Verordening Accountantscontrole provincie Groningen 2023

PROVINCIALE STATEN VAN GRONINGEN

Gelezen:

Het statenvoorstel van Gedeputeerde Staten van 21 mei 2024, nr. 2024-065970, team Kwaliteit en control.

Gelet op:

• Artikel 217 van de Provinciewet

Overwegende dat:

• Vanaf verslagjaar 2023 in de jaarrekening de rechtmatigheidsverantwoording door het College van Gedeputeerde Staten wordt afgegeven en hiermee de verantwoordelijkheid van de accountant veranderd;

• De huidige versie van de verordening dateert uit 2007;

• Het hiermee noodzakelijk is om de Verordening Accountantscontrole provincie Groningen aan te passen.

BESLUITEN:

• I. De Verordening Accountantscontrole provincie Groningen 2023 vast te stellen.

• II. De Verordening Accountantscontrole provincie Groningen in te trekken.

• III. Het besluit tot vaststelling van de Verordening Accountantscontrole provincie Groningen 2023 bekend te maken in het Provinciaal blad.

De Verordening Accountantscontrole provincie Groningen 2023 luidt als volgt:

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: een door Provinciale Staten benoemde:

  • 1. registeraccountant, of

  • 2. accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister, bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten, of

  • 3. organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening;

• b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door Provinciale Staten benoemde accountant van:

  • 1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • 2. het in overeenstemming zijn van de door Gedeputeerde Staten opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet;

  • 3. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

  • 4. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen;

  • 5. de rechtmatigheid met betrekking tot de specifieke uitkeringen.

• c. rechtmatig(heid): het in overeenstemming zijn van de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, waaronder mede begrepen provinciale verordeningen en besluiten van Provinciale Staten.

• d. rechtmatigheidsverantwoording: de verantwoording in de jaarrekening waarin Gedeputeerde Staten aangeeft in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen.

• e. deelverantwoording: een in opdracht van Provinciale Staten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de provinciale organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• f. goedkeuringstolerantie: het bedrag (of de procentuele afwijking), dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

• g. rapporteringstolerantie: een bedrag (of procentuele afwijking) dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen (afwijkingen) voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van de rapporteringstolerantie vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

• h. verantwoordingsgrens: het door Provinciale Staten vastgestelde bedrag of percentage, waarboven Gedeputeerde Staten de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de provincie, exclusief toevoegingen aan de reserves. De grens moet minimaal gelijk zijn aan de goedkeuringstolerantie.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.

• 2. Gedeputeerde Staten bereiden in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties, de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de provinciale producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt.

• 4. In afwijking van het derde lid, onder de letters f en g kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen opnemen, dat zij jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt en welke rapporteringstoleranties hij daarbij hanteert.

• 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stellen Provinciale Staten voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten.

• 1. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende wet- en regelgeving en overleggen deze jaarrekening aan de accountant voor controle.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van Gedeputeerde Staten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming door de accountant is verstrekt.

• 4. Gedeputeerde Staten leggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan Provinciale Staten voor 1 juni van het jaar volgend op het dienstjaar.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening door Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond aan Provinciale Staten en de accountant gemeld door Gedeputeerde Staten.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt er periodiek overleg plaats tussen de accountant en betrokkenen van provinciaal bestuur en provinciale organisatie.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden de accountant alle verlangde informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Gedeputeerde Staten kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Zij informeren Provinciale Staten vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Gedeputeerde Staten zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd opdracht te verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn zij bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze afwijkingen terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt hij een afschrift van de melding aan Gedeputeerde Staten.

• 2. In aanvulling op het in de Provinciewet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles of deelcontroles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het team waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door Provinciale Staten van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de op grond van in hoofdstuk 8 van het Reglement van orde PS Provincie Groningen aangewezen Statencommissie.

Artikel 8. Intrekken oude verordening

De Verordening Accountantscontrole Provincie Groningen wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het Provinciaal blad en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

• 2. Deze verordening is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en volgende jaren.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Accountantscontrole provincie Groningen 2023.

Groningen, 10 juli 2024

Provinciale Staten voornoemd:

F.J. Paas, voorzitter

H. Engels - van Nijen, griffier