Besluit tot wijziging van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten, de Statencommissies, het Fractievoorzittersoverleg en de Agendacommissie van de provincie Zuid-Holland

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

Gelezen het voorstel van de commissie BMM, nummer 7549;

Gelet op de Wet ‘Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur’

Gelet op artikel 16, 23 en Hoofdstuk VA van de Provinciewet;

Besluiten:

• I. Het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten, de Statencommissies, het Fractievoorzittersoverleg en de Agendacommissie van de provincie Zuid-Holland (nr. 7497 van 9 november 2022), als volgt te wijzigen:

  • A. In artikel 4a, (Het gesprek over de bestuurlijke integriteit van kandidaat Gedeputeerden) wordt het tweede lid gewijzigd, zodat het komt te luiden als volgt:

    • 2. De voorzitter zal voorafgaand aan het gesprek in ieder geval de volgende stukken opvragen bij de kandidaten:

      • a. een overzicht van betaalde en onbetaalde nevenfuncties;

      • b. een overzicht van hun financiële belangen;

      • c. een actueel curriculum vitae, en

      • d. een verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, die niet ouder is dan drie maanden.

  • B. In artikel 5a, (Groepen) wordt onder vernummering van het tweede en derde lid tot derde en vierde lid, een lid ingevoegd, luidende:

    • 2. Als na een afscheiding als bedoeld in het eerste lid geen Statenleden lid zijn van de oorspronkelijke fractie, wordt het lid of worden de leden die zich gezamenlijk van die fractie hebben afgescheiden, beschouwd als een nieuwe fractie. De leden van deze nieuwe fractie worden alsnog beschouwd als groep op het moment dat een Statenlid dat voorkomt op de Kieslijst van de partij van de oorspronkelijke fractie, lid wordt van de oorspronkelijke fractie.

  • C. Artikel 29a wordt gewijzigd zodat het komt te luiden als volgt:

    Artikel 29a Maatregelen bij schending geheimhoudingsplicht

    • 1. Provinciale Staten kunnen op voorstel van het Fractievoorzittersoverleg of de voorzitter besluiten een lid dat de verplichting tot geheimhouding van geheime informatie heeft geschonden, uit te sluiten van verstrekking van geheime informatie.

    • 2. Provinciale Staten kunnen op voorstel van het Fractievoorzittersoverleg of de voorzitter tevens besluiten het betreffende lid de toegang tot besloten vergaderingen te ontzeggen.

    • 3. De genoemde maatregelen kunnen worden opgelegd voor de duur van ten hoogste drie maanden.

  • D. Artikel 47 wordt gewijzigd zodat het komt te luiden als volgt:

    Artikel 47 Notulen van besloten vergaderingen

    Van een besloten vergadering worden afzonderlijke notulen opgemaakt, die niet openbaar worden gemaakt tenzij provinciale staten besluiten de daarop rustende wettelijke geheimhoudingsverplichting op te heffen. Zij worden in een volgende vergadering vastgesteld. Tijdens deze vergadering nemen provinciale staten een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op de vastgestelde notulen. De notulen worden door de Statengriffier bewaard en niet verspreid, tenzij Provinciale Staten anders besluiten.

  • E. In artikel 48, (Besluitenlijst) worden het tweede en derde lid gewijzigd zodat deze komen te luiden als volgt:

    • 2. De besluitenlijst vermeldt een overzicht van de beslissingen die Provinciale Staten op grond van de vastgestelde agenda van de Statenvergadering hebben genomen, tenzij het informatie betreft waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

    • 3. De besluitenlijsten worden op de daarvoor gebruikelijke wijze via het Stateninformatiesysteem op de website van Provinciale Staten van Zuid-Holland bekend gemaakt. Provinciale staten laten de openbaarmaking achterwege in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

  • F. Na artikel 48 wordt een artikel toegevoegd, luidende:

    Artikel 48B Opheffen geheimhouding en het delen van geheime informatie met derden

    • 1. Als Provinciale Staten op grond van artikel 86, vierde lid, van de Provinciewet voornemens is de geheimhouding van aan Provinciale Staten verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een Statenvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

    • 2. Als Provinciale Staten op grond van artikel 85, zesde lid van de Provinciewet voornemens is geheime informatie te verstrekken aan anderen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een Statenvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

  • G. Artikel 83 wordt gewijzigd zodat het komt te luiden als volgt:

    Artikel 83 Verslag

    • 1. Van het verhandelde in een openbare overlegvergadering van een Statencommissie wordt een beknopt verslag opgemaakt. Van het verhandelde in een besloten overlegvergadering wordt een afzonderlijk en uitgebreid verslag opgemaakt.

    • 2. De in het eerste lid bedoelde verslaglegging vindt schriftelijk en/of op audiovisuele wijze plaats.

    • 3. De verslagen van openbare commissievergaderingen worden op de internetsite van de provincie bekend gemaakt. De verslagen van besloten commissievergaderingen worden niet openbaar gemaakt tenzij de Statencommissie besluit de daarop rustende wettelijke geheimhoudingsverplichting op te heffen.

    • 4. De verslagen van besloten commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk in een commissievergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de statencommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

    • 5. Zowel de vastgestelde schriftelijke als de audiovisuele verslaglegging wordt gearchiveerd.

  • H. Artikel 84 wordt gewijzigd zodat het komt te luiden als volgt:

    Artikel 84 Besluitenlijst

    • 1. Van hetgeen tijdens een vergadering van een Statencommissie is besloten of toegezegd, worden voor het onderdeel procedurevergadering en het onderdeel overlegvergadering afzonderlijke besluitenlijsten opgemaakt.

    • 2. De besluitenlijst wordt zo mogelijk twee werkdagen na de vergadering per e-mail aan de commissie gezonden en wordt zoveel mogelijk in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Tijdens deze vergadering neemt de Statencommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding van de besluitenlijst waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt.

    • 3. De besluitenlijsten van openbare vergaderingen van de Statencommissies worden op de internetsite van de provincie bekend gemaakt.

    • 4. De Statencommissie laat de openbaarmaking van de besluitenlijst achterwege in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

  • I. In artikel 87, (Bewaring van geheime stukken) wordt het eerste lid gewijzigd zodat het komt te luiden als volgt:

    • 1. De informatie waar door een Statencommissie overeenkomstig het bepaalde in artikel 23 en Hoofdstuk Va van de Provinciewet geheimhouding is opgelegd, worden op de Statengriffie op een door de statengriffier te bepalen wijze bewaard.

  • J. In artikel 100, (Verslag) wordt na de laatste zin ingevoegd:

    De openbaarmaking van het verslag wordt achterwege gelaten in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt.

  • K. In artikel 113, (Verslag) wordt na de laatste zin ingevoegd:

    De openbaarmaking van het verslag wordt achterwege gelaten in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt.

• II. Dit besluit bekend te maken door publicatie in het Provinciaal Blad en dit besluit in werking te doen treden op de dag, volgend op die waarop het is gepubliceerd.

Den Haag, 10 mei 2023

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

plv. Griffier,

F. Kas

voorzitter,

drs. J. Smit