Regeling van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant van 2 juli 2024, houdende regels voor uniforme subsidiebegrippen, kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies, regels met betrekking tot de accountantscontrole en de controleverklaring en regels omtrent begrotingssubsidies (Regeling algemene subsidienormen Noord-Brabant)

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

Gelet op artikel 4, derde lid, artikel 10 en artikel 22, negende lid, van de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten regels wensen vast te stellen voor uniforme subsidiebegrippen, kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies, regels met betrekking tot de accountantscontrole en de controleverklaring en regels omtrent begrotingssubsidies;

Besluiten vast te stellen de volgende regeling:

§ 1 Uniforme subsidiebegrippen, kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In deze paragraaf en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Asv: Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder c, van de Asv;

begrotingssubsidie naar aard projectsubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder d, van de Asv;

incidentele subsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder e, van de Asv;

subsidieregeling: subsidieregeling als bedoeld in artikel 2, eerste lid, van de Asv;

projectsubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder a, van de Asv.

Artikel 1.2 Te hanteren subsidiebegrippen

De subsidieaanvrager hanteert bij het indienen van zijn subsidieaanvraag de volgende subsidiebegrippen:

• a. cofinanciering: financiële bijdrage van een overheid of een andere derde aan het te subsidiëren project;

• b. deelnemer: deelnemer aan een samenwerkingsverband;

• c. derde: een ander dan de subsidieaanvrager of een deelnemer, niet zijnde een juridisch of financieel met de subsidieaanvrager verbonden zusteronderneming, dochteronderneming, moederonderneming of vergelijkbare onderneming;

• d. gemachtigde: derde die door de subsidieaanvrager gemachtigd is om namens hem subsidie aan te vragen, blijkend uit een bij de subsidieaanvraag te overleggen schriftelijke machtiging;

• e. penvoerder: degene die door de subsidieaanvragers die samenwerken in een samenwerkingsverband als gemachtigde in het samenwerkingsverband is aangewezen en die zelf ook subsidieaanvrager is;

• f. samenwerkingsovereenkomst: schriftelijke door alle deelnemers binnen een samenwerkingsverband ondertekende overeenkomst die ziet op het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd en waarin de taken, verantwoordelijkheden en financiële bijdragen van elke deelnemer aan het project zijn vastgelegd, alsmede de machtiging met betrekking tot het penvoerderschap;

• g. samenwerkingsverband: natuurlijke personen of rechtspersonen die juridisch en financieel onafhankelijk zijn van elkaar en die ten behoeve van de subsidieaanvraag samenwerken, blijkend uit een bij de subsidieaanvraag te overleggen samenwerkingsovereenkomst;

• h. sponsor: derde die in geld of in natura bijdraagt aan het te subsidiëren project, maar die niet actief deelneemt aan de uitvoering of het eventuele samenwerkingsverband van de subsidieaanvrager en waarmee de afspraken worden vastgelegd in een aparte sponsorovereenkomst;

• i. subsidieaanvrager: degene die de subsidie aanvraagt of namens wie de subsidie wordt aangevraagd en die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten en de daaraan verbonden verplichtingen;

• j. subsidieperiode: de tijdsduur, opgenomen in de verleningsbeschikking, waarbinnen de subsidieontvanger gerechtigd is om de subsidiabele activiteiten uit te voeren.

Artikel 1.3 Te hanteren kostenbegrippen

De subsidieaanvrager hanteert bij het berekenen van de subsidiabele kosten, genoemd in de desbetreffende subsidieregeling en bij het indienen van begrotingssubsidies of incidentele subsidies de volgende kostenbegrippen:

• a. aantal direct productieve uren per jaar: aantal uren per dag, vermenigvuldigd met het aantal werkbare dagen in een kalenderjaar minus:

  • 1°. wettelijk verlof en verlof conform de collectieve arbeidsovereenkomst of individuele arbeidsovereenkomst;

  • 2°. een percentage voor ziekteverzuim;

  • 3°. een percentage voor indirect productieve tijd op basis van ervaringsgegevens;

• b. afschrijvingskosten: kosten die de economische waardevermindering weergeven van een investering tegen historische kostprijs gedurende de economische levensduur;

• c. arbeids- en personeelsuren: uren van personeel van de subsidieaanvrager dat al dan niet in loondienst is, niet zijnde kosten derden;

• d. bijdrage in natura: uren, zaken of diensten die aantoonbaar om niet zijn ingebracht door een derde;

• e. directe kosten: kosten die rechtstreeks, meetbaar en traceerbaar aan de kostendrager kunnen worden toegerekend;

• f. economische levensduur: periode waarna de investering economisch verouderd is;

• g. eigen bijdrage: bijdrage van de subsidieaanvrager of een deelnemer met betrekking tot het aangevraagde te subsidiëren project of activiteiten;

• h. emolumenten: werkgerelateerde beloningen die buiten het normale loon vallen;

• i. indirect productieve tijd: tijd die wordt besteed aan zaken als werkbesprekingen, personeelsaangelegenheden en studieverlof;

• j. indirecte kosten: kosten die niet rechtstreeks aan de kostendrager kunnen worden toegerekend;

• k. integrale kosten: totaal van de directe kosten en de indirecte kosten die de subsidieaanvrager maakt voor een gesubsidieerde activiteit;

• l. kostendrager: specifiek product, project, dienst of activiteit, waaraan de kosten worden toegerekend, waarmee de prijs per eenheid kan worden bepaald;

• m. kosten derden: kosten die op factuur aantoonbaar en aan derden verschuldigd zijn en die direct voor de subsidiabele activiteit worden gemaakt;

• n. kostenplaats: specifieke locatie, afdeling of eenheid binnen een organisatie, waar kosten worden gemaakt;

• o. kostensoort: categorie of classificatie van kosten, die wordt gebruikt om de verschillende kosten in een organisatie te indentificeren en te groeperen;

• p. kostenverdeelstaat: overzicht waarin op schematische en transparante wijze directe en indirecte kosten worden toegerekend aan kostendragers;

• q. loonkosten: optelsom van de bruto loonkosten, niet winst afhankelijke emolumenten, dan wel extra verdiensten naast het loon, werkgeverslasten, kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden en, indien van toepassing, een evenredig deel van de begrote kosten voor een eventuele wachtgelduitkering na ontslag, voor personeel dat werkzaamheden verricht ten behoeve van subsidiabele activiteiten;

• r. out-of-pocket kosten: geringe kosten waarvan de bedragen niet afzonderlijk gespecificeerd hoeven te worden;

• s. subsidiabele kosten: kosten die in een subsidieregeling als subsidiabel zijn aangemerkt of kosten die bij het verlenen en vaststellen van begrotingssubsidies of incidentele subsidies door Gedeputeerde Staten als subsidiabel worden aangemerkt;

• t. uurtarief: tarief per uur voor arbeids- en personeelsuren, niet bevattend debetrente, boetes, provisies, financiële sancties, winstopslagen, gerechtskosten, voorzieningen voor mogelijke toekomstige verliezen of lasten, wisselverliezen, terugvorderbare indirecte belastingen, schulden of onvoorziene kosten;

• u. vrijwilliger: natuurlijk persoon die:

  • 1°. werkzaamheden verricht voor organisaties die niet onderworpen zijn aan vennootschapsbelasting of daarvan zijn vrijgesteld, sportverenigingen, sportstichtingen of Algemeen Nut Beogende Instellingen;

  • 2°. niet in dienst is bij de organisatie, vereniging, stichting of instelling, bedoeld onder 1°; en

  • 3°. de werkzaamheden niet voor zijn beroep verricht;

• v. vrijwilligersvergoeding: vergoeding die zo laag is dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van de werkzaamheden.

Artikel 1.4 Berekeningswijzen uurtarieven arbeids- en personeelsuren

• 1. In geval van een projectsubsidie berekent de subsidieaanvrager de subsidiabele uurtarieven van arbeids- en personeelsuren op basis van een of meer van de volgende in de subsidieregeling vast te leggen berekeningswijze:

  • a. integrale kosten;

  • b. kosten per kostendrager vermeerderd met een forfaitair vastgestelde opslag voor indirecte kosten; of

  • c. een forfaitair vastgesteld uurtarief.

• 2. In geval van een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie berekent de subsidieaanvrager de subsidiabele uurtarieven van arbeids- en personeelsuren op basis van integrale kosten.

Artikel 1.5 Uurtarief op basis van integrale kosten

• 1. Bij de berekeningswijze op basis van integrale kosten:

  • a. berekent de subsidieaanvrager het maximale subsidiabele uurtarief op basis van het aantal direct productieve uren per jaar;

  • b. berekent de subsidieaanvrager de integrale kosten op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaarde grondslagen;

• 2. Indien het een projectsubsidie betreft, overlegt de subsidieaanvrager een begrijpelijke en transparante onderbouwing van het uurtarief, bedoeld in het eerste lid, onder a.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen in de desbetreffende subsidieregeling nadere vereisten stellen aan de onderbouwing, bedoeld in het tweede lid.

• 4. Indien het een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie betreft, overlegt de subsidieaanvrager een kostenverdeelstaat.

• 5. Indien de kostendragers op basis van bedrijfseconomische of rationele gronden niet in een uurtarief kunnen worden uitgedrukt kunnen Gedeputeerde Staten in de beschikking tot subsidieverlening bepalen dat volstaan kan worden met de binnen de organisatie toegepaste eenheid voor tariefberekening passend bij de kostendrager, mits deze gangbaar en algemeen geaccepteerd is.

Artikel 1.6 Uurtarief op basis van kostendrager met opslag

Bij de berekeningswijze op basis van kosten per kostendrager:

• a. rekent de subsidieaanvrager kosten van arbeidsuren en personeelsuren via een kostendrager toe aan een subsidiabele activiteit;

• b. hanteert de subsidieaanvrager op de kosten, bedoeld onder a, het maximale opslagpercentage voor indirecte kosten, vastgesteld in de desbetreffende subsidieregeling.

Artikel 1.7 Uurtarief op basis van forfaitair vastgesteld uurtarief

Bij de berekeningswijze op basis van een forfaitair vastgesteld uurtarief hanteert de subsidieaanvrager het maximale uurtarief, vastgesteld in de desbetreffende subsidieregeling.

Artikel 1.8 Hoogte subsidie bij bijdrage in natura

• 1. Gedeputeerde Staten nemen bijdragen in natura geheel of gedeeltelijk mee als subsidiabele kosten in de berekening van de hoogte van de subsidie indien:

  • a. een berekening en onderbouwing van de gekapitaliseerde waarde van de bijdragen in natura kan worden overgelegd; en

  • b. de aan de bijdrage in natura toegekende gekapitaliseerde waarde niet hoger is dan de waarde die gewoonlijk op de desbetreffende markt wordt aanvaard.

• 2. Onverminderd andere bepalingen met betrekking tot de subsidiehoogte, bedraagt de uiteindelijke hoogte van de subsidie nooit meer dan maximaal de totale subsidiabele kosten min de gekapitaliseerde bijdrage in natura.

Artikel 1.9 Berekeningswijze vrijwilligersvergoeding

De kosten van vergoedingen voor vrijwilligers zijn subsidiabel:

• a. indien deze aantoonbaar aan de vrijwilliger ter beschikking zijn gesteld;

• b. indien in de financiële administratie het aantal gewerkte uren met bijhorende vergoeding per vrijwilliger is vastgelegd; en

• c. tot een maximum van het bedrag per uur, per maand en per jaar, vastgesteld door de Belastingdienst voor het desbetreffende kalenderjaar.

§ 2 Accountantscontrole en controleverklaring

Artikel 2.1 Begripsbepalingen

In deze paragraaf en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

accountant: accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;

accountantscontrole: controle als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

Asv : Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

Awb : Algemene wet bestuursrecht;

BW: Burgerlijk Wetboek;

controleverklaring: verklaring als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

exploitatiesubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

financieel projectverslag: verslag als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

financieel verslag: verslag als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

jaarrekening: jaarrekening als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

NBA: Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants;

omvangsbasis : totaal aan lasten in de verantwoording;

projectsubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

rechtmatigheid: naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, volgend uit het van toepassing zijnde normenkader.

Artikel 2.2 Accountantscontrole

• 1. De subsidieontvanger verstrekt aan een accountant de opdracht om:

  • a. een accountantscontrole uit te voeren inzake de financiële verantwoording; en

  • b. de bevindingen van die controle vast te leggen in een controleverklaring.

• 2. De accountantscontrole, bedoeld in het eerste lid:

  • a. bevat als object:

    • 1°. het financieel projectverslag van de uitgevoerde subsidiabele activiteiten; of

    • 2°. het financieel verslag per kalenderjaar waarvoor subsidie is verleend, inclusief de besteding van de provinciale subsidies middelen; of

    • 3°. indien wettelijk verplicht, een jaarrekening per kalenderjaar waarvoor subsidie is verleend, inclusief de besteding van de provinciale subsidies.

  • b. heeft als normenkader de volgende wet- en regelgeving:

    • 1°. titel 4.2 van de Awb;

    • 2°. de Asv;

    • 3°. deze regeling;

    • 4°. de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verleend;

    • 5°. de Beleidsregel misbruik en oneigenlijk gebruik Noord-Brabant;

    • 6°. eventueel van toepassing zijnde nationale of Europese regelgeving met betrekking tot aanbestedingen, staatssteun of mededinging;

    • 7°. overige door de provincie Noord-Brabant gestelde vereisten en verplichtingen als opgenomen in de subsidiebeschikking.

  • c. voldoet aan de op dat moment geldende beroepsvoorschriften, vastgesteld door de NBA.

  • d. voldoet voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring aan:

    • 1°. de toegestane toleranties voor de financiële verantwoording overeenkomstig de percentages, opgenomen in bijlage 1, behorende bij deze regeling; en

    • 2°. het afzetten van de percentages, bedoeld onder 1°, tegen de omvangsbasis.

Artikel 2.3 Controleverklaring

De door de subsidieontvanger overgelegde controleverklaring, bedoeld in artikel 2.2 eerste lid voldoet aan de volgende vereisten:

• a. uit de controleverklaring blijkt:

  • 1°. of de in de financiële verantwoording opgenomen bedragen getrouw zijn weergegeven; en

  • 2°. of de baten en lasten in overeenstemming zijn met de financiële aspecten van de wet- en regelgeving, bedoeld in artikel 2.2, tweede lid, onder b, voor zover dit in redelijkheid te toetsen is door de accountant;

• b. de controleverklaring verschaft een redelijke mate van zekerheid over het object van de controle;

• c. de controleverklaring is opgesteld conform:

  • 1°. model 10.2a van de NBA, Controleverklaring in de publieke en semipublieke sector bij een jaarrekening zonder consolidatie, met een oordeel over financiële rechtmatigheid door de accountant, met daarin een aparte passage voor het oordeel over de rechtmatigheid, indien het een exploitatiesubsidie betreft;

  • 2°. model 10.3 van de NBA, Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke en semipublieke sector, indien het een projectsubsidie betreft;

• d. de controleverklaring bevat een toelichtende paragraaf, indien:

  • 1°. door de accountant specifieke bevindingen zijn gedaan; en

  • 2°. de bevindingen, bedoeld onder 1°, naar het oordeel van de accountant van belang kunnen zijn voor Gedeputeerde Staten.

§ 3 Begrotingssubsidies naar aard exploitatiesubsidies

Artikel 3.1 Begripsbepalingen

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

Asv : Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

Awb : Algemene wet bestuursrecht;

begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder c, van de Asv;

bestemmingsreserve: reserve in de zin van artikel 4:71, eerste lid onder g, van de Awb, waaraan het bestuur van een subsidieontvanger een beperktere bestedingsmogelijkheid heeft gegeven dan gezien de doelstelling van de subsidieontvanger zou zijn toegestaan;

egalisatiereserve: egalisatiereserve als bedoeld in artikel 4:72, eerste lid, van de Awb;

financieel verslag: verslag als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

jaarrekening: jaarrekening als bedoeld in artikel 1 van de Asv.

Artikel 3.2 Vereisten subsidieaanvraag

Onverminderd artikel 12 van de Asv, voldoet een subsidieaanvrager van een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie aan de volgende vereisten:

• a. de subsidieaanvraag bevat een activiteitenplan waarin in ieder geval is opgenomen:

  • 1°. een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd;

  • 2°. de daarmee nagestreefde doelstellingen;

  • 3°. per activiteit de daarvoor benodigde personele en materiële middelen; en

  • 4°. een sluitende en realistische begroting;

• b. de begroting, bedoeld in onderdeel a, onder 4, bevat:

  • 1°. een overzicht van de voor het kalenderjaar geraamde baten en lasten van de subsidieaanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd;

  • 2°. een vergelijking met de begroting van het lopende kalenderjaar en de gerealiseerde baten en lasten van het jaar voorafgaand aan het lopende kalenderjaar, tenzij voor de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft nog niet eerder subsidie werd verstrekt.

• c. de begrotingsposten worden ieder afzonderlijk van een toelichting voorzien;

• d. indien de subsidieaanvrager voor dezelfde begrote lasten tevens subsidie heeft aangevraagd bij een of meer andere bestuursorganen, doet hij daarvan mededeling in de subsidieaanvraag, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die subsidieaanvraag of de subsidieaanvragen;

• e. indien in het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar geen begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie werd aangevraagd, gaat de subsidieaanvraag van een privaatrechtelijke rechtspersoon vergezeld van:

  • 1°. een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon of van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd; en

  • 2°. de laatst opgemaakte jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of de balans en de staat van baten en lasten en de toelichting daarop of, indien deze bescheiden ontbreken, een verslag over de financiële positie van de aanvrager op het moment van de aanvraag;

• f. de in onderdeel e, onder 2°, bedoelde bescheiden dan wel het verslag over de financiële positie zijn voorzien van een van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek afkomstige verklaring omtrent de getrouwheid onderscheidenlijk een mededeling, inhoudende dat van onjuistheden niet is gebleken;

• g. Gedeputeerde Staten kunnen ontheffing verlenen van het bepaalde onder f, indien de subsidieontvanger hiertoe een gemotiveerd en schriftelijk verzoek indient bij Gedeputeerde Staten.

Artikel 3.3. Verlening

Gedeputeerde Staten verlenen een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie voor een kalenderjaar.

Artikel 3.4 Verplichtingen melding

Onverminderd artikel 17 van de Asv doet de subsidieontvanger onverwijld melding bij Gedeputeerd Staten van:

• a. het oprichten van dan wel deelnemen in een rechtspersoon;

• b. het wijzigen van de statuten;

• c. het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van registergoederen, indien zij mede zijn verworven door middel van de subsidiegelden, dan wel de lasten daarvoor mede worden bekostigd uit de subsidiegelden;

• d. het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, indien deze goederen geheel of gedeeltelijk zijn verworven door middel van de subsidie dan wel de uitgaven daarvoor mede zijn bekostigd uit de subsidie;

• e. het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening;

• f. het aangaan van overeenkomsten waarbij de subsidieontvanger zich verbindt tot zekerheidsstelling met inbegrip van zekerheidsstelling voor schulden van derden of waarbij hij zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt;

• g. het vormen van fondsen;

• h. het vormen van reserves;

• i. het ontbinden van de rechtspersoon;

• j. het doen van aangifte tot zijn faillissement of het aanvragen van zijn surséance van betaling.

Artikel 3.5 Verplichtingen egalisatiereserve

• 1. Bij de verlening van een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie van € 125.000 en hoger passen Gedeputeerde Staten artikel 4:72 van de Awb toe.

• 2. Een subsidieaanvrager van een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie van € 125.000 en hoger heeft in ieder geval de volgende verplichtingen:

  • a. de subsidieontvanger, die tevens activiteiten verricht die niet met provinciale middelen worden gefinancierd, houdt een administratie aan waarin vermogens van provinciale en andere herkomst afzonderlijk verantwoord worden;

  • b. de subsidieontvanger vormt eenmaal een egalisatiereserve;

  • c. de egalisatiereserve, bedoeld onder b, bedraagt bij vaststelling:

    • 1°. ten hoogste € 25.000 van de verleende subsidie, indien het een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie tot € 250.000 betreft;

    • 2°. maximaal 10% van de verleende subsidie, indien het een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie van € 250.000 en hoger betreft.

  • d. de subsidieaanvrager brengt het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend ten gunste onderscheidenlijk ten laste van de egalisatiereserve.

Artikel 3.6 Verplichtingen bestemmingsreserve

• 1. De subsidieaanvrager van een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie die met provinciale middelen een bestemmingsreserve wil vormen dient bij Gedeputeerde Staten een verzoek om instemming in.

• 2. Het verzoek, bedoeld in het eerste lid, bevat een beheers- en beleidsplan, overeenkomstig het daartoe door Gedeputeerde Staten vastgestelde model beheers- en beleidsplan.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen de met provinciale middelen gevormde bestemmingsreserve geheel of gedeeltelijk terug vorderen indien:

  • a. de subsidiabele activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd;

  • b. de subsidieverlening of subsidievaststelling wordt ingetrokken;

  • c. de subsidierelatie wordt beëindigd; of

  • d. de rechtspersoon die de begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie ontving, wordt ontbonden.

Artikel 3.7 Bevoorschotting en betaling

• 1. Gedeputeerde Staten verstrekken voor begrotingssubsidies naar aard exploitatiesubsidie van € 25.000 en hoger een voorschot op het verleende subsidiebedrag.

• 2. Gedeputeerde Staten bepalen de hoogte van het voorschot, bedoeld in het eerste lid, op basis van prestaties, besteding en liquiditeitsbehoefte van de subsidieontvanger.

• 3. Gedeputeerde Staten betalen het voorschot in vier gelijke termijnen in vier kwartalen, tenzij de liquiditeitsbehoefte van de subsidieontvanger een andere verdeling noodzakelijk maakt.

Artikel 3.8 Verplichtingen bij vaststelling

Onverminderd de artikelen 16 tot en met 22 van de Asv heeft de subsidieontvanger aan wie een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie wordt verleend de volgende verplichtingen:

• a. Gedeputeerde Staten vermelden in de beschikking tot subsidieverlening welke gegevens voor de vaststelling van de subsidie , door de subsidieontvanger worden verstrekt, alsmede op welk tijdstip of welke termijn;

• b. hij voert een zodanig ingerichte administratie, dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen alsmede de betalingen en de ontvangsten kunnen worden nagegaan;

• c. hij bewaart de administratie, bedoeld onder c, alsmede de daartoe behorende bescheiden gedurende zeven kalenderjaren na afronding van de activiteiten;

• d. het activiteitenverslag omschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend en bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen.

§ 4 Slotbepalingen

Artikel 4.1 Intrekking

De volgende regelingen worden ingetrokken:

• a. Regeling uniforme kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies Noord-Brabant 2017;

• b. Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant 2020;

• c. Beleidsregel begrotingssubsidies Noord-Brabant 2020.

Artikel 4.2 Evaluatie

Gedeputeerde Staten zenden in 2028 aan Provinciale Staten een verslag over de effecten en doeltreffendheid van deze regeling in de praktijk.

Artikel 4.3 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 4.4 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling algemene subsidienormen Noord-Brabant.

’s-Hertogenbosch, 20 augustus 2024

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter,

mr. I.R. Adema

de secretaris,

drs. G.H.E. Derks MPA

Bijlage 1 behorende bij artikel 2.2, tweede lid, onderdeel d, onder 1 van de Regeling algemene subsidienormen Noord-Brabant

Toegestane toleranties

	Strekking controleverklaring:
Goedkeuringstolerantie	Goed-keurend	Beperking	Oordeel-onthouding	Afkeurend
Fouten in de verantwoording	≤ 1%	>1%	-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle	≤ 3%	>3%	≥ 10%	-

Deze percentages worden afgezet tegen de omvangsbasis (= totaal aan lasten in de verantwoording)

Toelichting behorende bij de Regeling algemene subsidienormen Noord-Brabant

• I. Algemeen deel

Gedeputeerde Staten wensen naar aanleiding van de vierde wijziging van de Algemene subsidieverordening (hierna: Asv) geharmoniseerde regels vast te stellen voor uniforme subsidiebegrippen, kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies, regels met betrekking tot de accountantscontrole en de controleverklaring en regels omtrent begrotingssubsidies. Met deze aanbouwregeling inzake algemene subsidienormen zijn de Regeling uniforme kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies Noord-Brabant 2017, de Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant 2020 en de Beleidsregel begrotingssubsidies Noord-Brabant 2020 ingetrokken.

• I.I Achtergrond paragraaf 1

Artikel 10 van de Asv bevat de grondslag voor Gedeputeerde Staten om regels te stellen met betrekking tot de door de subsidieaanvrager bij het berekenen van de subsidiabele kosten te hanteren uniforme kostenbegrippen en berekeningswijzen.

Deze paragraaf sluit aan bij aanwijzing 19 van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking, zoals opgenomen in de bijlage bij de Regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, van 15 december 2009, nr. 3086451, houdende vaststelling van Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (ook wel bekend als het “Uniform subsidiekader” (USK)).

Met deze paragraaf worden forfaitaire elementen geïntroduceerd die een hulpmiddel zijn om de bepaling van de subsidiabele kosten, en daarmee van het subsidiebedrag, te vereenvoudigen en te uniformeren. De paragraaf bevat de subsidiebegrippen, kostenbegrippen en berekeningswijzen die de subsidieaanvrager bij de berekening van de subsidiabele kosten dient te hanteren. Hiermee wordt een verschillende uitleg van begrippen voorkomen. In de artikelsgewijze toelichting is een nadere toelichting opgenomen ten aanzien van enkele begrippen.

• I.II Achtergrond paragraaf 2

Gedeputeerde Staten wensen een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid van de door subsidieontvangers te overleggen verantwoording over de aan hen verstrekte subsidies en over de rechtmatigheid van de baten en lasten. Gedeputeerde Staten achten het in dat kader van belang om normen vast te stellen ten aanzien van de door hen gewenste reikwijdte, het object van de controle en de diepgang van de door de subsidieontvanger bij de verantwoording te overleggen controleverklaring en de daaraan ten grondslag liggende accountantscontrole door de accountant van de subsidieontvanger. Gedeputeerde Staten beogen hiermee te voorkomen dat er verschillen ontstaan tussen de wensen en verwachtingen die leven bij de provincie enerzijds en de feitelijke invulling van de accountantscontrole en de af te geven controleverklaring van de accountant van de subsidieontvanger anderzijds.

• I.III Achtergrond paragraaf 3

Gedeputeerde Staten wensen de verstrekking van begrotingssubsidies als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder c, van de Asv op uniforme wijze te regelen, met name voor wat betreft de reservevorming en bevoorschotting.

• I.IV Juridisch

Deze regeling is vastgesteld op grond van de Asv. Voor een goed begrip van deze regeling is dus ook bestudering van de Asv noodzakelijk. Bij wettelijke subsidies is ook de desbetreffende subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verstrekt van belang. Daarnaast is de Algemene wet bestuursrecht onverkort van toepassing op alle subsidies.

• II. Artikelsgewijs deel

• II.I Artikelsgewijs paragraaf 1

Artikel 1.2 Te hanteren subsidiebegrippen

Onder f (penvoerder)

Indien het samenwerkingsverband in de samenwerkingsovereenkomst heeft aangegeven dat de penvoerder financieel gemachtigd is om ook subsidie namens de andere samenwerkingspartners aan te vragen en ook de totale financiële verantwoording draagt van het project zien Gedeputeerde Staten de betaling van de subsidie aan de penvoerder als een betaling van de subsidie aan alle deelnemers van het samenwerkingsverband.

Onder h (samenwerkingsverband)

Gedeputeerde Staten wijzen daarbij op het belang dat de deelnemers aan het samenwerkingsverband voor indiening van de aanvraag goed nagaan of en op welke manier zij zullen samenwerken of bijdragen aan het project. Deze afspraken dienen te worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.

Indien de deelnemers aan het samenwerkingsverband specifiek ten behoeve van de samenwerking een nieuwe rechtspersoon oprichten, bijvoorbeeld in de vorm van een stichting, dan zien Gedeputeerde Staten die stichting als de enige subsidieaanvrager.

Artikel 1.3 Te hanteren kostenbegrippen

De in dit artikel opgenomen begrippen sluiten aan bij de begrippen zoals opgenomen in aanwijzing 19 van het USK.

Onder a (aantal direct productieve uren per jaar)

Dit begrip vormt de basis voor de berekening van het uurtarief bij de integrale kostenberekeningswijze. Het aantal uren per dag is bijvoorbeeld 7,2 uren bij een 36-urige werkweek.

Onder b (afschrijvingskosten)

Opgemerkt zij dat de subsidieaanvrager voor de berekening van de hoogte van de afschrijvingskosten de afschrijvingsmethode kan hanteren die binnen de organisatie gangbaar is, mits algemeen geaccepteerd (bijvoorbeeld lineair afschrijven of afschrijven met een vast percentage van de boekwaarde). Voor de uiteindelijke toerekening van afschrijvingskosten zal rekening moeten worden gehouden met de subsidieperiode en de mate van gebruik van de investering ten behoeve de subsidiabele activiteiten.

Onder c (arbeids- en personeelsuren)

In het begrip “arbeids- en personeelsuren” is opgenomen dat het gaat om uren van personeel van de subsidieaanvrager. Gedeputeerde Staten kunnen bepalen dat subsidie ook kan worden aangevraagd door een samenwerkingsverband. Het kan daarbij gaan om een samenwerkingsverband van rechtspersonen, een samenwerkingsverband van rechtspersonen en natuurlijke personen of een samenwerkingsverband van alleen natuurlijke personen. Onder het begrip “arbeids- en personeelsuren” vallen derhalve ook de uren van alle deelnemers van het samenwerkingsverband. Bij uren van personeel dat niet in loondienst is, gaat het bijvoorbeeld om uitzendkrachten en interimpersoneel. De inzet van een eigenaar (al dan niet in loondienst) kan eveneens worden meegenomen bij de “arbeids- en personeelsuren”.

Onder e (directe kosten)

Bij directe kosten kan het gaan om kosten van een kostendrager en kosten derden.

Onder f (economische levensduur)

De eventuele restwaarde na de economische levensduur hoort niet tot de subsidiabele kosten en dient dus in mindering te worden gebracht.

Onder j (indirecte kosten)

Met indirecte kosten worden kosten bedoeld die niet direct kunnen worden toegewezen aan een kostendrager. Indirecte kosten worden via een verdeelsleutel toegerekend aan een kostendrager. Voorbeelden van indirecte kosten zijn algemene huur-, administratie-, marketing- en overheadkosten.

Onder l (kostendrager)

Met een kostendrager bedoelen Gedeputeerde Staten een specifiek product, project, dienst of activiteit waaraan de kosten worden toegerekend. Door de kosten toe te wijzen aan kostendragers kan de prijs per eenheid worden bepaald. Bijvoorbeeld een uurtarief.

Onder m (kosten derden)

Het gaat hierbij bijvoorbeeld om kosten van gehele of gedeeltelijke uitbesteding door de subsidieaanvrager van een deel van de subsidiabele activiteit of kosten van voor de subsidiabele activiteit geleverde goederen en diensten.

Een subsidieaanvrager kan ook als gemachtigde en penvoerder namens meerdere aanvragers die samenwerken een subsidie aanvragen. Onderlinge leveringen tussen deelnemers van een samenwerkingsverband die samen een samenwerkingsovereenkomst hebben gesloten vallen dan niet onder het begrip “kosten derden”. Onderlinge leveringen tussen juridisch of financieel met de subsidieaanvrager verbonden zusterondernemingen, dochterondernemingen, moederondernemingen of vergelijkbare ondernemingen vallen ook niet onder dit kostenbegrip.

Onder o ( kostenverdeelstaat )

Onder kostenverdeelstaat verstaan Gedeputeerde Staten een overzicht waarin op schematische wijze indirecte en directe kosten worden toegerekend aan kostendragers. Hierbij worden transparante verdeelsleutels gebruikt voor de toedeling van indirecte kosten. Dit kunnen bijvoorbeeld arbeidsuren zijn. Uitgangspunt is dat kosten direct worden toegerekend aan kostendragers waar het kan en via een verdeelsleutel waar het niet direct kan.

Onder p (kostenplaats)

Met kostenplaats wordt een specifieke locatie, afdeling of eenheid binnen een organisatie bedoeld waar kosten worden gemaakt. Bijvoorbeeld administratie, management of huisvesting.

Onder q (kostensoort)

Met het begrip kostensoort wordt een categorie of classificatie van kosten bedoeld die wordt gebruikt om de verschillende kosten in een bedrijf te identificeren en te groeperen. Voorbeelden van kostensoorten zijn huisvestingskosten, loonkosten en kantoorkosten.

Onder r (out-of-pocket kosten)

Bij dergelijke kosten kan het bijvoorbeeld gaan om parkeer- of lunchkosten van relatief geringe omvang die door de subsidieaanvrager worden vergoed aan personen of ondernemingen die werk voor hen verrichten.

Artikel 1.8 Berekeningswijze bijdrage in natura

Eerste lid Vereisten

Alleen als er aan de vereisten in dit lid is voldaan nemen Gedeputeerde Staten bijdragen in natura geheel of gedeeltelijk mee als subsidiabele kosten in de berekening van de hoogte van de subsidie.

Tweede lid Berekening

Een bijdrage in natura in een project kan van invloed zijn op de maximale hoogte van het subsidiebedrag. Uit het tweede lid volgt dat het subsidiebedrag nooit hoger mag zijn dan de totale subsidiabele kosten min de bijdragen in natura. Voor de berekening hiervan wordt rekenkundig de bijdrage in natura afgetrokken van de totale subsidiabele kosten. Het bedrag dat vervolgens overblijft is het bedrag dat maximaal als subsidie kan worden verleend. Deze berekening komt dan in aanvulling op andere subsidiehoogte bepalingen, zoals bijvoorbeeld een subsidiehoogte percentage.

Rekenvoorbeeld 1:

Totale subsidiabele kosten zijn € 300.000.

Het deel hiervan in bijdrage in natura is € 170.000.

Als de subsidiehoogte bijvoorbeeld 50% is, dan zou eigenlijk € 300.000 x 0,5 is € 150.000 de te verlenen subsidie zijn.

Echter door de bijdrage in natura in dit project is het bedrag dat door deze regel maximaal aan subsidie kan worden verleend slechts € 130.000, omdat dan gekeken wordt naar de totale subsidiabele kosten min de bijdrage in natura, zijnde € 300.000 - € 170.000 = € 130.000.

Rekenvoorbeeld 2

Totale subsidiabele kosten zijn € 100.000.

Het deel hiervan in bijdrage in natura is € 25.000.

Als de subsidiehoogte bijvoorbeeld 50% is, dan zou eigenlijk € 100.000 x 0,5 is € 50.000 de te verlenen subsidie zijn.

Door de bijdrage in natura in dit project zou het bedrag dat door deze regel maximaal aan subsidie kan worden verleend € 100.000 - € 25.000 = € 75.000 zijn. Omdat de subsidiehoogte in het geval er geen sprake zou zijn van een bijdrage in natura echter maar € 50.000 zou zijn, blijft de te verlenen subsidie in dit voorbeeld € 50.000.

De uiteindelijk te verlenen subsidie bij een bijdrage in natura kan dus wel lager, maar nooit hoger zijn dan de maximale subsidiehoogte in het normale geval.

• II.II Artikelsgewijs paragraaf 2

Artikel 2.1 Begripsbepalingen

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid betekent in het algemeen het voldoen aan de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. In het kader van deze paragraaf wordt rechtmatigheid gedefinieerd als de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect. Deze verplichtingen zijn opgesomd in artikel 2.4 van deze paragraaf. Indien het niet of onjuist toepassen van de wet- en regelgeving onherstelbaar is, resulteert dit in een rechtmatigheidsfout.

Artikel 2.2 Accountantscontrole

Tweede lid, onderdeel b, onder 6° Europese regelgeving

Met Europese regelgeving bedoelen Gedeputeerde Staten onder andere de op de subsidie van toepassing zijnde Europese verordeningen, richtlijnen en programma’s en de Europese staatssteun- en aanbestedingsregels.

Tweede lid, onder c Beroepsvoorschriften NBA

Gedeputeerde Staten beogen niet om een aanpak van de accountantscontrole voor te schrijven. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle bij de subsidieontvanger en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen.

Artikel 2.3 Controleverklaring

Onder c Model

Voor de meest actuele versie van de controleverklaringen verwijzen Gedeputeerde Staten naar de website van de NBA: www.nba.nl.

Onder d Gewenste mate van zekerheid

Volgens de richtlijnen voor de accountantscontrole betekent dit dat de accountant een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid dient te verschaffen. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95%. Gedeputeerde Staten volgen deze lijn.

• II.III Artikelsgewijs paragraaf 3

Artikel 3.3. Verlening

Gedeputeerde Staten verlenen de subsidie niet per boekjaar, maar altijd per kalenderjaar. Indien er sprake is van een afbouw van een subsidie kan het voorkomen dat de subsidie slechts voor een deel van een kalenderjaar verstrekt wordt.

Artikel 3.5 Verplichtingen egalisatiereserve

Gedeputeerde Staten hebben het uitgangspunt dat organisaties gestimuleerd moeten worden in het verwerven van eigen (markt)inkomsten. Het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend, komt ten gunste of ten laste van de egalisatiereserve. Deze reserve is bedoeld ter egalisatie van tekorten en overschotten in de exploitatie over meerdere kalenderjaren. De egalisatiereserve wordt gevormd uit exploitatieoverschotten en behoort tot het eigen vermogen.

Artikel 3.6 Verplichtingen bestemmingsreserves

Instellingen krijgen onder voorwaarden de mogelijkheid een bestemmingsreserve te vormen met provinciale middelen. Vorming en voeding van een bestemmingsreserve dient gebaseerd te zijn op een goed doordacht beleids- en beheersplan van de subsidieontvanger. Deze reserve behoort tot het eigen vermogen en betreft geen financiële verplichtingen. Wettelijk gezien valt deze reserve onder de overige reserves als bedoeld in artikel 373, eerste lid, onder f, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter,

mr. I.R. Adema

de secretaris,

drs. G.H.E Derks MPA