Toegang tot informatie door accountant

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de Provincie.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

• Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de ambtenaren van de Provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het College is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de Provincie is.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het College bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de Provincie is.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen de door Provinciale Staten aangewezen accountant opdracht geven voor specifieke controlewerkzaamheden. Gedeputeerde Staten verlenen alleen dan opdracht aan deze accountant als vaststaat dat de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

Artikel 7 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen (accountantsverslag) brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijke belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door Provinciale Staten van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Controlecommissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking, een dag na publicatie in het Provinciaal Blad, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening vanaf het verslagjaar 2024 en later.

• 2. De Controleverordening Provincie Limburg 2020 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening Provincie Limburg 2024”.

Maastricht, d.d. 1 november 2024

Provinciale Staten voornoemd

de voorzitter,

de heer E.G.M. Roemer

de griffier,

de heer mr. A.O.J. Pregled