Protocol cameratoezicht Provincie Limburg 2024

De Directie van de Provincie Limburg,

gelet op:

• het feit dat de Provincie Limburg gebruik maakt van cameratoezicht ter bescherming en beveiliging van de provinciale gebouwen, provinciale eigendommen en de in de gebouwen aanwezige personen;

• het gegeven dat de Provincie Limburg natuurlijke personen herkenbaar in beeld brengt;

• het bepaalde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• het bepaalde in artikel 1.2, derde lid, van het Algemeen privacyreglement persoonsgegevens van medewerkers Provincie Limburg 2023;

• de op 15 oktober 2024 verleende instemming van de Ondernemingsraad met dit Protocol

besluiten vast te stellen:

Protocol cameratoezicht Provincie Limburg 2024

Artikel 1 Definities

In dit Protocol wordt verstaan onder:

• 1. Algemeen privacyreglement: het Algemeen privacyreglement persoonsgegevens van medewerkers Provincie Limburg 2023;

• 2. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• 3. Bestuurders: leden van het college van Gedeputeerde Staten, leden van Provinciale Staten en de Commissaris van de Koning;

• 4. Betrokkene(n): degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, in dit geval medewerkers, bestuurders, huurders en bezoekers;

• 5. Camera: aan gebouwen vastgemaakte camera’s of vaste camera’s op het terrein van de Provincie Limburg, niet zijnde mobiele camera’s en camera’s die worden ingezet ten behoeve van de (live-)uitzending van vergaderingen van commissies en/of Provinciale Staten;

• 6. Camerabeelden: digitale beelden, zowel stilstaand als bewegend, voorzien van een datum- en tijdstempel, niet zijnde livestream-camerabeelden;

• 7. Huurders: organisaties die ruimten van de Provincie Limburg huren ter huisvestiging van de organisatie;

• 8. Incident: een ongeval, (het vermoeden van) gepleegde of te plegen strafbare feiten, dan wel handelingen die in strijd zijn met de afgelegde eed of belofte, met de provinciale Gedragscode Goed Ambtelijk Vakmanschap, de Huisregels Gouvernement of met de integriteitsverklaring voor externen;

• 9. Medewerker: de natuurlijke persoon die een arbeidscontract heeft met of werkzaam is geweest voor de Provincie Limburg en/of een account heeft of had bij de Provincie Limburg;

• 10. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van artikel 4 onder 1 van de AVG;

• 11. Provinciale gebouwen: provinciehuis en andere locaties die onder het beheer van de Provincie Limburg vallen;

• 12. Provincie: de Provincie Limburg;

• 13. Ruimten: openbare en niet-openbare ruimten, waarbij het gaat om in- en uitgangen van de provinciale gebouwen en de terreinen van de Provincie welke toegankelijk zijn voor medewerkers en publiek, niet zijnde werkverdiepingen, vergaderzalen, wegen en tunnels;

• 14. Verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 4, tweede lid, van de AVG;

• 15. Verwerkingsverantwoordelijke: het college van Gedeputeerde Staten van de Provincie Limburg, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Artikel 2 Reikwijdte

• 1. Dit protocol is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de camera’s die zich bevinden in de ruimten van de Provincie.

• 2. Dit Protocol geldt voor de betrokkenen zoals omschreven in artikel 1, vierde lid.

Artikel 3 Opgenomen persoonsgegevens

Door middel van het cameratoezicht worden persoonsgegevens verwerkt. De camera’s leggen de volgende persoonsgegevens vast:

• a. (herkenbare) camerabeelden van betrokkene(n);

• b. metadata met betrekking tot tijdstip, datum, locatie en de camera waarmee de camerabeelden zijn gemaakt;

• c. kenteken (indien betrokkene daar zelf toestemming voor heeft verleend).

Artikel 4 Doeleinden

De Provincie maakt gebruik van cameratoezicht ten behoeve van de volgende doelen:

• a. Het beschermen van de veiligheid en gezondheid van de personeelsleden en overige personen die zich in de ruimten bevinden;

• b. Het beveiligen van eigendommen van de Provincie;

• c. Het verzamelen en onderzoeken van bewijs met betrekking tot een incident;

• d. Het toegang verlenen tot de parkeerplaats (kentekencamera’s).

Artikel 5 Toegang tot de persoonsgegevens

• 1. De volgende personen hebben toegang tot de persoonsgegevens die worden geregistreerd door middel van het cameratoezicht:

  • a. bodes (enkel live-beelden);

  • b. clustermanager Facilitaire Dienstverlening en de adjunct clustermanager Facilitaire Dienstverlening;

  • c. medewerkers gebouwen/werkvoorbereider (na opdracht daartoe door de clustermanager of diens plaatsvervanger);

  • d. de clustermanager Facilitaire Dienstverlening of diens plaatsvervanger mag voor de doeleinden, zoals vermeld in artikel 4 van dit protocol, het camerasysteem bedienen en/of beelden live bekijken en terugkijken onder de voorwaarden zoals bepaald in dit protocol.

• 2. Het technisch beheer en onderhoud van het camerasysteem worden uitgevoerd door of in opdracht van facilitaire dienstverlening, waarbij een installateur en/of securityorganisatie wordt ingeschakeld waarmee afspraken zijn gemaakt rondom het beheer.

• 3. Als zich een incident voordoet en onderzoek van de camerabeelden noodzakelijk is, is de clustermanager Facilitaire Dienstverlening of diens plaatsvervanger aangewezen om:

  • a. De camerabeelden zo snel mogelijk te analyseren en evalueren, zodat deze niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven;

  • b. De betreffende camerabeelden te kopiëren of overschrijven naar een afzonderlijk nieuw opslagmedium, indien de camerabeelden moeten worden bewaard voor onderzoek. Hiervan wordt een registratie bijgehouden. Na afhandeling van het incident wordt opdracht gegeven aan de Technische Dienst om de camerabeelden veilig te stellen. De clustermanager Facilitaire Dienst of de adjunct clustermanager Facilitaire Dienst zal de camerabeelden vervolgens wissen dan wel opdracht geven aan een medewerker van de Technische Dienst om de camerabeelden te wissen en vervolgens de registratie bij te werken van deze handeling;

  • c. De camerabeelden te verstrekken wanneer deze worden gevorderd door de politie. Bij incidenten met een strafrechtelijk karakter kan de politie rechtstreeks meekijken op de camerabeelden.

Artikel 6 Bewaartermijnen

Camerabeelden met bijbehorende gegevens worden gedurende twee werkdagen opgeslagen. Deze beelden worden daarna automatisch verwijderd, tenzij:

• a. Op de camerabeelden een incident zichtbaar is. In dat geval is het noodzakelijk de camerabeelden langer te bewaren en wel totdat het incident is opgelost of totdat de camerabeelden voor de oplossing van het incident niet meer nodig zijn.

• b. Een inzageverzoek conform artikel 15, van de AVG is ingediend. In dat geval worden de camerabeelden bewaard totdat is beslist op het inzageverzoek en - voor zover het verzoek wordt toegekend - de betrokkene inzage in de camerabeelden heeft gehad.

Artikel 7 Kenbaar maken cameratoezicht

Het gebruik van het cameratoezicht is kenbaar gemaakt door het aanbrengen van borden, dan wel stickers bij onder meer de toegangsdeuren en in de Huisregels Gouvernement. Alle camera’s zijn zichtbaar voor betrokkenen.

Artikel 8 Evaluatie cameratoezicht

Het bestaan van een gerechtvaardigd belang en de noodzaak van het cameratoezicht worden tweejaarlijks opnieuw beoordeeld. De privacy officer binnen het cluster Algehele Juridische Zaken evalueert of het beoogde doel, zoals beschreven in artikel 4, wordt behaald en of eventuele aanpassingen noodzakelijk zijn. De Ondernemingsraad wordt bij de evaluatie betrokken.

Artikel 9 Onvoorziene omstandigheden

In urgente gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit protocol, beslist de Provinciesecretaris/algemeen directeur of diens vervanger na afstemming met de functionaris gegevensbescherming.

Artikel 10 Openbaarmaking en inwerkingtreding

• 1. Dit protocol wordt aangehaald als ‘Protocol cameratoezicht Provincie Limburg 2024’.

• 2. Dit protocol wordt openbaar gemaakt ten behoeve van alle medewerkers en bestuurders.

• 3. Dit protocol treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Provinciaal Blad.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de Directie van de Provincie Limburg op 21 oktober 2024.

secretaris,

D.F. Timmer