Paragraaf 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Provincie Limburg en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- 2.
Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Provincie Limburg omvat, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- a.
de financieel-economische positie;
- b.
- c.
de uitvoering van de begroting;
- d.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- e.
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- 3.
Exploitatiebudgetten: baten en lasten, exclusief de mutaties reserves nodig voor de jaarlijkse provinciale bedrijfsvoering
- 4.
Investeringsbudgetten: uitgaven in activa (bezittingen) van de provincie die langer als een jaar meegaan.
- 5.
Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
- 6.
Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en rechten van de provincie Limburg.
- 7.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen, statenbesluiten en collegebesluiten zoals genoemd in de vigerende kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV.
- 8.
Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.
- 9.
Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.
Paragraaf 2 Begroting en verantwoording
Planning en Control uitgangspunten
Artikel 2. Planning- en controlcyclus
De planning- en controlcyclus bestaat uit een jaarlijkse cyclus.
- 1.
Voor aanvang van een begrotingsjaar stelt de Controlecommissie, op voorstel van de griffier na afstemming met het college, een overzicht vast m.b.t. de jaarlijkse P&C-cyclus. Hierin zijn in elk geval de data opgenomen voor het aanbieden aan Provinciale Staten door Gedeputeerde Staten van de jaarstukken, de voorjaarsnota, de najaarsnota en de begroting met de bijhorende meerjarenraming.
- 2.
In de P&C-cyclus worden voor de behandeling van de begroting en de jaarstukken de wettelijke termijnen en de gewenste voorbereidingstijd van tenminste zes weken voor de Staten in acht genomen.
- 3.
Uitgangspunt is behandeling van:
- a.
De jaarstukken voor de wettelijke termijn van 15 juli;
- b.
de voorjaarsnota voor het zomerreces;
- c.
de najaarsnota samen met de begrotingsbehandeling;
- d.
de begrotingsbehandeling voor de wettelijke termijn van 15 november.
- 4.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat al het beleid waartoe Provinciale Staten hebben besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen van bovenstaande planning en control producten is opgenomen.
Artikel 3 Voorjaarsnota
- 1.
Gedeputeerde Staten bieden uiterlijk in de maand mei van het lopende begrotingsjaar een Voorjaarsnota ter vaststelling aan.
- 2.
Deze Voorjaarsnota bevat:
- a.
Beleidsmatige richting en de kaders voor de programmabegroting van het volgende jaar en de drie opvolgende jaren. De resultaten van afgelopen boekjaar en het 1e kwartaal van het lopende boekjaar worden hierin betrokken.
- b.
Een actualisatie van het financiële perspectief incl. bijhorende begrotingswijzigingen.
Artikel 4 Programmabegroting
- 1.
Provinciale Staten stellen in ieder geval bij aanvang van de nieuwe statenperiode een programma-indeling vast. Uitgangspunten hierbij zijn:
- a.
Programma-indelingen zijn statenperiode overstijgend in verband met de politiek-bestuurlijke herkenbaarheid;
- b.
Bij taakmutaties kan hiervan worden afgeweken.
- 2.
De programma-indeling sluit aan bij de vigerende beleidskaders.
- 3.
Gedeputeerde Staten leggen voor ieder beleidsinhoudelijk begrotingsprogramma een geactualiseerd beleidskader voor aan Provinciale Staten ter vaststelling, uiterlijk één jaar na installatie van een nieuwe Staten. Zolang er geen geactualiseerd of nieuw beleidskader is vastgesteld, blijft het bestaande kader gelden, tenzij anders wordt besloten.
- 4.
Gedeputeerde Staten stellen per begrotingsprogramma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde resultaten en de te leveren goederen en diensten.
- 5.
Provinciale Staten stellen de indicatoren, bedoeld in het vierde lid, vast.
- 6.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door Provinciale Staten, kunnen worden getoetst.
Artikel 5 Najaarsnota
- 1.
Gedeputeerde Staten bieden uiterlijk in de maand september van het lopende begrotingsjaar een Najaarsnota ter vaststelling aan.
- 2.
Deze Najaarsnota bevat:
- a.
Inhoudelijke verantwoording over de voortgang van de beoogde resultaten;
- b.
Een actualisatie van het financiële perspectief incl. bijhorende begrotingswijzigingen.
Artikel 6 Jaarstukken
- 1.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de organisatieonderdelen naar de beleidsproducten van de programmaverantwoording.
- 2.
Gedeputeerde Staten leggen verantwoording af over de uitvoering van de programma's en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. Relevante afwijkingen worden toegelicht en hebben betrekking op de verschillen tussen de begroting en realisatie uit de (gewijzigde) programmabegroting op begrotingsprogrammaniveau.
- 3.
Provinciale Staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de begrotingsprogramma’s en of de beleidsdoelen van de begrotingsprogramma’s voor het lopende jaar bijgesteld moeten worden.
Artikel 7 Budgettaire bevoegdheden
- 1.
Provinciale Staten autoriseren de exploitatiebudgetten en investeringsbudgetten op programmaniveau in de programmabegroting, voorjaarsnota, najaarsnota of afzonderlijk PS-besluit. Nieuw beleid wordt bij alle vormen van besluitvorming als een separaat beslispunt opgenomen. Daarmee oefent Provinciale Staten transparant haar budgetrecht uit.
- 2.
Bij investeringsvoorstellen worden de looptijd (kaderstellend), bestedingsplan en de indicatieve financiële fasering vermeld. Hierbij wordt de leidraad kostenbegrotingssystematiek gehanteerd, conform het daarin gedefinieerde toepassingsbereik; zijnde investeringen in het domein van regionale bereikbaarheid. Zie artikel 10.
- 3.
Voor exploitatiebudgetten wordt geëxpliciteerd hoe deze bijdragen aan de programmadoelen, wordt inzicht gegeven in de fasering en het in te zetten instrument (opdracht, subsidie, procesmiddelen)
- 4.
Gedeputeerde Staten opereren binnen dit kader. Hierbij geldt:
- a.
Bij verschuiving tussen productbudgetten met betrekking tot exploitatie binnen een programma is er geen sprake van een begrotingswijziging op programmaniveau, maar wordt dit gemeld in het betreffende Statenvoorstel danwel P&C product.
- b.
Verschuiving tussen investeringen met betrekking tot beheer van provinciale wegen zijn mogelijk zolang dit binnen het financiële en inhoudelijke kader valt van de vigerende Nota Onderhoud Infrastructurele Kapitaalwerken.
- 5.
Bij inzet van middelen door Gedeputeerde Staten die buiten het financiële mandaat (niet opgenomen in de begroting, of vastgestelde begrotingswijziging) van Gedeputeerde Staten vallen gelden de volgende voorwaarden:
- a.
Bestedingen binnen de exploitatiebegroting of investeringsplanning groter dan € 0,5 mln. vergen een vooraf door Provinciale Staten inhoudelijk en financieel vastgesteld kader.
- b.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat indien bij het inzetten van middelen uit verschillende door PS vastgestelde beleidskaders het totaalbedrag hoger is dan € 1 mln. deze inzet vooraf ter besluitvorming voorgelegd zal worden aan Provinciale Staten.
- 6.
Indien er sprake is van de drie O’s: onvoorzien, onvermijdbaar en onuitstelbaar en niet binnen redelijk termijn aan de voorwaarden uit lid 5 kan worden voldaan waarbij PS vooraf een besluit neemt, geldt de actieve informatieplicht.
Artikel 8 Beleid rondom programmareserves
- 1.
Per programma wordt tenminste één programmareserve ingesteld. Het doel van een programmareserve is om geoormerkte middelen, ter uitvoering van het aan het begrotingsprogramma gelieerde beleidskader, te reserveren.
- 2.
Middelen in een programmareserve zijn niet inzetbaar door Gedeputeerde Staten tot het moment dat Provinciale Staten in één van de bijstellingsmomenten (voorjaarsnota, begroting, najaarsnota of separaat besluit) instemmen met de (gedeeltelijke) omzetting van de programmareserve in een exploitatie budget met in achtneming van artikel 7 lid 3.
Artikel 9 Wensen en bedenkingen
In het kader van de actieve informatieplicht beslissen het college van Gedeputeerde Staten niet over:
- a.
het verstrekken van garanties, leningen en waarborgen naar derden voor bedragen groter dan € 1 mln. voor zover het niet afgedekt is door eerdere besluitvorming,
- b.
het aanpassen van het kapitaalbelang in de verbonden partij (vermeerderingen en verminderingen) voor zover het niet afgedekt is door eerdere besluitvorming.
- c.
Het door de verbonden partij inzetten van kapitaal buiten de statutaire doelstelling, geldend ten tijde van investeringsbesluit PS voor bedragen groter dan € 1 mln.
- d.
Bestedingen die budgettair binnen de kaders van de begroting vallen, maar waarvan op voorhand bekend is dat deze verplichtingen met zich meedragen die op termijn buiten de gestelde voorwaarden zoals vermeld in artikel 7 vallen,
- e.
Bij stapelen van provinciale financiële instrumenten, waardoor gecombineerd met een van de instrumenten onder a) of b) de totale investering meer dan € 1 mln. bedraagt.
dan nadat Provinciale Staten is geïnformeerd en hiertoe in de gelegenheid zijn gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het college van Gedeputeerde Staten te brengen. Onder het uiten van wensen en bedenkingen wordt verstaan richtinggevende uitspraken en suggesties van PS die door GS betrokken worden bij besluitvorming. Wensen en bedenkingen zijn geen vraag om instemming van PS. GS behouden hun eigen verantwoordelijkheid.
Artikel 10 Investeringen regionale bereikbaarheid
Het grootste investeringsvolume van de Provincie bevindt zich in het domein van regionale bereikbaarheid. Dit artikel ziet op de investeringscomponent (activeerbaar op basis van artikel 16). Exploitatie budgetten vallen onder artikel 7 en 8. Investeringen in dit domein zijn gemaximeerd middels het kapitaallastenplafond (voorheen het heroverwegingsbesluit). Middels vaststelling van het kapitaallastenplafond oefent PS haar budgetrecht uit:
- a.
Provinciale Staten stellen het kapitaallastenplafond vast, te herijken bij start van iedere Statenperiode. Het kapitaallastenplafond maximeert de kapitaallasten die vallen binnen het programma regionale bereikbaarheid, en is daarmee bepalend voor de investeringsruimte in dit domein. Het totaal kapitaallastenplafond valt uiteen in 4 onderdelen.
- i.
Onderhouds- en vervangingscomponent: Kapitaallasten met betrekking tot vervanging of levensverlengend onderhoud van bestaande infrastructuur areaal (weg/spoor/fiets).
- ii.
Investeringscomponent bestaand: kapitaallasten met betrekking tot investeringen in nieuwe infrastructuur (weg/spoor/fiets) of functionele verbetering van bestaande infrastructuur.
- iii.
Investeringscomponent nieuw1: Kapitaallasten, nog te besluiten, met betrekking tot investeringen in nieuwe infrastructuur (weg/spoor/fiets) of functionele verbetering van bestaande infrastructuur.
- iv.
Risico component: kapitaallasten als gevolg van een kredietoverstijging ná het initieel kredietbesluit voor het projectbudgetten uit de investeringscomponent (i, ii en iii).
- b.
In het kader van de onderhouds- en vervangingscomponent (lid a. i.) stellen Provinciale Staten ten minste eenmaal in de vier jaar de nota infrastructurele kapitaalgoederen vast inzake het beheer en onderhoud van bestaande kapitaalgoederen. Daarin wordt tevens een gewenst kwaliteitsniveau van onderhoud vastgesteld. Investeringen binnen de vigerende onderhoudsplanning, als onderdeel van de nota infrastructurele kapitaalgoederen, maken onderdeel uit van het investeringsplan in de reguliere P&C cyclus.
- c.
Besluitvorming over de 4 componenten, zoals genoemd in lid a, wordt vormgegeven aan de hand van de leidraad kostenbegrotingssystematiek2.
- d.
Inzet van de onder a. gedefinieerde investeringsruimte is in de volgende gevallen onderhevig aan goedkeuring van PS:
- i.
Nieuwe investeringen (provinciaal deel) boven de € 2,5 mln. aan het eind van de haalbaarheidsfase waarin projectbudget (projectkrediet), scope en voorkeursvariant wordt vastgesteld. Besluiten onder deze grens vallen onder de bevoegdheid van het college van Gedeputeerde Staten.
- ii.
Een eerste bijstelling van het projectbudget als gedurende de planvormingsfase als op basis van de actuele raming sprake is van een overschrijding van 5% of meer van het projectbudget.
- iii.
Uitwisseling tussen de componenten ii en iii. Het is niet toegestaan om ruimte in de risicocomponent of vervangings- en onderhoudscomponent (i. en iv.) in te zetten voor nieuwe projecten.
- e.
Een aanbestedingsresultaat dat het bijgesteld projectbudget overschrijdt betekent dat niet tot gunning overgegaan kan worden. GS kan hiervan afwijken indien overschrijding opgevangen kan worden binnen de risicocomponent a iv. en niet meer dan 5% van het (bijgesteld) projectbudget bedraagt.
- f.
Inzet van de risicocomponent (a iv) kan alleen plaatsvinden indien er reeds een projectbudget is vastgesteld. Dit kan vervolgens op 3 manieren:
- i.
Vooraf ter besluitvorming aan PS voorleggen middels een separaat Statenvoorstel.
- ii.
Achteraf aan PS ter besluitvorming voorleggen, indien de bijstelling zich binnen de 5% marge bevindt, zoals opgenomen in artikel 10 lid d sub ii. Via een regulier P&C product.
- iii.
Achteraf aan PS ter besluitvorming voorleggen, indien het aanbestedingsresultaat zich binnen de 5% marge bevindt, zoals opgenomen in artikel 10 lid e. Via een regulier P&C product.
- g.
Provinciale Staten worden geïnformeerd over de volgende aspecten:
- i.
- ii.
Beschikbare risicoreserve ruimte afgezet tegen de actuele risico inschatting.
- iii.
Ruimte binnen de individuele componenten van het kapitaallastenplafond.
Artikel 11 Uitvoering begroting
- 1.
Gedeputeerde Staten stellen regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
Gedeputeerde Staten dragen ten aanzien van de programmabegroting er zorg voor dat:
- a.
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de beleidsproducten van de programmabegroting;
- b.
de budgetten uit de programmabegroting en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
- c.
de lasten van de beleidsproducten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere beleidsproducten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
- 3.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de lasten op begrotingsprogrammaniveau binnen de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
Paragraaf 3 Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 12. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
Provinciale Staten stellen vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, willen worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
- 2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de provincie, inclusief de dotaties aan de reserves.
- 3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 350.000 nader toegelicht.
Artikel 13. Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als omschrijving van de doelgroep, heffings- en/of declaratiegrondslag, normbedragen, bevoegdheden, administratieve bepalingen, voeren van een administratie, het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken, aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. In lijn met de Kadernota rechtmatigheid alsook het vigerende Controleprotocol accountantscontrole worden de aspecten met betrekking tot recht, hoogte en duur betrokken in het rechtmatigheidsonderzoek.
- 2.
Het college van Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten jaarlijks uiterlijk in de laatste jaarvergadering van Provinciale Staten ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het college van Gedeputeerde Staten operationaliseren dit normenkader –daar waar nodig- in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.
Artikel 14 Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door Provinciale Staten geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door Provinciale Staten is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 7.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag op programmaniveau, zoals openomen in artikel 7 Budgettaire bevoegdheden. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van Provinciale Staten, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 15 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
- 1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en provinciale eigendommen bij financiële beheershandelingen.
- 2.
Het college van Gedeputeerde Staten zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen.
Paragraaf 4 Financieel beleid
Artikel 16 Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Investeringen met zowel economisch als maatschappelijk nut worden geactiveerd en afgeschreven, conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
- 2.
Investeringsprojecten met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs lager dan het grensbedrag ad € 50.000 worden in beginsel niet geactiveerd.
- 3.
Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd.
Afschrijvingen
- 4.
In geval van afschrijving wordt de lineaire afschrijvingsmethodiek gehanteerd.
- 5.
De afschrijving is gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur; deze is gelijk aan de economische levensduur van een investering.
- 6.
Bij nieuwe investeringen wordt de volgende richtlijn voor de afschrijving in acht genomen:
Bedrijfsgebouwen, inventaris, technische installaties
- a.
40 jaar: bedrijfsgebouwen, waarbij voor onderdelen, waarvoor een kortere gebruiksduur wordt verwacht, de componentenmethode wordt toegepast;
- b.
10-25 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen, verbouwingen, kantoormeubilair.
Railinfrastructuur
- c.
40 jaar: investeringen in railinfra van medeoverheden (investeringen in activa van derden)
- d.
50 jaar: (vervangings)investeringen in railinfra van de Zuid-Limburgse Stoomtrein Maatschappij;
Provinciale wegen
- e.
15 jaar: vervangen asfalt provinciale wegen (levensduurverlengend);
- f.
40 jaar: rehabilitatie provinciale wegen waarbij asfalt en fundering wordt vervangen
- g.
40 jaar: nieuwbouw provinciale weg;
- h.
15 jaar: versterken kunstwerken (betreft levensduurverlengende investeringen);
- i.
80 jaar: rehabilitaties en nieuwbouw kunstwerken;
- j.
40 jaar: vervangen afwatering (kolken, duikers, buffers e.d.) en vervangen aansluitingen op gemeentelijke rioleringen of wateropvang;
- k.
15 jaar: wegmeubilair, afschermvoorzieningen, faunavoorzieningen, bewegwijzering, openbare verlichting, verkeersregelinstallaties en overige elektrische systemen.
Overige activa:
- l.
- m.
3-5 jaar: apparatuur automatisering en overige apparatuur;
- n.
geen afschrijving: gronden en terreinen.
- 7.
Voor investeringen met economisch nut start de afschrijving ná de gereed melding van die investering; in geval van op zichzelf staande deelprojecten worden die afzonderlijk op hun gereed melding getoetst.
- 8.
Voor investeringen met een maatschappelijk nut start de afschrijving in het jaar nadat uitgaven zijn gedaan; investeringen die zich over meerdere jaren uitstrekken worden per jaarschijf als afzonderlijk actief behandeld.
- 9.
Resultaatafhankelijke (extra) afschrijving op investeringen wordt in beginsel niet toegestaan.
Artikel 17 Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de provincie wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten.
- 2.
Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de in gebruik zijnde activa betrokken, evenals vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa betrokken voor rechten als bedoeld in artikel 223, eerste lid, provinciewet, de compensabele BTW.
Artikel 18 Beleid rondom lastneming van subsidies
- 1.
Bij subsidies wordt de last verantwoord in het jaar waarin de subsidieontvanger start met de uitvoering van de activiteiten op basis van de startdatum van de projectperiode in de subsidieverleningsbeschikking, tenzij:
- a.
De verstrekte subsidie een boekjaar/exploitatiesubsidie betreft: uit de subsidiebeschikking blijkt onomstotelijk dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend in één of meerdere volgende jaren zullen plaatsvinden.
- b.
De verstrekte subsidie een meerjarige projectsubsidie betreft, het individuele subsidiebedrag het hierna gedefinieerde grensbedrag overschrijdt en die boekjaar overschrijdend is.
- 2.
Provinciale Staten stellen het in lid 1 sub b genoemde grensbedrag voor vier jaar vast.
- 3.
Bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking wordt voor zover de verstrekte projectsubsidie nog niet als last in het boekjaar is, verantwoord onder de post “Niet uit de balans blijkende verplichtingen”.
- 4.
Een verstrekte projectsubsidie, vallende onder lid 1 sub b, wordt bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking op basis van het bestedingsritme van de begrote jaarlijkse kosten zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking, toegerekend aan de betreffende boekjaren.
Artikel 19 Toerekening overhead
De wijze van toerekening van de werkelijke overheadlasten bij de Jaarstukken vindt plaats op basis van de voorgecalculeerde verdeelsleutel, zoals gehanteerd bij de begroting (na wijziging).
Artikel 20 Incidentele baten en lasten
Incidentele baten en lasten vanaf € 100.000 dienen afzonderlijk te worden gespecificeerd in het overzicht incidentele baten en lasten behorende bij de programmabegroting en jaarstukken.
Artikel 21 Beleidskader Sturing in samenwerking
Gedeputeerde Staten bieden tenminste eenmaal in de statenperiode een actueel beleidskader “Sturing in Samenwerking” aan. In dit kader zijn ook de beleidsregels voor reserves en voorzieningen verwerkt.
Artikel 22 Financieringsfunctie
- 1.
Gedeputeerde Staten dragen bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
- a.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door Provinciale Staten vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
- b.
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s;
- c.
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het optimaliseren van
- i.
het rendement van de beschikbare liquiditeiten;
- ii.
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
- 2.
Gedeputeerde Staten nemen bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
- a.
bij het uitzetten van overtollige gelden is de Wet Fido, de Ruddo (Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden) en de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden leidend;
- b.
bij het uitzetten van overtollige middelen bij decentrale overheden dient dit zo optimaal mogelijk afhankelijk van de marktsituatie te worden gedaan, waarbij het rendement minimaal gelijk dient te zijn aan het rendement op een Nederlandse staatsobligatie met vergelijkbare looptijd;
- c.
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste drie prijsoffertes bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
- d.
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;
- e.
bij het opereren op de financiële markten wordt zodanig gehandeld dat de toegang tot de markten niet in gevaar komt;
- f.
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;
- g.
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.
- 3.
Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak binnen de vastgestelde kaders van het vigerende Uitvoeringskader Sturing in Samenwerking. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingen Gedeputeerde Staten indien mogelijk zekerheden en stellen zij voorwaarden. Gedeputeerde Staten motiveren in hun besluit het publiek belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties. Daarbij betrekken Gedeputeerde Staten de uitgangspunten van Social Return On Investment (SROI).
- 4.
Gedeputeerde Staten stellen regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en leggen deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasurystatuut. Gedeputeerde Staten zenden het Treasurystatuut ter kennisneming aan Provinciale Staten.
Artikel 23 Registratie bezittingen, activa en vermogen
- 1.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
- 2.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de provincie systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de (crediteuren-)schulden, registergoederen en bedrijfsmiddelen jaarlijks worden gecontroleerd.
- 3.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen nemen Gedeputeerde Staten maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisneming aan Provinciale Staten aangeboden.
Paragraaf 5: Paragrafen bij de begroting en jaarstukken
Artikel 24 Paragrafen in programmabegroting en jaarstukken
In de Programmabegroting en jaarstukken worden in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten, alsmede tot de provinciale heffingen. In de paragrafen wordt tenminste opgenomen datgene dat nader bepaald is in de artikelen 10 tot en met 15 van de Besluit Begroting en Verantwoording.
In de jaarstukken wordt daarnaast een extra paragraaf Portfoliomanagement toegevoegd. Deze geeft inzicht in de financiële vaste activa, financiering ervan, rendement en risico’s.
Paragraaf 6 Financiële organisatie en administratie
Artikel 25 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten, processen en risico’s in de provincie als geheel en in de diensten;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 26 Financiële administratie
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, het CBS, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de provincie.
Artikel 27 Financiële organisatie
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor en leggen (in een besluit) vast:
- a.
een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van de provinciale taken aan de organisatieonderdelen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
Artikel 28 Interne controle
- 1.
Gedeputeerde Staten dragen ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen Gedeputeerde Staten maatregelen tot herstel.
- 2.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een beleidsregel rondom voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Deze regel wordt tenminste eenmaal in de vier jaar geactualiseerd.
Paragraaf 7 Slotbepalingen
Artikel 29 Inwerkingtreding
Deze Financiële verordening 2023 treedt in werking een dag na publicatie in het Provinciaal Blad.
De Financiële Verordening Provincie Limburg 2020 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarstukken 2022 en bijhorende stukken van dat begrotingsjaar 2022.
Artikel 30 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële Verordening Provincie Limburg 2023".
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen