Reglement van orde GS Drenthe 2023

Gedeputeerde Staten van Drenthe;

gelet op artikel 52 van de Provinciewet;

BESLUITEN:

het Reglement van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten van Drenthe 2023 vast te stellen.

Gedeputeerde Staten voornoemd,

drs. J. Klijnsma, voorzitter

W.F. Brenkman MSc, secretaris

Assen, 18 juli 2023

Kenmerk 5.1/2023001035

Uitgegeven: 20 juli 2023

Reglement van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten van Drenthe 2023

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Voorzitter

• 1. De commissaris van de Koning is als voorzitter belast met:

  • a. het doen naleven van dit reglement;

  • b. hetgeen de wet of dit reglement hem verder opdraagt.

• 2. De voorzitter leidt de vergadering, verleent het woord en formuleert de besluiten.

• 3. De voorzitter kan de vergadering sluiten of voor een door hem te bepalen tijd schorsen.

• 4. Bij zijn afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door een lid van Gedeputeerde Staten in de volgorde zoals opgenomen in het besluit Waarneming commissaris van de Koning in Drenthe.

Artikel 2 Secretaris

• 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop en vlotte afwikkeling van de vergadering van Gedeputeerde Staten.

• 2. Bij zijn afwezigheid wordt de secretaris vervangen door de plaatsvervangend secretaris.

Artikel 3 Portefeuilleverdeling

• 1. Na elke periodieke benoeming verdelen Gedeputeerde Staten de behandeling van alle tot hun bestuur behorende zaken.

• 2. Deze portefeuilleverdeling kan tussentijds worden gewijzigd.

• 3. Gedeputeerde Staten geven Provinciale Staten kennis van hun taakverdeling en eventuele tussentijdse wijzigingen daarin.

• 4. Gedeputeerde Staten regelen hun onderlinge vervanging.

Artikel 4 Vergaderfrequentie en -plaats, verhindering en uitnodiging niet-leden

• 1. Gedeputeerde Staten vergaderen als regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip.

• 2. De vergaderingen vinden als regel plaats in het provinciehuis.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen besluiten de vergadering te laten plaatsvinden op een andere locatie, via een digitale vergaderbijeenkomst of op hybride wijze.

• 4. Indien de voorzitter of een gedeputeerde een extra vergadering nodig acht, roept hij deze bijeen, respectievelijk verzoekt hij de voorzitter deze bijeen te roepen, onder opgave van redenen.

• 5. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft daarvan tijdig kennis aan de voorzitter.

• 6. Gedeputeerde Staten kunnen, op voorstel van de voorzitter, van een van de leden of van de secretaris, niet-leden voor een vergadering uitnodigen om toelichting te verschaffen of anderszins inbreng te leveren ten aanzien van een onderwerp.

Hoofdstuk 2 Voorbereiding vergadering

Artikel 5 Voorbereiding agenda

• 1. De secretaris maakt in overleg met de voorzitter voor elke vergadering een agenda.

• 2. Een voorstel wordt alleen op de agenda geplaatst indien dit voorstel:

  • a. namens de secretaris is getoetst aan de geldende kwalitatieve en procedurele eisen ten aanzien van stukken die door Gedeputeerde Staten worden behandeld;

  • b. is besproken met de betrokken portefeuillehouder(s).

• 3. Met uitzondering van voorstellen met een spoedeisend karakter, worden de vergaderstukken vier dagen vóór de vergadering digitaal aan de leden van Gedeputeerde Staten ter beschikking gesteld. De secretaris beslist in overleg met de voorzitter of een spoedeisend stuk wordt nagestuurd.

Artikel 6 Agenda

• 1. De agenda bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

  • a. voorstellen ter besluitvorming;

  • b. voorstellen of onderwerpen ter bespreking, waarvoor (nog) geen besluitvorming gevraagd wordt;

  • c. onderwerpen die voor kennisgeving kunnen worden aangenomen;

  • d. gelegenheid om thema’s en actualiteiten naar voren te brengen om de leden op de hoogte te stellen van ontwikkelingen en gebeurtenissen of de mening van de andere leden over een onderwerp te vernemen.

• 2. Op de dag voorafgaand aan de vergadering wordt de agenda met inachtneming van de Wet open overheid openbaar gemaakt.

• 3. De leden van Gedeputeerde Staten kunnen ieder voorafgaand aan of staande de vergadering onderwerpen ter bespreking en besluitvorming aan de agenda toevoegen, mits de voorzitter hiermee instemt.

Artikel 7 Openbaarheid vergadering

Indien Gedeputeerde Staten besluiten dat een vergadering of een gedeelte daarvan openbaar is, brengt de voorzitter dit ter openbare kennis via www.provincie.drenthe.nl, onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

Hoofdstuk 3 Vergadering en besluitvorming

Artikel 8 Beraadslaging en besluitvorming

• 1. Na vaststelling van het op grond van artikel 56 van de Provinciewet vereiste vergaderquorum, stelt de voorzitter de leden in de gelegenheid hun standpunt met betrekking tot de onderwerpen kenbaar te maken.

• 2. Wanneer de voorzitter van oordeel is dat een onderwerp voldoende is besproken, stelt hij voor de beraadslaging te sluiten.

• 3. Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten, wordt tot stemming overgegaan, indien een van de leden dat verlangt. Indien geen van de leden stemming verlangt, wordt het voorstel, al dan niet naar aanleiding van de beraadslaging gewijzigd, aangenomen.

• 4. Een voorstel wordt bij meerderheid van stemmen aangenomen.

• 5. De beslissing wordt door of namens de secretaris op het desbetreffende stuk aangetekend.

• 6. Een lid dat zich niet met het genomen besluit kan verenigen, kan daarvan aantekening op het stuk verlangen, desgewenst met een korte vermelding van de redenen.

Artikel 9 Stemming

• 1. Stemming geschiedt mondeling, tenzij een van de leden schriftelijke stemming verlangt.

• 2. De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.

• 3. Indien een lid van Gedeputeerde Staten dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes:

  • a. indien daarbij de stemming één persoon betreft en de stemmen staken, wordt een tweede stemronde gehouden. Als ook dan de stemmen staken, beslist het lot;

  • b. indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, volgt een tweede stemronde. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt over welke twee personen de derde stemming zal lopen. Als bij de tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot;

  • c. wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen, tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de secretaris op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven. Deze briefjes worden op gelijke wijze naar binnen gevouwen in een bus gedaan en omgeschud. Vervolgens wordt door de voorzitter één van die briefjes uit de bus genomen. Degene, wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

• 4. Door de zorg van de secretaris worden de stembriefjes onmiddellijk na afloop van de vergadering vernietigd.

Hoofdstuk 4 Verslaglegging, besluitenlijst en openbaarmaking besluitenlijst

Artikel 10 Verslag

• 1. De secretaris zorgt voor een beknopt verslag van de vergadering.

• 2. Het verslag bevat ten minste:

  • a. de namen van de voorzitter en de overige aanwezige leden, de secretaris en de eventueel overige aanwezigen, alsmede de namen van de leden die, al dan niet met kennisgeving, afwezig waren;

  • b. de behandelde onderwerpen, zoals deze op de agenda zijn geplaatst;

  • c. de ten aanzien van elk onderwerp genomen beslissing, eventueel met aantekeningen.

• 3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 11 Besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor een besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst wordt vastgesteld in de vergadering waarop zij betrekking heeft.

• 3. De besluitenlijst wordt met inachtneming van de Wet open overheid openbaar gemaakt.

• 4. Besluiten worden niet openbaar gemaakt wanneer op grond van de Provinciewet geheimhouding geldt of is opgelegd en/of wanneer op grond van specifieke wetgeving het openbaar maken van informatie achterwege dient te blijven.

Hoofdstuk 5 Besluitvorming buiten de vergadering om

Artikel 12 Schriftelijke ronde

• 1. In spoedeisende gevallen is het mogelijk buiten de vergadering om een besluit te nemen, met inachtneming van het bepaalde in het tweede tot en met vierde lid.

• 2. Het voorstel en de bijbehorende stukken worden digitaal ter besluitvorming aan de leden van Gedeputeerde Staten aangeboden.

• 3. Indien de meerderheid van de zitting hebbende leden het voorstel akkoord heeft bevonden, is het besluit genomen, behoudens het bepaalde in het vijfde lid.

• 4. Het besluit wordt opgenomen op de besluitenlijst van de eerstvolgende vergadering.

• 5. Indien een van de leden aangeeft het noodzakelijk te vinden dat het voorstel wordt besproken, wordt het voor de eerstvolgende vergadering van Gedeputeerde Staten geagendeerd.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 13 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslissen Gedeputeerde Staten.

Artikel 14 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na publicatie van het Provinciaal Blad waarin het is geplaatst.

• 2. Het Reglement van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten van Drenthe 2018, zoals vastgesteld bij besluit van Gedeputeerde Staten van 18 december 2018, kenmerk 5.10/2018002938, Provinciaal Blad 9605 van 2018, wordt ingetrokken.

Artikel 15 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde GS Drenthe 2023.