Provinciaal blad van Fryslân
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Fryslân | Provinciaal blad 2023, 3400 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Fryslân | Provinciaal blad 2023, 3400 | beleidsregel |
Reglement van orde voor de auditcommissie van de provincie Fryslan 2023
Behoudens bijzondere omstandigheden kan de Auditcommissie slechts vergaderen indien minimaal de helft van het aantal leden aanwezig is.
Op 15 juni 2022 is in het Presidium een aantal wensen geuit ten aanzien van de auditcommissie. Op 23 november 2022 is het werkplan van de auditcommissie besproken. De uitkomst van beide overleggen vormt de aanleiding voor aanpassing van het Reglement van Orde voor de auditcommissie. Daarnaast stamde het regelement uit 2011 met een aanpassing uit 2016.
In 2011 hebben de Staten ervoor gekozen om een commissie op grond van artikel 82 van de Provinciewet in te stellen, omdat voor een dergelijke commissie de beslotenheid van de vergaderingen van de auditcommissie expliciet kan worden geregeld. Omdat in de auditcommissie wordt gesproken over concept stukken en sprake is van onvoldragen standpunten en ambtelijke uitwisseling, is deze beslotenheid soms gewenst.
Tijdens een bijeenkomst van de fractievoorzitters op 7 oktober 2015 is afgesproken om van de Auditcommissie een puur technisch financiële commissie te maken, waarbij kandidaten worden afgevaardigd die specifieke deskundigheid op het gebied van financiën, audit of control met zich meebrengen. Dit is in het presidium van 14 oktober 2015 bekrachtigd.
De Auditcommissie heeft in haar vergadering van 3 februari 2016. ingestemd met een voorstel om naar aanleiding hiervan het Reglement van orde Auditcommissie 2011 op dit punt te wijzigen.
Bij een analyse in het werkplan van 23 november 2023 is geconstateerd dat deze omschrijving te smal is. De auditcommissie heeft de volgende expertise nodig:
In het navolgende wordt voor zover gewenst een nadere artikelgewijze toelichting gegeven.
Daarnaast is de keuze voor leden (vijf) en plaatsvervangende leden (twee) aangepast en is gekozen voor zeven leden waarvan minimaal vier het quorum vormen om te kunnen overleggen.
Om de taken goed uit te kunnen voeren is er ook voor gekozen om een ‘verbrede auditcommissie op te nemen, waardoor de gehele Staten deel kunnen nemen aan het overleg. De regie hiervoor blijft wel bij de auditcommissie liggen.
In de taken van de auditcommissie is het onderdeel ‘opsporen van dubbelingen en hiaten in de interne controle’ geschrapt. Deze bepaling was gekoppeld aan het werk van de Noordelijke Rekenkamer. Daarnaast is interne controle een zaak dit hoort bij de interne bedrijfsvoering van de dienst en valt onder verantwoordelijkheid van het college van GS en niet onder die van Provinciale Staten.
De aanwezigheid van de Gedeputeerde stond op ‘in de regel’. Deze formulering is aangepast omdat ‘in de regel’ niet specifiek is. Dan zou het kunnen zijn: ‘aanwezig tenzij’ of ‘niet aanwezig, mits’. Neutraal is een ‘kan’ bepaling. Daarvoor is gekozen.
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in het reglement moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
De auditcommissie ondersteunt provinciale staten bij het uitvoeren van haar financiële- en controle functie in algemene zin. Daarnaast bereidt de commissie de verdere ontwikkeling van een volwaardige opzet en behandelingswijze van de planning en control cyclus voor. De commissie brengt over haar bevindingen en aanbevelingen verslag uit aan de staten. Het adviseren van provinciale staten over financiële stukken die onder meer in het kader van de planning en control cyclus door gedeputeerde staten aan provinciale staten ter besluitvorming worden aangeboden, is voorbehouden aan de vakcommissie.
De auditcommissie is het procesmatige aanspreekpunt voor de accountant en doet aanbevelingen aan de staten over de inhoudelijke aansturing van de accountant.
In het reglement van orde Auditcommissie 2011 was in 2016 gewijzigd in die zin dat kandidaten werden afgevaardigd op basis van specifieke deskundigheid op het gebied van financiën, audit of control. Per statenperiode kan het aantal kandidaten met de gevraagde deskundigheid variëren, daarom was een minimum aantal leden opgenomen, met twee plaatsvervangende leden. Door deze aanpassing werd de koppeling tussen fracties en de auditcommissie losgelaten.
Het blijft dat de taakopvatting van auditcommissie als puur inhoudelijk financieel-technische commissie te smal was. De auditcommissie moet, naast de financieel technische vaardigheden ook verslag uitbrengen aan de Staten, fungeren als opdrachtgever naar de accountant. Dit vereist inzicht in behoeftes en communicatieve vaardigheden.
Om de link met de fracties te behouden of te herstellen is in artikel 11 de mogelijkheid van een ‘verbrede auditcommissie’ opgenomen.
In de praktijk bleek er geen verschil te zijn tussen leden en plaatsvervangende leden. Daarom is dit verschil vervallen. In de plaats daarvan – ook om het niet-vrijblijvende karakter van de commissie te onderstrepen, is een quorum ingevoerd.
In artikel 6 tweede lid is opgenomen dat de secretaris van de auditcommissie wordt bijgestaan door een medewerker van Financiën , Planning en Control. Ofschoon de Staten geen zeggenschap hebben over deze medewerker, is er om praktische redenen toch voor gekozen om deze koppeling in stand te houden.
Zoals al aangegeven bij de toelichting van artikel 4 is er een quorum ingesteld. De auditcommissie kan alleen vergaderen wanneer minimaal de helft van het aantal leden aanwezig is.
In artikel 11 tweede lid is opgenomen dat de auditcommissie ook leden van fracties kan uitnodigen om deel te nemen aan de vergadering. In sommige situaties is het wenselijk dat de fracties gelijktijdig met de auditcommissie geïnformeerd worden. De deelname kan zich beperken tot Statenleden of tot statenleden, commissieleden en fractiemedewerkers. Dit is afhankelijk van de keuze die de auditcommissie hierin maakt.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2023-3400.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.