Provinciaal blad van Limburg
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Limburg | Provinciaal blad 2023, 4166 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Limburg | Provinciaal blad 2023, 4166 | ander besluit van algemene strekking |
Besluit Informatiebeheer Provincie Limburg 2023
In dit besluit wordt verstaan onder:
provinciale organen: de overheidsorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b 1 van de wet, voor zover ingesteld bij of krachtens de Provinciewet of enige bijzondere wet, met uitzondering van de commissaris van de Koning voor zover het archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt;
Artikel 8 Beveiligen van archiefbescheiden
Archiefbescheiden worden zodanig beveiligd dat tenminste het ongeautoriseerd wijzigen, verwijderen, kopiëren, verminken of vernietigen ervan wordt tegengegaan.
Artikel 9 Raadplegen en uitlenen van archiefbescheiden
Van het uitlenen van fysieke archiefbescheiden en het controleren op het tijdig terugbezorgen wordt aantekening gehouden.
Artikel 13 Aanwijzing provinciale archiefbewaarplaats
Als provinciale archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 28 van de wet, wordt aangewezen de bewaarplaats in het Historisch Centrum Limburg te Maastricht.
Artikel 14 Overbrengen van archiefbescheiden
Bij het overbrengen van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12, van de wet, naar een provinciale archiefbewaarplaats, worden de archiefbescheiden uit het Document Management Systeem overgebracht.
Artikel 15 Provinciearchivaris
De aangewezen provinciearchivaris is op grond van artikel 29, eerste lid, van de wet, belast met het beheer van de naar de provinciale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
Artikel 16 Archiefbescheiden van derden
De provinciearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 17 Onderzoek provinciearchivaris
Voor zover wettelijke voorschriften of beperkende voorwaarden bij de overbrenging zich daartegen niet verzetten:
De provinciearchivaris brengt eenmaal per jaar schriftelijk verslag uit aan Gedeputeerde Staten over het in artikel 29, eerste lid, van de wet, bedoelde beheer van de provinciale archiefbewaarplaats.
Verstuurde en ontvangen chatberichten die betrekking hebben op bestuurlijke aangelegenheden en/of bestuurlijke besluitvorming zijn archiefbescheiden en moeten worden bewaard in het document management systeem of worden vernietigd volgens de vigerende archiefwetgeving en geldende termijnen uit de selectielijst, tenzij de inhoud van deze berichten al op een andere manier wordt bewaard.
Artikel 21 Beoordeling e-mailberichten
Alle medewerkers en bestuurders van de Provincie Limburg beoordelen op periodieke basis hun e-mailberichten, waarbij zij:
Artikel 22 Beveiligd verzenden
Voor het versturen van geheime, vertrouwelijke informatie en/of informatie welke persoonsgegevens bevat zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, wordt door medewerkers en bestuurders gebruik gemaakt van de door de Provincie Limburg ter beschikking gestelde applicatie voor het beveiligd verzenden van e-mailberichten.
Artikel 24 Archivering e-mailberichten
De volgende e-mailberichten worden in ieder geval in het document management systeem opgeslagen:
Artikel 25 E-mailberichten niet geschikt voor archivering
E-mailberichten met het volgende karakter worden in ieder geval niet bewaard:
Artikel 26 Instructies archivering
In het geval van dossiers waar meerdere medewerkers bij betrokken zijn, worden onderlinge afspraken gemaakt over wie zorgdraagt voor het bewaren van de betreffende e-mailberichten in het documentatiesysteem. Medewerkers en bestuurders gebruiken voor het bewaren van e-mails de daarvoor beschikbaar gestelde functionaliteiten binnen het e-mailprogramma en document management systeem.
Artikel 27 Instructie uitdiensttreding/doorstroming
Per datum uitdiensttreding wordt door respectievelijk de betreffende clustermanager, griffier of provinciesecretaris via het cluster Personeel & Organisatie opdracht gegeven aan het cluster Organisatie & Informatie om de toegang van de betreffende (externe) medewerker, bestuurder en/of diens ondersteuner tot zijdens de Provincie Limburg beschikbaar gestelde fysieke en elektronische gegevensdragers per direct te beëindigen.
Gaat de betreffende (externe) medewerker een andere functie binnen de provinciale organisatie bekleden, wordt door respectievelijk de betreffende manager van het cluster waaruit de medewerker vertrekt, griffier of provinciesecretaris via het cluster Personeel & Organisatie actief opdracht gegeven aan het cluster Organisatie & Informatie om de toegang van de betreffende (externe) medewerker tot fysieke en elektronische gegevensdragers op de netwerkschijven van het verlatende cluster, die niet nodig zijn voor het uitoefenen van zijn/haar nieuwe functie, per datum functieovergang te beëindigen.
Artikel 28 Verwijderen documenten
In het geval van een verzoek om informatie, zoals bedoeld in de Wet open overheid, inclusief vervolgprocedures, mogen e-mailberichten of andersoortige documenten die onder de reikwijdte van het verzoek vallen niet verwijderd worden.
Aldus besloten in de vergadering van Gedeputeerde Staten, gehouden op 27 maart 2023.
Gedeputeerde Staten voornoemd
de voorzitter,
de heer E.G.M Roemer
secretaris,
de heer mr. P.M. Díez
In artikel 7 van de Archiefverordening provincie Limburg 2014 is bepaald dat Gedeputeerde Staten voorschriften vaststellen voor het beheer van archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaatszijn overgebracht. Deze voorschriften zijn in dit Besluit Informatiebeheer Provincie Limburg 2023 vastgelegd.
Dit besluit regelt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden. Het besluit is van toepassing op digitale en op papieren archiefbescheiden. De provincie houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen.
Samengevat bevat dit besluit bepalingen over:
Onder a t/m d zijn verwijzingen opgenomen naar hogere wet- en regelgeving.
Onder e. ‘selectielijst’ wordt verwezen naar de geldende selectielijst voor provinciale organen en de commissaris van de Koning als rijksorgaan, beschikbaar gesteld via beheerorganisatie en gelijknamige database Provisa Gbo-provincies.
Onder f. ‘provinciale organen’ wordt duidelijk dat dit besluit van toepassing is op alle processen, taken en onderdelen van de provincie Limburg, met uitzondering van de rijkstaken van de commissaris van de Koning (zie artikel 182 Provinciewet). Voor deze taken is de commissaris van de Koning zelf de zorgdrager.
Het college van Gedeputeerde Staten is dus ook zorgdrager voor de archiefbescheiden van Provinciale Staten (artikel 27 lid 1 Archiefwet 1995). De griffie is de ambtelijke ondersteuning van Provinciale Staten. Dit besluit is daarom ook van toepassing op de archiefbescheiden van de griffie.
Onder g. ‘archiefbewaarplaats’ wordt verwezen naar de aangewezen provinciale archiefbewaarplaats, zoals bedoeld in artikel 28 Archiefwet 1995.
Onder h. ‘provinciearchivaris’ wordt verwezen naar de provinciearchivaris, zoals bedoeld in artikel 29 Archiefwet 1995. In de praktijk is de aanwijzing in het kader van de WNRA in 2021 door de directie gedaan (DT besluit 8-2-2021).
Onder i. ‘archiefbescheiden’ verwijst de tekst naar de definitie van dit begrip in de Archiefwet 1995. In de wet wordt dit begrip breed geïnterpreteerd, ongeacht de vorm. Onder archiefbescheiden worden dus ook informatieobjecten verstaan zoals ingevulde velden in een informatiesysteem (zoals genoemd in NEN-ISO 16175-1:2020.)
Onder l. ‘beheer van archiefbescheiden’ vallen alle activiteiten die zijn gericht zijn op het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden en het vernietigen van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen (zie artikel 3 Archiefwet 1995).
Onder m. ‘collectie’ wordt bedoeld de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin van het woord, niet zijnde archiefbescheiden van de provincie of voorwerpen, boeken of bescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Onder p. ‘informatiesysteem’ verwijst de definitie naar het geheel van vastgelegde documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur waarmee de beheerhandelingen op de archiefbescheiden worden uitgevoerd. Dit betreft dus zowel middelen (apparatuur), programmatuur (software) als procedures of werkafspraken.
Onder q. ‘metadata’ wordt duidelijk dat onder dit begrip metagegevens vallen die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het betreft ‘data over data’. Metadata bij een bepaald bestand zijn bijvoorbeeld: auteur, datum van schrijven, aantal pagina's en het bestandsformaat. Metadata worden gebruikt bij opslag, beheer en zoeken van archiefbescheiden.
Onder w. ‘sleutelfunctionaris(sen)’ wordt verstaan: de leden van Gedeputeerde Staten en de directie van de Provincie Limburg.
In dit artikel wordt de directeur met mandaat bedrijfsvoering door de zorgdrager (het college van Gedeputeerde Staten) aangewezen als degene die het beheer voert over de archiefbescheiden. De directeur met mandaat bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor ‘alle activiteiten die zijn gericht zijn op het in goede, geordende en toegankelijk staat brengen en bewaren van archiefbescheiden en het vernietigen van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen’. De directeur met mandaat bedrijfsvoering is dus bijvoorbeeld verantwoordelijk voor (het opstellen van procedures voor) de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden en de kwaliteitsbewaking daarvan.
De directeur met mandaat bedrijfsvoering heeft op grond van het algemeen mandaatbesluit reeds een algemeen mandaat gekregen van het college. De directeur met mandaat bedrijfsvoering heeft van zijn bevoegdheid gebruik gemaakt deze beheertaken onder te mandateren aan de verantwoordelijke clustermanager(s).
Een groot deel van de uitvoeringsdossiers wordt op termijn vernietigd conform de selectielijst. Zowel digitale als papieren archiefbescheiden moeten gedurende deze termijn in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden. Dit vanwege de verantwoording van het gevoerde beleid, democratische controle daarop en de rechtszekerheid van de provincie, andere overheidsorganen, organisaties en burgers. Duurzame toegankelijk van archiefbescheiden vraagt meer inzet dan voorheen. De Provincie Limburg kiest ervoor om archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen onder dezelfde voorschriften te laten vallen als te bewaren archiefbescheiden. Deze voorschriften zijn opgenomen in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling. Dit hoofdstuk is alleen van toepassing op archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Met het toepassen van deze voorschriften op alle archiefbescheiden kiest de provincie dus voor ‘strengere’ voorschriften dan wettelijk verplicht.
Artikel 11 Archiefbesluit 1995 stelt dat de zorgdrager voorzieningen moet treffen voor archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen. Deze voorzieningen moeten ertoe leiden dat bij het raadplegen ervan ‘na ten minste honderd jaar’ geen noemenswaardige achteruitgang te constateren is. Door reeds bij de vorming rekening te houden met duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, wordt de beheerlast in de toekomst beperkt.
Om te kunnen aantonen dat correspondentie is opgemaakt en verzonden, bewaart de provincie een (digitaal) gelijkluidend exemplaar van alle uitgaande archiefbescheiden.
Op grond van artikel 18 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningsstructuur vereist. Deze bepaling schrijft geen specifieke ordening voor. In dit Besluit informatiebeheer is dit bewust niet gespecifieerd. Dit heeft te maken met opvattingen over ordeningsmethoden (introductie van procesgericht werken) en voortschrijdende technische ontwikkelingen.
Binnen de beheeromgeving van de documentmanagementsysteem (DMS-RMA) zijn voorzieningen getroffen dat alleen centraal kan worden vernietigd en is er een autorisatieschema dat zorgdraagt voor de rechtmatige toegang tot de relevante dossiers.
Het gaat hier om originele fysieke stukken die zijn uitgeleend aan derden en weer terug gebracht moeten worden. De digitale verstrekking gaat op een andere wijze.
De Provincie Limburg kent vele vakapplicaties waar archiefbescheiden in worden beheerd die (nog) niet gekoppeld zijn aan het centrale documentmanagementsysteem. Om de relevante archiefbescheiden toch in een beheeromgeving te brengen die voldoet aan de wettelijke vereisten, dienen deze bescheiden te worden geëxporteerd naar het documentmanagementsysteem (DMS – RMA).
De bepaling dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium plaats moet hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang voor digitale informatiesystemen. Wanneer bij creatie van digitale archiefbescheiden geen rekening wordt gehouden met waardering en selectie, kan dit gezien de vluchtige aard van digitale informatie tot onherstelbaar informatieverlies leiden.
Door het vastleggen van de bewaartermijn en de betreffende categorie uit de selectielijst kan worden achterhaald op basis waarvan archiefbescheiden voor vernietiging zijn aangemerkt.
Dit lid regelt het opstellen van de lijst van te vernietigen archiefbescheiden, inclusief een controle- en autorisatieslag door de provinciearchivaris. Deze lijst is de basis van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring van vernietiging die bij vernietiging van de archiefbescheiden als bewijs dient te worden bewaard. De provinciearchivaris toetst de vernietigingslijst aan de van toepassing zijnde selectielijst en ziet toe op de correcte toepassing daarvan.
Na goedkeuring door de provinciearchivaris wordt de daadwerkelijke vernietiging uitgevoerd. Het is van belang om de daadwerkelijke vernietiging op onomkeerbare wijze te laten uitvoeren: ook de bijbehorende metadata en de eventuele kopieën van documenten of bestanden moeten verwijderd worden. Na vernietiging wordt een verklaring van vernietiging opgesteld.
Voor de vernietiging van fysieke archiefbescheiden zijn verschillende dienstverleners in de markt actief. Alleen een gecertificeerde of via een kwaliteitssysteem geaccrediteerde dienstverlener mag worden ingezet voor deze werkzaamheden.
De provinciearchivaris brengt jaarlijks verslag uit over het toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Vóór de aanwijzing van de huidige provinciearchivaris in 2021, werd deze verslaglegging ondergebracht in het algemene jaarverslag van het Historisch Centrum Limburg.
Voor duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden zijn naast de bestanden soms ook specifieke programmatuur, documentatie of apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen deze programmatuur, documentatie of apparatuur in overleg met de provinciearchivaris te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De provinciearchivaris is de beheerder van de provinciale archiefbewaarplaats. Het feitelijk beheer wordt uitgevoerd door het Historisch Centrum Limburg waarover de provinciearchivaris verslag uitbrengt (zie ook artikel 18).
De wet draagt de provinciearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van (documentaire) verzamelingen. Dit artikel geeft de provinciearchivaris de ruimte om vanuit historisch oogpunt gevormde (documentaire) verzamelingen die betrekking hebben op de provinciale geschiedenis op te nemen in de provinciale archiefbewaarplaats.
De provinciearchivaris brengt eenmaal per jaar schriftelijk verslag uit aan Gedeputeerde Staten over het in artikel 29, eerste lid, van de wet, bedoelde beheer van de provinciale archiefbewaarplaats.
Berichtenapps mogen niet gebruikt worden voor het delen van persoonsgegevens of geheime informatie. Chatberichten die gezien hun inhoud bewaard moeten blijven, worden bewaard volgens de vigerende archiefwetgeving.
Op grond van dit artikel dienen medewerkers informatie op te slaan in de betreffende dossiers. De medewerker die bij het dossier betrokken is, is het beste in staat om te beoordelen of een e-mailbericht wel of niet moet worden bewaard, waarbij dit besluit de kaders en richtlijnen voorschrijft.
Om ervoor te zorgen dat archiefwaardige berichten op de juiste manier worden bewaard, dient de beoordeling daarvoor regelmatig te worden gemaakt. Daarbij dienen tevens de niet-archiefwaardige berichten te worden verwijderd.
Voor het verzenden van geheime, dan wel vertrouwelijke informatie of informatie die persoonsgegevens bevat, wordt het daarvoor ter beschikking gestelde programma gebruikt.
Om te voorkomen dat in e-mailapplicaties onnodig documenten worden opgeslagen en dat documenten onnodig vaak worden opgeslagen, dienen medewerkers op grond van het eerste lid zoveel mogelijk gebruik te maken van de applicaties om documenten met elkaar te delen via het document management systeem. Daarnaast zijn in dit artikel enkele richtlijnen vastgelegd voor het gebruik van e-mail in relatie tot inhoud en onderwerp.
In deze artikelen zijn richtlijnen gegeven over welke e-mailberichten in ieder geval moeten worden bewaard en welke e-mailberichten kunnen worden verwijderd.
Het is onnodig om e-mailberichten vaker dan één keer te bewaren. Vandaar dat in dit artikel is besloten dat onderling afspraken worden gemaakt wie e-mailberichten in de documentensystemen opslaat.
Clustermanagers zien er op toe dat een medewerker tijdig voor de datum van uitdiensttreding alle relevante werkinformatie (e-mails, documenten op netwerkschijven etc.) opslaat in het document management systeem dan wel overdraagt aan een collega.
Voor sleutelfunctionarissen wordt de mailbox na datum uitdiensttreding eeuwigdurend bewaard. Voor alle overige medewerkers wordt de mailbox bewaard tot 10 jaar na datum uitdiensttreding. Dit geldt ook voor externe medewerkers.
De persoonlijke netwerkschijven van medewerkers, externe medewerkers en bestuurders worden 1 maand na datum uitdiensttreding verwijderd.
Het is niet toegestaan om documenten te verwijderen als deze onderdeel uitmaken van een verzoek om informatie zoals bedoeld in de Wet open overheid.
Medewerkers worden in ieder geval bij de indiensttreding gewezen op dit besluit en de daarin opgenomen richtlijnen en kaders.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2023-4166.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.