Algemene Subsidieverordening Flevoland 2023

Provinciale Staten van Flevoland,

Overwegende dat:

zij op 5 september 2012 de Algemene Subsidieverordening Flevoland 2012 hebben vastgesteld,

op 27 januari 2016 door hen een eerste wijziging van deze verordening is vastgesteld om een aantal knelpunten waar in de praktijk tegenaan gelopen werd, te verhelpen;

zij het wenselijk achten om de Algemene subsidieverordening te actualiseren;

gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 25 april 2023 , nummer 3095300 ;

gelet op artikel 145 van de Provinciewet en artikel 4:23 van de Algemene wet bestuursrecht,

BESLUITEN:

Vast te stellen de navolgende ‘Algemene Subsidieverordening Flevoland 2023’

Hoofdstuk 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening en de daarop gebaseerde nadere regels wordt verstaan onder:

a. Wet	de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
b. Subsidie	Een subsidie als bedoeld in artikel 4.21 van de wet, te weten: de aanspraak op financiële middelen door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.
c. Subsidieverstrekking	De verzamelterm voor het toekennen van subsidie, in de vorm van subsidieverlening of van directe subsidievaststelling.
d. Subsidieverlening	Een besluit waarin is opgenomen op welk bedrag de subsidieontvanger voorlopig recht heeft, mits de gesubsidieerde activiteit(en) daadwerkelijk worden verricht en aan de opgelegde verplichtingen wordt gehouden.
e. Subsidievaststelling	Een besluit waarin is opgenomen op welk bedrag de subsidie-ontvanger definitief recht heeft.
f. Directe subsidievaststelling	Het vaststellen van de subsidie zonder dat er voorafgaand een subsidieverlening plaatsvindt.
g. Activiteiten	Bezigheden die bijdragen aan het behalen van de provinciale doelstellingen.
h. Resultaat	De uitkomst van de activiteiten die door de aanvrager zowel bij aanvraag als de verantwoording is aangeleverd.
i. Eenmalige subsidie	Een (project)subsidie die op grond van Nadere regels eenmalig voor bepaalde in tijd begrensde activiteiten wordt verstrekt voor een periode van maximaal vier jaar.
j. Boekjaarsubsidie	Een begroting/exploitatiesubsidie als bedoeld in artikel 4:23 lid 3 onderdeel c van de Awb die voor een of meerdere boekjaren aan een instelling wordt verstrekt.
k. Boekjaar	Kalenderjaar van 1 januari tot en met 31 december.
l. Gebroken boekjaar	Een boekjaar dat niet gelijk loopt met het kalenderjaar maar bijvoorbeeld met een sportseizoen of schoolseizoen.
m. Subsidieplafond	Het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies op basis van de Algemene subsidieverordening Flevoland.
n. Provincie	Provincie Flevoland.
o. Incidentele subsidie	Subsidie als bedoeld in artikel 4:23, derde lid onderdeel d van de Awb die voor een periode van­­­­ maximaal vier jaar wordt verstrekt
p. Schriftelijk	a. via een ingevuld webformulier; b. per email naar subsidieaanvragen@flevoland.nl door toezending van een gescande versie van het ondertekende document; c. per post door toezending van het fysieke exemplaar van een document aan Gedeputeerde Staten van Flevoland, Postbus 55, 8200 AB Lelystad.
q. Werkelijke kosten	Kosten die achteraf aangetoond kunnen worden op basis van facturen en/of een urenregistratie.
r. Tenderprocedure	Een procedure waarbij alle subsidieaanvragen voor een bepaald tijdstip moeten zijn ingediend en waarbij vooraf vastgestelde criteria een rangorde voor subsidie bepalen.
s. Voorschot	Een betaling op basis van de beschikking tot subsidieverlening, vooruitlopend op een nog te leveren resultaat.
t. Nadere regels	Bindende regels die betrekking hebben op de nadere uitwerking van onderdelen die in de ASF op hoofdlijnen zijn benoemd en waar ook aan moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor subsidie.

Artikel 2. Toepassingsbereik

• 1. Deze verordening is van toepassing op alle subsidies die door Gedeputeerde Staten worden verstrekt.

• 2. In afwijking van het eerste lid is deze verordening of onderdelen daarvan niet van toepassing wanneer bij specifieke verordening een afwijkende of uitputtende regeling is getroffen.

Artikel 3. Bevoegdheid subsidieverstrekking

• 1. Gedeputeerde Staten zijn – met inachtneming van het vastgestelde provinciale beleid en de door Provinciale Staten op de begroting beschikbaar gestelde middelen - bevoegd te besluiten op ingediende aanvragen om subsidie en de daarmee samenhangende besluiten te nemen.

• 2. Wanneer de begroting nog niet door Provinciale Staten is vastgesteld of goedgekeurd is het Gedeputeerde Staten toegestaan om subsidie te verstrekken onder het voorbehoud dat door Provinciale Staten voldoende middelen op de begroting beschikbaar worden gesteld.

• 3. Onder de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid wordt in ieder geval begrepen:

  • a. het nemen van besluiten tot het verlenen, vaststellen, weigeren, intrekken of wijzigen van subsidies;

  • b. het verlenen van voorschotten;

  • c. het geheel of in termijnen betalen van voorschotten of subsidiebedragen;

  • d. het opschorten van de verplichting tot betaling van voorschotten of subsidiebedragen;

  • e. het terugvorderen van onverschuldigd betaalde voorschotten en subsidiebedragen.

Artikel 4. Bevoegdheid vaststellen nadere regels

• 1. Gedeputeerde Staten zijn bevoegd, in aanvulling op de procedurele bepalingen van deze verordening, nadere regels per beleidsterrein vast te stellen, waarin specifieke bepalingen staan om voor subsidie in aanmerking te komen.

• 2. De nadere regels hebben in ieder geval betrekking op de volgende onderwerpen:

  • a. het doel dat de provincie met subsidiëring wil bereiken;

  • b. wie subsidie mogen aanvragen;

  • c. de subsidievorm;

  • d. de hoogte en berekening van de subsidie;

  • e. de bevoorschotting;

  • f. het subsidieplafond;

  • g. de aanvraagtermijn;

  • h. de wijze van indiening van de aanvraag en de daarbij te overleggen gegevens;

  • i. de wijze van verdeling van het beschikbare budget voor subsidiëring;

  • j. de inhoudelijke beoordelingscriteria eventueel aangevuld met een puntensysteem;

  • k. de weigeringsgronden;

  • l. de subsidiabele en de niet subsidiabele kosten;

  • m. de verplichtingen van de subsidieontvanger;

  • n. de (ambtshalve) vaststelling van de subsidie;

  • o. evaluatie

  • p. inwerkingtreding van de nadere regels.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen in de nadere regels een persoon of commissie aanwijzen belast met het adviseren over de te nemen subsidiebesluiten.

• 4. Bij de vaststelling van het ontwerp van de nadere regels motiveren Gedeputeerde Staten waarom het subsidie instrument het geëigende financieringsinstrument is om het gewenste beleidsdoel te realiseren.

Artikel 5. Subsidieplafond

• 1. Gedeputeerde Staten kunnen in de nadere regels of in een apart besluit een subsidieplafond vaststellen voor bepaalde subsidies, dan wel categorieën van subsidies.

• 2. Bij de vaststelling van een subsidieplafond geven Gedeputeerde Staten aan op welke wijze het beschikbare bedrag wordt verdeeld.

• 3. Wanneer Gedeputeerde Staten gebruik maken van hun bevoegdheid om subsidieplafonds vast te stellen, maken zij deze zo spoedig mogelijk na vaststelling bekend op www.overheid.nl en in het subsidieloket van de provincie.

Artikel 6. Wijze van verdeling

• 1. Gedeputeerde Staten kunnen subsidies verdelen:

  • a. op volgorde van ontvangst van de aanvragen

  • b. door middel van een tenderprocedure.

• 2. Gedeputeerde Staten leggen de wijze van verdeling vast in de door hen op grond van artikel 4 vast te stellen nadere regels.

• 3. Bij de verdeling van het beschikbare subsidiebedrag op basis van de volgorde van ontvangst van de aanvragen, geldt dat bij het bepalen van de volgorde alleen volledige aanvragen meetellen.

• 4. Wanneer de aanvrager in de gelegenheid is gesteld om zijn aanvraag op grond van artikel 4:5 eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht aan te vullen, geldt als datum van ontvangst de dag waarop de volledig aangevulde aanvraag is ontvangen.

Artikel 7. Aanvrager

• 1. Subsidie kan worden aangevraagd door:

  • a. een rechtspersoon of

  • b. een natuurlijk persoon.

• 2. Subsidie kan ten goede komen aan meerdere, samenwerkende (rechts)personen.

  In dat geval wijzen de samenwerkende (rechts)personen een aanvrager aan. Deze aanvrager is verantwoordelijk dat de subsidie op een juiste wijze wordt besteed en aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan.

• 3. Alleen rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid kunnen in aanmerking komen voor een boekjaarsubsidie.

• 4. Gedeputeerde Staten kunnen in bijzondere gevallen afwijken van het bepaalde in het derde lid.

Artikel 8. Vormen van subsidie

Subsidie wordt verstrekt in de vorm van een:

• a. eenmalige subsidie;

• b. boekjaarsubsidie;

• c. incidentele subsidie.

Artikel 9. Niet-subsidiabele kosten

De volgende kosten zijn niet subsidiabel, tenzij in de Nadere regels anders is geregeld:

• a. de aan de subsidieaanvrager in rekening gebrachte BTW die door hem kan worden teruggevorderd of op enigerlei wijze aan hem kan worden terugbetaald of gecompenseerd.

• b. kosten die gemaakt zijn vóór het indienen van een subsidieaanvraag.

• c. boetes, financiële sancties en daarmee samenhangende kosten.

• d. de kosten die zijn gemaakt voordat een aanvraag om subsidie is ingediend.

Artikel 10. Subsidiabele kosten

Kosten die door Gedeputeerde Staten redelijkerwijs als noodzakelijk kunnen worden beschouwd.

Artikel 11. Algemene subsidiecriteria

• 1. Subsidie wordt slechts verleend wanneer de aanvraag voldoet aan de criteria gesteld bij of krachtens deze verordening of in nadere regels.

• 2. Subsidie wordt slechts verstrekt indien:

  • a. het maatschappelijk belang van de activiteit is aangetoond;

  • b. de activiteiten passen binnen de beleidsdoelstellingen van de provincie en door de aanvrager aannemelijk is gemaakt dat hieraan kan worden voldaan;

  • c. een zodanige werkwijze wordt toegepast dat redelijkerwijs mag worden verwacht dat de beoogde resultaten en doelstellingen worden bereikt.

Artikel 12. Algemene weigeringsgronden

• 1. Subsidie wordt in ieder geval geweigerd indien:

  • a. verstrekking van de subsidie zou leiden tot strijdigheid met Europese regels inzake staatssteun.

  • b. de aanvrager in staat van faillissement/surseance van betaling verkeert of de Wet schuldsanering natuurlijke personen van toepassing is verklaard;

  • c. de aanvrager al met de activiteiten is gestart voordat de aanvraag is ingediend.

• 2. Subsidie kan naast de in artikel 4:35 van de Awb genoemde gevallen worden geweigerd indien;

  • a. de te subsidiëren activiteiten niet of niet in overwegende mate betrekking hebben op provincie Flevoland;

  • b. de te subsidiëren activiteiten niet of onvoldoende ten goede komen aan de inwoners van provincie Flevoland;

  • c. de aanvrager de activiteiten ook zonder de gevraagde subsidie kan verrichten;

  • d. de aanvrager niet aannemelijk heeft gemaakt dat met inbegrip van de subsidie van de provincie de benodigde financiële middelen beschikbaar zijn om de gestelde resultaten te realiseren.

Artikel 13. Meerjarige subsidies

• 1. Gedeputeerde Staten kunnen – wanneer het provinciaal beleid dat mogelijk maakt – voor een tijdvak langer dan een jaar, maar niet langer dan vier jaar een subsidie verstrekken.

• 2. Wanneer van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheid gebruik wordt gemaakt, wordt in de subsidiebeschikking aangegeven op welk bedrag de subsidieaanvrager voor elk jaar of gedurende de programmaperiode aanspraak kan maken.

• 3. Gedeputeerde Staten nemen in een beschikking tot subsidieverlening voor meer dan een jaar een begrotingsvoorbehoud op als bedoeld in artikel 3, tweede lid.

HOOFDSTUK 2. AANVRAAG VAN DE SUBSIDIE

Artikel 14. Aanvraagtermijn

• 1. Een aanvraag voor een boekjaarsubsidie wordt uiterlijk 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de aanvraag betrekking heeft schriftelijk bij Gedeputeerde Staten ingediend.

• 2. Gedeputeerde Staten kunnen andere termijnen stellen voor het indienen van de in het eerste lid bedoelde aanvraag voor daarbij aan te wijzen aanvragers.

• 3. Tenzij bij verordening of nadere regels anders is bepaald, wordt een aanvraag voor een eenmalige of incidentele subsidie voor het begin van de activiteiten of periode waarvoor subsidie wordt gevraagd, schriftelijk bij Gedeputeerde Staten ingediend.

Artikel 15. Bij de aanvraag in te dienen gegevens

• 1. Een subsidieaanvraag dient langs elektronische weg te worden ingediend bij Gedeputeerde Staten door gebruikmaking van een daarvoor door hen vastgesteld aanvraagformulier dat op de website van de provincie beschikbaar is gesteld of op de website van de organisatie die namens Gedeputeerde Staten bevoegd is de nadere regels uit te voeren.

• 2. Bij een subsidieaanvraag overlegt de aanvrager de volgende gegevens:

  • a. een inhoudelijk plan met een beschrijving van de activiteit(en) waarvoor subsidie wordt gevraagd, waaruit blijkt:

    • waar en wanneer de activiteiten worden uitgevoerd;

    • wat het doel is dat de aanvrager met de activiteit(en) beoogd;

    • wat de relatie van de activiteit(en) is met de beleidsdoelstellingen van de provincie;

    • welke resultaten worden verwacht.

  • b. een begroting van opbrengsten en kosten met betrekking tot de activiteiten waar de subsidie voor wordt gevraagd. De begroting bevat een opgave van bij andere bestuursorganen of private organisaties of personen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan;

  • c. Bij het aanvragen om een meerjarige subsidie, met een subsidiebedrag van meer dan € 25.000, dient de begroting inzicht te geven in de te maken kosten en verwachtte opbrengsten verdeeld over de jaren.

  • d. een verklaring dat de aanvrager niet in staat van faillissement/surseance verkeert of de Wet schuldsanering natuurlijke personen niet van toepassing is verklaard.

• 3. Als een rechtspersoon voor de eerste keer subsidie aanvraagt, voegt hij tevens een exemplaar van de statuten of akte van oprichting, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar als bijlagen toe aan het aanvraagformulier.

• 4. Gedeputeerde Staten zijn bevoegd ook andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede en derde lid genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk, respectievelijk voldoende, zijn.

• 5. Indien daartoe aanleiding bestaat, kunnen Gedeputeerde Staten voor de inhoudelijke en/of financiële beoordeling van de ingediende aanvraag om subsidie een externe deskundige raadplegen.

Artikel 16. Ontvangstbevestiging aanvraag

• 1. Gedeputeerde Staten bevestigen binnen vier weken na binnenkomst de ontvangst van een subsidieaanvraag. Daarbij geven Gedeputeerde Staten aan of de aanvraag aan de formele vereisten voldoet.

• 2. Wanneer de subsidieaanvraag niet aan de formele vereisten voldoet, stellen Gedeputeerde Staten de subsidieaanvrage op grond van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht, in de gelegenheid de aanvraag binnen een door hen gestelde termijn, aan te vullen.

Artikel 17. Beslistermijn

• 1. Gedeputeerde Staten beslissen op een aanvraag voor een subsidie per boekjaar uiterlijk 31 december van het jaar waarin de aanvraag is ingediend mits de aanvraag tijdig en volledig is ingediend.

• 2. Gedeputeerde Staten beslissen op een aanvraag voor een eenmalige of incidentele subsidie binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag.

• 3. In gevallen waarin een aanvraag om een eenmalige of incidentele subsidie betrekking heeft op het kalenderjaar of kalenderjaren volgend op dat waarin de aanvraag is ingediend, begint de in het tweede lid genoemde termijn van dertien weken te lopen vanaf de dag waarop de provinciale begroting voor het eerstvolgende boekjaar door Provinciale Staten is vastgesteld.

• 4. Indien Gedeputeerde Staten, alvorens te beslissen, over een aanvraag advies inwinnen bij een met dat doel ingestelde adviescommissie, bedraagt de beslistermijn als bedoeld in het tweede en derde lid uiterlijk tweeëntwintig weken.

• 5. Indien een aanvraag om subsidie een cofinancieringsbijdrage in het kader van een Rijks- of Europees programma betreft, beslissen Gedeputeerde Staten daarop binnen dertien weken na ontvangst van het subsidiebesluit dat leidend is binnen dat programma.

• 6. Indien de subsidie in verband met staatssteun moet worden aangemeld bij de Europese Commissie, wordt de beslistermijn opgeschort tot het moment waarop de Europese Commissie heeft beslist omtrent goedkeuring.

• 7. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing zoals bedoeld in de voorgaande leden verlengen. Hiervan stellen zij de aanvrager tijdig voor het verstrijken van de beslistermijn gemotiveerd op de hoogte. Daarbij geven zij aan binnen welke termijn de aanvrager een beslissing tegemoet kan zien.

HOOFDSTUK 3. VERLENING VAN DE SUBSIDIE

Artikel 18. Verlening van subsidie

• 1. In de beschikking tot subsidieverlening vermelden Gedeputeerde Staten in ieder geval:

  • a. voor welke activiteiten c.q. resultaat de subsidie is bedoeld;

  • b. het bedrag van de subsidie dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald;

  • c. de verplichtingen die aan de subsidieverlening zijn verbonden;

  • d. op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen subsidie plaatsvindt;

  • e. op welke wijze tot uitbetaling van de subsidie wordt overgegaan en of voorschotten worden gegeven;

  • f. het resultaat van de staatssteuntoets.

• 2. Bij het bepalen van de in het eerste lid onder b genoemde bedrag van de subsidie wordt:

  • a. bij subsidies tot en met € 25.000 uitgegaan van een vast bedrag en;

  • b. bij subsidies vanaf € 25.000 uitgegaan van een vast te stellen percentage van de werkelijk te maken subsidiabele kosten.

Artikel 19. Betaling en bevoorschotting

• 1. Voor subsidies van € 25.000 of minder wordt bij:

  • a. een directe vaststelling het gehele subsidiebedrag in een keer uitbetaald;

  • b. een ambtshalve vaststelling het gehele subsidiebedrag in een keer uitbetaald als voorschot.

• 2. Voorschotten voor de overige subsidies bedragen:

  • a. bij eenmalige en incidentele subsidies ten hoogste 90%; en

  • b. bij boekjaarsubsidies 100% van het in de beschikking tot subsidieverlening genoemde bedrag.

• 3. Gedeputeerde Staten geven in de beschikking tot subsidieverlening het ritme en de hoogte van de bevoorschotting aan en de eventuele voorwaarden die hiervoor van toepassing zijn.

• 4. Ritme en hoogte van de bevoorschotting kunnen worden aangepast naar aanleiding van een melding als bedoeld in artikel 22.

HOOFDSTUK 4. VERPLICHTINGEN VAN DE SUBSIDIEONTVANGER

Artikel 20. Tussentijdse rapportage

• 1. Bij subsidieverlening vanaf € 25.000 die voor twee of meer jaren wordt verleend, kunnen Gedeputeerde Staten de subsidieontvanger verplichten tot het tussentijds indienen van een voortgangsrapportage omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en opbrengsten. Een dergelijke tussentijdse rapportage wordt niet vaker dan een keer per jaar gevraagd. Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de natuurlijke rapportagemomenten van de subsidieontvanger.

• 2. Gedeputeerde Staten kunnen – wanneer uit een risicoanalyse blijkt dat daartoe aanleiding bestaat – in afwijking van het bepaalde in het eerste lid aan de subsidieontvanger de verplichting opleggen om meer dan een keer per jaar een tussentijdse rapportage te overleggen.

Artikel 21. Opgave van gemaakte kosten

Bij meerjarige eenmalige of incidentele subsidies met een subsidiebedrag van meer dan € 125.000, dient de subsidieontvanger jaarlijks voor 1 december bij Gedeputeerde Staten een opgave van de gemaakte kosten van 1 januari tot 1 december in te dienen en een inschatting van de te maken kosten over de maand december van het lopende jaar.

Artikel 22. Meldingsplicht

• 1. De subsidieontvanger stuurt Gedeputeerde Staten binnen 4 weken na het bekend zijn van onderstaande gebeurtenissen een schriftelijke melding als:

  • a. de gesubsidieerde activiteiten niet of niet geheel of niet volgens de door de subsidieontvanger aangegeven tijdsplanning zullen worden verricht;

  • b. aan de opgelegde verplichtingen en resultaten niet of niet geheel zal worden voldaan;

  • c. er sprake is van een verschuiving in de subsidiabele kosten groter dan 25%.

• 2. Gedeputeerde Staten bevestigen binnen acht weken de ontvangst van de melding.

• 3. Wanneer de melding voor Gedeputeerde Staten aanleiding geeft tot het wijzigen of intrekken van de beschikking tot subsidieverlening – of wanneer sprake is van directe vaststelling – de beschikking tot subsidievaststelling, dan beslissen zij hiertoe binnen acht weken na ontvangst van de melding.

• 4. Gedeputeerde Staten kunnen besluiten om niet tot wijziging van de beschikking over te gaan indien:

  • a. door de wijziging niet meer wordt voldaan aan de criteria voor subsidieverstrekking;

  • b. de aanvrager de aanvraag tot wijziging redelijkerwijs meer dan zes maanden eerder had kunnen indienen;

  • c. de subsidiabele activiteiten in overwegende mate veranderen;

  • d. de wijziging een verschuiving betreft in de subsidiabele kosten van meer dan 25%.

• 5. Gedeputeerde Staten gaan in ieder geval niet tot wijziging van de beschikking over indien:

  • a. de wijze van verdeling is bepaald op basis van de kwaliteit van de aanvragen en de verzochte wijziging van invloed is op onderdelen die van belang zijn voor de beoordeling van de kwaliteit van de aanvraag of anderszins de wijze van verdeling beïnvloedt:

  • b. het verzoek tot wijziging na de periode waarvoor subsidie is verleend, is ontvangen.

Artikel 23. Vergoedingsplicht bij vermogensvorming

• 1. In de gevallen genoemd in artikel 4:41 van de Algemene wet bestuursrecht, is de subsidie-ontvanger, voor zover het verstrekken van de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming daarvoor een vergoeding verschuldigd aan de provincie.

• 2. De hoogte van de in het eerste lid bedoelde vergoeding wordt bij afzonderlijke beschikking van Gedeputeerde Staten vastgesteld.

• 3. Bij de vaststelling van de hoogte van de vergoeding worden de activa gewaardeerd op hun actuele waarde. De waardebepaling van een onroerende zaak geschiedt door drie deskundigen. Gedeputeerde Staten en de subsidieontvanger wijzen elk een deskundige aan die in onderling overleg een derde deskundige aanwijzen.

Artikel 24. Andere verplichtingen van de subsidieontvanger

• 1. De subsidieontvanger verricht de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.

• 2. De subsidieontvanger stelt Gedeputeerde Staten zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte van :

  • a. besluiten of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, danwel ontbinding van de rechtspersoon;

  • b. relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden;

  • c. ontwikkelingen die ertoe kunnen leiden dat aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen;

  • d. wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur en het doel van de rechtspersoon.

• 3. De subsidieontvanger behoeft de toestemming van Gedeputeerde Staten voor handelingen als vermeld in artikel 4:71 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 4. De subsidieontvanger verleent medewerking aan door of vanwege Gedeputeerde Staten gevorderde controle van de administratie of een ander onderzoek naar gegevens die in het kader van de subsidieverstrekking van belang geacht kunnen worden. Hij verleent daartoe inzage in zijn administratie en verstrekt de inlichtingen die voor de beoordeling van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de besteding van de subsidie, dan wel anderszins van belang kunnen zijn.

• 5. Indien door of namens de subsidieontvanger publicaties worden gedaan of openbaar kennis wordt gegeven van de gesubsidieerde activiteiten, kunnen Gedeputeerde Staten aan de subsidie de verplichting verbinden dat daarbij wordt vermeld dat de activiteit met subsidie van de provincie Flevoland is of wordt gerealiseerd.

• 6. Gedeputeerde Staten kunnen bij een subsidieverlening van twee of meer jaren de verplichting aan de subsidieontvanger opleggen om jaarlijks voor 1 oktober een inhoudelijk plan in te dienen voor het komende jaar.

HOOFDSTUK 5. VERANTWOORDING EN VASTSTELLING VAN DE SUBSIDIE

Artikel 25. Subsidies van € 25.000 of minder

• 1. Subsidies van € 25.000 of minder worden door Gedeputeerde Staten:

  • a. direct vastgesteld of

  • b. ambtshalve vastgesteld binnen 13 weken nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht.

• 2. Bij een ambtshalve vaststelling als bedoeld in het eerste lid, sub b kunnen Gedeputeerde Staten de ontvanger verplichten om op de in de beschikking aangegeven wijze aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen en resultaten.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen – als dit op grond van een risicoanalyse mogelijk wordt geacht – ook voor hogere subsidies dan € 25.000 toepassing geven aan de vorige leden.

Artikel 26. Subsidies vanaf € 25.000 tot en met € 125.000

• 1. Indien de subsidieverlening meer bedraagt dan € 25.000, maar niet meer dan € 125.000, dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in bij Gedeputeerde Staten:

  • a. bij een eenmalige of incidentele subsidie, uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten, tenzij:

    • 1. bij de beschikking tot subsidieverlening een termijn is bepaald binnen welke de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld;

    • 2. bij de beschikking tot subsidieverlening is bepaald dat de aanvraag wordt ingediend telkens na afloop van een gedeelte van het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend.

  • b. bij een subsidie per boekjaar uiterlijk voor 1 mei na afloop van het tijdvak waarvoor subsidie is verleend, tenzij voor twee of meer boekjaren subsidie is verleend of in de beschikking tot subsidieverlening anders is bepaald.

• 2. De aanvraag tot vaststelling bevat een inhoudelijk verslag met daarin tenminste opgenomen:

  • waar en wanneer de activiteiten zijn uitgevoerd;

  • of het doel wat de aanvrager met de activiteiten had beoogd is behaald;

  • in welke mate de resultaten zijn behaald;

  • een toelichting op de verschillen tussen verwachte en gerealiseerde activiteiten en/of resultaten;

  • in hoeverre is voldaan aan de in de beschikking tot subsidieverlening opgenomen verplichtingen.

  Daarnaast voegt de subsidieontvanger een beknopt financieel verslag toe conform de opzet van de ingediende begroting. De verantwoording dient als basis voor de vaststelling van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen bepalen dat ook andere dan de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn, worden overgelegd.

• 4. Het bepaalde in artikel 16 is van overeenkomstige toepassing op een aanvraag tot vaststelling van de subsidie.

Artikel 27. Subsidies meer dan € 125.000

• 1. Indien de subsidieverlening meer bedraagt dan € 125.000 dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in bij Gedeputeerde Staten:

  • a. bij een eenmalige of incidentele subsidie uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten, tenzij:

    • 1. bij de beschikking tot subsidieverlening een termijn is bepaald binnen welke de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld;

    • 2. bij de beschikking tot subsidieverlening is bepaald dat de aanvraag tot vaststelling wordt ingediend telkens na afloop van een gedeelte van het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend.

  • b. bij een boekjaarsubsidie uiterlijk voor 1 mei na afloop van het tijdvak waarvoor subsidie is verleend, tenzij voor twee of meer boekjaren subsidie is verleend of in de beschikking tot subsidieverlening anders is bepaald.

• 2. De aanvraag tot vaststelling bevat:

  • a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht en de mate waarin de resultaten zijn behaald;

  • b. een financieel overzicht van de werkelijke baten en lasten die aan de gesubsidieerde activiteiten zijn verbonden (financieel verslag of jaarrekening) in vergelijking tot de ingediende begroting met een toelichting op de verschillen. De verantwoording dient als basis voor de vaststelling van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten.

  • c. een overzicht van de werkelijk gemaakte uren, gebaseerd op een deugdelijke urenregistratie.

  • d. een kopie van de controleverklaring door een onafhankelijk accountant – voorzien van de tekst “was getekend” en met de vermelding van de naam van de accountant of een getekend exemplaar - waaruit blijkt dat de accountant heeft vastgesteld dat de subsidieontvanger de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen - conform ASF en afzonderlijke beschikkingen - is nagekomen.

    De accountant gebruikt ten behoeve van de oordeelsvorming over de verantwoording de goedkeuringstoleranties zoals opgenomen in onderstaande tabel:

    	Goedkeurende verklaring	Verklaring met beperking	Oordeel onthouding	Afkeurende verklaring
    Fouten (F) in de verantwoording	F ≤ 1%	1% < F < 3%	-	F ≥ 3%
    Onzekerheden in de controle (O)	O ≤ 3%	3% < O < 10%	O ≥ 10%	-

    De omvangsbasis is het totaal van de subsidiabele kosten van de financiële verantwoording.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen bepalen dat ook andere dan de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn, worden overgelegd.

• 4. Het bepaalde in artikel 16 is van overeenkomstige toepassing op een aanvraag tot vaststelling van de subsidie.

• 5. Ten behoeve van de in dit artikel lid 2 sub d genoemde controleverklaring door een onafhankelijk accountant, kunnen Gedeputeerde Staten een controleprotocol vaststellen.

Artikel 28. Vaststelling subsidie

• 1. Gedeputeerde Staten stellen binnen 22 weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling de subsidie vast.

• 2. Indien uit de aard van de subsidie, dan wel de verantwoording daarvan, volgt dat voor de beslissing op de vaststelling van de subsidie een langere termijn nodig is dan de in het eerste lid genoemde termijn, dan berichten Gedeputeerde Staten de subsidieontvanger daarvan zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling.

Artikel 29. Ambtshalve vaststelling bij subsidieverlening voor twee of meer jaren

Wanneer in de beschikking tot subsidieverlening de in artikel 20 vermelde verplichting is opgenomen om een tussentijdse verantwoordingsrapportage aan Gedeputeerde Staten af te leggen, wordt op basis van deze verantwoording de subsidie tussentijds vastgesteld.

Artikel 30. Afwijkende verantwoordingsprocedure

Gedeputeerde Staten kunnen afwijken van het bepaalde in dit hoofdstuk indien subsidie wordt verstrekt aan medeoverheden.

HOOFDSTUK 7. OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 31. Uurtarieven en urenregistratie

• 1. Wanneer de subsidieaanvrager bij de bepaling van de subsidiabele kosten werkt met vaste uurtarieven, maakt de aanvrager gebruik van:

  • a. een door provincie Flevoland vastgesteld forfaitair uurtarief van € 45.

  • b. een door de aanvrager berekend uurtarief: hierbij dient de aanvrager inzichtelijk te maken hoe het tarief tot stand is gekomen (berekeningswijze) en uit welke bestandsdelen het tarief bestaat.

  • c. een deugdelijke urenregistratie waarin de juistheid van de werkelijk gemaakte uren is geborgd.

• 2. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een vrijwilligersvergoeding dient hiervoor het tarief te worden gehanteerd dat door de belastingdienst is voorgeschreven.

• 3. Bij het vaststellen van de verleende subsidie wordt uitgegaan van het uurtarief dat bij de aanvraag tot subsidieverlening is gehanteerd tegen de werkelijk gemaakte uren.

Artikel 32. Egalisatiereserve

• 1. Het is de subsidieontvanger aan wie een boekjaarsubsidie is verstrekt, toegestaan om een egalisatiereserve ten laste van de provinciale subsidie te vormen. Dit heeft alleen betrekking op subsidies vanaf € 125.000.

• 2. Het verschil tussen de vastgestelde provinciale subsidie en de werkelijke kosten van activiteiten waarvoor deze subsidie werd verleend, komt ten gunste onderscheidenlijk ten laste van een apart ingestelde egalisatiereserve dat alleen is opgebouwd uit provinciale subsidie.

• 3. De omvang van de egalisatiereserve bedraagt niet meer dan 20% van de gemiddelde subsidie die over de afgelopen drie boekjaren is verleend.

• 4. De in lid 1 benoemde egalisatiereserve kan uitsluitend na schriftelijke toestemming van Gedeputeerde Staten worden aangewend.

• 5. Na afloop van de periode waarvoor subsidie is verleend, dan wel na beëindiging van de subsidierelatie restitueert de subsidieontvanger het bedrag van deze reserve binnen een redelijke termijn zoals deze tussen Gedeputeerde Staten en de subsidieontvanger wordt afgesproken.

Artikel 33. Afschrijvingskosten

Kosten voor het gebruik van materiële vaste activa, zijn naar rato van het gebruik subsidiabel indien deze rechtstreeks aan de subsidiabele activiteit toe te rekenen zijn. Dit geldt voor zowel materiële vaste activa die in bezit zijn als voor materiële vaste activa die nog worden aangeschaft ten behoeve van de te subsidiëren activiteit.

HOOFDSTUK 8. SLOTBEPALINGEN

Artikel 34. Hardheidsclausule

• 1. Gedeputeerde Staten kunnen de bepalingen bij of krachtens deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover van toepassing, gelet op het belang van de aanvrager of subsidieontvanger, naar hun oordeel tot onbillijkheden of bijzondere hardheden zou leiden. Het van toepassing verklaren van dit artikel wordt gemotiveerd in het besluit.

• 2. Gedeputeerde Staten kunnen de bepalingen bij of krachtens deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken indien een provinciale subsidie wordt verleend:

  • a. ten laste van middelen die het Rijk aan de provincie beschikbaar heeft gesteld en bij de beschikbaarstelling hiervan tussen het Rijk en de provincie procedureregels zijn vastgesteld die afwijken van het gestelde in deze verordening. In deze gevallen wordt conform de tussen het Rijk en de provincie vastgestelde procedureregels dan wel overeengekomen afspraken gehandeld;

  • b. ter cofinanciering van een Europees programma en waarbij dit met het oog op de harmonisatie van procedures wenselijk dan wel noodzakelijk is;

  • c. voor activiteiten die mede door andere bestuursorganen worden gesubsidieerd en waarvan het met het oog op een goede afstemming met de procedureregels van die andere bestuursorganen, wenselijk is dat van het gestelde in deze verordening wordt afgeweken.

Artikel 35. Toezichthouders

Gedeputeerde Staten kunnen bij besluit personen aanwijzen die zijn belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze verordening.

Artikel 36. Evaluatie

Onverminderd het bepaalde in artikel 4:24 van de Algemene wet bestuursrecht, zenden Gedeputeerde Staten na uiterlijk vier jaar na de inwerkingtreding van deze verordening aan Provinciale Staten een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van deze verordening in de praktijk.

Artikel 37. Intrekking en overgangsrecht

• 1. De Algemene subsidieverordening Flevoland 2012 wordt ingetrokken.

• 2. Voor subsidieaanvragen ingediend voor de inwerkingtreding van deze verordening blijft de Algemene Subsidieverordening Flevoland 2012 zijn werking behouden.

• 3. Nadere regels die zijn vastgesteld op grond van artikel 2, tweede lid van de Algemene Subsidieverordening Flevoland 2012 worden geacht mede te zijn vastgesteld op grond van artikel 4, eerste lid van de Algemene Subsidieverordening Flevoland 2023.

Artikel 38. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 november 2023

Artikel 39. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Algemene subsidieverordening Flevoland 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van Provinciale Staten van Flevoland van 28 juni 2023.

Provinciale Staten van Flevoland,

de griffier

de voorzitter

TOELICHTING ALGEMENE SUBSIDIEVERORDENING FLEVOLAND 2023

ALGEMEEN

1. Relevante spelregels voor provinciale subsidieverlening.

De Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) geeft het wettelijk kader voor het verstrekken van subsidies door bestuursorganen (hoofdstuk 4, titel 4.2 ‘subsidies’). Belangrijk uitgangspunt van dat kader is dat subsidieverstrekking slechts mogelijk is als daaraan een wettelijk voorschrift (lees: verordening) ten grondslag ligt waarin wordt bepaald welke activiteiten voor subsidie in aanmerking komen. Voor de provinciale bestuursorganen is voornoemde grondslag gelegen in deze verordening in combinatie met nadere regels van Gedeputeerde Staten (zie de toelichting bij artikel 4).

De verordening bevat met name procedurele bepalingen. De subsidietitel van de Awb biedt een gedetailleerd kader van het proces van subsidieverstrekking. Daarom zijn veel bepalingen niet nog een keer opgenomen in deze verordening. Dat impliceert uiteraard wel dat het lezen van de verordening alleen niet voldoende is om een volledig beeld te krijgen van alle regels die gelden voor provinciale subsidiering. Daarvoor bieden de verordening én de Awb samen de basis. In aanvulling daarop kunnen Gedeputeerde Staten ook nog ‘nadere regels’ vaststellen. Daarbij kan het gaan om regels, waarin nadere inhoudelijke criteria worden geformuleerd. Maar ook procedurevoorschriften, waarin (aanvullende) eisen worden gesteld over bijvoorbeeld het tijdstip waarop subsidie moet worden aangevraagd en verantwoord en de gegevens die daarbij moeten worden overgelegd.

Het vorenstaande impliceert dat subsidierelaties worden beheerst door de wet (Awb), een verordening (de Algemene Subsidieverordening Flevoland) dan wel een andere specifieke verordening) en beleid specifieke nadere regels. Bij een subsidieaanvraag zal derhalve eerst de Awb bekeken worden, daarna de onderhavige verordening en vervolgens de nadere regels die betrekking hebben op het beleidsterrein waarvoor subsidie wordt gevraagd.

De onderhavige verordening is van toepassing op alle subsidies die Gedeputeerde Staten kunnen verstrekken. Dit houdt in ook de incidentele subsidies en begrotingssubsidies als genoemd in artikel 4:23, derde lid, van de Awb. Hiermee wordt bereikt dat ook voor deze subsidies de procedurele bepalingen van de ASF gelden zoals de formele eisen die voor het indienen van een aanvraag om subsidie en de afhandeling. Verder zijn ook de drie subsidiearrangementen op deze subsidies van toepassing.

De onderhavige verordening of onderdelen daarvan, is niet van toepassing wanneer voor een beleidsterrein een specifieke of afwijkende regeling is getroffen, zoals de Subsidieverordening Natuur en Landschap.

2. Drie subsidiearrangementen.

In deze ASF is net als in de ASF 2012 aansluiting gezocht bij het Rijksbrede subsidiekader (RBSK). Uitgangspunt van dit RBSK is: uitgaan van vertrouwen in de subsidieontvanger, vermindering van administratieve lasten, controle aan de achterkant. Dit RBSK is door alle provincies op een nagenoeg eenduidige wijze doorgevoerd in de separate Algemene Subsidieverordeningen. Dit heeft erin geresulteerd dat in de ASF drie regimes van subsidiering zijn opgenomen:

• A. subsidies tot en met € 25.000 worden in een keer vastgesteld of ambtshalve vastgesteld. Uitbetaling vindt in een keer plaats. De subsidieontvanger hoeft alleen maar te melden of de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt, zijn afgerond en is voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen en prestaties. De administratieve lasten voor de subsidieontvanger zijn beperkt. Bij subsidies tot en met € 25.000 wordt uitgegaan van een vast toegekend bedrag.

• B. subsidies vanaf € 25.000 tot en met € 125.000 worden tot maximaal 90% bevoorschot en na een verantwoording vastgesteld. De subsidieontvanger heeft iets meer administratieve lasten dan bij regime A, omdat er een aanvraag om vaststelling van de subsidie moet worden ingediend met daarbij gevoegd een inhoudelijk en ter kennisneming een beknopt financieel verslag.

  Bij subsidies vanaf € 25.000 tot en met € 125.000 wordt uitgegaan (van een percentage) van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten.

• C. voor subsidies vanaf € 125.000 geldt ook dat uitgegaan wordt (van een percentage) van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten. Voor deze subsidies gelet het zwaarste regime, waarbij de subsidieontvanger de meeste administratieve lasten heeft: de subsidieontvanger moet een aanvraag om vaststelling van de subsidie indienen. Hierbij moet een inhoudelijk en financieel verslag en een controleverklaring van een onafhankelijk accountant worden gevoegd.

De ASF maakt het – wanneer dit op grond van een risicoanalyse verantwoord wordt geacht – mogelijk dat Gedeputeerde Staten ook bij subsidies vanaf € 25.000 een lichter regime toepassen.

3. Begrippen ‘prestatie’ en ‘prestatie-indicatoren’ zijn vervallen.

In de ASF is het begrip ‘prestatie’ vervangen door het begrip ‘resultaat’. De reden hiervan is dat het begrip ‘prestatie’ al snel in relatie wordt gebracht met inkoop van goederen of diensten waardoor de verstrekte subsidie BTW belast wordt. Hiervan is bij subsidiëring meestal geen sprake.

Ook wordt in de ASF niet meer gesproken over prestatie-indicatoren. De reden hiervan is dat het werken met prestatie-indicatoren doorgaans te belastend is voor de bedrijfsvoering van de subsidieontvanger. Verder kan de effectiviteit van de te verstrekken subsidie ook worden bepaald op basis van de te formuleren resultaten.

4. Extra aandachtspunten voor Gedeputeerde Staten opgenomen bij vaststellen nadere regels.

Daarbij is aangegeven dat in de nadere regels het doel dat de provincie met subsidiëring wil bereiken moet zijn aangegeven. Dit is een van de aanbevelingen van het onderzoek dat I&O verricht heeft naar de effectiviteit van het subsidie-instrument.

Tot slot is in het nieuwe artikel een vierde lid opgenomen waarin is bepaald dat GS bij het vaststellen van de nadere regels moeten motiveren waarom het subsidie-instrument het meest geëigende financiële instrument is om het beleidsdoel te realiseren. Dit is opgenomen om invulling te geven aan een van de aanbevelingen van I&0 research en de door GS al vastgestelde Handreiking financieringsinstrumenten.

5. Extra rapportageverplichting bij meerjarige subsidies.

Voor de subsidieontvanger is de verplichting opgenomen om voor 1 december bij Gedeputeerde Staten een opgave van de gemaakte kosten van het lopende jaar in te dienen.

Hierbij wordt aangesloten bij de herijking van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Deze herijking houdt in dat organisaties die een subsidie vanaf € 125.000 ontvangen, inzichtelijk dienen te maken welke kosten zijn gemaakt in de periode van 1 januari tot 1 december van het lopende jaar en een inschatting van de te maken kosten over de maand december van het lopende jaar.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit artikel worden een aantal begrippen toegelicht die in de verordening worden gebruikt.

→ Onderscheid eenmalige subsidie, boekjaarsubsidie, incidentele subsidie

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een eenmalige subsidie, boekjaarsubsidie en incidentele subsidie.

Eenmalige subsidies zijn subsidies die op grond van door Gedeputeerde Staten vastgestelde Nadere regels worden verstrekt voor een eenmalige activiteit. Daarbij kan worden gedacht aan een eenmalige subsidie die wordt gegeven voor een door de subsidieontvanger te realiseren bijzonder project, zoals een dansvoorstelling, informatiemarkt. Eenmalige subsidies hebben een looptijd, afhankelijk van de duur van het project en kunnen dan ook een looptijd hebben die langer is dan een jaar. Eenmalige subsidies komen in de praktijk wel voor onder de benaming: - tekortsubsidie: een subsidie waarmee activiteiten tot stand kunnen komen door een maximumbedrag in het tekort te subsidiëren; - stimuleringssubsidie: een subsidie bedoeld om te bevorderen dat de activiteiten passend binnen het provinciaal beleid worden uitgevoerd; - waarderingssubsidie: een subsidie die ten doel heeft uitdrukking te geven aan enige waardering van de provincie bij de activiteiten van de aanvrager zonder dat de hoogte daarvan afhankelijk wordt gesteld van de aan de activiteiten verbonden lasten en baten.

Een boekjaarsubsidie wordt bij voorkeur voor meerdere jaren verleend en heeft veelal op voortdurende activiteiten van een instelling betrekking. Hierbij kan volgens de memorie van toelichting bij de subsidietitel van de Awb worden gedacht aan een exploitatiesubsidie: een subsidie waarbij de provincie de activiteiten in stand wil houden door bij te dragen in het exploitatietekort.

In de ASF is bepaald dat deze subsidie voor een periode van ten hoogste vier jaren wordt verstrekt. Na het verstrijken van die periode kan uiteraard opnieuw worden besloten om subsidie te verstrekken. Er is gekozen voor een periode van vier jaar, omdat deze termijn aansluit bij de zittingsperiode van Provinciale Staten (hoewel die termijnen niet gelijk hoeven te lopen) en het een goede termijn lijkt om te beoordelen of eerder vastgestelde beleidsdoelen nog gelden en met de verstrekte subsidies worden bereikt.

Daarnaast kent de ASF de incidentele subsidie. Dit is een subsidie als bedoeld in artikel 4:23, derde lid sub d van de Awb. Daarbij gaat het volgens de Memorie van Toelichting van de Awb om subsidies die zowel aan een beperkt aantal ontvangers, als voor een beperkt tijdvak (maximaal 4 jaar) worden verstrekt. Een voorbeeld is een subsidie voor de viering van een jubileum. Voor incidentele subsidies zou de eis van een wettelijke basis (subsidieregeling) onevenredig veel bestuurslasten met zich brengen.

→ begrip gebroken boekjaar

Omdat het in de praktijk voorkomt dat een boekjaarsubsidie niet gelijk loopt met het kalenderjaar, is ook het begrip ‘gebroken boekjaar’ gedefinieerd: een boekjaar dat niet gelijk loopt met het kalenderjaar maar met bijvoorbeeld een sportseizoen of een schoolseizoen.

→ begrip ‘tenderprocedure’

Verder is bij de begripsbepalingen het begrip ‘tenderprocedure’ omschreven: een procedure waarbij alle subsidieaanvragen voor een bepaald tijdvak moeten zijn ingediend en waarbij vooraf vastgestelde criteria een rangorde voor subsidie bepalen. Dit begrip is toegevoegd omdat dit een verdeelsysteem is dat in de praktijk regelmatig – naast het verdeelsysteem van volgorde van ontvangst van volledig ingediende subsidieaanvragen – wordt toegepast.

Artikel 3. Bevoegdheid subsidieverstrekking

Gedeputeerde Staten zijn bevoegd tot het verstrekken van subsidie omdat het hier gaat om het nemen van uitvoerende besluiten die vallen onder het dagelijks bestuur van de provincie (In artikel 158, eerste lid sub a van de Provinciewet is aan Gedeputeerde Staten de bevoegdheid toegekend om het dagelijks bestuur van de provincie te voeren). Met verstrekken wordt het gehele subsidieproces bedoeld: besluiten tot verlenen, bevoorschotting, vaststellen, lager vaststellen, terugvorderen en dergelijke. Gedeputeerde Staten moeten daarbij altijd rekening houden met de door Provinciale Staten beschikbaar gestelde financiële middelen. Wanneer Provinciale Staten (nog) geen financiële middelen beschikbaar hebben gesteld, kunnen Gedeputeerde Staten alleen subsidie verlenen onder de voorwaarde dat Provinciale Staten alsnog daarvoor geld beschikbaar stellen, het zogenaamde begrotingsvoorbehoud.

Artikel 4. Bevoegdheid vaststellen nadere regels.

Provinciale Staten stellen vanuit hun kaderstellende rol de ASF vast. De ASF bevat met name procedurele regels.

Gedeputeerde Staten kunnen binnen de kaders van de ASF nadere regels vaststellen voor subsidieverstrekking. Zo kunnen zij in de Nadere regels beleidspecifieke inhoudelijke criteria opnemen waaraan een aanvraag om subsidie wordt getoetst.

Gedeputeerde Staten zijn aan Provinciale Staten verantwoording verschuldigd over de wijze waarop zij omgaan met de bevoegdheid tot het vaststellen van nadere regels. Hierdoor is een sterke scheiding mogelijk tussen kaderstelling, uitvoering en controle.

Ìn dit artikel is expliciet bepaald dat de nadere regels in ieder geval duidelijk moeten maken wat het doel is dat de provincie met de subsidiering wil bereiken.

Verder is bepaald dat Gedeputeerde Staten bij de vaststelling van de nadere regels moeten motiveren waarom het subsidie-instrument het meest effectieve financieringsinstrument is om het gewenste beleidsdoel te bereiken.

Artikel 5. Subsidieplafond

Het subsidieplafond is een instrument waarmee het bestuursorgaan de uitgaven op grond van een subsidieregeling binnen het in de begroting vastgelegde kader kan houden. Het is volgens artikel 4:25 van de Awb alleen mogelijk om met subsidieplafonds te werken, wanneer de verordening dat mogelijk maakt. Een subsidieplafond is vooral een nuttig instrument wanneer sprake is van een potentieel ruime kring van subsidie-ontvangers waarvan op voorhand vaststaat dat niet alle aanvragen gehonoreerd kunnen worden. Het vaststellen van een subsidieplafond houdt in dat subsidieaanvragen geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer door de verstrekking van de subsidie het subsidieplafond wordt overschreden. Het subsidieplafond moet bekend worden gemaakt voor de aanvang van het tijdvak waarvoor het is vastgesteld. Bij de bekendmaking van het subsidieplafond moet het bestuursorgaan ook de wijze van verdeling van de beschikbare middelen aangeven. Bekendmaking vindt plaats door publicatie van het provinciaal blad op www.overheid.nl. Ook is het vastgestelde subsidieplafond te vinden in het subsidieloket van de provincie.

Artikel 6. Wijze van verdeling

In dit artikel is vastgelegd dat er twee wijzen zijn waarop ingediende aanvragen om subsidie worden beoordeeld: of op volgorde van ontvangst of via een tenderprocedure.

Artikel 9. Niet-subsidiabele kosten

In dit artikel wordt duidelijk gemaakt dat de kosten die gemaakt zijn vóór het indienen van de subsidieaanvraag niet subsidiabel zijn.

Verder is aangegeven dat boetes, financiële sancties en daarmee samenhangende kosten niet subsidiabel zijn.

Als uitgangspunt is opgenomen dat de kosten die gemaakt zijn voordat een aanvraag om subsidie is ingediend niet subsidiabel zijn, tenzij in de nadere regels anders is geregeld.

Artikel 12. Algemene weigeringsgronden

In het eerste lid zijn verplichte weigeringsgronden opgenomen. In het tweede lid zijn een aantal facultatieve weigeringsgronden opgenomen. Het betreft situaties waarbij subsidie kan worden geweigerd. Daarvoor is een belangenafweging nodig. De in dit artikel opgenomen weigeringsgronden gelden voor alle aanvragen om subsidie.

Artikel 13. Meerjarige subsidies

Dit artikel maakt het mogelijk dat Gedeputeerde Staten voor meer dan een jaar, maar ten hoogste vier jaar, subsidie toekennen. Er is gekozen voor een periode van vier jaar, omdat deze termijn aansluit bij de zittingsperiode van Provinciale Staten (hoewel die termijnen niet gelijk hoeven te lopen) en het een goede termijn lijkt om te beoordelen of eerder vastgestelde beleidsdoelen nog gelden en met de verstrekte subsidies worden bereikt.

Artikel 15. Bij de aanvraag in te dienen gegevens

Aangegeven wordt dat een aanvraag alleen langs elektronische weg kan worden ingediend. Hiermee wordt ingespeeld c.q. invulling gegeven aan de (komst van) de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Deze wet gaat ook er ook van uit dat er een zorgplicht voor de overheid is om aanvragers die moeite hebben met het elektronisch indienen te helpen.

Verder is in dit artikel bepaald dat bij het aanvragen van een meerjarige subsidie van een bedrag vanaf € 25.000 of meer, de begroting inzicht dient te geven in de te maken kosten en verwachtte opbrengsten verdeeld over de jaren om zodoende als provincie aan te kunnen sluiten bij de herijking van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 18. Verlening van subsidies

In het tweede lid wordt bij sub b vermeld dat subsidies vanaf € 25.000 worden vastgesteld als percentage (max. 100%) van de werkelijk te maken subsidiabele kosten.

Reden: in de praktijk komt het geregeld voor dat subsidieontvangers niet het hele subsidiebedrag nodig hebben en dit willen terugstorten. De ASF 2012 ging ervanuit dat zij dit mogen houden. Dit is nu gewijzigd. Door de voorgestelde wijziging kan het bedrag wel teruggevorderd worden en worden aangewend voor andere subsidieaanvragen. Hierdoor is sprake van efficiënte inzet van het beschikbare budget.

Artikel 21. Opgave van gemaakte kosten

In de ASF 2012 stond een dergelijk artikel niet. In verband met de herijking van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten dienen organisaties die een subsidie van € 125.000 of meer ontvangen, inzichtelijk te maken welke kosten zijn gemaakt in de periode van 1 januari tot 1 december van het lopende jaar en een inschatting van de te maken kosten over de maand december van het lopende jaar.

Artikel 22. Meldingsplicht

In het derde lid van dit artikel is aangegeven welke criteria Gedeputeerde Staten hanteren om te beoordelen of een melding aanleiding geeft tot wijziging van de eerder verleende subsidiebeschikking.

Artikel 26.Subsidies vanaf € 25.000 tot en met € 125.000

In het tweede lid wordt bepaald dat het beknopte financiële overzicht de basis is voor het vaststellen van de verleende subsidie op basis van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten.

Artikel 27. Subsidies meer dan € 125.000

In het tweede lid sub c wordt aangegeven dat de werkelijk gemaakte uren door middel van een deugdelijke urenregistratie inzichtelijk moeten worden gemaakt. Reden: om duidelijkheid te verschaffen voor o.a. de accountantscontrole. Daarnaast is hieraan toegevoegd dat de verantwoording de basis is voor vaststelling van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten.

In het vijfde lid wordt het mogelijk gemaakt dat GS voor de accountantscontrole een controleprotocol vaststellen.

Artikel 30. Afwijkende verantwoordingsprocedure

Bij subsidiering aan medeoverheden kunnen GS afwijken van de in de ASF opgenomen verantwoordingsprocedure. Daar kan aanleiding toe zijn omdat voor medeoverheden onder andere SISA van toepassing kan zijn.

Artikel 31. Uurtarieven

• 1.a. Een onderbouwing van de uurtarieven kan achterwege blijven als de aanvrager ervoor kiest om het door provincie Flevoland vastgesteld tarief te hanteren bij de bepaling van de subsidiabele kosten. Het forfaitair vastgesteld uurtarief, wordt gehanteerd voor alle direct bij de subsidiabele activiteit betrokken personen en omvat zowel directe arbeids- en loonkosten als de daaraan toegerekende indirecte kosten.

• 1.b. Wanneer de aanvrager ervoor kiest om gebruik te maken van een eigen berekend uurtarief voor de bepaling van de subsidiabele kosten, dan dient de aanvrager gebruik te maken van één de volgende methoden:

  • Integrale kostprijs: hierbij wordt het uurtarief berekend door alle kosten, die op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaarde grondslagen zijn gebaseerd, te delen door het aantal direct productieve uren.

  • Loonkosten plus opslag: hierbij wordt het uurtarief berekend door de directe loonkosten per jaar te delen door het aantal direct productieve uren per medewerker, vermeerderd met een percentage als vergoeding voor de indirecte kosten.

• 1.c. Om de werkelijk gemaakte uren aan te kunnen tonen, zeker in het geval wanneer een controleverklaring is vereist, dient gebruik te worden gemaakt van een deugdelijke urenregistratie die de juistheid borgt.

• 2. De belastingdienst stelt voorwaarden aan de maximale (onbelaste) vrijwilligersvergoeding.

  Het maximale bedrag per uur, maand en jaar is afhankelijk van de leeftijd. Deze tarieven dient de aanvrager in acht te nemen bij het bepalen van de subsidiabele kosten.

• 3. Bij het vaststellen van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten wordt uitgegaan van het bij de aanvraag goedgekeurde uurtarief vermenigvuldigd met het aantal daadwerkelijk gemaakte uren.