Provinciaal blad van Utrecht
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Utrecht | Provinciaal blad 2024, 10657 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Utrecht | Provinciaal blad 2024, 10657 | beleidsregel |
Besluit van provinciale Staten van Utrecht en de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht van 19 juni 2024, nummer UTSP-1307258352-7792 tot vaststelling van het Reglement van Orde Provinciale Staten provincie Utrecht 2024 (Reglement van Orde Provinciale Staten provincie Utrecht 2024)
Provinciale Staten van Utrecht;
Gezien het voorstel van het Presidium van 22 mei 2024;
Commissaris van de Koning in de provincie Utrecht;
Gelet op de artikelen 16, 80, 81, 82,104a , 104d, 104e, 143 en 176 van de Provinciewet;
Besluiten vast te stellen het Reglement van Orde Provinciale Staten provincie Utrecht 2024:
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
Actuele vraag: een vraag tijdens een commissievergadering van een commissielid of een lid van Provinciale Staten aan een ander Statenlid of een fractie, aan Gedeputeerde Staten, of aan de commissaris van de Koning over een op dat moment spelende actuele kwestie waarbij beantwoording geen uitstel duldt;
Actualiteitenmotie: een voorstel van één of meerdere Statenleden om Provinciale Staten een richtinggevende uitspraak te laten doen over een actuele kwestie die niet voorzien had kunnen worden in voorgaande commissiecyclus en waarbij de behandeling gezien het actuele karakter geen uitstel duldt;
Agenderingsmotie: een voorstel van één of meerdere Statenleden over een niet spoedeisend onderwerp dat niet het afgelopen half jaar op de agenda van Provinciale Staten heeft gestaan en ook niet voorzien is voor een vergadering van Provinciale Staten in het komende half jaar;
Agenderingsvoorstel commissie: een voorstel van een Staten- of commissielid om een onderwerp toe te voegen aan een commissieagenda;
Amendement: een voorstel tot wijziging van een voor de vergadering van Provinciale Staten geagendeerde besluittekst, naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen;
BOB-model het model Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming dat tijdens het vergaderproces van Provinciale Staten wordt gevolgd;
Commissielid: het lid dat als plaatsvervanger van een Statenlid mag optreden als woordvoerder namens de fractie in een Statencommissie. Ook: een Statenlid in een commissievergadering.
Fractiemedewerker een medewerker op basis van een arbeidsovereenkomst in dienst van een fractie;
Fractievoorzittersoverleg: het overleg van de voorzitters van de in de Staten vertegenwoordigde fracties en de plaatsvervangend voorzitter onder voorzitterschap van de voorzitter van Provinciale State;
Geloofsbrieven: de schriftelijke bewijsstukken die een nieuw benoemd lid aan Provinciale Staten moet overleggen om te bewijzen dat hij/zij op wettige wijze is gekozen en dat er tegen zijn/haar verkiezing geen bezwaren bestaan;
Hamerstuk: een voorstel waarover geen beraadslaging en geen stemming door Provinciale Staten plaatsvindt;
Initiatiefvoorstel: een voorstel aan Provinciale Staten van één of meerdere Statenleden voor bijvoorbeeld een verordening, nieuw beleid of aanpassing van bestaande kaders;
Informatiebijeenkomst een bijeenkomst in de beeldvormende fase waarin inhoudelijke informatie wordt verschaft over een onderwerp en waar Statenleden, commissieleden en fractiemedewerkers verdiepende vragen kunnen stellen;
Interpellatie: een recht van een Statenlid om overeenkomstig de Provinciewet tijdens een vergadering van Provinciale Staten over een niet-geagendeerd onderwerp inlichtingen aan (leden van) Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning te vragen;
Interruptie: een korte en bondige vraag, bedoeld om verduidelijking te krijgen op een bepaald punt;
Maidenspeech de eerste bijdrage van een nieuw Statenlid in een debat in Provinciale Staten over een Statenvoorstel;
Mondelinge vraag: een vraag van een lid van Provinciale Staten aan een ander lid van Provinciale Staten of aan een fractie, aan Gedeputeerde Staten, of aan de commissaris van de Koning, tijdens een vergadering van Provinciale Staten;
Motie: een korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;
Presidium: het regulier overleg van commissievoorzitters en de voorzitter van Provinciale Staten onder voorzitterschap van de plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten;
Schriftelijke vraag: een op schrift geformuleerde vraag van een lid of meer leden van Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten of aan de commissaris van de Koning;
Spreektijdenregeling: een regeling die vastlegt hoeveel spreektijd elke fractie heeft in een vergadering;
Subamendement: een voorstel tot wijziging van een ingediend amendement;
Werkbijeenkomst: een bijeenkomst tijdens de beeldvormende fase waarbij door Gedeputeerde Staten inbreng kan worden opgehaald bij de Staten. Het betreft opinievorming, de wens tot het ophalen wordt vooraf kenbaar gemaakt en de opgehaalde inbreng is niet bindend.
Hoofdstuk 2 Toelating Statenleden en benoeming commissieleden
Artikel 1 Toelating Statenleden; nevenfuncties
Na toelating doet ieder lid bij de voorzitter opgave van de andere functies dan het lidmaatschap van Provinciale Staten die worden vervuld, als bedoeld in artikel 11 van de Provinciewet. Een aanvulling of wijziging van deze opgave brengt het lid direct ter kennis van de voorzitter. Openbaarmaking geschiedt via de provinciale website.
Artikel 2 Benoeming commissieleden, niet zijnde lid van Provinciale Staten
Als een fractie, die een commissielid heeft voorgedragen voor benoeming, niet meer in Provinciale Staten vertegenwoordigd is, is het voor het desbetreffende commissielid of -leden niet meer mogelijk deel te nemen aan de beraadslagingen en wordt het commissielid of -leden automatisch ontslag verleend.
Provinciewet art. 35: Provinciale Staten benoemen de gedeputeerden. Art. 31 is van toepassing op de stemming inzake de benoeming.
Als een of meer Statenleden van een of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden, is de naamvoering van deze fractie gelijk aan de achternaam van de fractievoorzitter en voor het overige voldoet deze fractie aan de vereisten uit artikel G2 van de Kieswet. De nieuwe naamvoering wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende Statenvergadering.
Provinciewet art. 14-1: Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van Provinciale Staten in de vergadering, in handen van de voorzitter, de volgende eed (verklaring en belofte) af: “Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van Provinciale Staten benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van Provinciale Staten naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God almachtig (Dat verklaar en beloof ik)”.
Voor een commissielid luidt de eed (verklaring en belofte) als volgt: “Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van een commissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in deze functie te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als adviseur van het provinciebestuur naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God almachtig (Dat verklaar en beloof ik)”.
Hoofdstuk 3 Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter Provinciale Staten en griffier
Provinciewet art. 9: De commissaris van de Koning is voorzitter van Provinciale Staten.
Provinciewet art. 75-1-derde, vierde en vijfde volzin: Het voorzitterschap van Provinciale Staten wordt bij verhindering of ontstentenis van de commissaris waargenomen door het langstzittende lid van Provinciale Staten. Indien meer leden van Provinciale Staten even lang zitting hebben, dan vindt de waarneming van het voorzitterschap plaats door het oudste lid in jaren van hen. Provinciale Staten kunnen een ander lid van Provinciale Staten met de waarneming van het voorzitterschap belasten.
Artikel 5 Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter Provinciale Staten
Provinciale Staten wijzen uit hun midden een eerste en een tweede plaatsvervangend voorzitter aan. Deze benoeming geldt voor de duur van de statenperiode. Zij vervangen de voorzitter bij afwezigheid. Bij ontstentenis van beide plaatsvervangend voorzitters worden zij vervangen door één van de commissievoorzitters.
Provinciewet art. 97-1: in iedere provincie is een secretaris en een griffier.
Provinciewet art. 104: Provinciale Staten benoemen de griffier. Zij zijn tevens bevoegd de griffier te schorsen en te ontslaan.
Hoofdstuk 4 Fractievoorzittersoverleg, Presidium, werkgeverscommissie en leiding griffie
Artikel 7 Samenstelling Fractievoorzittersoverleg
Er is een Fractievoorzittersoverleg met de fractievoorzitters, de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten als leden. Bij afwezigheid van een fractievoorzitter wordt zijn/haar plaats, na melding aan de griffier, ingenomen door een vaste vervanger. Vervanging door een ander Statenlid dan de vaste vervanger wordt overlegd met de voorzitter van het overleg.
Artikel 8 Taken Fractievoorzittersoverleg
Het Fractievoorzittersoverleg vergadert in ieder geval direct voorafgaand aan elke Statenvergadering en is belast met het doen van voorstellen aan de Staten met betrekking tot de afhandeling van de agenda van de betreffende Statenvergadering. Ook vergadert het overleg wanneer de voorzitter dit nodig vindt. Een vergadering vindt tevens plaats wanneer tenminste een derde van de leden of het Presidium daarom verzoekt.
Artikel 10 Samenstelling en taak Presidium
De voorzitter en de eerste plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten vormen samen met de commissievoorzitters en de voorzitter van Praten met de Staten het Presidium. De eerste plaatsvervangend voorzitter is voorzitter van het Presidium. In voorkomende gevallen kan de voorzitter van het Presidium vervangen worden door een commissievoorzitter. De plaatsvervangend voorzitters van de commissies zijn plaatsvervangend lid van het Presidium.
Het Presidium bewaakt primair de procedures rond het BOB-model, het besluitvormingsproces, de procedurele voortgang van de Strategische agenda van Provinciale Staten (SPS) en de daarbij horende strategische agendaplanning van de Staten en de Statencommissies. Tevens bepaalt het Presidium de initiële agenda van de Statenvergadering en alle overige zaken betreffende de vergaderorde.
Hoofdstuk 5 Provinciale Staten
Artikel 12 Vergaderproces Provinciale Staten
De beeldvormende fase heeft tot doel de Statenleden en/of commissieleden in de gelegenheid te stellen informatie over een onderwerp te verkrijgen of een onderwerp in gesprek met andere aanwezigen te verkennen met als doel het verkennen en afbakenen van vraagstukken, het horen van het maatschappelijk veld en het inventariseren van knelpunten en keuzes.
5.1 Voorbereiding vergadering Provinciale Staten
Provinciewet art. 17-1: Provinciale Staten vergaderen zo vaak als zij daartoe hebben besloten. Provinciewet art. 18: Provinciale Staten vergaderen na de periodieke verkiezing van hun leden voor de eerste maal in de nieuwe samenstelling op de dag met ingang waarvan de leden van Provinciale Staten in de oude samenstelling aftreden.
Provinciewet art. 17-2: Voorts vergaderen zij indien de commissaris van de Koning het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden waaruit Provinciale Staten bestaan schriftelijk, met opgave van redenen, daarom verzoekt.
Provinciewet art. 19-1: De commissaris roept de leden schriftelijk tot de vergadering op. 19-2: Tegelijkertijd met de oproeping brengt de commissaris dag, tijdstip en plaats van de
vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen met uitzondering van de in artikel 25, tweede lid, bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de oproeping en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.
5.2 Vergadering Provinciale Staten
Ieder lid heeft in de vergaderzaal een vaste zitplaats, door de voorzitter na overleg met het Fractievoorzittersoverleg aan te wijzen. De leden nemen hun plaats in, zodra de voorzitter hen daartoe verzoekt.
De voorzitter opent de vergadering zodra de aanvangstijd is bereikt en het aantal vereiste leden aanwezig is.
Provinciewet art. 20-1: De vergadering van Provinciale Staten wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
Art. 20-2: Indien ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissaris van de Koning, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
Art. 20-3: Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Provinciale Staten kunnen echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
De commissievoorzitter kan, gehoord het gevoelen van de commissie bij de behandeling van een voorstel, de mening zijn toegedaan een voorstel te agenderen in de Staten, ook wanneer geen moties en/of amendementen worden aangekondigd. De commissievoorzitter zal dit door middel van een commissieadvies gemotiveerd melden aan het Presidium bij de vaststelling van de agenda van Provinciale Staten.
5.3 Spreekregels vergadering Provinciale Staten
Artikel 24 Spreken in de vergadering
Met toestemming van de voorzitter kan een spreker zijn/haar inbreng laten ondersteunen met opstelling dan wel verspreiding van demonstratiemateriaal, dan wel met het vertonen van filmpjes, foto’s en het doen horen van geluidsopnamen, binnen de technische mogelijkheden die de Statenzaal hiervoor heeft.
De voorzitter stelt toehoorders bij een openbare vergadering van Provinciale Staten op hun verzoek in de gelegenheid het woord te voeren tijdens de vergadering. Dit inspreekrecht beperkt zich tot agendapunten die zonder voorafgaande bespreking in een Statencommissie zijn geagendeerd voor de Statenvergadering.
5.4. Handhaving orde vergadering Provinciale Staten
Provinciewet art. 26-1: De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
Art. 26-2: Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Art. 26-3: Hij (de voorzitter) kan Provinciale Staten voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
De voorzitter roept de spreker die de orde verstoort of zich onbetamelijke of beledigende uitdrukkingen veroorlooft tot de orde. Indien het lid hieraan geen gehoor geeft, kan de voorzitter hem het woord ontnemen. Dit lid mag dan verder niet meer aan de beraadslagingen over het betreffende punt in de betrokken vergadering deelnemen.
Hoofdstuk 6 Procedures bij stemming
Voordat tot stemming wordt overgegaan heeft ieder Statenlid het recht zijn/haar uit te brengen stem kort te motiveren.
Artikel 36 Mogelijkheden stemmen
Provinciewet art. 32-3: Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd is het aangenomen.
Art. 32-4: Tenzij de vergadering voltallig is, wordt bij staking van de stemmen het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend.
Art. 32-5: Indien de stemmen staken in een voltallige vergadering of in een ingevolge het vierde lid opnieuw belegde vergadering, is het voorstel niet aangenomen.
Art. 32-6: Onder een voltallige vergadering wordt verstaan een vergadering waarin alle leden waaruit Provinciale Staten bestaan, voor zover hij zich niet van deelneming aan de stemming moesten onthouden, een stem hebben uitgebracht.
Artikel 37 Besluitvorming hamerstukken en aantekening
Indien geen van de leden om stemming vraagt bij een hamerstuk, dan stelt de voorzitter voor het besluit zonder stemming vast te stellen. In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening vragen dat hij/zij geacht worden tegengestemd te hebben; in dat geval wordt het besluit met de stemmen van de overige leden geacht te zijn genomen.
Heeft een Statenlid zich bij het uitbrengen van de stem vergist, dan kan die deze vergissing nog herstellen voordat het volgende Statenlid heeft gestemd. Bemerkt het Statenlid deze vergissing pas later, dan kan die nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt, wel aantekening vragen van de vergissing; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
Artikel 39 Werkwijze hoofdelijke stemming
Provinciewet art. 32-2: Bij hoofdelijke oproeping is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden verplicht zijn stem voor of tegen uit te brengen.
Vóór de hoofdelijke oproeping haalt de voorzitter een nummer uit een envelop waarin zich evenveel nummers bevinden als het aantal leden dat Provinciale Staten telt. Dit nummer correspondeert met een naam op de presentielijst. De stemming begint bij dit Statenlid en vervolgens volgt de voorzitter de volgorde van de presentielijst.
Heeft een Statenlid zich bij het uitbrengen van de stem vergist, dan kan die deze vergissing nog herstellen voordat het volgende Statenlid gestemd heeft. Bemerkt het Statenlid de vergissing pas later, dan kan die nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen van de vergissing; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
6.3 Stemmen over personen - schriftelijke stemming
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een derde stemming plaats tussen de twee personen waarop bij de tweede stemming de meeste stemmen zijn uitgebracht. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt door middel van een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.
Hoofdstuk 7 Besloten vergadering Provinciale Staten
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 46 Procedure besloten Statenvergadering
Provinciale Staten kunnen in beslotenheid vergaderen. Hiervoor gelden de bepalingen zoals opgenomen in de Provinciewet. Het protocol geheimhouding GS en PS Provincie Utrecht maakt onderdeel uit van dit Reglement van Orde.
Artikel 47 Geheimhouding Provinciale Staten
Voor de afloop van de besloten Statenvergadering beslissen Provinciale Staten, overeenkomstig artikel 84 van de Provinciewet, of voor de inhoud van de stukken en het behandelde geheimhouding zal gelden.
Hoofdstuk 8 Instrumenten van Statenleden
Artikel 50 Actuele vragen commissievergaderingen
De voorzitter meldt bij aanvang van de vergadering dat er actuele vragen zijn, alsmede het onderwerp waarop de vragen betrekking hebben. De vragen kunnen geen betrekking hebben op een onderwerp dat in dezelfde vergadering een onderwerp van bespreking is of betrekking hebben op reeds ingediende en nog niet beantwoorde schriftelijke vragen.
Artikel 51 Schriftelijke vragen
Is beantwoording binnen deze termijn niet mogelijk, dan informeren Gedeputeerde Staten de indiener over de reden van de termijnoverschrijding en geven aan op welke termijn Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning de vragen beantwoorden. De overige leden van Provinciale Staten worden hierover ook geïnformeerd.
Over een actualiteitenmotie volgt beraadslaging in één termijn waarbij eerst het woord wordt gegeven aan de indiener, waarna het college in de gelegenheid gesteld wordt te reageren. Vervolgens kunnen, voor zover gewenst, andere fracties een korte inbreng leveren. De indiener krijgt tot slot het laatste woord.
Over een agenderingsmotie volgt beraadslaging in één termijn waarbij eerst het woord wordt gegeven aan de indiener, waarna het college in de gelegenheid gesteld wordt te reageren. Vervolgens kunnen, voor zover gewenst, andere fracties een korte inbreng leveren. De indiener krijgt tot slot het laatste woord.
Artikel 60 Verslag en verantwoording bij lidmaatschap van andere organisaties
Een Statenlid of een lid van het college, dat door de Staten is aangewezen tot lid van het (algemeen) bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, heeft het recht verslag te doen over zaken die in het (algemeen) bestuur aan de orde zijn geweest. De bespreking van dit verslag kan plaatsvinden in de betreffende Statencommissie.
Provinciewet art. 167-1: Gedeputeerde staten en elk van hun leden afzonderlijk zijn aan Provinciale Staten verantwoording verschuldigd over het door hen gevoerde bestuur.
Art. 167-2: Zij geven Provinciale Staten alle inlichtingen die Provinciale Staten voor de uitoefening van hun taak nodig hebben.
Art. 167-3: Zij geven Provinciale Staten mondeling of schriftelijk de door één of meerdere leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Art. 167-4: Zij geven Provinciale Staten vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder e, f en h, indien Provinciale Staten daarom verzoeken of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de provincie. In het laatste geval nemen Gedeputeerde Staten geen besluit dan nadat Provinciale Staten hun wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van Gedeputeerde Staten hebben kunnen brengen.
Art. 167-5: Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder f, geen uitstel kan lijden, geven zij in afwijking van het vierde lid Provinciale Staten zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het ter zake genomen besluit.
9.2 Vergaderplanning en agenda Statencommissie
Artikel 66 Vergaderplanning Statencommissies
Extra commissievergaderingen kunnen op worden voorstel van de commissievoorzitter worden ingepland of indien een derde deel van het aantal fracties dat in Provinciale Staten is vertegenwoordigd het onder opgaaf van redenen aan de commissievoorzitter vraagt.
9.3 Vergadering Statencommissie
Indien een half uur na de opening van de vergadering het vereiste aanwezige aantal fracties nog niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter in overleg met de leden of de vergadering wordt uitgesteld. Indien gekozen wordt voor uitstel, dan bepaalt de voorzitter dag en tijdstip van de nieuwe vergadering. Deze dag en tijdstip liggen tenminste 48 uur na de uitgestelde vergadering.
Als conform het tweede lid een nieuwe vergadering is belegd, dan is in die vergadering de aanwezigheid van een derde deel van het aantal fracties voldoende om te besluiten over de onderwerpen die voor de eerste vergadering aan de orde waren gesteld. Dit geldt ook als de vergadering niet wordt uitgesteld.
9.3.1 Spreekregels commissievergadering
Artikel 78 Spreekrecht belangstellenden
Het verzoek tot inspreken wordt niet gehonoreerd indien sprake lijkt te zijn van acquisitie of een ander commercieel doeleinde en tevens wordt het verzoek tot inspreken niet gehonoreerd van insprekers of organisaties welke gelieerd zijn aan een politieke partij die zitting heeft in Provinciale Staten.
Artikel 79 Werkwijze inspreken belangstellenden
Insprekers als bedoeld in artikel 78 worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld om hun zienswijzen mondeling toe te lichten. De leden van Provinciale Staten en commissieleden worden daarna in de gelegenheid gesteld om eventuele vragen te stellen aan de inspreker. Daarbij gaan de Statenleden niet in discussie met de inspreker.
Hoofdstuk 10 Besloten vergadering Statencommissies
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van orde voor de vergaderingen van Statencommissies van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 83 Procedurevoorschriften besloten commissievergadering
De Statencommissie neemt het besluit tot beslotenheid, zoals bedoeld in het voorgaande lid, bij meerderheid van stemmen op basis van vertegenwoordigde fracties en de geldende stemverhouding in Provinciale Staten. Dit besluit wordt niet genomen voordat alle fracties in de gelegenheid zijn gesteld om fysiek aanwezig te zijn.
Hoofdstuk 12 Overgangs- en slotbepalingen
Provinciale Staten kunnen altijd besluiten van de bepalingen van dit reglement af te wijken mits twee derde van de leden het daarmee eens is en op voorwaarde dat de afwijking niet in strijd is met de wet.
Het Reglement van Orde Provinciale Staten provincie Utrecht 2020 en alle navolgende wijzigingen hiervan worden ingetrokken.
Dit reglement treedt in werking met ingang van 19 juni 2024. Als het provinciaal blad waarin dit reglement wordt geplaatst, wordt uitgegeven na 19 juni 2024, treedt het in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst, en werkt dit reglement terug tot en met 19 juni 2024.
Aldus vastgesteld in de (openbare) vergadering van provinciale staten van 19 juni 2024.
Provinciale Staten van Utrecht;
Voorzitter,
Griffier,
Bijlage bij Reglement van Orde provincie Utrecht 2024
1. Processtappen screeningsprocedure kandidaat gedeputeerden
2. Protocol Geheimhouding GS en PS Provincie Utrecht 2023
Het protocol geheimhouding Gedeputeerde Staten (GS) en Provinciale Staten (PS) provincie Utrecht bevat de regels en afspraken over hoe in de praktijk wordt omgegaan met het opleggen en opheffen van geheimhouding op informatie. Het protocol bevat ook regels over wordt omgegaan met beslotenheid van vergaderingen. De uitwerking van beide onderwerpen in dit protocol geldt zowel ten aanzien van GS als PS, die allebei een eigen Reglement van Orde kennen. In dit protocol zijn ook de relevante bepalingen opgenomen, zoals deze op grond van de Provinciewet gelden voor de commissaris van de Koning (cvdK) en commissies zoals bedoeld in hoofdstuk V Provinciewet, (verder te noemen ‘commissie’).
Dit protocol volgt wat is vastgelegd in wetgeving over geheimhouding en beslotenheid. Dit betreft met name de Wet open overheid (Woo), de Provinciewet (Pw), de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Reglementen van Orde van GS en PS van de provincie Utrecht.
Het protocol maakt deel uit van het Reglement van Orde van Provinciale Staten (art. 46 RvO PS)
GS hebben een informatieplicht aan PS waaruit volgt dat Statenleden een informatierecht hebben (art. 167 Pw). De verstrekte informatie is in beginsel openbaar, tenzij sprake is van toepassing van één of meer uitzonderingsgronden die in art. 5.1 van de Woo zijn opgenomen, specifieke wetgeving of voortvloeien uit de algemene geheimhoudingsplicht van art. 2:5 Awb (zie hieronder).
Geheimhouding geldt voor iedereen die kennisneemt van informatie waarop geheimhouding rust op grond van de Pw. Ook zonder dat geheimhouding is opgelegd op grond van de Pw, is eenieder die betrokken is bij de uitvoering van een taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, gehouden tot geheimhouding. De vertrouwelijkheid van de informatie kan voortvloeien uit specifieke regelgeving (zoals bijvoorbeeld de Wet Bibob of de Aanbestedingswet), overeenkomst of de aard van de informatie. Deze algemene aanvullende geheimhoudingplicht volgt uit art. 2:5 Awb. Schending van het ambtsgeheim levert een strafbaar feit op (art. 272 Sr).
2 Opleggen en opheffen van geheimhouding
Delen van informatie waarop geheimhouding rust
Een commissie kan informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan PS, GS, de cvdK en de rekenkamer. Wanneer in een commissie leden van PS zitting hebben, moet de commissie de informatie waarop de verplichting tot geheimhouding is opgelegd, verstrekken aan PS.
Schending van de opgelegde verplichting tot geheimhouding op grond van art. 86 lid 2 Pw
Een lid van PS of van een door PS ingestelde commissie, dat in strijd handelt met de verplichting tot geheimhouding, kan bij besluit van PS ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt.
3 Beslotenheid van vergaderingen en geheimhouding en vertrouwelijkheid van het behandelde, genomen besluiten en verslagen
Besloten vergaderingen van PS en commissies (art. 23 Pw)
PS en commissies vergaderen in principe in het openbaar. In een openbare vergadering van een Statencommissie kan op verzoek van een derde van het aantal in Provinciale Staten vertegenwoordigende fracties, of op verzoek van de voorzitter de commissie, besloten worden om de deuren te sluiten. In een openbare Statenvergadering worden de deuren gesloten, wanneer ten minste een tiende van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.
Besloten vergaderingen van GS en opleggen en opheffen van geheimhouding in GS
GS kunnen, op grond van art. 84 Pw, geheimhouding opleggen op grond van een belang, genoemd in art. 5.1 van de Woo over een kwestie die in hun vergadering wordt behandeld en omtrent de informatie die aan hen wordt overgedragen. De geheimhouding moet opgenomen zijn in de beslispunten in het GS-advies, waarbij ook een onderbouwing hiervoor (reden en duur) is opgenomen. Het GS-advies en/of de nader benoemde bijlagen bij het GS-advies moet(en) op elke pagina voorzien zijn van de aanduiding “GEHEIM”.
Verstrekken van mondelinge informatie door GS (of de CvdK) aan PS, commissie of de rekenkamer.
GS en de cvdK kunnen op grond van art. 84 Pw onder geheimhouding naast schriftelijke informatie (‘stukken’) ook andere (zoals mondelinge) informatie verstrekken aan PS, een commissie en de rekenkamer. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt (art. 86 lid 1 Pw).
Van het besprokene wordt een verslag gemaakt. Dit verslag is niet openbaar tot het moment waarop het orgaan dat bevoegd om de geheimhouding op te heffen, besluit tot openbaarmaking. Indien het informatie is waar PS (-leden) kennis van kunnen nemen, dan is PS bevoegd tot opheffen van de geheimhouding.
Uitgangspunt: informatie openbaar
In de informatiestroom is openbaarheid het uitgangspunt tussen GS en PS. Niettemin kunnen er altijd omstandigheden zijn die aanleiding geven om van deze hoofdregel af te wijken, waardoor informatie niet op de gebruikelijke wijze wordt verstrekt. Voor gevallen waarin overheidsorganen wel informatie willen uitwisselen, maar openbaarheid van die informatie niet aan de orde is, bestaat de mogelijkheid tot het verstrekken van informatie onder de verplichting tot geheimhouding. Deze geheimhouding is geregeld in de artikelen 84, 85 en 86 van de Provinciewet. Deze regeling staat los van de geheimhouding die rechtstreeks uit de wet voortvloeit. Dergelijke geheimhouding kan dan ook niet door bestuursorganen opgelegd dan wel opgeheven worden.
Naast geheimhouding op grond van de Provinciewet kan een plicht tot geheimhouding ook voortvloeien uit:
Men kan en mag om deze redenen niet zonder meer er van uitgaan dat - indien geen geheimhouding is opgelegd op grond van de Provinciewet - , informatie zonder meer openbaar is. Zoals vastgelegd in art. 2:5 Awb geldt dit voor iedereen die betrokken is bij de uitvoering van taak van een bestuursorgaan. Dit geldt onder andere voor ambtenaren, maar ook voor Statenleden.
Waar in de regelgeving een commissie wordt genoemd, moet in aanmerking worden genomen dat het gaat om commissies zoals genoemd in hoofdstuk V van de Provinciewet. Daarbij kunnen de verschillende commissie worden onderscheiden:
In de regel maken statenleden deel uit van een Statencommissie. Dit heeft tot gevolg dat indien een Statencommissie besluit tot geheimhouding of informatie ontvangt met de verplichting tot geheimhouding, deze informatie moet worden gedeeld met PS in zijn geheel. Daaruit vloeit eveneens voort dat PS dan exclusief bevoegd zijn om de geheimhouding op te heffen. Zie ook hieronder.
Een voorzitter van een commissie kan een voorstel doen tot het opleggen van geheimhouding in commissieverband, maar is niet eigenstandig bevoegd deze geheimhouding op te leggen.
Delen van informatie onder geheimhouding.
Na het besluit om informatie geheim te verklaren, kan in een aantal gevallen deze informatie met een ander orgaan worden gedeeld. Dat is geregeld in artikel 85 van de Provinciewet. Bij het verstrekken van geheime informatie vermeldt het orgaan dat de geheimhouding oplegt, dat op die informatie een verplichting tot geheimhouding rust. Degene die informatie ontvangt waarop een verplichting tot geheimhouding rust, dient die geheimhouding in acht te nemen en mag de informatie derhalve niet delen met anderen. Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, is ook als enige bevoegd die informatie met andere organen te delen. Deze regel kent één uitzondering, namelijk voor het geval waarin geheime informatie met PS wordt gedeeld. In dat geval zijn enkel nog PS bevoegd om die informatie te delen met anderen.
De verplichting om geheimhouding in acht te nemen duurt voort totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, de geheimhouding weer opheft. Deze regel kent twee uitzonderingen, namelijk in het geval een commissie de geheimhouding heeft opgelegd en in het geval geheime informatie met PS is gedeeld. Als een commissie de geheimhouding heeft opgelegd, kan de geheimhouding ook worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld. Is geheime informatie met PS gedeeld, dan zijn PS altijd exclusief bevoegd de geheimhouding op te heffen
Voorheen moest de geheimhouding op de informatie die met PS onder geheimhouding werd gedeeld, worden bekrachtigd door PS. Dit is nu anders. Vanaf het moment dat informatie waarop geheimhouding rust met PS wordt gedeeld, zijn PS degene die beslist over het voortduren of opheffen van de geheimhouding en over de mogelijkheid stukken waarop geheimhouding rust aan anderen te verstrekken. In het protocol is opgenomen dat zij dit niet doen, voordat zij het orgaan van wie de informatie afkomstig is gehoord hebben.
Informeren individuele statenleden
De mogelijkheid om individuele statenleden onder geheimhouding te informeren is in de huidige wetgeving vervallen. Met het vervallen van deze mogelijkheid wordt het uitgangspunt van gelijkheid in de informatiepositie tussen statenleden benadrukt. Die gelijkheid komt in het inlichtingenrecht specifiek tot uitdrukking: indien één lid verzoekt om informatie, wordt deze aan alle leden ter beschikking wordt gesteld.
De wetgever, zo blijkt uit de Memorie van Toelichting, heeft hiermee niet de mogelijkheid willen uitsluiten dat bijvoorbeeld in de context van een besloten Presidium of Fractievoorzittersoverleg, informatie in vertrouwelijkheid kan worden gedeeld, zonder dat deze informatie met alle statenleden moet worden gedeeld.
De plicht tot geheimhouding zal in een dergelijke context met name voortvloeien uit de aard van de casuïstiek en het vertrouwelijke karakter van de informatie.
Op grond van de jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State moet een verzoek tot openbaarmaking van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust, tevens opgevat worden als een verzoek tot opheffing van de geheimhouding. Alleen door middel van een verzoek op grond van de Wet open overheid (hierna: Woo) kan betrokkene de betreffende informatie proberen te achterhalen. Wel brengt dit met zich dat de opgelegde verplichting tot geheimhouding (telkens) door middel van een Woo-verzoek ter discussie kan worden gesteld.
Nu de bevoegdheid tot het opheffen van de geheimhouding exclusief bij PS berusten in het geval de informatie met de PS is gedeeld, zal ook op een verzoek tot het opheffen van de geheimhouding door PS moeten worden beslist.
Schending van de geheimhouding en sanctie
PS hebben op grond van de gewijzigde Provinciewet de mogelijkheid gekregen te besluiten, dat wanneer een statenlid dat de geheimhouding schendt, hij/zij voor de duur van maximaal drie maanden geen geheime informatie verstrekt krijgt. Een dergelijk statenbesluit staat los van de beoordeling van de strafwaardigheid van schending van de geheimhouding in de zin van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.
Artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht
Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen.
Artikel 3:46 Algemene wet bestuursrecht
Een besluit dient te berusten op een deugdelijke motivering.
Artikel 3:47 Algemene wet bestuursrecht
De overheid betracht bij de uitvoering van haar taak openbaarheid volgens regels bij de wet te stellen.
Artikel 23 van de Provinciewet
Artikel 24 van de Provinciewet
In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over:
Artikel 54 van de Provinciewet
Artikel 60 van de Provinciewet
Gedeputeerde staten maken de besluitenlijst van hun vergaderingen op de in de provincie gebruikelijke wijze openbaar. Zij laten de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Artikel 80 van de Provinciewet
Provinciale staten kunnen statencommissies instellen die besluitvorming van provinciale staten kunnen voorbereiden en met gedeputeerde staten of de commissaris kunnen overleggen. Zij regelen daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van provinciale staten inzage hebben in stukken waaromtrent door de commissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang.
Artikel 81 van de Provinciewet
Provinciale staten, onderscheidenlijk gedeputeerde staten, kunnen bestuurscommissies instellen die bevoegdheden uitoefenen die hun door provinciale staten, onderscheidenlijk gedeputeerde staten, zijn overgedragen. Zij regelen daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop zij inzage hebben in de stukken waaromtrent door een bestuurscommissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang.
De artikelen 19, tweede lid, 22 en 23, eerste tot en met vijfde lid, zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vergadering van een door provinciale staten ingestelde bestuurscommissie, met dien verstande dat in artikel 19, tweede lid, voor «de commissaris» wordt gelezen: de voorzitter van een bestuurscommissie.
Provinciale staten of gedeputeerde staten regelen ten aanzien van een door hen ingestelde andere commissie de openbaarheid van de vergaderingen. Artikel 23, vierde en vijfde lid, is van overeenkomstige toepassing op vergaderingen met gesloten deuren van een door provinciale staten ingestelde andere commissie.
Provinciale staten, gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust.
Provinciale staten kunnen informatie ten aanzien waarvan krachtens artikel 23, vierde lid, een verplichting tot geheimhouding geldt of zij een verplichting tot geheimhouding hebben opgelegd, verstrekken aan gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V.
Indien gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning overeenkomstig het tweede of derde lid informatie verstrekken aan een commissie waarin leden van provinciale staten zitting hebben, verstrekken gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning die informatie tevens aan provinciale staten.
Indien gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekken aan provinciale staten, kunnen provinciale staten die informatie verstrekken aan anderen. Provinciale staten kunnen regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning of een commissie en die tevens aan provinciale staten is verstrekt.
Een lid van provinciale staten of van een door provinciale staten ingestelde commissie als bedoeld in hoofdstuk V dat in strijd handelt met het tweede lid kan bij besluit van provinciale staten ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt.
Artikel 167 van de Provinciewet
Zij geven provinciale staten vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder e, f en h, indien provinciale staten daarom verzoeken of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de provincie. In het laatste geval nemen gedeputeerde staten geen besluit dan nadat provinciale staten hun wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van gedeputeerde staten hebben kunnen brengen.
Het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:
persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 onderscheidenlijk paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt;
Uitzonderlijke gevallen kan openbaarmaking van andere informatie dan milieu-informatie voorts achterwege blijven indien openbaarmaking onevenredige benadeling toebrengt aan een ander belang dan genoemd in het eerste of tweede lid en het algemeen belang van openbaarheid niet tegen deze benadeling opweegt. Het bestuursorgaan baseert een beslissing tot achterwege laten van de openbaarmaking van enige informatie op deze grond ten aanzien van dezelfde informatie niet tevens op een van de in het eerste of tweede lid genoemde gronden.
Het openbaar maken van informatie blijft in afwijking van het eerste lid, onderdeel c, in geval van milieu-informatie eveneens achterwege voor zover daardoor het in het eerste lid, onderdeel c, genoemde belang ernstig geschaad wordt en het algemeen belang van openbaarheid van informatie niet opweegt tegen deze schade.
Artikel 272 Wetboek van Strafrecht Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de vierde categorie. Indien dit misdrijf tegen een bepaald persoon gepleegd is, wordt het slechts vervolgd op diens klacht.
AFSPRAKEN STATENMEMO EN STATENBRIEF
In uw vergadering van 31 januari jl. heeft u de gespreksnotitie ‘Statenbrief of memo?’ besproken. Daarin is geschetst dat er volgens de griffie onduidelijkheid bestaat over wanneer een Statenmemo, opgesteld door één gedeputeerde, naar PS wordt gestuurd en in welke situaties Gedeputeerde Staten, als collegiaal bestuur, een Statenbrief opstellen.
U heeft in uw vergadering de griffie gevraagd om in overleg met het GS-secretariaat tot een notitie te komen met richtlijnen voor wanneer een memo of Statenbrief gepast is.
Bij het gevraagde overleg tussen het GS-secretariaat en de griffie bleek dat er wél duidelijke (en goed werkbare) regels bestaan over wanneer een Statenmemo wordt gebruikt of een Statenbrief wordt opgesteld. Die regels zijn vervat in ‘De wegwijzer voor Gedeputeerde Staten’ (paragraaf 2.3 ‘Actieve informatieplicht’ op pagina 6-7) die bij het aantreden van het huidige college medio 2023 nog is geüpdatet.
Informatie via Statenbrief of Statenmemo
Hieronder is de letterlijke tekst uit de wegwijzer voor GS weergegeven:
2.3 Actieve informatieplicht: Statenbrief, memo of mededeling
GS en elk van hun leden afzonderlijk zijn aan PS verantwoording schuldig en geven PS alle inlichtingen die PS nodig hebben voor de uitoefening van hun taak. Deze actieve informatieplicht is verwoord in artikel 167 van de Provinciewet. Binnen de provincie Utrecht zijn daarvoor drie instrumenten voorhanden: de Statenbrief, een memo of een mededeling.
Een Statenbrief is college breed en wordt gebruikt om PS te informeren over een beslissing van GS, over een beleidsontwikkeling/proces, over het afdoen van een motie of om iets onder de aandacht te brengen van PS. De informatie bevat een politiek standpunt of raakt meerdere portefeuilles. Statenbrieven zijn altijd ter informatie aan PS, er kan in een Statenbrief geen besluit aan PS voorgelegd worden. Het is aan PS zelf om een Statenbrief te agenderen voor bespreking. Het verzenden van een Statenbrief is een besluit van GS, de Statenbrief ligt altijd eerst voor in de collegevergadering.
Met een memo kan een gedeputeerde PS informeren. Deze informatie bevat geen politiek standpunt en betreft alleen technische informatie binnen de portefeuille. Het gaat dan bijvoorbeeld om extra actuele informatie in een lopend traject of n.a.v. een agendapunt in de Statenvergadering, de beantwoording van (technische) vragen n.a.v. de commissiebehandeling of het afdoen van een toezegging of openstaande vraag. Een memo kan een gedeputeerde zelfstandig naar PS sturen; indien gewenst kan een gedeputeerde een memo ter informatie op de GS-agenda laten zetten.
Een mededeling kan gedaan worden aan het begin van een commissievergadering. Mededelingen dienen wel vooraf bij de commissievoorzitter (via de griffie) aangemeld te zijn. Mededelingen zijn doorgaans kort van aard en betreffen vaak een politieke actualiteit.
Extra voorbeelden bestuursadviseurs
Vanuit de bestuursadviseurs zijn nog enkele verduidelijkende voorbeelden gegeven waarbij in het verleden memo’s (terecht) zijn gebruikt en die het nieuwsgerichte, snelle karakter daarvan onderstrepen:
(Her)bevestiging van de afspraken over het gebruik van Statenmemo en Statenbrief.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2024-10657.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.