Provinciaal blad van Drenthe
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Drenthe | Provinciaal blad 2024, 10784 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Controleverordening provincie Drenthe 2024
Controleverordening provincie Drenthe 2024
Artikel 2, Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Artikel 3, Overige controles en opdrachten
- 1.
Gedeputeerde Staten kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van de jaarlijkse onderzoeken naar doelmatigheid en/of de doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur als bedoeld in de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 217a Provinciewet) Provincie Drenthe 2024’, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten vooraf over deze opdrachten.
- 2.
- 3.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is Gedeputeerde Staten bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de provincie is.
Artikel 5, Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de provincie. De accountant stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de provinciale organisatie.
Artikel 6, Toegang tot informatie door accountant
- 1.
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle in de provinciale organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de in de provinciale organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle in de provinciale organisatie werkende personen de accountant alle informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 7, Rapportage door accountant
- 1.
Indien de accountant bij een controle tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.
- 2.
- 3.
- 4.
Artikel 8, Intrekking oude regeling
De Controleverordening provincie Drenthe 2004 wordt ingetrokken.
Artikel 217 van de Provinciewet verplicht Provinciale Staten bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. In deze Controleverordening Provincie Drenthe 2024 stellen Provinciale Staten de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 217 van de Provinciewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden.
Provinciale Staten wijzen de accountant voor de controle van de jaarrekening aan. In het traject voorafgaand aan de aanwijzing – de aanbesteding – zijn Gedeputeerde Staten nauw betrokken. Gedeputeerde Staten kunnen daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken.
Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles.
Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben Gedeputeerde Staten en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo zorgen Gedeputeerde Staten ervoor dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder hebben Gedeputeerde Staten een eigenstandige informatieplicht richting Provinciale Staten.
Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten
Vanaf boekjaar 2023 nemen Gedeputeerde Staten een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de provincie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf boekjaar 2023 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
De rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, over de (financiële) rechtmatigheid te ondersteunen. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van Provinciale Staten op dit vlak te versterken.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het Gedeputeerde Staten, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel 2, Opdrachtverlening/ benoeming accountant
Na afloop van ieder begrotingsjaar moeten Gedeputeerde Staten verantwoording afleggen aan Provinciale Staten over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag.
Daaraan voorafgaand moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 217, Provinciewet). Artikel 2 van deze verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kunnen Provinciale Staten aandachtspunten meegeven aan de accountant die zij nader belicht willen zien.
De goedkeuringstoleranties en rapportagegrenzen worden door Gedeputeerde Staten geregeld in het Controleprotocol voor zowel de controleverklaring als de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel 217 van de Provinciewet geeft aan dat Provinciale Staten een of meerdere accountants aanwijzen. Het artikel verwijst naar de kwaliteitseisen die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst.
Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kunnen Provinciale Staten hun controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Provinciale Staten die per periode willen wisselen van controlerend accountant moeten de controlerend accountant van de afgelopen periode uitsluiten in de aanbesteding.
Provinciale Staten hebben een kaderstellende rol door het vaststellen van de selectiecriteria op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. In de praktijk stellen Gedeputeerde Staten het programma van eisen (in concept) op in samenwerking met Provinciale Staten. Ook voeren Gedeputeerde Staten de aanbesteding uit. De voorzitter van Provinciale Staten ondertekent de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant.
Voor de accountantscontrole geldt het minsteriele Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado). Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbases, goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringstoleranties voor het accountantsverslag. De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrenzen voor de accountant worden geregeld in het Controleprotocol.
De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Het geeft de grens weer van fouten of onzekerheden in de controle, die maximaal mogen voorkomen in een jaarrekening om een goedkeurende controleverklaring te ontvangen. Komen de fouten of onzekerheden boven deze grens uit, dan acht de accountant dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft.
De toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door Provinciale Staten zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s), vanwege de daarmee gepaard gaande werkzaamheden.
Voor de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten, worden de verantwoordingsgrenzen en eventuele afwijkende rapportagegrenzen, ook geregeld in het Controleprotocol.
Het derde lid, onder b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren (bijvoorbeeld nazorgfonds en fractievergoedingen). Op grond van deze (bijzondere) activiteiten, kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbases dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid, van het Bado).
Derde lid, onder c tot en met h
Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk
kostenverhogend kunnen werken. Daarom is expliciet opgenomen dat deze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.
Provinciale Staten kunnen de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en specifieke provinciale organisatieonderdelen jaarlijks opnieuw vaststellen. Op deze manier kunnen Provinciale Staten rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen.
Afhankelijk van de hoogte van het bedrag dat met de accountantscontrole gemoeid is, kan sprake zijn van Europees aanbesteden. Dit hangt ook af van de contractduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De Provinciale Staten stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3, Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de provincie die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door de provincie (specifieke uitkeringen) vaak een aparte controleverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort controles is een bevoegdheid van Gedeputeerde Staten. Ook kunnen Gedeputeerde Staten besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het eerste lid regelt hoe Gedeputeerde Staten moeten omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Veelal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 217a Provinciewet)’. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor Provinciale Staten in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen Gedeputeerde Staten en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien Gedeputeerde Staten het voornemen hebben de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dienen zij Provincie Staten hierover vooraf te informeren. Dit biedt Provinciale Staten de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden een oordeel te vormen en eventuele bedenkingen aan Gedeputeerde Staten kenbaar te maken.
Het tweede en het derde lid regelen dat Gedeputeerde Staten voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door Provinciale Staten aangewezen accountant inschakelen. Voor de controles die worden bedoeld in het tweede en derde lid, gelden echter vaak afwijkende controle-eisen van de derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries. In dat geval wordt in de opdrachtverlening aan de accountant aangegeven dat de controle aan deze afwijkende eisen moet voldoen.
Artikel 4, Inrichting accountantscontrole
Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en Gedeputeerde Staten ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren, Gedeputeerde Staten zijn hierin volgend.
Ter bevordering van een soepele accountantscontrole wordt periodiek overleg gevoerd en is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden. Daarnaast vinden de controlerende werkzaamheden vanuit verschillende invalshoeken plaats: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, onderzoeken die worden uitgevoerd door de Noordelijke Rekenkamer en de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die in opdracht van Gedeputeerde Staten worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat er dubbel werk wordt verricht is het raadzaam dat periodiek afstemming plaatsvindt over de uit te voeren onderzoeken.
Artikel 5, Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten
Gedeputeerde Staten zijn niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, waar een verklaring op wordt afgegeven. Ten opzichte van Provinciale Staten zijn Gedeputeerde Staten ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door Provinciale Staten geëiste deelverantwoordingen.
Regelt de beschikbaarstelling van achterliggende stukken, administraties etc. door Gedeputeerde Staten aan de accountant.
Deze verplichte schriftelijke verklaring van Gedeputeerde Staten wordt de Letter of Representation (hierna: LOR) genoemd.
De jaarrekening moet vóór 15 juli worden toegezonden aan de minister (artikel 204 van de Provinciewet). Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door Provinciale Staten moet zijn behandeld. Een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 202 van de Provinciewet) moet dan zijn doorlopen. Provinciale Staten stellen de jaarrekening niet eerder vast dan dat zij hebben besloten over het indemniteitsvoorstel van Gedeputeerde Staten.
Artikel 201 Provinciewet bepaalt dat Gedeputeerde Staten bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan Provinciale Staten de controleverklaring en het accountantsverslag daarbij moeten toevoegen.
Gebiedt Gedeputeerde Staten alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de controleverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten bekend is geworden – terstond te melden aan Provinciale Staten en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de statenbehandeling uit.
Beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de provincie. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan kan de accountant daar zoveel als mogelijk op steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Een organisatiegerichte accountantscontrole stimuleert verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel 6, Toegang tot informatie door accountant
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant bevoegd zijn om onbelemmerd onderzoek te kunnen doen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij Gedeputeerde Staten.
De accountant is bijvoorbeeld bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
De accountant heeft voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang tot alle werkende personen, kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met Provinciale Staten, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.
Artikel 7, Rapportering door accountant
Artikel 217, derde en vierde lid, Provinciewet geeft aan waar de controleverklaring en het accountantsverslag betrekking op moeten hebben. Zo moet de accountant onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het accountantsverslag bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.
Artikel 7 regelt de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die daarom ook in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door Provinciale Staten in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Het eerste lid regelt dat Gedeputeerde Staten in elk geval bij door de accountant geconstateerde afwijkingen, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgen van de schriftelijke mededeling hierover aan Provinciale Staten. Hetzelfde geldt als de accountant oordeelt dat de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2, derde lid). Gedeputeerde Staten kunnen op deze manier en in overleg met Provinciale Staten en de accountant mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel treffen.
De ‘daarvoor in aanmerking komende ambtenaren’ krijgen een rapportage van de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een gedeelte van de volledige controle). Dit zijn bijvoorbeeld de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
In de managementletter worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hier bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de provincie kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
De constateringen in de controleverklaring en het accountantsverslag worden voorafgaand aan verzending van ervan aan Provinciale Staten door de accountant besproken met Gedeputeerde Staten. Het geeft Gedeputeerde Staten de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de controleverklaring en het accountantsverslag.
De accountant licht zijn managementletter en accountantsverslag aan de begeleidingscommissie accountant ingesteld door Provinciale Staten mondeling toe.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2024-10784.html